مایک توشمن، استاد دانشکده بازرگانی هاروارد می‌گوید: «شکاف زمانی اتفاق می‌افتد که تفاوتی بین استراتژی شما و نتیجه واقعی‌تان وجود داشته باشد.» در منابع انسانی، تحلیل شکاف نشان می‌دهد که چه چیزی در غیاب است، پیش از آنکه به یک تأثیر تجاری گسترده‌تر تبدیل شود.
یک قالب تحلیل شکاف منابع انسانی با ساختار مناسب، برای همه رهبران منابع انسانی آینده‌نگر که با یک تناقض روبرو هستند، یک ضرورت استراتژیک است: شما باید سازمان خود را برای آینده‌ای غیرقابل پیش‌بینی آماده کنید، در حالی که همزمان چالش‌های فوری مربوط به افراد را که هر روز پیچیده‌تر می‌شوند، حل کنید. وقتی به خوبی انجام شود، تحلیل شکاف به شما کمک می‌کند تا این مسیر را پیموده و ساختار، وضوح و شتابی را که منابع انسانی برای عملیات با اعتماد به نفس و هدف نیاز دارد، فراهم می‌کند.
بازدهی آن قابل توجه است. به عنوان مثال، سازمان‌هایی که فرآیندهای منابع انسانی را برای برآوردن نیازهای مهارتی و پر کردن شکاف‌ها مجدداً تنظیم می‌کنند، می‌توانند تا ۵۰٪ افزایش در مشارکت کارکنان، نصف کردن هزینه‌های آموزش و توسعه و افزایش بهره‌وری تا ۴۰٪ را مشاهده کنند.
در این مقاله تجزیه و تحلیل منابع انسانی، ما یک رویکرد عملی و گام به گام برای تحلیل شکاف منابع انسانی ارائه می‌دهیم و بررسی می‌کنیم که چگونه می‌تواند به سه اولویت مبرم منابع انسانی بپردازد: توسعه رهبر و مدیر، برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار، و همسویی فناوری منابع انسانی.
تحلیل شکاف در منابع انسانی چیست؟
تحلیل شکاف منابع انسانی به رهبران منابع انسانی کمک می‌کند تا تفاوت بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب آینده را در هر حوزه از منابع انسانی شناسایی کنند.
در حالی که اغلب برای ارزیابی شکاف‌های مهارتی استفاده می‌شود، کاربرد آن بسیار گسترده‌تر است. تیم‌های منابع انسانی می‌توانند از آن برای ارزیابی شکاف‌ها در ظرفیت نیروی کار، ساختار سازمانی، فناوری منابع انسانی، سیاست‌ها، انطباق‌پذیری، و موارد دیگر استفاده کنند. با اندازه‌گیری تفاوت بین نحوه عملکرد فعلی و نحوه عملکرد لازم برای دستیابی به اهداف استراتژیک(مدیریت استراتژیک منابع انسانی)، سازمان‌ها دید ارزشمندی نسبت به موانع عملکرد و فرصت‌های بهبود به دست می‌آورند.
چه در حال برنامه‌ریزی برای رشد باشید، چه در حال پاسخگویی به تغییر، یا بهبود اثربخشی نیروی کار، تحلیل شکاف منابع انسانی از تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر حمایت می‌کند، رهبری را حول اولویت‌های به وضوح تعریف شده همسو می‌کند، و توسعه استراتژی‌های هدفمند برای پر کردن مؤثر شکاف‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد.
چه زمانی (و چرا) باید تحلیل شکاف منابع انسانی انجام داد؟
به گفته دانشکده بازرگانی هاروارد، شناسایی و درک دقیق شکاف‌های شما به شما امکان می‌دهد فرآیندها را بهبود بخشید، از انتظارات عملکرد فراتر رفته، و چالش‌های سازمانی رایج را برطرف کنید. اگرچه عوامل متعددی در تحلیل شکاف نقش دارند، هر یک از آن‌ها وضوح را فراهم کرده و شما را یک گام به پر کردن شکاف و دستیابی به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کند.
تحلیل شکاف منابع انسانی به ویژه در لحظات کلیدی تغییر یا برنامه‌ریزی ارزشمند است. در اینجا سناریوهای رایج آورده شده‌اند:
- برنامه‌ریزی سالانه نیروی کار: برای همسوسازی استعدادها و منابع فعلی با اهداف استراتژیک سال آینده.
- بازسازی سازمانی یا ادغام‌ها: برای ارزیابی اینکه افراد، نقش‌ها و فرآیندها چقدر با ساختار جدید مطابقت دارند.
- رهبری جدید یا جهت‌گیری استراتژیک: برای کمک به ارزیابی اینکه آیا قابلیت‌های فعلی شما از اولویت‌های جدید پشتیبانی می‌کند یا خیر.
- پیاده‌سازی فناوری یا ابزارهای جدید منابع انسانی: برای بررسی اینکه آیا سیستم‌ها و تیم‌های شما از نظر فنی و عملیاتی برای تغییر آماده هستند.
- ممیزی‌های انطباق‌پذیری یا تغییرات نظارتی: برای پرچم‌گذاری سیاست‌ها و آموزش‌های منسوخ یا گمشده، و کاهش ریسک قانونی.
- ابتکارات DEI (تنوع، برابری، شمول): برای شناسایی مواردی که تلاش‌های نمایندگی، برابری یا شمول به اهداف تعیین شده نمی‌رسند.
- توسعه استعداد یا برنامه‌ریزی جانشین‌پروری: برای برجسته کردن شکاف‌ها در آمادگی، مجموعه‌های مهارتی، یا خطوط لوله رهبری.
تحلیل شکاف منابع انسانی به رهبران منابع انسانی امکان می‌دهد به جای واکنش‌پذیری، استراتژیک عمل کنند، با وضوح مشخص می‌کنند که چه چیزی وجود دارد در مقابل چه چیزی مورد نیاز است. این از تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد اینکه کجا باید تلاش‌ها را متمرکز کرد، حمایت می‌کند، به اولویت‌بندی اقدامات با تأثیر بالا کمک می‌کند و تخصیص کارآمد منابع را هدایت می‌کند، خواه استخدام باشد، آموزش، ارتقاء سیستم، یا توسعه سیاست. در نهایت، فرضیات را به بینش‌های قابل اقدام تبدیل می‌کند و از یک عملکرد منابع انسانی فعال‌تر و همسوتر حمایت می‌کند.
مثال‌هایی از تحلیل شکاف منابع انسانی
به گفته مک‌کینزی، سازمان‌های آماده برای آینده سه ویژگی اصلی مشترک دارند:
- آن‌ها در مورد اینکه چه کسی هستند و چه چیزی را نمایندگی می‌کنند، وضوح دارند.
- با تمرکز بر سرعت و سادگی عمل می‌کنند؛ و
- مقیاس‌پذیری را از طریق یادگیری و نوآوری مداوم آزاد می‌کنند.
منابع انسانی در قلب توانمندسازی این ویژگی‌ها قرار دارد، اما برای آزاد کردن این پتانسیل، تیم‌های منابع انسانی باید شناسایی کنند که قابلیت‌های فعلی در کجا از الزامات آینده کوتاهی می‌کنند، خواه در سطح فردی، تیمی، فرآیندی یا سیستمی باشد. این دقیقاً همان جایی است که تحلیل شکاف منابع انسانی ارزشمند می‌شود: ساختاری را برای ارزیابی وضعیت فعلی شما، تعریف وضعیت مطلوب آینده شما، و ترسیم مؤثرترین مسیر برای رسیدن به آنجا فراهم می‌کند.
این موضوع با توجه به اولویت‌های اصلی گارتنر برای رهبران منابع انسانی، به ویژه حیاتی است. توسعه رهبر و مدیر در صدر دستور کار قرار گرفته است، با این حال ۷۵٪ از رهبران منابع انسانی می‌گویند که مدیرانشان تحت فشار زیادی هستند، و ۷۰٪ معتقدند که برنامه‌های رهبری فعلی آن‌ها برای نیازهای آینده مناسب نیست.
برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار نیاز مبرم دیگری است، اما تنها ۱۵٪ از سازمان‌ها واقعاً آن را به طور معناداری انجام می‌دهند. در همین حال، ۵۵٪ از رهبران منابع انسانی می‌گویند که مجموعه فناوری فعلی آن‌ها ناکافی است، و بیش از نیمی از آن‌ها نمی‌توانند بازگشت سرمایه سرمایه‌گذاری‌های فناوری منابع انسانی خود را اندازه‌گیری کنند. این‌ها فقط مشکلات عملیاتی نیستند؛ آن‌ها موانعی برای چابکی، مشارکت، و رشد هستند.
تحلیل شکاف منابع انسانی یک راه روشن و عملی برای مقابله با این چالش‌ها فراهم می‌کند. این به رهبران منابع انسانی کمک می‌کند تا از احساس درونی به برنامه‌ریزی مبتنی بر شواهد روی آورند و تضمین می‌کند که سرمایه‌گذاری‌ها در افراد، سیستم‌ها، و استراتژی به درستی با نیازهای کسب‌وکار همسو هستند.
در اینجا هفت مثال آورده شده است که نحوه استفاده از انواع مختلف تحلیل شکاف منابع انسانی را برای ساخت قابلیت‌ها، فرهنگ، و سیستم‌های مورد نیاز برای *آینده‌نگر کردن نیروی کار* شما بررسی می‌کند:
۱. تحلیل شکاف مهارتی (Skills Gap Analysis)
این ارزیابی تفاوت بین مجموعه مهارت‌های فعلی کارکنان و مهارت‌های مورد نیاز برای برآورده کردن تقاضاهای کسب‌وکار در آینده را اندازه‌گیری می‌کند. منابع انسانی قابلیت‌های فعلی (از طریق فهرست مهارت‌ها، بررسی عملکرد، یا خودارزیابی‌ها) را در برابر مهارت‌های مورد نیاز بر اساس اهداف آتی یا تغییرات استراتژیک ترسیم می‌کند.
چه زمانی از آن استفاده کنیم؟
- در طول چرخه‌های برنامه‌ریزی سالانه.
- قبل از راه‌اندازی فناوری‌های جدید.
- زمانی که نقش‌ها در حال تکامل هستند یا اتوماسیون در حال تغییر دامنه مشاغل است.
در عمل: اگر تیم منابع انسانی شما فاقد مهارت تحلیل داده یا دانش دیجیتال است، تحلیل شکاف مهارتی می‌تواند نیاز به ارتقاء مهارت را مشخص کند. ابزارهایی مانند مدل شایستگی AIHR می‌توانند این فرآیند را هدایت کرده و به شناسایی مسیرهای یادگیری مناسب کمک کنند.
این را امتحان کنید: از این روش نه تنها برای نقش‌های سازمانی بلکه برای تیم منابع انسانی خود نیز استفاده کنید.
۲. تحلیل شکاف فرآیند یا خط‌مشی (Process or Policy Gap Analysis)
بررسی فرآیندها یا خط‌مشی‌های موجود منابع انسانی می‌تواند *ناسازگاری‌ها، ناکارآمدی‌ها، یا رویه‌های منسوخ* را شناسایی کند. منابع انسانی رویه‌های فعلی (به عنوان مثال، ورود به کار (onboarding)، بررسی عملکرد، رویه‌های خروج) را با استانداردها یا معیارهای مطلوب مقایسه می‌کند.
چه زمانی از آن استفاده کنیم؟
- پس از ادغام‌ها یا اکتساب‌ها.
- در طول تحول دیجیتال یا پیاده‌سازی سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS).
- پس از تغییرات خط‌مشی یا مقررات به‌روز شده.
در عمل: ورود به کار ناسازگار در بخش‌های مختلف می‌تواند منجر به مشارکت ضعیف تازه‌واردان شود، اما تحلیل شکاف فرآیند مشخص می‌کند که استانداردها در کجا متفاوت هستند و منابع انسانی را قادر می‌سازد تا یک تجربه ورود به کار سازگار و مقیاس‌پذیر را ارائه دهد.
این را امتحان کنید: با مدیران خطی و کارکنان درگیر شوید تا بازخورد در مورد نقاط درد فرآیند را جمع‌آوری کنید. به یاد داشته باشید، همه شکاف‌ها از بالا قابل مشاهده نیستند.
۳. تحلیل شکاف رهبری (Leadership Gap Analysis)
این ارزیابی قابلیت رهبری فعلی و آمادگی خط لوله جانشین‌پروری است که برای شناسایی کمبودهای رهبری آتی استفاده می‌شود. این تحلیل، کادر رهبری فعلی (از جمله جانشینان بالقوه) را با نیازهای رهبری آتی بر اساس جهت‌گیری استراتژیک یا پیش‌بینی‌های خروج از سازمان مقایسه می‌کند.
چه زمانی از آن استفاده کنیم؟
- هنگام برنامه‌ریزی برای جانشین‌پروری.
- پس از شناسایی نرخ خروج بالای کارکنان در نقش‌های کلیدی.
- قبل از گسترش به بازارهای جدید یا مناطق جغرافیایی.
در عمل: ممکن است متوجه شوید که هیچ جانشین “آماده به کار” برای یک نقش اجرایی حیاتی ندارید، و بینش‌های حاصل از تحلیل شکاف رهبری به شما کمک می‌کند تا توسعه را تسریع بخشید یا زمان‌بندی جانشین‌پروری را تنظیم کنید.
این را امتحان کنید: فراتر از عناوین شغلی بروید و ویژگی‌های رهبری، هوش هیجانی و تصمیم‌گیری تحت فشار را ارزیابی کنید تا پتانسیل واقعی رهبری را بیابید.
۴. تحلیل شکاف برنامه‌ریزی نیروی کار (Workforce Planning Gap Analysis)
تحلیل شکاف برنامه‌ریزی نیروی کار، یک تحلیل آینده‌نگر است که شکاف بین نیروی کار فعلی و آنچه در آینده برای برآورده کردن تقاضاهای عملیاتی مورد نیاز خواهد بود را ارزیابی می‌کند. برای تکمیل این تحلیل، منابع انسانی باید سطوح کارکنان فعلی و مشخصات جمعیت‌شناختی نیروی کار را با نیازهای پیش‌بینی شده کسب‌وکار بر اساس پیش‌بینی‌های رشد، راه‌اندازی محصولات جدید، یا تقاضاهای فصلی مقایسه کند.
چه زمانی از آن استفاده کنیم؟
- در طول برنامه‌ریزی برای توسعه.
- هنگام ورود به بازارهای جدید مشتری.
- در پاسخ به نرخ خروج بالا یا توقف استخدام.
در عمل: پیش‌بینی‌ها نشان می‌دهد که طی شش ماه آینده به ۲۵٪ نیروی خدمات مشتری بیشتر نیاز است، اما زمان‌بندی استخدام، کمبود پیش‌بینی‌شده‌ای در داوطلبان واجد شرایط را نشان می‌دهد. تحلیل شکاف به شما امکان می‌دهد استراتژی‌های استخدام را زودتر و به صورت فعالانه تنظیم کنید.
این را امتحان کنید: سناریوهای متعدد (بهترین حالت، مورد انتظار، و بدترین حالت) را مدل‌سازی کنید تا ریسک‌ها را ارزیابی کرده و برنامه‌های اضطراری را توسعه دهید.
۵. تحلیل شکاف فناوری و ابزارها (Technology and Tools Gap Analysis)
ارزیابی ابزارها و پلتفرم‌های دیجیتال منابع انسانی در برابر نیازهای فعلی و آتی می‌تواند برای بررسی پشته فناوری منابع انسانی فعلی شما (به عنوان مثال، سیستم ردیابی متقاضی (ATS)، سیستم مدیریت یادگیری (LMS)، سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)) در برابر آنچه برای کارایی، مقیاس‌پذیری، یا قابلیت‌های استراتژیک جدید مورد نیاز است، استفاده شود.
چه زمانی از آن استفاده کنیم؟
- هنگامی که فرآیندهای استخدام یا ورود به کار کند یا دستی هستند.
- در طول تحول دیجیتال.
- هنگام معرفی مدل‌های کار از راه دور یا ترکیبی.
در عمل: اگر هنوز از صفحات گسترده برای ردیابی متقاضیان استفاده می‌کنید، ممکن است سرعت استخدام را کاهش دهد. تحلیل شکاف فناوری نیاز به یک سیستم ردیابی متقاضی (ATS) یا ابزار اتوماسیون استخدام را برجسته می‌کند.
این را امتحان کنید: شکاف‌های فناوری را در کنار شکاف‌های مهارتی ترسیم کنید، زیرا فناوری جدید اغلب برای اثربخشی کامل به ارتقاء مهارت نیاز دارد.
۶. تحلیل شکاف انطباق و مقررات (Compliance and Regulatory Gap Analysis)
این یک بررسی از خط‌مشی‌ها، قراردادها و رویه‌های منابع انسانی برای اطمینان از همسویی با قوانین کار فعلی، مقررات صنعت، یا اهداف برابری است، و تیم منابع انسانی خط‌مشی‌ها و رویه‌ها را در برابر استانداردهای قانونی یا اهداف انطباق داخلی (مانند اهداف برابری استخدام، برابری پرداخت، حفاظت از داده‌ها) ممیزی می‌کند.
چه زمانی از آن استفاده کنیم؟
- پس از تغییرات قانونی (به عنوان مثال، قوانین به‌روز شده برابری استخدام).
- در طول ممیزی‌های خارجی.
- هنگام گسترش به حوزه‌های قضایی جدید.
در عمل: تحلیل شکاف ممکن است نشان دهد که برخی از طبقه‌بندی‌های کارکنان منسوخ شده‌اند، که ریسک عدم انطباق با قوانین حداقل دستمزد یا طبقه‌بندی را در پی دارد.
این را امتحان کنید: آن را به یک تلاش مشارکتی با بخش حقوقی و انطباق تبدیل کنید تا اطمینان حاصل شود که تحلیل همه زوایای نظارتی لازم را پوشش می‌دهد.
۷. تحلیل شکاف فرهنگ یا مشارکت (Culture or Engagement Gap Analysis)
تحلیل شکاف فرهنگ یا مشارکت، تجربه و فرهنگ فعلی کارکنان را با ارزش‌ها یا رفتارهای مطلوبی که یک شرکت می‌خواهد پرورش دهد، مقایسه می‌کند. برای انجام این تحلیل، تیم‌های منابع انسانی از نظرسنجی‌های مشارکت، مصاحبه‌های خروج و گروه‌های متمرکز برای شناسایی شکاف‌ها در اعتماد، ارتباطات، شمول، یا روحیه استفاده می‌کنند.
چه زمانی از آن استفاده کنیم؟
- پس از تغییرات سازمانی عمده.
- هنگامی که امتیازات مشارکت کاهش می‌یابد.
- در طول ابتکارات تنوع و شمول.
در عمل: اهداف DEIB شما به ایمنی روان‌شناختی نیاز دارند، اما نظرسنجی‌ها نشان می‌دهد که کارکنان احساس امنیت نمی‌کنند که صحبت کنند. تحلیل شکاف می‌تواند نشان دهد که این عدم ارتباط در کجا نهفته است، خواه رفتار رهبری باشد، کمبود آموزش، یا فرآیندهای مبهم برای ارجاع.
این را امتحان کنید: معیارهای خود را به امتیازات نظرسنجی محدود نکنید. داده‌های کمی و کیفی را برای یک تصویر کامل‌تر ترکیب کنید.
نحوه انجام تحلیل شکاف در منابع انسانی
برای انجام یک تحلیل شکاف موثر در منابع انسانی، به یک رویکرد ساختاریافته و استراتژیک نیاز دارید که مشاهدات کلی را به اقدامات روشن تبدیل کند. در ادامه، یک فرآیند گام به گام را ارائه می‌دهیم که می‌توانید دنبال کنید، خواه در حال تحلیل مهارت‌ها، سیستم‌ها، سیاست‌ها، یا ظرفیت نیروی کار باشید.
۱. حوزه تمرکز را تعریف کنید
با مشخص کردن آنچه در حال تحلیل آن هستید، شروع کنید. آیا در حال بررسی یک شکاف مهارتی، یک مسئله در خط رهبری، یک موضوع انطباق‌پذیری یا چیز دیگری هستید؟ هرچه متمرکزتر باشید، جمع‌آوری داده‌های صحیح و نتیجه‌گیری‌های معنی‌دار آسان‌تر خواهد بود.
نکته HR:از تلاش برای تحلیل همزمان چندین حوزه خودداری کنید. دامنه خود را به آنچه برای اولویت‌های فعلی کسب‌وکار مرتبط است، محدود کنید.
۲. از یک قالب ساختاریافته استفاده کنید
استفاده از یک چارچوب یا قالب می‌تواند به حفظ انسجام و وضوح تحلیل شما کمک کند. این کار اطمینان می‌دهد که هر مرحله را به صورت منطقی (از وضعیت فعلی تا برنامه اقدام) مستند می‌کنید و یافته‌هایتان را راحت‌تر می‌توانید با ذینفعان به اشتراک بگذارید.
نکته HR: از یک قالب تحلیل شکاف قابل دانلود استفاده یا آن را سفارشی‌سازی کنید که شامل بخش‌هایی برای وضعیت فعلی، وضعیت مطلوب آینده، شکاف‌های شناسایی شده، ریشه‌یابی علل، تأثیر، و توصیه‌ها باشد.
وضعیت فعلی را توصیف کنید
داده‌های مربوط به وضعیت کنونی را جمع‌آوری کنید. این می‌تواند شامل بررسی سیاست‌ها، ارزیابی معیارهای نیروی کار، انجام نظرسنجی‌ها، ارزیابی مهارت‌ها، تحلیل داده‌های HRIS یا مصاحبه با ذینفعان باشد.
نکته HR: از ورودی‌های کیفی و کمی استفاده کنید. به یاد داشته باشید، اعداد یک سمت داستان را بیان می‌کنند، اما تجربه زیسته اغلب نشان می‌دهد که چه چیزی در غیاب یا معیوب است.
وضعیت مطلوب آینده را تعریف کنید
مشخص کنید که “وضعیت خوب” چگونه به نظر می‌رسد. این می‌تواند بر اساس اهداف کسب‌وکار، معیارهای صنعت، استانداردهای داخلی یا نیازهای قابلیت‌های آینده باشد. به عنوان مثال، اگر کسب‌وکار شما در حال دیجیتالی شدن است، وضعیت مطلوب شما ممکن است شامل یک تیم HR کاملاً با سواد داده‌ای یا یک سیستم ورود به کار خودکار باشد.
نکته HR: وضعیت مطلوب خود را قابل اندازه‌گیری کنید. موفقیت را از نظر رفتارها، قابلیت‌ها، سیستم‌ها یا نتایج تعریف کنید.
۵. شکاف‌ها را شناسایی کنید
اکنون، وضعیت فعلی خود را با وضعیت مطلوب آینده خود مقایسه کنید و آنچه در غیاب است را شناسایی کنید. شکاف‌ها ممکن است شامل مهارت‌های از دست رفته، فناوری کمتر مورد استفاده، سیاست‌های نامشخص، پذیرش ضعیف فرآیندها، یا کاستی‌های رهبری باشد.
نکته HR: تنها به فهرست کردن شکاف‌ها اکتفا نکنید، بلکه علل ریشه‌ای آن‌ها را درک کنید. بپرسید چرا هر شکافی وجود دارد و چه چیزی به آن کمک می‌کند.
شکاف‌ها را اولویت‌بندی کنید
همه شکاف‌ها به یک اندازه فوری نیستند. بر اساس تأثیر، ریسک، همسویی استراتژیک، و در دسترس بودن منابع، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. روی آنچه بیشترین ارزش را به ارمغان می‌آورد یا از بزرگترین ریسک‌ها جلوگیری می‌کند، تمرکز کنید.
نکته HR: برای رتبه‌بندی شکاف‌ها از معیارهایی مانند تأثیر تجاری، هزینه عدم اقدام، و همسویی با اهداف استراتژیک استفاده کنید.
۷. یک برنامه اقدام ایجاد کنید
برای هر شکاف اولویت‌بندی شده، آنچه باید اتفاق بیفتد، چه کسی مسئول اقدام خواهد بود، جدول زمانی چگونه است، و موفقیت چگونه اندازه‌گیری خواهد شد را ترسیم کنید. برنامه شما باید واقع‌بینانه اما به اندازه کافی بلندپروازانه باشد تا تغییر را به پیش ببرد.
نکته HR: اهداف بزرگ را به گام‌های کوچک‌تر و قابل اجرا تقسیم کنید. مسئولیت‌پذیری واضحی را به افراد یا تیم‌ها، نه فقط به بخش‌ها، اختصاص دهید.
۸. یافته‌ها را به اشتراک بگذارید
بینش‌های خود را با رهبری و سایر ذینفعان کلیدی به اشتراک بگذارید. از ابزارهای بصری مانند نمودارها یا داشبوردها برای نشان دادن شکاف‌های کلیدی، اولویت‌ها و برنامه‌ها استفاده کنید. یک توجیه تجاری روشن برای اینکه چرا هر اقدامی مهم است، ارائه دهید.
نکته HR: پیام خود را متناسب کنید؛ مدیران اجرایی خواهان تأثیر تجاری هستند، منابع انسانی خواهان وضوح عملیاتی است و کارکنان می‌خواهند بدانند چه چیزی در حال تغییر است و چرا.
۹. پیاده‌سازی و نظارت بر پیشرفت
شروع به اجرای برنامه خود کنید، اما به یاد داشته باشید: تحلیل شکاف یک تمرین یکباره نیست. پیشرفت را پیگیری کنید، نتایج را اندازه‌گیری کنید، و در صورت لزوم برنامه را تنظیم کنید. برخی شکاف‌ها ممکن است سریع‌تر از سایرین پر شوند، و شکاف‌های جدیدی ممکن است پدیدار شوند.
نکته HR: بررسی‌های پیشرفت را در چرخه‌های گزارش‌دهی منظم منابع انسانی خود بگنجانید. از آن‌ها به عنوان نقاط بازرسی برای حفظ شتاب استفاده کنید.
۱۰. به طور منظم بازبینی و اصلاح کنید
نیازهای کسب‌وکار تکامل می‌یابند و تحلیل شکاف شما نیز باید همینطور باشد. آن را بخشی از برنامه‌ریزی سالانه یا چرخه بازبینی خود قرار دهید و این تمرین را از یک راه‌حل واکنشی به یک عنصر اصلی از استراتژی فعال منابع انسانی تبدیل کنید.
نکته HR: در صورت امکان از فناوری برای خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیند، به ویژه جمع‌آوری داده‌ها و داشبوردها استفاده کنید.
قالب تحلیل شکاف در منابع انسانی
این قالب تحلیل شکاف منابع انسانی قابل دانلود به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا به صورت سیستماتیک شکاف‌ها را در مهارت‌ها، فرآیندها، ابزارها، رهبری یا ظرفیت نیروی کار شناسایی و پر کنند.
از این قالب برای هدایت شما در هر عنصر کلیدی یک تحلیل موفق استفاده کنید، با وضعیت فعلی شروع کنید، جایی که آنچه در حال حاضر اتفاق می‌افتد را مستند می‌کنید و وضعیت مطلوب، که نشان می‌دهد کجا می‌خواهید باشید. سپس شکاف بین این دو را تعریف می‌کنید، تأثیر آن شکاف را ارزیابی می‌کنید،و یک سطح اولویت برای تمرکز بر آنچه مهم‌تر است، تعیین می‌کنید.
از آنجا، می‌توانید یک برنامه اقدام روشن بسازید، یک مسئول برای اطمینان از پاسخگویی اختصاص دهید و یک جدول زمانی برای پیگیری پیشرفت تنظیم کنید.
تحلیل شکاف منابع انسانی ابزاری رهبری است که از وضوح استراتژیک، همسویی عملیاتی و تصمیم‌گیری متمرکز بر افراد حمایت می‌کند. در جهانی که تغییرات ثابت هستند و انتظارات از منابع انسانی همچنان رو به رشد است، داشتن یک راه ساختاریافته برای ارزیابی قابلیت‌های فعلی در برابر نیازهای آینده، به شما مزیت انکارناپذیری می‌دهد. خواه در تلاش برای رفع ناکارآمدی‌ها، برنامه‌ریزی برای رشد، یا ساختن یک نیروی کار مقاوم‌تر باشید، تحلیل شکاف منابع انسانی (در اینجا مقاله شکاف عملکرد سازمانی و نحوه از بین بردن آن را بخوانید) اطمینان می‌دهد که اقدامات شما مبتنی بر داده، اولویت‌بندی شده و همسو با مهمترین موارد برای کسب‌وکار هستند.
حالا نوبت شماست. از قالب تحلیل شکاف منابع انسانی برای هدایت تحلیل بعدی خود استفاده کنید. اگر لازم است، از موارد کوچک شروع کنید، روی یک وظیفه، تیم یا چالش تمرکز کنید. بخش مهم این است که شروع کنید. با بینش‌ها، ابزارها و نیت صحیح، منابع انسانی می‌تواند از “اطفای حریق” به “شکل‌دهی آینده” تغییر کند.