آیا می دانستید که 33 درصد از مدیران استخدامی در 90 ثانیه اول مصاحبه شغلی در مورد نامزدها تصمیم می‌گیرند؟ ساختار مصاحبه ها با الگوهای مناسب به شما کمک می‌کند تا مدیران استخدام را در راه درست مصاحبه با نامزدها راهنمایی کنید.
استفاده از الگو مصاحبه در فرآیند استخدام می‌تواند به شرکت شما در جذب استعدادهای برتر و ارائه یک تجربه مثبت نامزد برتری دهد. طبق بررسی هاروارد بیزینس ریویو، تصمیمات استخدامی نادرست منجر به 80 درصد جابجایی کارکنان می‌شود و فقدان فرآیند باعث 45 درصد از استخدام های بد می‌شود.
این مقاله به اهمیت الگوهای مصاحبه و نحوه استفاده از آنها می‌پردازد. همچنین شامل یک الگو مصاحبه شغلی قابل دانلود رایگان است.
الگوی مصاحبه چیست؟
یک الگو مصاحبه چارچوبی ساختاریافته برای انجام مصاحبه در حین استخدام و استخدام فراهم می‌کند. این سؤالات اساسی و معیارهای امتیازدهی را برای استفاده مداوم در تمام مصاحبه‌ها برای یک موقعیت خاص مشخص می‌کند.
یک الگوی مصاحبه روند مصاحبه را ساده می کند و به ایجاد ثبات برای ارزیابی منصفانه و عادلانه کاندیداها کمک می‌کند. باید قالب‌های مصاحبه را متناسب با الزامات موقعیت شغلی مختلف و انواع مصاحبه‌ها سفارشی کنید.
چرا یک الگو مصاحبه خوب مهم است؟
یک طرح کلی مصاحبه با ساختار مناسب یا الگو مصاحبه شغلی سنگ بنای شیوه‌های موثر استخدام منابع انسانی است. استفاده از ساختار مصاحبه برای استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام، نقشه راه روشنی را برای فرآیند مصاحبه فراهم می‌کند و تمام سوالات و موضوعاتی را که باید پوشش داده شوند، فهرست می‌کند.
مقابله با سوگیری های شناختی در مصاحبه ها نیز ضروری است. اگر کنترل نشود، این سوگیری ها می‌تواند منجر به تصمیمات استخدام ناعادلانه شود و تلاش‌های تنوع شرکت شما را تضعیف کند.
برای مثال، «اثر هاله» زمانی اتفاق می‌افتد که یک برداشت اولیه مثبت منجر به ارزیابی بیش از حد مطلوب شود، در حالی که «لنگر» زمانی رخ می‌دهد که اطلاعات اولیه به شدت بر قضاوت‌های بعدی تأثیر بگذارد. در همین حال، «وفاداری قبیله‌ای» می‌تواند باعث شود که مصاحبه‌کنندگان از نامزدهایی با پیشینه‌های مشابه حمایت کنند.
الگو های استاندارد مصاحبه می‌توانند این سوگیری‌ها را به حداقل برسانند و اطمینان حاصل کنند که مدیران استخدام همه نامزدها را بر اساس صلاحیت‌ها و پتانسیل‌هایشان ارزیابی می‌کنند نه بر اساس برداشت‌های ذهنی یا سوگیری‌های شخصی.
دوره جذب، استخدام و اصول مصاحبه استخدامی
برای کسب اطلاعات بیشتر درخصوص انواع استخدام، استراتژی استخدام و اصول مصاحبه استخدامی پیشنهاد می‌کنیم در این دوره شرکت نمایید.
"فراتر از ساده‌سازی فرآیند مصاحبه، یک الگوی مصاحبه می‌تواند به یک تجربه مثبت نامزد کمک کند. این اطمینان حاصل می کند که پانل به اندازه کافی آماده شده است. سؤالات مربوط به شرایط شغلی است و داوطلب می‌تواند در پایان فرآیند استخدام بازخورد مناسب دریافت کند.»
مزایای استفاده از الگو مصاحبه
در اینجا برخی از مزایای اضافی یک الگو مصاحبه خوب وجود دارد:
پوشش منسجم و جامع: یک الگوی استاندارد می تواند به جلوگیری از انحراف مصاحبه‌ها از موضوع کمک کند و احتمال نادیده گرفتن سؤالات مهم یا معیارهای ارزیابی را کاهش دهد.
استخدام کارآمد و مقیاس پذیر: استفاده از قالب‌های مصاحبه سفارشی برای هر نقش باعث صرفه جویی در زمان و تضمین فرآیند استخدام استاندارد در مقیاس در سراسر سازمان می‌شود.
انطباق قانونی و کاهش خطر: یک الگوی خوش ساخت با اطمینان از مرتبط بودن همه سؤالات با شغل و عدم تبعیض بر اساس ویژگی‌های محافظت شده، به کاهش خطر مشکلات قانونی کمک می‌کند.
ارزیابی هدفمند نامزد: چارچوبی روشن برای ارزیابی نامزدها در برابر الزامات شغلی خاص فراهم می‌کند و شناسایی مناسب‌ترین افراد برای هر نقش را آسان‌تر می‌کند.
کاهش تعصب: با پرسیدن سؤالات یکسان و استفاده از معیارهای ارزیابی یکسان برای همه کاندیداها، می‌توانید خطر سوگیری های شخصی را که بر تصمیمات استخدامی تأثیر می‌گذارد، به حداقل برسانید.
غلبه بر شکاف‌های مهارتی: حتی اگر مصاحبه‌گر فاقد تجربه باشد، یک الگوی مصاحبه می‌تواند او را در طول فرآیند راهنمایی کند و سؤالات مربوطه را برای پرسیدن پیشنهاد دهد.
5 عنصر کلیدی یک الگو مصاحبه خوب
در اینجا پنج عنصر ضروری برای هر الگو مصاحبه شغلی وجود دارد:
- مقدمه و اهداف مصاحبه: الگو باید هدف و نوع مصاحبه، موقعیت، افرادی که باید در مصاحبه شرکت کنند و مدت زمان مورد انتظار آن را مشخص کند.
- اطلاعات نامزد: این بخش باید جزئیات اولیه نامزد، مانند نام، اطلاعات تماس و موقعیتی را که برای آن درخواست می‌کنند، نشان دهد. همچنین باید مدارک تحصیلی، سابقه شغلی و سایر جزئیات ضروری که ممکن است هیئت استخدام شما به آن نیاز داشته باشد، باشد. یک مدیر استخدام می‌تواند برخی از این اطلاعات را از رزومه نامزد استخراج کند و قبل از مصاحبه این بخش را از قبل پر کند.
- سؤالات خاص شغل: این سؤالات باید مستقیماً با الزامات شغل مرتبط باشد تا به پانل استخدام شما کمک کند دانش، مهارت‌ها و تجربه داوطلب در زمینه‌های مربوطه را ارزیابی کند.
- ترکیبی متعادل از انواع سوال: یک الگوی مصاحبه خوب باید شامل انواع مختلفی از سوالات باشد تا ارزیابی جامعی از داوطلب ارائه دهد، مانند:
- سوالات فنی: این سوالات بر دانش و مهارت‌های فنی مربوطه داوطلب تمرکز دارد. به عنوان مثال، سوالات فنی برای موقعیت مدیر توسعه کسب و کار ممکن است شامل این موارد باشد: “تجربه شما با نرم افزار CRM چیست؟” یا “چگونه به پیش بینی فروش نزدیک می‌شوید؟”
- سؤالات رفتاری: این سؤالات رفتار گذشته داوطلب را در موقعیت‌های خاص بررسی می‌کنند تا به ارائه بینشی در مورد شخصیت، توانایی‌های حل مسئله و سبک کاری آنها کمک کنند. به عنوان مثال، «زمانی که مجبور شدید با یک شکست در زمینه مسائل شخصی اخیر در یک زمینه تجاری روبرو شوید، توضیح دهید. چطور با شرایط کنار آمدی؟»
- سؤالات مبتنی بر شایستگی: این سؤالات شایستگی‌ها یا مهارت های خاص داوطلب را که برای شغل ضروری هستند ارزیابی می‌کند. به عنوان مثال، «درباره زمانی به من بگویید که باید به یک مشتری چند ملیتی جدید پیشنهاد می‌دادید. چه مراحلی را آغاز کردید؟
- بخش یادداشت‌های مصاحبه: این بخش باید فضایی را برای مصاحبه‌گر فراهم کند تا نکات کلیدی مصاحبه، مانند صلاحیت‌ها، نقاط قوت، ضعف، برداشت کلی و امتیازدهی نامزد را ثبت کند.
نکته HR
هنگام سفارشی کردن سؤالات مصاحبه خود برای ارزیابی رفتارهای گذشته نامزدها، روش STAR (وضعیت، وظیفه، اقدام و نتیجه) را در نظر بگیرید. این رویکرد ساختاریافته داوطلبان را تشویق می‌کند تا موقعیت‌هایی را که با آن روبرو شده‌اند، وظایف مربوطه، اقداماتی که انجام داده‌اند و نتایجی که به دست آورده‌اند را توصیف کنند. این بینشی در مورد اینکه چگونه کاندیداها ممکن است چالش‌ها را مدیریت کنند و مهارت‌های خود را در سناریوهای دنیای واقعی به کار گیرند، ارائه می‌دهد.
نحوه استفاده از قالب مصاحبه
در اینجا نحوه استفاده موثر از یک الگوی مصاحبه آمده است:
مرحله 1: در مورد ساختار الگو مصاحبه تصمیم بگیرید
با تهیه یک الگو مصاحبه خوب شروع کنید (شما می‌توانید الگو مصاحبه شغلی رایگان ما را دانلود کنید). این باعث صرفه جویی در زمان و تلاشی می‌شود که برای توسعه خود نیاز دارید. در مرحله بعد، اطلاعات نامزد، فیلدهای سؤال و امتیازدهی را متناسب با نیازهای سازمان خود تنظیم کنید.
مرحله 2: الگوهای مصاحبه خود را بر اساس موقعیت شغلی سفارشی کنید
با گنجاندن سؤالاتی در مورد الزامات شغلی خاص، هر الگو را سفارشی کنید تا به مهارت‌ها، تجربه و صلاحیت‌های نامزدها عمیق‌تر بپردازید. این اطمینان حاصل می‌کند که سؤالات مصاحبه با شایستگی‌های حیاتی مورد نیاز برای هر موقعیت مرتبط هستند.
سوالات هدفمند همچنین به شما کمک می‌کند تا بهتر ارزیابی کنید که نامزدها چقدر با شرح شغل مطابقت دارند، زمینه‌های بالقوه توسعه را شناسایی کنید و مناسب بودن آنها را هم برای نقش و هم برای سازمان خود به عنوان یک کل ارزیابی کنید. شرح شغل مناسب نیز برای راهنمایی سوالات مصاحبه و کارآمدتر کردن فرآیند ضروری است. حتی می‌توانید از ChatGPT برای استخدام استفاده کنید تا به شما در نوشتن شرح شغل کمک کند.
مهارت‌های مصاحبه خود را برای جذب استعدادهای برتر توسعه دهید
پیمایش انواع مختلف مصاحبه‌های نامزد برای چندین متقاضی چالش برانگیز اما ضروری برای متخصصان منابع انسانی در استخدام است.
مرحله 3: الگو را در فرآیند استخدام بگنجانید
پانل استخدام خود را از طریق الگو عبور دهید تا بتوانند با آن آشنا شوند، سؤال بپرسند و در صورت لزوم تغییراتی را پیشنهاد کنند. این به آنها کمک می‌کند تا رویکردی سازگار و ساختار یافته داشته باشند و خطر نادیده گرفتن اطلاعات مهم یا خارج شدن از موضوع را محدود کنند.
این همچنین کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که پانل استخدام همه نامزدها را در یک زمین بازی ارزیابی می‌کند و عدالت و عینیت را در فرآیند استخدام ارتقا می‌دهد.
مرحله 4: از الگوی یادداشت‌های مصاحبه برای دریافت پاسخ های نامزد استفاده کنید
یادداشت برداری دقیق در طول هر مصاحبه به تصمیم گیری آگاهانه برای استخدام کمک می‌کند. با مستندسازی پاسخ‌های کاندیداها با استفاده از الگوی یادداشت‌های مصاحبه، پانل استخدام شما می‌تواند هنگام ارزیابی نامزدها و مقایسه آنها به نکات خاصی مراجعه کند.
این به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که تصمیم نهایی استخدام بر اساس معیارهای عینی است و هیئت استخدام تنها به حافظه یا غریزه متکی نیست.
مرحله 5: از یک الگوی ارزیابی مصاحبه برای ارزیابی عینی عملکرد استفاده کنید
پس از مصاحبه، پانل استخدام شما می‌تواند از یک الگوی ارزیابی مصاحبه برای ارزیابی عملکرد نامزد بر اساس معیارهای خاص استفاده کند. این به استاندارد کردن فرآیند ارزیابی کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که پانل همه نامزدها را با استفاده از معیارهای یکسان ارزیابی می‌کند و منجر به تصمیم گیری‌های آگاهانه‌تر و سازگارتر برای استخدام می‌شود.
نکته HR
فراموش نکنید که قبل از سفارشی کردن الگو مصاحبه، یک تجزیه و تحلیل شغلی یا محدوده نقش به خوبی تعریف شده ایجاد کنید. این به شما درک روشنی از مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و صلاحیت‌های هر شغل می‌دهد و به شما امکان می‌دهد سؤالات مصاحبه مناسب را تنظیم کنید. ارزیابی‌های نامزد شما و تصمیم‌گیری‌های استخدام دقیق‌تر خواهد بود و می‌توانید خطر استخدام فردی با صلاحیت بیش از حد یا فاقد صلاحیت برای این موقعیت را به حداقل برسانید.
5 نوع قالب مصاحبه
الگوهای مصاحبه نه تنها در طول فرآیند استخدام ضروری هستند. آنها همچنین می‌توانند به شما در جمع آوری اطلاعات ارزشمند در طول چرخه زندگی کارمندان، از استخدام تا خارج کردن کارمند از فرآیند آنبوردینگ کمک کنند.
مصاحبه‌ها به ساختار بازخورد و اطلاعات جمع‌آوری‌شده از کارکنان حول الزامات و مضامین خاصی که در نقاط مختلف چرخه زندگی کارکنان مرتبط هستند، کمک می‌کند. مارنا توضیح می‌دهد که آنها پاسخ‌هایی را که می‌خواهیم جمع‌آوری کنیم هدف می‌گیرند و اجازه مقایسه داده‌ها را برای ارزیابی پاسخ‌ها یا به دست آوردن بینش می‌دهند.
در اینجا پنج نوع اصلی راهنمای مصاحبه وجود دارد که باید به مجموعه ابزار منابع انسانی خود اضافه کنید:
الگو مصاحبه شغلی
یک الگو مصاحبه شغلی سوالات کلیدی، معیارهای ارزیابی و ساختار مصاحبه با نامزدهای شغلی را مشخص می‌کند. این به مصاحبه‌گران کمک می‌کند تا از طریق چارچوبی برای سؤالات مرتبط در مورد هر نقش و الزامات آن، ثبات را حفظ کنند. علاوه بر این، به صرفه جویی در زمان کمک می‌کند زیرا لازم نیست برای هر مصاحبه از ابتدا آماده شوید.
این الگو همچنین با ارزیابی همه نامزدها با استفاده از معیارهای یکسان، کاهش تعصب و اطمینان از تمرکز بر شایستگی‌های مربوطه، به ارتقای عدالت کمک می‌کند. در عین حال، می‌تواند به شما در جمع‌آوری داده‌های قابل مقایسه از چندین نامزد کمک کند و به شما امکان می‌دهد تصمیمات عینی‌تری بگیرید.
قالب یادداشت مصاحبه
مصاحبه ها معمولاً شامل نامزدهای مختلف در جلسات متعدد در طول چند هفته می‌شود. یک الگوی یادداشت‌های مصاحبه، قالبی ساختاریافته برای گرفتن اطلاعات کلیدی در طول هر تعامل ارائه می‌دهد.
همچنین تضمین می‌کند که پانل استخدام شما می‌تواند جزئیات ضروری در مورد هر نامزد، مانند پاسخ‌های آنها به سوالات، مهارت‌ها و تجربه‌شان و عملکرد کلی را مستند کند. سپس این امر به آنها کمک می‌کند تا تصمیمات استخدامی آگاهانه تر و کمتر مغرضانه اتخاذ کنند.
الگوی ارزیابی مصاحبه
الگوی ارزیابی مصاحبه یک سند ساختاری است که برای امتیازدهی و ارزیابی عملکرد داوطلب در طول مصاحبه استفاده می‌شود. این امر به استانداردسازی فرآیند ارزیابی کمک می‌کند، اطمینان حاصل می‌کند که هیئت استخدام همه نامزدها را بر اساس معیارهای یکسان رتبه‌بندی می‌کند، عینیت را هدایت می‌کند و سوگیری را به حداقل می‌رساند.
این الگو با مشخص کردن زمینه‌های مهم برای ارزیابی، مانند مهارت‌ها، تجربه، همسویی نقش‌ها و تناسب فرهنگی، به جمع‌آوری بازخورد جامع از مصاحبه‌گران کمک می‌کند. سپس می‌توانید از این اطلاعات برای لیست کوتاه نامزدها و تصمیم گیری آگاهانه درباره استخدام استفاده کنید.
قالب مصاحبه بمانید
علاوه بر استخدام استعدادهای برتر، شما همچنین می‌خواهید که آنها تا زمانی که ممکن است در شرکت بمانند. مصاحبه ماندن راه خوبی برای انجام این کار است. اینها گفتگوهای پیشگیرانه‌ای با کارمندان فعلی است تا به شما در درک میزان رضایت شغلی آنها و شناسایی عوامل بالقوه‌ای که می‌تواند باعث استعفای آنها شود کمک کند.
یک الگوی مصاحبه رویکردی ساختاریافته برای این مکالمات مصاحبه ارائه می‌کند و تضمین می‌کند که از همه کارمندان سؤالات اصلی یکسانی بپرسید. این یک راهنمای مصاحبه مقیاس پذیر ارائه می‌دهد که به راحتی می توانید برای نقش‌ها یا بخش‌های مختلف تطبیق دهید و به شما امکان می‌دهد مسائل مشترک را در بین نقش‌ها، بخش‌ها یا سازمان شناسایی کنید.
از قالب مصاحبه خارج شوید
مصاحبه‌های خروج، مکالماتی هستند که منابع انسانی با کارکنان در حال خروج برای درک دلایل ترک آنها انجام می‌دهند. یک الگوی مصاحبه خروج می‌تواند به جمع‌آوری اطلاعات استانداردی که می‌توانید برای بهبود استراتژی‌های حفظ استعداد شرکت خود استفاده کنید، کمک کند.
این الگو با جمع‌آوری داده‌ها در قالبی ثابت برای شناسایی گرایش‌ها در میان کارمندانی که استعفا می‌دهند، به ساده‌سازی فرآیند آفبردینگ کمک می‌کند. به این ترتیب، سازمان ایده روشنی در مورد اینکه کدام حوزه ها نیاز به بهبود دارند، مانند پاداش، مزایا یا فرهنگ مرتبط است.
چک لیست استخدام
چک لیست استخدامی جدید مانند یک نقشه راه است که شما را گام به گام راهنمایی می‌کند تا مطمئن شوید هیچ بخشی در سفر استخدامی کارکنان به سمت موفقیت از دست نمی‌رود.
نکته HR
یک مصاحبه ساختاریافته با سوالات از پیش تعیین شده برای مقایسه‌های عینی و ارزیابی مهارت‌ها ایده آل است. با این حال، یک مصاحبه بدون ساختار می‌تواند بینش های ارزشمندی در مورد شخصیت و فرآیندهای فکری یک نامزد ارائه دهد. هنگام سفارشی سازی قالب مصاحبه، مطمئن شوید که هم عناصر ساختاریافته و هم غیرساختار یافته را در نظر بگیرید تا بتوانید درک جامعی از هر نامزد کسب کنید و بهترین تصمیمات ممکن را برای استخدام بگیرید.
الگو مصاحبه با ساختار مناسب و سفارشی‌شده می‌توانند با ساده‌سازی فرآیند استخدام در وقت شما صرفه‌جویی کنند. در عین حال، استفاده از یک چارچوب منسجم، ارزیابی منصفانه همه نامزدها را تضمین می‌کند و به هیئت‌های استخدام در تصمیم‌گیری بی‌طرفانه برای استخدام کمک می‌کند. الگوهای مصاحبه همچنین به کاهش خطرات و ارتقای تنوع کمک می‌کند. چه در حال استخدام استعدادهای جدید باشید و چه مصاحبه های ورود یا خروج انجام دهید، ترکیب الگوهای سفارشی در طول چرخه زندگی کارکنان امکان جمع آوری داده های بهتر و تصمیم گیری آگاهانه تر را فراهم می‌کند. در نهایت، این کار نتایج استخدام سازمان شما را بهبود می‌بخشد.