اگر شما یک فهرست دقیق از وظایفی داشتید که باید در یک نقش شغلی انجام شوند تا سازمان به اهداف خود برسد و همچنین می‌دانستید که هنگام استخدام و آموزش برای آن نقش، باید چه مهارت‌ها و تجربیاتی را اولویت‌بندی کنید، چطور بود؟ به دنیای تحلیل وظایف شغلی (JTA) خوش آمدید.
تحلیل وظایف شغلی (JTA) می‌تواند تفاوت بین درک الزامات کلیدی یک شغل و داشتن یک دیدگاه کامل از وظایف روزمره آن شغل باشد. بدون این سطح از جزئیات، نه تنها استخدام افراد مناسب، بلکه آموزش و توسعه آن‌ها پس از ورود به نقش، دشوار می‌شود. وظایف شناسایی شده در JTA، مهارت‌ها و شایستگی‌های خاص مورد نیاز برای اجرای آن‌ها را نیز برجسته می‌کند و به کارفرمایان و داوطلبان تصویر واضح‌تری از معنای موفقیت در آن نقش می‌دهد.
این موضوع به ویژه هنگامی اهمیت پیدا می‌کند که نگاهی به نحوه درک شرح شغل‌ها بیندازید. یک نظرسنجی نشان داد که در حالی که ۷۲ درصد از مدیران استخدام معتقدند شرح شغل‌های آن‌ها واضح است، تنها ۳۶ درصد از داوطلبان با این موضوع موافق هستند. در واقع، ۶۷ درصد از داوطلبان گفته‌اند که شرح شغل‌های مبهم یک «مانع ارتباطی» است. وقتی انتظارات یک نقش به وضوح تعریف نشده باشد، هم متقاضیان و هم کارمندان را آزرده می‌کند، تعداد داوطلبان واجد شرایط را محدود می‌کند و کارکنان جدید را بدون یک پایگاه محکم برای موفقیت رها می‌کند.
نتیجه چیست؟ کاهش تعداد داوطلبان قوی در فرآیند جذب، چالش‌هایی در آنبوردینگ و توسعه، و از دست رفتن استعدادهای برتر توسط سازمان‌ها. در این مقاله، بررسی خواهیم کرد که تحلیل وظایف شغلی چیست، چه مزایایی برای سازمان شما دارد و چگونه یک تحلیل وظایف شغلی مؤثر انجام دهید.
برای مطالعه “فهرست عوامل شغل برای ارزشیابی مشاغل” کلیک نمایید.
تحلیل وظایف شغلی چیست؟
تحلیل وظایف شغلی (JTA) یک فرآیند ساختاریافته برای شناسایی، توصیف و ارزیابی وظایف، مسئولیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام مؤثر یک نقش شغلی خاص است. این یک روش از روش‌های تحلیل شغل (Job Analysis) است. برخلاف یک تحلیل شغل گسترده‌تر، که مسئولیت‌های کلی یک نقش را ترسیم می‌کند، JTA بر وظایف جزئی تمرکز می‌کند که نحوه انجام کار را تعریف می‌کنند.
به عنوان مثال، تحلیل شغل یک نقش پذیرش‌گر، شامل خلاصه‌ای از شغل، محیط کاری که شغل در آن انجام می‌شود، و الزامات عمومی شغل مانند مهارت‌های ارتباطی، خدمات مشتری و مهارت‌های کامپیوتری است. با این حال، تحلیل وظایف شغلی، وظایف بسیار جزئی‌تری مانند به‌روزرسانی اطلاعات مشتری در CRM یا اکسل، ایجاد، ارسال و دریافت فاکتورها، مدیریت تقویم کاری چندین همکار و برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها را کشف می‌کند.
تحلیل وظایف شغلی کاربردهای گسترده‌ای در چرخه حیات کارمند دارد:
- استخدام و گزینش: JTA مبنایی برای شرح شغل‌های واضح و دقیق است که داوطلبان مناسب را جذب می‌کند.
- آموزش و توسعه: شناسایی مهارت‌ها و دانش خاص مورد نیاز برای هر نقش.
- مدیریت عملکرد: این تحلیل استانداردهای روشنی برای ارزیابی و هدایت کارکنان فراهم می‌کند.
- جبران خدمت و پیشرفت شغلی: اطمینان از اینکه تصمیمات مربوط به حقوق و ترفیع بر اساس مسئولیت‌ها و شایستگی‌های به خوبی تعریف شده، اتخاذ می‌شوند.
- انطباق: هم‌راستا نگه داشتن مستندات شغلی با استانداردهای قانونی، ایمنی و حرفه‌ای.
مزایای انجام تحلیل وظایف شغلی شامل موارد زیر است:
- درک مهارت‌ها، شایستگی‌ها و رفتارهای مورد نیاز سازمان شما.
- ایجاد شرح شغل‌های واضح و دقیق.
- استخدام داوطلبان مناسب برای نقش‌های مناسب.
- توضیح آسان وظایف به کارکنان و مراحل درگیر در آن‌ها.
- شناسایی شکاف‌های مهارتی.
- طراحی برنامه‌های آموزشی مرتبط برای ارتقاء مهارت و بازآموزی کارکنان، تا آن‌ها بتوانند عملکرد مؤثری داشته باشند.
- اتخاذ تصمیمات عادلانه در مورد حقوق و ترفیع.
- بهبود مستمر برای کسب‌وکار.
- تضمین انطباق قانونی و حرفه‌ای.
جهت کسب اطلاعات بیشتر درخصوص “نظام ارزیابی مشاغل” کلیک نمایید.
چگونه یک تحلیل وظایف شغلی مؤثر را انجام دهیم؟
در اینجا فرآیند تحلیل وظایف شغلی AIHR را بررسی می‌کنیم:
۱. هدف از تحلیل را تعریف کنید
گام اول این است که هدف خود را مشخص کنید. هدف اصلی شما از انجام تحلیل وظایف شغلی چیست؟ اهداف اصلی و نتایجی که می‌خواهید به دست آورید کدامند؟
به عنوان مثال، ممکن است بخواهید استخدام را بهبود بخشید، برنامه‌های آموزشی مؤثرتری طراحی کنید، یا با مستندسازی واضح وظایف شغلی و صلاحیت‌ها برای هم‌راستایی استخدام، آموزش و طبقه‌بندی شغلی با استانداردهای قانونی و نظارتی، انطباق را تقویت کنید (یا همه موارد بالا).
۲. از یک الگوی تحلیل وظایف شغلی استفاده کنید
شروع با یک چارچوب ساختاریافته، ثبات و جامعیت را در تمام نقش‌های سازمان شما تضمین می‌کند. هنگام تجزیه و تحلیل هر نقش، از یک الگوی تحلیل وظایف شغلی استفاده کنید تا در مسیر درست بمانید.
۳. وظایف اساسی انجام شده در یک نقش شغلی را شناسایی کنید
گام بعدی، ایجاد یک لیست جامع از وظایفی است که در هر نقش، به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه انجام می‌شوند. یک وظیفه، یک واحد کاری است، شروع و پایان مشخصی دارد و منجر به تکمیل یک محصول یا فرآیند می‌شود. به عنوان مثال، یک مسئولیت شغلی ممکن است انجام سفارشات مشتری باشد؛ با این حال، این می‌تواند به چندین وظیفه تجزیه شود، از جمله چاپ اطلاعات سفارش برای برچسب و بسته‌بندی سفارش‌ها آماده برای ارسال.
بهترین راه برای شناسایی وظایف شغلی، ترکیبی از موارد زیر است:
- مشاهده: تماشای کارمندان در حین انجام وظایف در محیط کار طبیعی آن‌ها.
- مصاحبه و گروه‌های کانونی: گفتگو با کارمندان و مدیران و پرسیدن در مورد شغل‌ها و وظایف آن‌ها، مانند اینکه چه کاری انجام می‌دهند، چگونه انجام می‌دهند و هدف هر وظیفه چیست.
- پرسشنامه‌ها: یک پرسشنامه سفارشی می‌تواند به شما کمک کند تا طیف گسترده‌ای از داده‌ها را از کارمندان جمع‌آوری کنید.
- بررسی اسناد: نگاه کردن به اسناد مربوط به مشاغل و وظایف (دفترچه‌های راهنما، رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOPs)، سیاست‌ها و گزارش‌ها).
۴. شرح وظایف را ایجاد کنید
می‌توانید از داده‌های خود برای نوشتن عبارات عملی و واضح استفاده کنید که هر وظیفه و نحوه انجام آن را تعریف می‌کند. هر شرح وظیفه باید مشخص کند که کارمند چه کاری انجام می‌دهد، چگونه انجام می‌دهد و چرا برای نقش یا نتیجه کسب‌وکار اهمیت دارد. این کار به تضمین ثبات و وضوح در نقش‌های شغلی کمک می‌کند و ارزیابی عملکرد را در آینده آسان‌تر می‌سازد.
به عنوان مثال، اگر وظیفه‌ای که شناسایی کرده‌اید «رسیدگی به شکایات مشتری» باشد، شرح آن می‌تواند این باشد: «حل شکایات مشتری با شناسایی مشکل، تحقیق در مورد راه‌حل‌ها و پیگیری در عرض ۲۴ ساعت برای تأیید حل و فصل و رضایت مشتری.»
۵. اهمیت و تناوب (تکرار) وظیفه را ارزیابی کنید
برای هر نقش، شرح وظایف را بر اساس اهمیت آن‌ها برای موفقیت شغلی و اینکه با چه تناوبی انجام می‌شوند، اولویت‌بندی کنید. رتبه‌بندی وظایف بر اساس اهمیت، به کارمندان و مدیران کمک می‌کند تا درک کنند که کدام وظایف بیشترین اهمیت را دارند و به منابع انسانی کمک می‌کند تا تلاش‌های یادگیری و توسعه خود را بر حیاتی‌ترین جنبه‌های هر شغل متمرکز کند.
۶. شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز را ارزیابی کنید
گام بعدی، انجام ارزیابی شایستگی‌ها برای وظایف شناسایی شده است. اینجاست که شما مهارت‌های فنی، دانش و شایستگی‌های رفتاری مورد نیاز برای عملکرد مؤثر در آن نقش را بر اساس وظایف ضروری لیست می‌کنید.
گزارش آینده مشاغل مجمع جهانی اقتصاد نشان می‌دهد که ۵۰ درصد از کارکنان در دو سال گذشته نوعی آموزش، بازآموزی یا ارتقاء مهارت را گذرانده‌اند، که نیاز فزاینده به آموزش کارکنان را نشان می‌دهد. هنگامی که مدیران و منابع انسانی شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای عملکرد در یک نقش را درک می‌کنند و آن‌ها را با مهارت‌های موجود کارکنان مقایسه می‌کنند، می‌توانند شکاف‌ها را شناسایی کرده و آن‌ها را با برنامه‌های آموزشی هدفمند پُر کنند.
۷. بازخورد کارشناسان موضوعی را در نظر بگیرید
مشاوره با کارشناسان دیگری که با نقش‌هایی که در حال تجزیه و تحلیل آن‌ها هستید آشنا هستند، می‌تواند برای تأیید یافته‌های شما مفید باشد. به دنبال کارشناسان موضوعی باشید که سابقه مستند کار در حوزه تخصصی مورد نظر را داشته باشند، کار مشابهی انجام داده و در نتیجه چالش‌های آن را درک کنند، و از بهترین شیوه‌های صنعت آگاه باشند.
۸. مستندسازی یافته‌ها برای ارجاع در آینده
جمع‌آوری تمام نتایج تحلیل وظایف شغلی در یک پروفایل شغلی یا پایگاه داده ضروری است. این شامل نحوه جمع‌آوری داده‌ها و منابع مورد استفاده، افرادی که مشاهده و مصاحبه کرده‌اید، نحوه ارزیابی افراد، ابزارهای مورد استفاده برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و نتیجه‌گیری‌هایی که بر اساس داده‌ها به آن‌ها رسیده‌اید، می‌شود.
این کار هنگام انجام تحلیل وظایف شغلی در آینده مفید خواهد بود و همچنین می‌تواند برای تلاش‌های آموزشی، ارزیابی و برنامه‌ریزی نیروی کار استفاده شود.
۹. تحلیل وظایف شغلی را به طور منظم حفظ و به‌روزرسانی کنید
همه مشاغل به مرور زمان تکامل می‌یابند، به ویژه با تغییر نیازهای یک کسب‌وکار و استفاده بیشتر از پیشرفت‌های فناوری در محل کار. مهم است که تحلیل وظایف شغلی خود را بررسی و به‌روز کنید تا این تغییرات را منعکس کند و مطمئن شوید که درک شما از تمام نقش‌ها و وظایف، به‌روز باقی می‌ماند.
برای شرکت در دوره مدیریت منابع انسانی پیشرفته (ارزشیابی، طبقه بندی و طراحی مشاغل) سرآمد به صورت آنلاین، حضوری و یا آفلاین کلیک نمایید.
مثال تحلیل وظایف شغلی
در اینجا مثالی از تحلیل وظایف شغلی برای نقش «دستیار خدمات مشتری» آورده شده است.
عنوان: دستیار خدمات مشتری
هدف: ارائه پشتیبانی عالی به مشتریان، حل هرگونه مشکل و حفظ سطوح بالای رضایت و فروش مشتری.
وظیفه کلی: پشتیبانی و ارتباط با مشتری
وظیفه | شرح وظیفه | تناوب | اهمیت | دشواری |
پاسخ به سوالات مشتریان از طریق تلفن، ایمیل یا چت | ارائه اطلاعات دقیق و به موقع به مشتریان در مورد محصولات، خدمات و سیاست‌ها. | ۵۰ بار در روز | بالا | متوسط |
ثبت تعاملات مشتری در سیستم CRM | ثبت دقیق جزئیات مشتری، مسائل و راه‌حل‌ها برای حفظ سوابق خدمات به‌روز. | ۵۰ بار در روز | بالا | متوسط |
حل شکایات مشتری | گوش دادن به نگرانی‌های مشتری، شناسایی ریشه مشکل و ارائه راه‌حل یا ارجاع در صورت لزوم. | ۱۰ بار در روز | بالا | بالا |
پردازش سفارشات، مرجوعی‌ها و بازپرداخت‌ها | رسیدگی به درخواست‌های سفارش، لغو و فرآیندهای بازپرداخت طبق رویه‌های شرکت. | ۲۰ بار در روز | متوسط | متوسط |
پیگیری مسائل حل نشده مشتری | پیگیری موارد در حال تعلیق و تماس با مشتریان برای تأیید حل و فصل و رضایت. | ۱۰ بار در روز | بالا | متوسط |
مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز
- ارتباط قوی (عمدتاً نوشتاری)
- مهارت‌های گوش دادن فعال
- مهارت‌های حل مسئله
- توانایی‌های حل اختلاف
- همدلی
- مهارت‌های مدیریت زمان
- تسلط بر نرم‌افزار CRM
انجام یک تحلیل وظایف شغلی مؤثر برای هر نقش در سازمان شما می‌تواند به شما کمک کند تا وظایف روزانه و مهارت‌های درگیر در آن را بهتر درک کنید، به طوری که بتوانید شرح شغل‌های دقیق‌تری ایجاد کنید و داوطلبان مناسبی را که کاملاً با نقش و محیط کار سازگار هستند، جذب و استخدام نمایید.
پرسش‌های متداول (FAQ)
تحلیل وظایف شغلی یک روش تحلیل شغل مبتنی بر داده است که یک نمای کلی و دقیق از وظایف، مهارت‌ها و مسئولیت‌های حیاتی برای موفقیت در یک نقش خاص را فراهم می‌کند.
مراحل تحلیل وظایف شامل شناسایی وظایف اساسی انجام شده در یک نقش، ایجاد شرح وظایف، ارزیابی اهمیت و تناوب وظایف، ارزیابی شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز، مستندسازی یافته‌ها برای ارجاع در آینده و به‌روزرسانی و حفظ منظم تحلیل وظایف شغلی است.
تحلیل شغل، مسئولیت‌ها و الزامات اصلی یک شغل را شناسایی کرده و آن‌ها را برای تعیین مهارت‌ها، شایستگی‌ها و تجربه مورد نیاز برای آن نقش تجزیه می‌کند. تحلیل وظایف شغلی، یک روش تحلیل شغل است که بر تمام وظایف روزمره و اساسی یک نقش، از جمله اهمیت و تناوب آن‌ها، تمرکز می‌کند.
