رانندگی یک وسیله نقلیه بدون قوانین راهنمایی و رانندگی گیج‌کننده و خطرناک است. محل کار هم تفاوتی ندارد. دستورالعمل‌ها و رویه‌ها از هرج و مرج جلوگیری می‌کنند و سازمان‌ها را در مسیر درست نگه می‌دارند.
مدیریت منابع انسانی در سیاست‌های محل کار اغلب به چند روش نادرست درک می‌شود. برخی از کارکنان منابع انسانی را مجریان قوانینی می‌دانند که بدون ورودی، سیاست‌ها را تحمیل می‌کنند، در حالی که برخی دیگر تصور می‌کنند منابع انسانی صرفاً برای محافظت از شرکت وجود دارد، نه نیروی کار. در واقعیت، منابع انسانی سیاست‌هایی را برای ایجاد تعادل بین نیازهای کسب و کار و حقوق کارکنان، تضمین رفتار منصفانه، انطباق با قوانین و یک محیط امن و سازنده، توسعه می‌دهد.
مجموعه‌ای از سیاست‌ها و شیوه‌های منابع انسانی به خوبی تعریف شده به مدیران و منابع انسانی اجازه می‌دهد تا تصمیمات را بر اساس عوامل تجاری و معیارهای عینی و نه دلایل شخصی، تعصبات یا پیش‌داوری‌ها اتخاذ کنند. بدون سیاست‌های واضح و شفاف، احتمال سوءتفاهم و درگیری بیشتر است. به همین دلیل است که هر سازمانی باید فعال باشد و توسعه سیاست‌های مؤثر منابع انسانی را در اولویت قرار دهد.
این مقاله به بررسی اینکه سیاست های منابع انسانی چیست و چرا مهم هستند می‌پردازد و 29 نمونه از سیاست های منابع انسانی را که سازمان‌ها باید اجرا کنند، شرح می‌دهد.
سیاست های منابع انسانی چیست؟
سیاست های منابع انسانی چارچوب‌های رسمی و مکتوبی هستند که نحوه رسیدگی به مسائل، چالش‌ها و فرصت‌های مختلف مربوط به استخدام در محل کار را راهنمایی می‌کنند. آنها ساختار و شفافیت را در مورد انتظارات مربوط به رفتار، استانداردها و پارامترهای محل کار در اختیار کارکنان قرار می‌دهند. علاوه بر این، آنها به اطمینان از رفتار یکسان با نیروی کار شرکت و به حداقل رساندن خطرات قانونی کمک می‌کنند.
این دستورالعمل‌ها بر اساس شرکت، صنعت، ایالت و کشور متفاوت هستند و معمولاً در کتابچه راهنمای کارمند ، رویه‌های عملیاتی استاندارد و اینترانت شرکت گنجانده می‌شوند. از آنجایی که همه کارکنان باید از آنها پیروی کنند، منابع انسانی مسئول اطمینان از انتقال مؤثر آنها و دریافت آموزش مناسب توسط کارکنان است.
هر سیاست منابع انسانی بر یک موضوع یا حوزه خاص تمرکز دارد و معمولاً شامل موارد زیر است:
- شرح موضوع
- اینکه سیاست شامل چه کسانی می‌شود (به عنوان مثال، همه کارکنان، پاره وقت، تمام وقت، معاف، غیر معاف و غیره)
- راهنمایی کلی در مورد استانداردها و انتظارات برای مدیران و کارکنان
- چه کسی بر مدیریت سیاست نظارت می‌کند
- عواقب نقض سیاست
- رویه‌های گزارش‌دهی برای کارکنان.
سیاست های منابع انسانی ممکن است شامل رویه‌های تکمیلی یا مراحل دقیق برای روشن کردن انتظارات و مدیریت نیز باشد. این قوانین قصد ندارند تنبیهی باشند، بلکه از چشم‌انداز استراتژیک کلی منابع انسانی شرکت حمایت می‌کنند.
توسعه سیاست های منابع انسانی اغلب یک تلاش مشترک بین منابع انسانی، حقوقی و سایر ذینفعان کلیدی درگیر در حوزه خاص مورد نظر است.
چرا سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی مهم هستند؟
سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی ضروری هستند. آنها شفافیت و راهنمایی مشخصی را به نیروی کار شرکت در مورد آنچه باید رعایت کنند و نحوه رسیدگی به انواع مسائل استخدامی ارائه می‌دهند.
سیاست‌ها باید طیف گسترده‌ای از موضوعات و مسائل استخدامی را پوشش دهند و اطمینان حاصل کنند که مسائل به سرعت و به طور مناسب رسیدگی می‌شوند. به عنوان مثال، نقض‌های ادعایی سیاست نمی‌توانند ماه‌ها منتظر رسیدگی بمانند. در حالی که ممکن است برای تحقیق و بررسی به مقداری زمان نیاز باشد، باید تمام تلاش‌ها برای رسیدگی به موضوع و انجام اقدامات لازم در اسرع وقت انجام شود. انجام این کار از سیاست حمایت می‌کند و سوءتفاهم‌های احتمالی بین کارکنان و مدیران را کاهش می‌دهد. پاسخ و حل به موقع همچنین می‌تواند به کاهش خطرات قانونی برای شرکت کمک کند.
شرکت‌ها همچنین ممکن است به طور دوره‌ای توسط آژانس‌های خارجی در مورد سیاست‌های منابع انسانی خود ممیزی شوند تا انطباق را تأیید کنند. فرض کنید کارمندی ادعای مربوط به استخدام را مطرح می‌کند که تبعیض یا آزار و اذیت را ادعا می‌کند. در این صورت، آژانسی که این قوانین را اجرا می‌کند (مانند کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر یا ” EEOC “) به احتمال زیاد به عنوان بخشی از تحقیقات خود، یک نسخه از سیاست‌های قابل اجرای شرکت را درخواست می‌کند.
عملکردهای حیاتی سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی شامل موارد زیر است:
- مکانیزمی برای کمک به مستندسازی، انتقال و مدیریت استانداردهای سراسری شرکت بودن.
- کمک به اطمینان از اینکه مسائل یا سوالات سیاستی رفع و حل و فصل می‌شوند.
- رسیدگی به موقع و حساس به مسائل.
- ارائه راهنمایی، انصاف، شفافیت و رفتار یکسان در تصمیمات استخدامی.
- اطمینان از انطباق با قوانین و مقررات فدرال، ایالتی و سایر قوانین قابل اجرا برای محافظت در برابر ادعاهای استخدامی.
- رسیدگی به شکایات و نارضایتی‌های کارکنان و تعریف نحوه گزارش مسائل.
- تمرکز بر نیازها و خواسته‌های کارکنان برای افزایش مشارکت کارکنان.
سیاست‌ها بلوک‌های اتصال دهنده سازمان هستند. آنها استراتژی، چشم‌انداز، فرهنگ، مشارکت و افراد را به هم متصل می‌کنند. بنابراین، منابع انسانی باید سیاست‌هایی را ایجاد کند که با فرهنگی که قصد ایجاد آن را دارد، همخوانی داشته باشد.
نمونه‌های سیاست منابع انسانی
در زیر چند نمونه از انواع رایج و حیاتی سیاست‌های منابع انسانی به همراه شرح مختصری از هر کدام آورده شده است:
بیانیه سیاست استخدام اختیاری
اکثر کارکنان “اختیاری” استخدام و مشغول به کار می‌شوند. این به هر دو کارفرما و کارمند اجازه می‌دهد تا در هر زمان به کار خاتمه دهند، تا زمانی که دلیل آن قانونی باشد.
این سیاست به طور گسترده در ایالات متحده اجرا می‌شود و ممکن است مقررات متفاوتی در سطح ایالت به ایالت داشته باشد. توجه به این نکته ضروری است که در حالی که یک کارفرما ممکن است به رابطه استخدامی به هر دلیلی پایان دهد، نباید بر اساس انگیزه تبعیض‌آمیز مانند جنسیت، سن، نژاد یا مذهب باشد.
یک سیاست استخدام اختیاری انعطاف‌پذیری را هم برای کارفرما و هم برای کارمند فراهم می‌کند، اما آشنایی با مقررات خاص ایالت برای جلوگیری از هرگونه رویه ناعادلانه ضروری است.
سیاست عدم تبعیض
یک سیاست عدم تبعیض جنبه اساسی هر محل کار است. این یک بیانیه رسمی یا مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها است که تعهد سازمان به رفتار منصفانه و برابر با همه افراد، صرف نظر از ویژگی‌ها یا ویژگی‌های محافظت شده خاص را اعلام می‌کند.
تبعیض بر اساس قانون به هرگونه رفتار یا اقدام نامطلوب علیه یک فرد یا گروه بر اساس عضویت آنها در یک طبقه محافظت شده اشاره دارد. این شامل استخدام، ارتقاء، حقوق، وظایف کاری، برنامه‌های کاری و خاتمه کار است. چنین شیوه‌هایی غیرقانونی است و می‌تواند منجر به عواقب جدی برای کارفرما شود.
بیان و پایبندی به این سیاست، تنوع، برابری، شمول و تعلق را در سازمان شما ترویج می‌کند و اطمینان می‌دهد که کسب و کار با قوانین و مقررات ضد تبعیض مربوطه مطابقت دارد.
سیاست ضد آزار و اذیت
یک سیاست ضد آزار و اذیت برای حفظ یک محیط کاری ایمن و راحت بسیار مهم است. آزار و اذیت را می‌توان به عنوان هرگونه رفتار ناخواسته که کرامت فرد را نقض می‌کند یا یک محیط ترسناک، خصمانه، تحقیرآمیز، توهین‌آمیز ایجاد می‌کند، تعریف کرد. این رفتار می‌تواند به صورت فیزیکی یا کلامی و به صورت جنسی یا غیرجنسی نشان داده شود.
سیاست ضد آزار و اذیت باید دستورالعمل‌هایی را در مورد گزارش آزار و اذیت به منابع انسانی ارائه دهد. همچنین برای تیم‌های منابع انسانی ضروری است که اطمینان حاصل کنند کارکنان در گزارش آزار و اذیت احساس راحتی می‌کنند و هرگونه ادعا و اتهامی را به طور جدی و مناسب بررسی می‌کنند.
سیاست تلافی
تلافی اصطلاحی است که به هرگونه اقدام نامطلوب کارفرما علیه کارمندی که نقض سیاست‌ها یا قوانین محل کار را گزارش کرده است، اشاره دارد. اشکال تلافی می‌تواند شامل خاتمه یا اخراج، طرد یا انزوا، محیط کار خصمانه، عدم ارتقاء یا هرگونه رفتار تبعیض‌آمیز دیگر باشد.
قوانین برخی کشورها کارفرمایان را از تلافی علیه کارکنان خود منع می‌کند. کارمندانی که احساس می‌کنند مورد تلافی قرار گرفته‌اند، می‌توانند از گزینه‌های گزارش‌دهی مختلفی مانند ثبت شکایت در منابع انسانی یا اقدام قانونی در دادگاه استفاده کنند.
منابع انسانی باید یک سیاست تلافی را برای محافظت از کارمندانی که حقوق و مسئولیت‌های خود را در محل کار اعمال می‌کنند و ترویج رفتار اخلاقی در محل کار، اجرا کند. اجرای چنین سیاست‌هایی می‌تواند به ترویج یک محیط کاری ایمن و منصفانه برای همه افراد درگیر کمک کند.
سیاست شبکه‌های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی به بخشی جدایی‌ناپذیر از کسب و کار و زندگی شخصی بسیاری از افراد تبدیل شده‌اند. با این حال، شرکت‌ها باید سیاست‌های شبکه‌های اجتماعی را ایجاد و اجرا کنند که از شهرت شرکت محافظت کند و راهنمایی‌هایی را برای حساب‌های شرکت ارائه دهد.
در تحقیقات انجام شده توسط مرکز تحقیقات پیو ، حدود نیمی از همه کارگران تمام وقت و پاره وقت (51%) اظهار داشتند که محل کار آنها قوانینی را در مورد استفاده از رسانه‌های اجتماعی در حین کار اجرا می‌کند. علاوه بر این، 32% از کارگران اظهار داشتند که کارفرمایانشان دستورالعمل‌هایی در مورد نحوه ارائه خود در اینترنت به طور کلی دارند، در حالی که 63% اظهار داشتند که کارفرمایانشان چنین سیاست‌هایی را اجرا نمی‌کنند.
در نهایت، سیاست‌های رسانه‌های اجتماعی می‌تواند به جلوگیری از تأثیرات منفی بر شهرت شرکت و محافظت در برابر مسئولیت‌های قانونی احتمالی کمک کند. داشتن یک سیاست رسانه‌های اجتماعی واضح و مختصر به کارکنان کمک می‌کند تا بهتر درک کنند که چگونه شرکت را در پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی نمایندگی کنند و امکان حضور آنلاین مثبت و جذاب را فراهم می‌کند.
سیاست دورکاری
سازمان‌های متعددی ترتیبات کاری ترکیبی یا کاملاً از راه دور را پذیرفته‌اند. برای کسانی که این کار را انجام داده‌اند، ایجاد یک سیاست جامع دورکاری که دستورالعمل‌هایی را برای این موقعیت‌ها ارائه می‌دهد و به حفظ ثبات، فرهنگ شرکت و بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند، بسیار مهم است.
یک سیاست دورکاری باید با تعیین انتظارات واضح در مورد تعداد دفعات کار از خانه و نیاز به حضور در دفتر، کارآمدی کار را تسهیل کند. همچنین باید به نیازهای کارگران از راه دور و ترکیبی مانند جلوگیری از فرسودگی شغلی رسیدگی کند.
طبق یک مطالعه انجام شده توسط بافر ، 63% از کارگران از راه دور احساس می‌کنند مجبور به بررسی ایمیل‌ها در آخر هفته هستند، و 34% حتی در تعطیلات این کار را انجام می‌دهند. 48% دیگر اظهار داشتند که اغلب خارج از ساعات کاری سنتی کار می‌کنند.
مایکروسافت بر تعادل کار و زندگی تأکید می‌کند
با تشویق تیم‌ها به تعیین مرزها در حین کار از خانه، محدود کردن جلسات به 30 دقیقه و استراحت منظم برای دور شدن از وظایف و دستگاه‌های الکترونیکی در ساعات کاری.
سیاست دورکاری یا ریموت بین‌المللی
کارفرمایانی که اجازه دورکاری می‌دهند باید در نظر بگیرند که آیا این شامل کار از راه دور از خارج از کشور نیز می‌شود یا خیر. حتی اگر امنیت داده‌ها و تفاوت زمانی مشکلی نداشته باشد، زمانی که کارکنان مقیم کشور دیگری هستند، پیامدهای قانونی و مالیاتی وجود دارد.
سیاست دورکاری بین‌المللی دانشگاه واشنگتن به پرسنل دانشگاهی اجازه می‌دهد از کشورهایی که حضور قانونی ثبت شده دارند، کار کنند. کار از راه دور از سایر کشورها محیط کاری سازگار.
تسهیلات معقول ADA
قانون آمریکایی‌های دارای معلولیت (ADA) کارفرمایان را ملزم می‌کند تا تسهیلات معقولی را برای اطمینان از فرصت‌های شغلی برابر برای متقاضیان کار و کارکنان دارای معلولیت فراهم کنند.
این سیاست باید تعریف کند که تحت قانون چه چیزی به عنوان یک تسهیلات معقول واجد شرایط است و مراحل درخواست آن را شرح دهد. همچنین باید توضیح دهد که شرکت چگونه درخواست‌ها را بررسی، تأیید یا رد می‌کند، که شامل فرآیندهای استخدام و تنظیم وظایف شغلی می‌شود.
سیاست تسهیلات مذهبی
اطمینان از رفتار برابر در محل کار شامل ارائه تسهیلات مذهبی معقول در صورت نیاز است. کارکنانی که به دلیل اعتقادات یا اعمال مذهبی خود نیاز به تعدیل دارند، باید به وضوح نحوه درخواست آنها را درک کنند.
طبق قانون ایالات متحده، کارکنان حق درخواست تسهیلات مذهبی را دارند و منابع انسانی مسئول بررسی این درخواست‌ها برای تعیین معقول و عملی بودن آنها است. این سیاست باید فرآیند درخواست را شرح دهد، که ممکن است شامل ارسال فرم درخواست رسمی، ملاقات با منابع انسانی یا سرپرست و ارائه هرگونه مستندات لازم باشد.
یک سیاست تسهیلات مذهبی واضح به ایجاد یک محیط کاری فراگیر و در عین حال اطمینان از انطباق با الزامات قانونی کمک می‌کند.
سیاست‌های انضباطی
یک فرآیند انضباطی ساختاریافته، انصاف و ثبات را هنگام رسیدگی به سوء رفتار کارکنان تضمین می‌کند. این سیاست باید سطوح اقدام انضباطی، مدت زمان آنها و مستندات مورد نیاز در هر مرحله را شرح دهد.
همچنین باید رویه‌های واضحی را برای اطلاع‌رسانی به کارکنان در مورد اقدامات انضباطی و ارائه فرآیند تجدید نظر، که به کارکنان اجازه می‌دهد تصمیماتی را که ناعادلانه می‌دانند به چالش بکشند، شامل شود.
سیاست کد لباس
یک سیاست کد لباس انتظارات را برای پوشش محل کار تعیین می‌کند که این مورد در ایران رایج نیست، خواه نیاز به لباس فرم خاص باشد یا ارائه دستورالعمل‌های کلی در مورد پوشش مناسب. این استانداردها ممکن است هم در محل شرکت و هم در محیط‌های خارجی که کارکنان نماینده سازمان هستند، اعمال شود.
این سیاست باید واضح، محترمانه و غیر تبعیض‌آمیز باشد و انعطاف‌پذیری برای تطبیق با تفاوت‌های مذهبی و فرهنگی داشته باشد.
سیاست حضور و غیاب و تاخیر
این نوع سیاست منابع انسانی مراحلی را که یک کارمند باید هنگام غیبت برنامه‌ریزی نشده یا برنامه‌ریزی شده انجام دهد، و همچنین در صورت تاخیر در کار، چه کاری باید انجام دهد، شرح می‌دهد. انتظارات را برای گزارش به موقع کار و فرآیند اطلاع‌رسانی برای تاخیر یا غیبت مشخص کنید.
سیاست‌های حضور و غیاب مناسب، با عواقب مشخص برای غیبت و تاخیر بیش از حد غیرموجه، به کارکنان کمک می‌کند تا اهمیت حضور و مشارکت را درک کنند و اطمینان حاصل کنند که سازمان می‌تواند به درستی عمل کند.
سیاست‌های مرخصی/مرخصی با حقوق
کارکنان باید نحوه درخواست مرخصی طولانی مدت را به دلایل مختلف، مانند مرخصی شخصی، مرخصی استعلاجی، مرخصی FMLA، و سایر غیبت‌ها درک کنند. نه تنها یک سیاست جامع مرخصی به آماده‌سازی برای غیبت کارمند و تعیین آن به عنوان نوع مناسب مرخصی کمک می‌کند، بلکه می‌تواند به کاهش استرس و عدم اطمینان برای کارمندانی که ممکن است با موقعیت‌های دشوار روبرو شوند، کمک کند.
سیاست مرخصی سوگواری
سیاست‌های مرخصی سوگواری می‌تواند در بخش سیاست مرخصی عمومی شما یا به عنوان یک ورودی جداگانه برای مرخصی دلسوزانه گنجانده شود. حتماً تعداد روزهای سوگواری موجود را مشخص کنید و تعریفی برای “عضو درجه یک خانواده” یا هر اصطلاح دیگری که قابل تفسیر است، ارائه دهید.
سیاست وعده‌های غذایی و دوره‌های استراحت
ایجاد شفافیت در مورد وعده‌های غذایی و دوره‌های استراحت تضمین می‌کند که کارکنان به خوبی مطلع هستند و می‌توانند روز کاری خود را به طور کارآمد برنامه‌ریزی کنند. سیاست شما باید مدت زمان وعده‌های غذایی و دوره‌های استراحت و تعداد استراحت‌هایی را که یک کارمند حق دارد، بیان کند. داشتن یک سیاست رسمی نه تنها یک عمل خوب است، بلکه یک تعهد قانونی برای برخی صنایع است.
سیاست خویشاوندی
یک سیاست خویشاوندی از جانبداری که می‌تواند هنگام وجود روابط خانوادگی یا شخصی در یک سازمان رخ دهد، جلوگیری می‌کند. می‌تواند به موارد زیر بپردازد:
- تعریفی از خویشاوندی و روابط تحت پوشش (به عنوان مثال روابط، همسران/عاشقانه، خواهر و برادر، والدین/فرزندان)
- تضاد منافع احتمالی
- انواع موقعیت‌هایی که شامل بستگان می‌شود که مجاز یا ممنوع هستند.
- فرآیند استخدام اعضای خانواده در همان بخش، سازمان یا ساختار گزارش‌دهی
- عواقب نقض سیاست.
سیاست‌های خویشاوندی معمولاً کارمندان را از نظارت مستقیم بر کسی که با او رابطه خانوادگی یا شخصی نزدیک دارند، منع می‌کند. این امر یک محل کار مبتنی بر شایستگی را تقویت می‌کند که در آن کارکنان خاص به دلیل ارتباطات شخصی خود رفتار ویژه‌ای دریافت نمی‌کنند.
سیاست مجوز کار/مهاجرت
کارفرمایان باید از قوانین حاکم بر صلاحیت استخدام پیروی کنند. این سیاست باید الزامات قانونی را برای تأیید هویت کارمند و مجوز کار، از جمله نحوه ارائه شواهد صلاحیت توسط استخدام‌های جدید، شرح دهد.
در ایالات متحده، کارفرمایان ملزم به تأیید مجوز کار هر کارمند، صرف نظر از اینکه شهروند ایالات متحده هستند یا خیر، هستند. این بدان معناست که برای هر استخدام جدید یک فرم I-9 در پرونده و مستندات پشتیبانی از هویت و صلاحیت کار وجود دارد.
این سیاست همچنین ممکن است به این موضوع بپردازد که آیا سازمان ویزای کارگران خارجی را حمایت می‌کند یا خیر و هرگونه مسئولیتی که کارکنان غیرشهروند در حفظ وضعیت خود دارند.
سیاست کارفرمای فرصت‌های برابر
یک سیاست کارفرمای فرصت‌های برابر، تعهد شرکت به رعایت قوانین فدرال ایالات متحده که توسط کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر (EEOC) اجرا می‌شود، را تأیید می‌کند، که تبعیض علیه نامزدهای شغلی یا کارکنان را بر اساس ویژگی‌های محافظت شده مانند موارد زیر ممنوع می‌کند:
- نژاد
- جنسیت (شامل گرایش جنسی، بارداری و هویت جنسیتی)
- سن
- مذهب
- معلولیت
- منشاء ملی
- اطلاعات ژنتیکی.
سیاست ارتباطات الکترونیکی
هدف از سیاست ارتباطات الکترونیکی، حاکمیت بر تعاملات دیجیتالی با منابع الکترونیکی است که در سازمان برای محافظت از اطلاعات حساس، حفظ حرفه‌ای بودن و کاهش خطرات استفاده می‌شود.
باید انتظارات، شیوه‌های قابل قبول، الزامات انطباق و اقدامات امنیتی را برای استفاده از ابزارهایی مانند ایمیل، برنامه‌های پیام‌رسان فوری، پست صوتی، سوابق الکترونیکی محرمانه و غیره ارائه دهد. توضیح دهید که سازمان حق نظارت بر استفاده از هرگونه دارایی شرکت، که شامل رایانه‌ها، استفاده از اینترنت و غیره می‌شود، را دارد.
سیاست گروه منابع کارمندان
یک سیاست گروه منابع کارمندان، هدف، ساختار و عملکردهای گروه‌های منابع کارمندان (ERGs) را رسمی می‌کند. باید موارد زیر را شرح دهد:
- نحوه تأسیس ERGها
- اهداف و فرآیند تأمین مالی آنها
- معیارهای عضویت و رهبری
- محدودیت‌های مربوط به گروه‌ها یا اهداف خاص.
همراه با یک سیاست سراسری شرکت، هر ERG باید سیاست یا منشور خود را داشته باشد که حوزه‌هایی مانند مأموریت، الزامات عضویت، انتظارات مشارکت و غیره را پوشش دهد.
سیاست هوش مصنوعی مولد
هوش مصنوعی مولد، مانند چت جی پی تی و سایر ربات‌های گفتگوی هوش مصنوعی، به طور گسترده در عملیات تجاری و توسط کارکنان برای ساده‌سازی وظایف خود استفاده می‌شود. اگرچه بسیار مفید هستند، اما این ابزارها بدون معایب و خطرات خود نیستند. هر سازمان به یک سیاست هوش مصنوعی مولد فعال نیاز دارد تا از پاسخگویی داخلی برای استفاده اخلاقی از هوش مصنوعی و انطباق با قوانین قابل اجرا اطمینان حاصل کند.
این سیاست باید شامل اصولی برای استفاده مسئولانه از هوش مصنوعی مولد، قوانین حفظ حریم خصوصی در حال اجرا، نحوه نظارت بر سیستم‌ها و نحوه مدیریت داده‌های تولید شده باشد.
سیاست خاتمه کار
پایان دادن به رابطه استخدامی می‌تواند پیچیده باشد. یک سیاست جامع خاتمه کار، تعهد کلیدی برای هر سازمان است. فرآیند را ساختار می‌دهد، ثبات را حفظ می‌کند، انتظارات را مدیریت می‌کند، با کارکنان منصفانه رفتار می‌کند و از درگیری و پیچیدگی‌های قانونی جلوگیری می‌کند.
این سیاست باید موارد زیر را شرح دهد:
- دسته‌های خاتمه کار (به عنوان مثال، داوطلبانه، غیرداوطلبانه، انقضای قرارداد)
- دوره‌های اطلاع‌رسانی مورد نیاز
- دلایل خاتمه غیرداوطلبانه
- مراحل فرآیند خاتمه
- رویه‌های پس از خاتمه/خروج از سازمان.
سیاست مرخصی استعلاجی کارمندان
سازمان‌های خاصی به کارمندان مرخصی طولانی مدت با اطمینان از اینکه می‌توانند به مشاغل خود بازگردند. کارمندان از این مرخصی استعلاجی برای ادامه تحصیلات دانشگاهی، سفر یا تمرکز بر زندگی شخصی خود استفاده می‌کنند.
سازمان‌هایی که این مزیت را ارائه می‌دهند باید یک سیاست مرخصی استعلاجی کارمندان برای تعیین قوانین داشته باشند.
این سیاست باید شامل عناصر زیر باشد:
- الزامات واجد شرایط بودن
- توضیح اینکه آیا حقوق و مزایا شامل می‌شود یا خیر
- حداقل و حداکثر مدت زمان
- تعداد دفعات و محدودیت‌های مربوط به تعداد مرخصی‌های استعلاجی
- فرآیند درخواست و تأیید
- انتظارات رفتاری در طول مرخصی
- رویه‌های بازگشت به کار.
سیاست منشور اخلاقی
یک سیاست منشور اخلاقی، رفتارهای مورد انتظار و استانداردهای اخلاقی را برای کارکنان مشخص می‌کند و از حرفه‌ای بودن، صداقت و انطباق با ارزش‌های شرکت و الزامات قانونی اطمینان حاصل می‌کند.
این سیاست معمولاً رفتار حرفه‌ای، محرمانگی، تضاد منافع و انطباق با قوانین را پوشش می‌دهد. همچنین شامل دستورالعمل‌هایی در مورد ضد تبعیض، صداقت محل کار، استفاده مناسب از منابع شرکت و انتظارات کد لباس است.
نقض ممکن است منجر به اقدامات انضباطی، از جمله هشدار، تعلیق یا خاتمه کار شود. یک منشور اخلاقی به خوبی تعریف شده، پاسخگویی و یک محیط کاری مثبت را تقویت می‌کند.
نحوه نوشتن سیاست منابع انسانی
شما ممکن است در حال ایجاد لیستی از سیاست‌های منابع انسانی برای هدایت و محافظت فعالانه از شرکت و کارکنان آن یا برای رسیدگی به یک موضوع خاص باشید. در هر صورت، توسعه سیاست‌های واضح و خوش ساختار، ثبات، انطباق و حل مسئله مؤثر را در محل کار تضمین می‌کند.
در اینجا چند مورد از بهترین روش برای در نظر گرفتن هنگام تهیه سیاست‌های منابع انسانی برای کارکنان آورده شده است:
- درخواست ورودی: با همکاران، مدیران و سایر ذینفعان برای بینش آنها در مورد موقعیت‌های کاری که سیاست به آن مربوط می‌شود، تعامل کنید. این امر آن را مرتبط و واقع‌بینانه نگه می‌دارد. حتی می‌توانید برای مشاوره در مورد عبارات سیاستی که برای سازمان‌های آنها به خوبی کار کرده است، به متخصصان خارجی مراجعه کنید. فراموش نکنید که به‌روزرسانی‌های مربوط به هر قانون و مقرراتی که بر یک سیاست حاکم است را به طور کامل تحقیق کنید. (قبل از نهایی کردن هر سیاست منابع انسانی، حتماً از مشاور حقوقی داخلی یا خارجی تأییدیه بگیرید.)
- ایجاد زبان واضح: سیاست‌های منابع انسانی باید به زبان ساده و سرراست نوشته شوند تا اطمینان حاصل شود که همه کارکنان می‌توانند آنها را درک کنند. عبارات مبهم یا بیش از حد پیچیده می‌تواند منجر به سردرگمی، تفسیر ناسازگار و خطرات قانونی احتمالی شود. ارتباط واضح به کارکنان کمک می‌کند تا بدانند چه انتظاری از آنها می‌رود، ثبات را در اجرای سیاست ترویج می‌کند و احتمال سوءتفاهم را کاهش می‌دهد.
نکته منابع انسانی
اطمینان حاصل کنید که کلمات دستوری در هر سیاست معنای صحیح را منتقل می‌کنند. به عنوان مثال:
- “باید” نشان دهنده یک اقدام مورد نیاز است.
- “حتما” می‌تواند دو معنی داشته باشد – یک اقدام اجباری یا یک اقدام پیش‌بینی شده.
- “باید” و “ممکن است” دستورات قوی نیستند. آنها نشان می‌دهند که کسی ممکن است تصمیم بگیرد عمل نکند.
- ارائه مثال: ارائه مثال در سیاست‌ها می‌تواند ثبات را در تفسیر و اجرا تقویت کند. به عنوان مثال، اگر سیاست بیان می‌کند که کارکنان باید روزهای تعطیلات خود را در یک دوره زمانی مشخص استفاده کنند، مثالی از اینکه این امر در عمل چگونه می‌تواند باشد ارائه دهید (به عنوان مثال، “کارکنان باید زمان تعطیلات خود را در عرض 12 ماه پس از کسب آن استفاده کنند.”)
- استفاده از منابع: منابع زیادی برای مراجعه هنگام تهیه سیاست‌ها وجود دارد. سازمان‌هایی مانند انجمن مدیریت منابع انسانی (“SHRM”)، ایندید (Indeed) و لینکدین (LinkedIn) اطلاعات مفیدی و همچنین نمونه‌ها و الگوهای سیاست منابع انسانی را در خود جای داده‌اند. AIHR همچنین کتابخانه گسترده‌ای از منابع را ارائه می‌دهد که می‌توانید از آنها به عنوان نقطه شروع برای نوشتن سیاست‌های منابع انسانی استفاده کنید.
- هماهنگی سیاست‌های مشابه: سیاست‌های همپوشانی را شناسایی کنید تا از ثبات در زبان و اجرا اطمینان حاصل کنید. به عنوان مثال، آزار و اذیت جنسی ممکن است در سیاست‌های تبعیض و آزار و اذیت مورد بررسی قرار گیرد. همسو کردن عبارات و الزامات از تناقضاتی که می‌تواند کارکنان را گیج کند، چالش‌های اجرایی ایجاد کند یا منجر به خطرات قانونی شود، جلوگیری می‌کند.
- اجازه انعطاف‌پذیری: سیاست‌ها معمولاً به صورت کلی‌تر نوشته می‌شوند. این بدان معناست که نمی‌توانند هر سناریوی احتمالی را که می‌تواند تحت سیاست قرار گیرد، پوشش دهند. این امر انعطاف‌پذیری را در سیاست تفسیر برای تطبیق با شرایط تخفیف دهنده. سوالات در مورد تفسیر یک سیاست یا شناسایی سوابق سیاست باید به بخش منابع انسانی ارجاع داده شود.
- تجربه کارمند را در نظر بگیرید: در نظر بگیرید که سیاست‌ها چگونه بر کارکنان تأثیر می‌گذارند و آیا به یک محیط کاری مثبت کمک می‌کنند یا خیر. سیاست‌ها باید منصفانه، عملی و پشتیبان رفاه کارکنان و در عین حال متعادل کننده نیازهای سازمانی باشند.
نکته منابع انسانی
با افزودن پیوند به هر صفحه وب یا سندی که در یک سیاست به آن اشاره شده است، دسترسی به اطلاعات اضافی را ساده کنید.
عناصر ضروری یک سیاست منابع انسانی
اجزای اصلی برای گنجاندن در سیاست‌های منابع انسانی به شرح زیر است:
- هدف: توضیح می‌دهد که چرا سیاست ضروری است و اهداف مورد نظر آن چیست.
- بیانیه سیاست: موضع یا قوانین سازمان را در مورد موضوع تعریف می‌کند.
- دامنه: مشخص می‌کند که سیاست شامل چه کسانی می‌شود (به عنوان مثال، همه کارکنان، بخش‌های خاص، تمام وقت در مقابل پاره وقت و غیره).
- اقدامات و مسئولیت‌ها: آنچه از کارکنان، مدیران، منابع انسانی و سایر ذینفعان انتظار می‌رود را شرح می‌دهد.
- اجرا و عواقب: توضیح می‌دهد که چگونه سیاست اجرا خواهد شد و عواقب عدم انطباق چیست.
- تعاریف: هر اصطلاحی را که ممکن است خود توضیحی نداشته باشد، روشن می‌کند.
- صاحب سیاست: فرد یا بخشی را که مسئول اجرای و حفظ سیاست است، مشخص می‌کند.
- رویه‌های مرتبط: مراحلی را که کارکنان و مدیریت باید برای انطباق با سیاست دنبال کنند، شرح می‌دهد.
- تاریخ اجرا: بیان می‌کند که چه زمانی سیاست اجرایی می‌شود.
- تاریخ بازبینی: نشان می‌دهد که چه زمانی سیاست آخرین بار بررسی یا به‌روزرسانی شده است.
- تأیید: مشخص می‌کند چه کسی سیاست را تأیید کرده است.
- دسترسی: اطمینان می‌دهد که کارکنان می‌توانند به راحتی به سیاست‌ها دسترسی داشته باشند، خواه از طریق کتابچه راهنمای کارمند، اینترانت یا جلسات آموزشی.
سیاست‌های منابع انسانی جزء لاینفک عملیات کلی سازمان و استراتژی منابع انسانی هستند. آنها نقشه راهی را برای نیروی کار برای پیمایش مسائل، فرصت‌ها و چالش‌های مربوط به استخدام فراهم می‌کنند. آنها همچنین به شرکت کمک می‌کنند تا خطرات را کاهش دهد و از چالش‌های قانونی اجتناب کند.
منابع انسانی باید در توسعه سیاست‌ها فعال باشد و در صورت نیاز بر اساس هرگونه تغییر در قانون و ابتکارات و محیط شرکت، آنها را به‌روزرسانی کند.
سیاست‌ها تنها در صورتی مؤثر هستند که کارکنان از آنها آگاه باشند. مسئولیت شرکت است که سیاست‌های خود را به نیروی کار اطلاع دهد و آموزش دهد. سپس کارکنان درک می‌کنند که چه انتظاری از آنها می‌رود، حقوق آنها چیست و چگونه گزینه‌ها و رویه‌های سیاستی را هدایت کنند.
سوالات متداول
سیاست های منابع انسانی انتظارات را تعریف می‌کنند، دستورالعمل‌هایی را برای رسیدگی به مسائل مربوط به استخدام تعیین می‌کنند و پارامترهای واضحی را برای رفتار در محل کار ایجاد می‌کنند. آنها همچنین با اطمینان از انطباق با قوانین کار و استانداردهای شرکت، به کاهش خطرات قانونی کمک می‌کنند.
قوانین فدرال بسیاری وجود دارد که سیاست‌ها باید به آنها بپردازند، مانند تبعیض، آزار و اذیت، محیط کار خصمانه، ADA و FMLA، فقط برای نام بردن چند مورد. الزامات خاص ایالت متفاوت است، بنابراین شرکت‌ها باید تعیین کنند که کدام قوانین ایالتی مستلزم سیاست‌های رسمی هستند. علاوه بر این، سیاست‌ها باید به طور منظم به‌روزرسانی شوند تا تغییرات قانونی را منعکس کنند. اندازه شرکت نیز می‌تواند بر اینکه کدام سیاست‌ها از نظر قانونی الزامی هستند، تأثیر بگذارد.
سیاست‌های اصلی منابع انسانی معمولاً دستورالعمل‌های الزامی قانونی را به همراه حوزه‌های کلیدی مانند مرخصی (مرخصی استعلاجی، تعطیلات، مرخصی بدون حقوق)، اقدامات انضباطی و جبران خسارت پوشش می‌دهند. سیاست‌های خاص در محل به اندازه شرکت، صنعت و موقعیت مکانی آن بستگی دارد. این دستورالعمل‌ها باید به طور منظم بررسی شوند، در صورت نیاز به‌روزرسانی شوند و به راحتی در دسترس کارکنان قرار گیرند.