چرخه مدیریت عملکرد یک پدیده تکرارشونده در هر سازمان است. در این مقاله،، چرخه مدیریت عملکرد کارکنان، چگونگی تکامل آن و نحوه استفاده از آن را برای بهبود هم کارکنان و هم کسب و کار توضیح خواهیم داد.
چرخه مدیریت عملکرد چیست؟
چرخه مدیریت عملکرد یک پدیده سالانه تکرارشونده است که در طول سال ارزیابی عملکرد کارکنان انجام می‌شوند. همه کارکنان این چرخه را طی می‌کنند، که با هدف‌گذاری در ابتدای سال آغاز می‌شود، سپس نظارت بر پیشرفت آنها، کمک به آنها برای بهبود و در نهایت با یک ارزیابی رسمی به پایان می‌رسد.
هدف این چرخه توسعه و اجرای برنامه‌های عملکرد کارکنان است. این برنامه‌ها به متمرکز کردن تلاش‌های کارکنان بر دستیابی به اهداف سازمانی کمک می‌کنند، که به نوبه خود به همسو کردن اولویت‌های کارکنان با اهداف سازمان کمک می‌کند.
مهم است که درک کنیم که هدف چرخه مدیریت عملکرد به صراحت بهبود عملکرد است. تمام فعالیت‌هایی که در مدل چرخه عملکرد بحث خواهیم کرد، با هدف تعیین اهداف و مربیگری کارکنان برای دستیابی یا حتی فراتر رفتن از این اهداف انجام می‌شوند.
عنصر دیگری که می‌خواهم به آن اشاره کنم این است که مدیریت عملکرد می‌تواند هم برای کارکنان فردی و هم برای تیم‌ها کارآمد باشد. در این مقاله، اصطلاح “کارکنان” می‌تواند با “تیم‌ها” جایگزین شود و به همان اندازه به عنوان راهنمایی برای مدیریت عملکرد تیم‌ها به خوبی کار می‌کند.
جهت کسب اطلاعات بیشتر درخصوص “نحوه اجرای ارزیابی عملکرد در منابع انسانی” کلیک کنید.
مدل چرخه مدیریت عملکرد
یکی از اولین نسخه‌های مدل مدیریت عملکرد توسط پیتر دراکر (Peter Drucker) منتشر شد. او در کتاب خود در سال 1954 با عنوان “تمرین مدیریت” (The Practice of Management)، مدیریت بر اساس اهداف (Management by Objectives – MBO) را پیشنهاد کرد.
MBO پیشنهاد می‌کند که اهداف فردی باید با اهداف سازمانی همسو باشند. مسئولیت مدیریت است که اهداف سطح بالاتر و سازمانی را به اهداف کوچکتر و فردی تقسیم کند. به این ترتیب، کارمند در راستای تحقق اهداف کلی کسب و کار مشارکت می‌کند. این همسویی بین اهداف فردی و تیمی و اهداف سازمانی همیشه آسان نیست، اما هدف خوبی است که باید در ذهن داشت.
مدل چرخه مدیریت عملکردی که ما پیشنهاد می‌کنیم یک مدل چهار مرحله‌ای است:
- مدل با برنامه‌ریزی آغاز می‌شود که شامل تعیین اهداف و تعریف معیارهای موفقیت است، معمولاً در ابتدای سال. هنگامی که اهداف تعیین شدند؛
- مرحله دوم شامل نظارت بر پیشرفت این اهداف است. اگر پتانسیل برای بهبود وجود داشته باشد، یا عملکرد ناکافی باشد؛
- توسعه کارکنان صورت می‌گیرد؛
- سپس کارمند بر اساس عملکرد خود ارزیابی و پاداش داده می‌شود و چرخه دوباره آغاز می‌شود.
اگرچه برای بسیاری، این چرخه در ابتدای سال آغاز می‌شود، اما فرآیندی بسیار پیوسته است. اگر اهداف تغییر کنند، اهداف باید دوباره تعیین شوند. اگر رتبه‌ها پایین باشد، توسعه اولویت بالاتری پیدا می‌کند و اگر در اواسط سال یک شغل ارشدتر باز شود و کارمند آماده پذیرش آن باشد، پاداش زودتر فرا می‌رسد.
مدیریت عملکرد در چهار مرحله
این فرآیند به چهار مرحله تقسیم می‌شود. بیایید آنها را یکی یکی بررسی کنیم.
- برنامه‌ریزی: فاز برنامه‌ریزی حول تعیین انتظارات عملکرد برای کارمند می‌چرخد. اینها اغلب برنامه‌ریزی شده و در شرح وظایف نیز گنجانده می‌شوند. بهترین رویکرد این است که کارمند را به طور فعال در این فرآیند برنامه‌ریزی مشارکت دهید. بر اساس یک فراتحلیل توسط کاولی، کیپینگ و لوی (Cawly, Keeping & Levy) در سال 1998، این مشارکت رضایت از چرخه عملکرد، و همچنین انصاف درک شده، سودمندی و انگیزه برای بهبود را افزایش می‌دهد. برنامه‌های عملکرد کارکنان نیز باید انعطاف‌پذیر باشند تا بتوانند در طول مسیر با اهداف و الزامات در حال تغییر تنظیم شوند. برای اطلاعات بیشتر در مورد برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری، فرآیند هدف‌گذاری SMART یک چارچوب مفید است.
- نظارت: در فاز نظارت، اهداف تعیین شده در فاز برنامه‌ریزی به طور فعال پیگیری می‌شوند. نظارت شامل اندازه‌گیری مستمر عملکرد و ارائه بازخورد در مورد پیشرفت به سمت اهداف است. با نظارت مستمر، مدیر یا سرپرست می‌تواند در صورت عملکرد نامطلوب، آن را اصلاح کند، به جای اینکه در پایان سال که دیگر دیر شده است، متوجه این موضوع شود. به ویژه هنگام کار با متخصصان بسیار تحصیل‌کرده، مهم است که بر دستیابی به هدف به جای چگونگی دستیابی به آن تمرکز شود. یک مدیر باید از مدیریت خرد (micromanagement) و تعیین دقیق نحوه دستیابی به این هدف خودداری کند. شیوه‌های مدیریتی خوب در نظارت موثر کلیدی هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد، مقاله ما را با عنوان “5 نکته برای برتری در فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان خود” بخوانید.
- توسعه: توسعه نقش کلیدی در بهبود عملکرد ایفا می‌کند. در نتیجه نظارت فعال، زمینه‌های بهبود قابل شناسایی هستند. این می‌تواند عملکرد ضعیف باشد که باید اصلاح شود یا زمینه‌های عملکرد برتر که کارمند می‌خواهد حتی بیشتر در آنها برتری یابد. این می‌تواند به شکل آموزش و توسعه، اما همچنین از طریق وظایف چالش‌برانگیز و سایر فرصت‌ها برای رشد شخصی و حرفه‌ای به دست آید.
- ارزیابی و پاداش‌دهی: ارزیابی عملکرد برای تعیین ارزش افزوده کارکنان برای سازمان اجتناب‌ناپذیر است. این معمولاً در طول ارزیابی عملکرد (دوسالانه) کارمند انجام می‌شود. در صورت عملکرد مستمر پایین‌تر از حد متوسط، ممکن است کارمند در نقش یا سازمان مناسبی نباشد، و طرفین باید خداحافظی کنند. در صورت عملکرد برتر، کارمند باید به دلیل عملکرد خود قدردانی شود. این می‌تواند از طریق تحسین، افزایش حقوق، مرخصی، اقلام تقدیر، ترفیع، یا همه موارد فوق باشد!
مدیریت عملکرد مستمر: تسریع چرخه
اگر می‌خواستید در دهه 90 یک برنامه کامپیوتری بسازید، الزامات کاربر را لیست می‌کردید، این سند را برای توسعه‌دهندگان می‌فرستادید، آنها 1-2 سال روی آن کار می‌کردند، و سپس محصول نهایی را دریافت می‌کردید. این محصول نهایی معمولاً پر از اشکال و در صورت تغییر الزامات کاربر، منسوخ بود.
این فرآیند مشکل‌ساز بود، زیرا فرصت‌های بسیار کمی برای دریافت بازخورد از کاربران یا به‌روزرسانی الزامات کاربر در طول زمان داشت. در پاسخ به این روش کند و ناکارآمد ایجاد نرم‌افزار، جنبش چابک (agile movement) آغاز شد. چابک با بازخورد مستمر، تمرکز بر رضایت مشتری با ارائه نرم‌افزار ارزشمند در مراحل اولیه و به صورت مستمر، استقبال از الزامات متغیر و ارائه مکرر نرم‌افزار (در دوره‌های یک یا دو هفته‌ای به جای ماه‌ها) مشخص می‌شد.
احتمالاً متوجه می‌شوید که این به کجا می‌رود: این رویکرد چابک در مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری در توسعه افراد نیز بسیار مرتبط است. در مدیریت عملکرد مستمر، چرخه مدیریت عملکرد به طور قابل توجهی تسریع می‌شود.
به عنوان مثال، به جای برقراری ارتباط بازخورد یک یا دو بار در سال و سپس انتظار شش ماه برای ارزیابی رسمی بعدی، بازخورد به مراتب بیشتر ارائه می‌شود. این فرکانس بالاتر به هدایت رفتار مناسب در صورت تغییر الزامات شغلی کمک می‌کند. تماس‌های مکررتر و نشست‌های بین سرپرست و کارمند نیز یادگیری سریع‌تر را امکان‌پذیر می‌سازد.
مدیریت عملکرد مستمر در یادگیری مستمر و بهبود (مستمر) کارکنان کلیدی است. به جای اینکه سالی یک یا دو بار چرخه مدیریت عملکرد را طی کنید، حداقل ماهی یک بار آن را طی می‌کنید. این به توسعه کارکنان کمک می‌کند و تحقق سریع‌تر اهداف سازمانی را امکان‌پذیر می‌سازد.
اینها چهار مرحله چرخه مدیریت عملکرد هستند. مهم است که به یاد داشته باشید که مدیریت عملکرد یک فرآیند کاملاً از بالا به پایین نیست. بلکه، مسئولیتی مشترک بین مدیر و کارمند است.
تاکید بر این مسئولیت مشترک کل فرآیند را موثرتر خواهد کرد. کارمند زمانی بیشترین انگیزه را خواهد داشت که احساس کند در فرآیند مشارکت دارد و درک کند که چرا اهداف او برای همکاران و بقیه سازمان اهمیت دارد. این امر نظارت بر پیشرفت اهداف را نیز بسیار آسان‌تر می‌کند. مسئولیت مدیر است که این مشارکت و تعهد متقابل به اهداف را در چرخه مدیریت عملکرد ایجاد کند.
سوالات متداول (FAQ)
چرخه مدیریت عملکرد یک پدیده سالانه تکرارشونده است که در آن کارکنان در طول سال ارزیابی می‌شوند.
یک چرخه مدیریت عملکرد معمولی به چهار مرحله تقسیم می‌شود: برنامه‌ریزی، نظارت، توسعه، ارزیابی و پاداش‌دهی. پس از آن، چرخه دوباره آغاز می‌شود.
در مدیریت عملکرد مستمر، چرخه مدیریت عملکرد به طور قابل توجهی تسریع می‌شود. به جای اینکه سالی یک یا دو بار چرخه مدیریت عملکرد را طی کنید، حداقل ماهی یک بار آن را طی می‌کنید.
