چندین ابزار و فرآیند توسعه استعداد در دسترس هستند که ورودیها را دریافت کرده و بازخوردهای ارزشمند و سازندهای را به کارکنان ارائه میدهند – از جمله فرآیند بررسی ۳۶۰ درجه. بازخورد برای همه کارکنان، از سطوح ورودی گرفته تا مدیران اجرایی، حائز اهمیت است. چه این بازخورد از سوی مدیران باشد و چه از سوی همتایان، میتواند بینش ارزشمندی را در مورد نقاط قوت کارمند و زمینههای فرصت (برای رشد) فراهم کند.
بدون بازخورد، کارکنان ممکن است از نقاط قوت خود یا بخشهایی که نیاز به بهبود دارند، بیاطلاع باشند. دادن و گرفتن بازخوردهای مثبت و منفی در محیط کار حیاتی است. طبق گزارش فوربس، بیش از ۸۵ درصد از تمام شرکتهای «فرچون ۵۰۰» (Fortune 500) از فرآیند بازخورد ۳۶۰ درجه به عنوان بخشی اساسی از طرح کلی توسعه رهبری خود استفاده میکنند.
برای آموزش مدیریت عملکرد کارکنان، مشاهده سرفصلها و شرکت در دوره به صورت آنلاین، آفلاین و یا حضوری ثبت نام نمایید.
ارزیابی ۳۶۰ درجه چیست؟
ارزیابی ۳۶۰ درجه، سنجشی از جنبههای مختلف عملکرد، توسعه و پتانسیل بلندمدت یک فرد است. این فرآیند شامل به دست آوردن ارزیابیهای محرمانه و ناشناس از مدیر مستقیم کارمند و دیگرانی است که او به طور منظم با آنها در تعامل است، مانند همتایان، همکاران، گزارشدهندگان مستقیم (زیردستان)، مدیریت ارشد و غیره.
به طور معمول تقریباً ۸ تا ۱۲ نفر یک پرسشنامه ارزیابی آنلاین و ناشناس را برای یک کارمند تکمیل میکنند که طیف وسیعی از شایستگیهای مرتبط با محیط کار را پوشش میدهد. سوالات بر اساس یک مقیاس رتبهبندی سنجیده میشوند و از ارزیابیکنندگان نیز خواسته میشود تا نظرات مکتوب ارائه دهند. کارمند مورد ارزیابی نیز پرسشنامه مشابهی را برای تکمیل به عنوان خودارزیابی پر میکند.
بررسی ۳۶۰ درجه، ارزیابی ۳۶۰ نیز نامیده میشود و بازخورد حاصل از آن اغلب به عنوان «بازخورد ۳۶۰ درجه» شناخته میشود.
بسیار مهم است شفافسازی شود که ارزیابیهای بررسی ۳۶۰ درجه، «ارزیابی عملکرد» نیستند. آنها برای جایگزینی یا جایگزین شدن با بررسی عملکرد سالانه کارمند یا جلسات مداوم بازخورد عملکرد یکبهیک طراحی نشدهاند؛ جلساتی که شامل بازخورد مدیر درباره عملکرد کارمند در رابطه با انتظارات شغلی یا مهارتهای خاص شغلی است.
ارزیابی ۳۶۰ درجه یک ابزار کوچینگ و توسعهای است که دیدگاههای وسیعتری را فراهم میکند تا به مدیر کمک کند یک بررسی عملکرد جامع ارائه دهد.
برای مطالعه مقاله “نحوهی سفارشیسازی و پیادهسازی بازخورد 360 درجه” کلیک کرده و مقاله را بخوانید.
مزایا و معایب بررسیهای ۳۶۰ درجه
مزایا
۱. بازخورد جامع: فرآیند بررسی ۳۶۰ درجه بازخوردها را از افراد در سطوح و عملکردهای شغلی مختلف جمعآوری کرده و یک دیدگاه جامع «۳۶۰ درجه» ارائه میدهد. همچنین ممکن است به شناسایی الگوهای عملکرد مثبت یا منفی کارمند کمک کند.
فرآیند بررسی ۳۶۰ درجه به کارمند مورد ارزیابی اجازه میدهد تا بازخوردهای سازندهای از سرپرست مستقیم خود و سایر منابع مرتبط دریافت کند.
۲. کمک به شناسایی نقاط قوت و نیازهای توسعهای: برای کارکنان مهم است که نقاط قوت خود را درک کنند، بدانند چه کارهایی را به خوبی انجام میدهند و چگونه تأثیر مثبتی بر نقش و سازمان خود میگذارند. بازخورد مثبت به اندازه بازخورد منفی یا نقد سازنده اهمیت دارد. زمانی که کارکنان بدانند چه زمانی عملکرد خوبی دارند و چگونه میتوانند به تقویت نقاط قوت خود ادامه دهند، اعتمادبهنفس و روحیه آنها افزایش مییابد.
در مقابل، بازخورد ۳۶۰ درجه میتواند به ارائه بینش در مورد زمینههای بهبود کارمند نیز کمک کند. هنگامی که نیازها و شکافهای توسعهای شناسایی میشوند، کارمند میتواند برای رفع آن شکافها با یک برنامه توسعه هدفمند تلاش کند. باز هم، یک مزیت کلیدی این است که کارمند این بازخورد را (چه مثبت و چه منفی) از چندین منبع مرتبط و نه فقط از یک سرپرست مستقیم دریافت میکند.
۳. شناسایی شکافهای مهارتی و آموزشی بالقوه: ارزیابیهای ۳۶۰ درجه میتوانند به مدیریت کمک کنند تا شکافهای آموزشی و مهارتی را در سطح فردی، بخشی و سازمانی نشانهگذاری کنند. شناسایی این شکافها به مدیریت اجازه میدهد تا ابتکارات آموزشی هدفمند و تلاشهای مرتبط را برای رفع موثر آنها توسعه دهد.
معایب
۱. ریسک سوگیری: همیشه خطر نفوذ سوگیری یا کینههای شخصی به فرآیند بازخورد وجود دارد. سوگیریها ممکن است پاسخهای برخی از شرکتکنندگان را، چه مثبت و چه منفی، کدر کنند.
۲. تأکید بر نکات منفی: اگر مدیران به جای ایجاد تعادل بین بازخورد سازنده و مثبت، بر جنبههای ایزوله یا منفی نتایج یک کارمند تمرکز کنند، این کار میتواند کل فرآیند را تضعیف کرده و باعث ایجاد احساس رنجش، سردرگمی و کاهش بهرهوری در کارمند شود. مدیران باید تلاش کنند تا رویکردی متوازن داشته باشند و بر مضامین کلی نتایج تمرکز کنند.
۳. عدم شفافیت و ارائه ضعیف: اگر شرکتکنندگان شفاف نباشند که چرا از آنها خواسته شده در ارزیابی ۳۶۰ درجه شرکت کنند یا درباره ارزشی که این بازخورد میتواند فراهم کند ندانند، اعتماد آنها به رهبری و کل فرآیند ممکن است کاهش یابد. این امر میتواند منجر به عدم تعامل یا عدم پیگیری بازخورد ۳۶۰ درجه شود.
نکته منابع انسانی (HR Tip):
تکنولوژی را تست کنید. از آنجایی که اکثر ارزیابیهای ۳۶۰ درجه به صورت الکترونیکی انجام میشوند، همیشه عاقلانه است که پیشدستانه عمل کرده و اطمینان حاصل کنید که همه چیز همانطور که باید کار میکند. هرگونه مغایرت یا تأخیر در تکنولوژی یا دادهها میتواند اعتماد به فرآیند و نتایج را تضعیف کند. قبل از اجرای ارزیابی، چند ارزیابی و گزارش آزمایشی اجرا کنید. پیشدستانه عمل کردن در مورد تکنولوژی و نحوه کار آن میتواند به جلوگیری از غافلگیریهای غیرمنتظره و تأخیر در فرآیند کمک کند.
راحل کلیدی در مدیریت و بهکارگیری فرآیند بررسی ۳۶۰ درجه
در ادامه برخی از مراحل کلیدی در مدیریت و بهکارگیری فرآیند بررسی ۳۶۰ درجه آورده شده است. اجزای یک ارزیابی ۳۶۰ درجه از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است، زیرا یک فرآیند استاندارد (واحد) نیست. مدیریت و منابع انسانی اغلب در سازماندهی و مدیریت فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه با یکدیگر همکاری میکنند.
گام ۱. تعریف حوزههای کلیدی
اطلاعرسانی اهداف و مقاصد ارزیابی ۳۶۰ درجه بخشی از فرآیند است. این شامل بهدست آوردن دیدگاههای مختلف در مورد شناسایی نقاط قوت فرد، زمینههای فرصت و «نقاط کور» است. همه اینها میتواند به ارتقای خودآگاهی بیشتر و منجر شدن به بهبود عملکرد و توسعه کمک کند.
نمونههایی از دستههای حیاتی یک ارزیابی ۳۶۰ درجه برای سنجش شامل کار تیمی، مهارتهای بینفردی، همسویی با چشمانداز/مأموریت شرکت، ارتباطات و توانایی رهبری است.
گام ۲. انتخاب بازبینیکنندگان/رتبهدهندگان
انتخاب کارمند(انی) که مورد ارزیابی قرار میگیرند و رتبهدهندگان، یک گام حیاتی در فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه است. باید تعداد کافی از بازبینیکنندگان که با شرکتکننده/کارمند در تعامل هستند وجود داشته باشند تا اطمینان حاصل شود دادههای دریافتی مرتبط و جامع هستند.
در حالی که معمولاً بین ۸ تا ۱۲ رتبهدهنده وجود دارد، این تعداد ممکن است به شغل کارمند و کسانی که با آنها تعامل دارد بستگی داشته باشد. رتبهدهندگان ممکن است شامل سرپرست کارمند، همکاران، گزارشدهندگان مستقیم، همردهها، کارکنان پیمانی و حتی مشتریان خارجی باشند. تمامی افراد درگیر در فرآیند ارزیابی باید در مورد جنبههای مختلف فرآیند و اهداف ارزیابی ۳۶۰ درجه آموزش ببینند.
گام ۳. اجرای نظرسنجی
امروزه اکثر ارزیابیهای ۳۶۰ درجه به صورت الکترونیکی انجام میشوند که در آن هر بازبینیکننده یک نام کاربری و رمز عبور منحصربهفرد دریافت میکند. نتایج به صورت خودکار جمعآوری شده و در یک گزارش خلاصه نهایی تجزیه و تحلیل میشوند.
ارزیابیهای ۳۶۰ درجه هنوز هم میتوانند با کاغذ یا با استفاده از فرمسازها (Typeform) انجام شوند. ابتدا نظرسنجی را برای کارمند(ان) مورد ارزیابی بفرستید تا بتوانند خودارزیابی انجام دهند. بعداً در طول فرآیند، مقایسه خودارزیابی با ارزیابیهای دیگران برای شرکتکنندگان ارزشمند خواهد بود.
سپس، نظرسنجی را برای بازبینیکنندگان ارسال کنید و زمان کافی (معمولاً یک هفته یا بیشتر) برای تکمیل آن در نظر بگیرید. دوباره برای بازبینیکنندگان تکرار کنید که چرا از آنها خواسته شده بازخورد بدهند و هدف از این ارزیابی چیست.
گام ۴. تدوین گزارشهای نظرسنجی تکمیل شده
پس از تکمیل تمام پرسشنامهها، دادهها باید در گزارشهای جامع، دقیق و با درک آسان تدوین شوند. این گزارش میتواند با شرکتکننده، منابع انسانی و سایر ذینفعان در صورت نیاز به اشتراک گذاشته شود.
اگر نظرسنجی به صورت الکترونیکی اجرا شده باشد، گزارشها میتوانند به طور خودکار از سیستم ایجاد شوند. گزارشها مفصل هستند و در مورد هر حوزهای که شرکتکنندگان در آن برتری دارند و زمینههای فرصت، بینشهایی را به آنها ارائه میدهند.
گام ۵. ارائه بازخورد
به کارمند مورد ارزیابی نسخهای از نتایج داده میشود. سرپرست مستقیم او، منابع انسانی یا هر دو میتوانند بحثی را درباره جزئیات نتایج تسهیل کرده و در مورد گامهای بعدی گفتگو کنند. ارائه بازخورد ارزشمند به شرکتکننده در این مرحله ضروری است. در اینجا چند نکته وجود دارد:
- مشخص و ملموس باشید: نمونههای خاصی از رفتار یا عملکرد را برای روشن شدن نکات خود ارائه دهید.
- از رویکرد متوازن استفاده کنید: برای حفظ دیدگاه متوازن، نقاط قوت و زمینههای بهبود را همزمان تأیید کنید.
- بر رفتار تمرکز کنید، نه شخصیت: به جای قضاوت درباره شخصیت کارمند، در مورد رفتارهای مشاهدهپذیر بحث کنید.
- ارتباط دوطرفه را تشویق کنید: با تشویق کارمند به اشتراکگذاری دیدگاه خود، فضایی برای گفتگو ایجاد کنید.
گام ۶. تدوین برنامه عملیاتی (Action Plan)
یک برنامه توسعهای و عملیاتی معمولاً بر اساس نتایج ارزیابی تدوین میشود. ورودیهای این برنامه باید شامل نظرات شرکتکننده و سرپرست مستقیم او باشد.
بر اساس نتایج، حوزههای کلیدی برای بهبود را شناسایی و اولویتبندی کنید. بر مواردی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را بر عملکرد دارند و با اولویتهای سازمانی همسو هستند. در یک بحث مشارکتی با کارمند شرکت کنید تا از درک متقابل و مالکیت (مسئولیتپذیری) کارمند نسبت به برنامه عملیاتی اطمینان حاصل کنید.
اهداف SMART (مشخص، قابل اندازهگیری، دستیابیپذیر، مرتبط و زماندار) برای هر حوزه شناسایی شده جهت بهبود ایجاد کنید. مراحل و نقاط عطف لازم برای دستیابی به این اهداف را به وضوح ترسیم کنید. همچنین، منابع و پشتیبانی مورد نیاز کارمند برای رسیدن به اهدافش را شناسایی کنید؛ این موارد ممکن است شامل برنامههای آموزشی، منتورینگ، کوچینگ یا دسترسی به ابزارهای خاص باشد.
سیستمی را برای نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف ترسیم شده در برنامه عملیاتی تعریف کنید. جلسات بررسی منظم (Check-ins) را برنامهریزی کنید تا پیشرفت را ارزیابی کرده، در صورت نیاز اصلاحات انجام دهید و بازخورد مداوم ارائه دهید.
در نهایت، دستاوردها را جشن بگیرید. دستاوردها و پیشرفتهای کارمند را به رسمیت شناخته و جشن بگیرید. قدردانی میتواند به عنوان انگیزه و تقویتکنندهای برای بهبود مستمر عمل کند.
نکته منابع انسانی (HR Tip):
انتظار غیرمنتظرهها را داشته باشید. اگر بخشهایی از فرآیند از مسیر خارج شد، یک برنامه جایگزین (بکآپ) داشته باشید. به عنوان مثال، داشتن یک «ذخیره» کوچک از رتبهدهندگان اضافی را در نظر بگیرید تا اگر به هر دلیلی رتبهدهندگان اصلی دیگر در دسترس نبودند یا نتوانستند شرکت کنند، از آنها استفاده کنید.
چگونه منابع انسانی میتواند فرآیند بررسی ۳۶۰ درجه را پیادهسازی کند؟
پیشدستانه و ثابتقدم باشید: برنامهریزی برای فرآیند بررسی را چندین ماه زودتر شروع کنید. اجرای ارزیابی میتواند بسته به شرکت و نیاز تجاری متفاوت باشد. برنامهریزی میتواند شامل یک طرح پروژه با زمانبندی، شناسایی شرکتکنندگان، انتخاب دستهبندیها و سوالات نظرسنجی و تدوین پیشنویس مطالب آموزشی و ارتباطی باشد. در مورد زمان انجام ارزیابیهای ۳۶۰ درجه (چه سالانه، چه دوسالانه و غیره) ثابتقدم باشید. این کار میتواند در اهداف و طرح استراتژیک سازمان گنجانده شود.
اهداف و مقاصد شفاف تعیین کنید: اطلاعرسانی مقاصد برای موفقیت فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه حیاتی است. به عنوان بخشی از طرح ارتباطی منابع انسانی، بر هدف و مقاصد ارزیابیهای ۳۶۰ درجه تأکید کنید و خاطرنشان سازید که آنها برای مقاصد توسعهای استفاده میشوند و نه به عنوان ارزیابی عملکرد. اطلاعرسانی میتواند به صورت مکتوب، ارائه در جلسه کارکنان یا هر دو باشد.
فرآیند را طراحی کنید: تمام جنبههای ارزیابی، از جمله سوالات، رتبهدهندگان، شرکتکنندگان، تجزیه و تحلیل و اطلاعرسانی نتایج و برنامههای عملیاتی پیگیری را طراحی و نهایی کنید.
آموزش را برای بازیگران کلیدی تسهیل کنید: قبل از شروع ارزیابیهای ۳۶۰ درجه، آموزش کافی برای هر کسی که برای درگیر شدن در فرآیند انتخاب شده است، از جمله شرکتکنندگان، رتبهدهندگان و مدیریت فراهم کنید. این کار به اطمینان از ثبات در درک کل فرآیند و نحوه بهدست آوردن، تحلیل و اطلاعرسانی بازخورد کمک میکند. کارکنانی که تمام اینها را درک کنند، به فرآیند اعتماد خواهند کرد.
حمایتهای پس از بررسی: در فرآیند پس از بررسی مشارکت کرده و حمایت ارائه دهید. منابع انسانی میتواند در ارائه و اطلاعرسانی نتایج، تسهیل بحث درباره نتایج و تدوین برنامههای عملیاتی کمک کند.
بررسیهای دورهای پیشرفت را انجام دهید: در جلسات پیگیری برای بررسی پیشرفت موارد اجرایی گنجانده شده در برنامههای عملیاتی کمک کنید.
جلسات نقد پس از اجرا: پس از اتمام فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه، جلسات نقدی را با بازیگران کلیدی برگزار کنید تا در مورد آنچه خوب پیش رفته، فرصتهای بهبود و هرگونه تغییر پیشنهادی برای اجراهای آینده نظرسنجی ۳۶۰ درجه بحث کنید.
نکاتی برای تسهیل فرآیند بررسی ۳۶۰ درجه
بر محرمانگی تأکید کنید: به عنوان بخشی از طرح ارتباطی، منابع انسانی باید تأکید کند که رتبهدهندگان و پاسخهای آنها محرمانه نگه داشته میشوند. این برای اطمینان از اعتماد و یکپارچگی در فرآیند بررسی ۳۶۰ درجه حیاتی است.
دستورالعملهای شفافی برای اطلاعرسانی نتایج به مدیریت ارائه دهید: از قبل تصمیم بگیرید که نتایج چگونه اطلاعرسانی خواهد شد. به عنوان مثال، آیا ابتدا کارمند نتایج را دریافت میکند یا سرپرست مستقیم کارمند؟ مدیران به دستورالعملهایی نیاز دارند که چگونه نتایج را به کارمندانی که مورد ارزیابی قرار گرفتهاند، اطلاع دهند. مدیران همچنین به دستورالعملهایی نیاز دارند که چگونه به تدوین یک برنامه عملیاتی با کارمند(ان) خود کمک کنند و اینکه این کار چه تفاوتی با ایجاد یک طرح عملکرد دارد. منابع انسانی میتواند در جلسات بازخورد حضور داشته باشد، چه برای کمک به مدیریت و چه برای کمک به تسهیل جلسه.
با استراتژی شرکت همسو شوید: پیشرفت یا بهبودها را در دستیابی به اهداف، استراتژیها و ابتکارات کلی شرکت اندازهگیری و گزارش کنید.
ملاحظات فرهنگی: به یاد داشته باشید که فرهنگهای مختلف ممکن است بازخورد ۳۶۰ درجه را به شکل متفاوتی درک و پردازش کنند. رویکردی برای ارائه بازخورد که در فرهنگ ایالات متحده رایج و «پذیرفته شده» است، ممکن است در سایر کشورها یا فرهنگها به آن خوبی کار نکند یا غیرقابل قبول تلقی شود.
بازخورد قدرتمند است، به ویژه زمانی که اصیل، مرتبط و بخشی از یک فرآیند قابل اعتماد به نظر برسد. فرآیند بررسی ۳۶۰ درجه رویکردی کلنگر فراهم کرده و دیدگاهی همهجانبه ارائه میدهد تا کارکنان بینش عمیقتری نسبت به نقاط قوت و ضعفِ درکشده پیدا کنند. این کار به ایجاد خودآگاهی بیشتر و حتی ایجاد روابط بهتر با یک تیم کمک میکند.
شفاف بودن و هدفمند بودن از ابتدای یک برنامه بازخورد ۳۶۰ درجه، به پرورش محیطی باز، حمایتی و قابل اعتماد کمک میکند – که همگی در این فرآیند حیاتی هستند. یک فرآیند به خوبی تعریف شده اجازه میدهد تا اطلاعات جمعآوری شده برای توسعه کارکنان و کل سازمان مورد استفاده قرار گیرد که در نهایت میتواند تأثیر مثبتی بر کل سازمان بگذارد.
