مدت زمان مطالعه: ۲۸ دقیقه

چرخه عمر کارمند چیست؟

چرخه عمر کارمند کل رابطه بین یک کارمند و سازمانی را که در آن کار می‌کند پوشش می‌دهد. به عبارت دیگر، این چرخه مراحل مختلفی را که یک کارمند از لحظه استخدام تا زمان ترک سازمان طی می‌کند، توصیف می‌کند.

هفت مرحله چرخه عمر کارمند

هفت مرحله در مدل چرخه عمر کارمند عبارت‌اند از:

1. جذب (Attraction)

2. استخدام (Recruitment)

3. آنبوردینگ (Onboarding)

4. نگهداشت (Retention)

5. توسعه (Development)

6. خروج (Offboarding)

7. ترک رضایتمندانه (Happy leavers)

این مدل به شما کمک می‌کند رابطه کارمند ـ کارفرما را به تصویر بکشید و مطمئن شوید که هرآنچه برای موفقیت، رضایت و بهره‌وری کارمندان لازم است در نظر گرفته‌اید.

آنچه کارمندان در هر مرحله تجربه یا مشاهده می‌کنند، تجربه کارکنان (Employee Experience) نام دارد.

وقتی درک کنید که چرخه عمر کارمند چگونه در سازمان شما عمل می‌کند، راحت‌تر می‌توانید تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرید که هم به نفع کارمندان و هم به سود سازمان باشد.

مدیریت درست چرخه عمر کارمند برای موفقیت مدیریت سرمایه انسانی حیاتی است، زیرا:

• نیازهای کارمندان را بهتر می‌شناسید.

• استراتژی‌هایی برای پاسخ به این نیازها تدوین می‌کنید.

• و اقداماتی برای بهینه‌سازی بهره‌وری و مشارکت کارمندان برمی‌دارید.

با درک کامل چرخه عمر کارمند، سازمان می‌تواند سیاست‌ها و رویه‌های معناداری ایجاد کند که از رشد و توسعه ارزشمندترین دارایی خود ـ یعنی نیروی انسانی ـ حمایت کند.

لیندا شَفر، مدیر ارشد عملیات منابع انسانی در Checkr

چرا مدیریت چرخه عمر کارمند اهمیت دارد؟

دلایل متعددی وجود دارد که نشان می‌دهد چرخه عمر کارمند بسیار مهم است. سه دلیل اصلی عبارت‌اند از:

۱. بهبود تجربه کارمند

پایش مراحل مختلف چرخه عمر کارمند به شما کمک می‌کند برای تمام کارمندان، چه قبل، چه حین، و چه بعد از همکاری‌شان با سازمان، تجربه‌ای مثبت رقم بزنید.

باید نیازهای متفاوت استعدادها را در مراحل مختلف چرخه عمر پاسخ دهید.

به‌عنوان مثال:

• یک کارمند تازه‌وارد با انگیزه زیاد اما آگاهی کم از نحوه انجام وظایف، نیازمند حمایت در انجام کار و درک ارزش‌ها و رفتارهای سازمان است.

• در حالی که کارمندی که از یک نقش کارشناسی به یک نقش مدیریتی ارتقا یافته، فرهنگ سازمان را می‌شناسد اما ممکن است فاقد مهارت‌های رهبری برای مدیریت عملکرد تیم باشد.

لیزا اشمیت (مشاور و مربی تغییر فرهنگ) می‌گوید:
«وقتی سازمان‌ها درک کنند که نیازها در طول زمان تغییر می‌کند و افراد بسته به ترجیحات، تجربه و مهارت‌هایشان به حمایت‌های متفاوتی نیاز دارند، می‌توانند دقیقاً روی عواملی تمرکز کنند که موفقیت آن کارمند را تضمین می‌کند و برنامه‌ها، خدمات و توسعه موردنیاز را هدف‌گذاری کنند.»

با مدیریت چرخه عمر کارمند می‌توانید:

• احساس کارمندان نسبت به شغل و سازمان را بسنجید.

• شکاف‌ها در فرایندهای جذب، آنبوردینگ و نگهداشت را شناسایی کنید.

• تغییراتی برای رفع این شکاف‌ها اعمال کنید.

۲. افزایش بهره‌وری و عملکرد سازمانی

شناخت مراحل مختلف چرخه عمر کارمند به شما کمک می‌کند تغییراتی اعمال کنید که بهره‌وری و عملکرد سازمان را ارتقا می‌دهد.

می‌توانید تعیین کنید چه چیزی کارمندان را انگیزه‌مند می‌کند (حقوق، برنامه‌های آموزشی، یا ابتکارات دیگر).
همچنین درمی‌یابید چه نوع محیط کاری برای کارمندان مطلوب‌تر است تا همیشه احساس راحتی داشته باشند.

نکته مهم تجاری این است:
سازمان‌هایی که تجربه کارمند بهتری ارائه می‌دهند، می‌توانند درآمد خود را بیش از ۵۰٪ افزایش دهند.
زیرا کارمندانی که احساس خوشحالی و درگیری مثبت دارند، بهره‌وری و عملکرد بهتری نشان می‌دهند.

۳. افزایش نگهداشت کارمند

یک چرخه عمر کارمند طراحی‌شده و قوی به حفظ نیروها کمک می‌کند.

برای نمونه:

• تقویت مرحله آنبوردینگ می‌تواند نرخ ماندگاری نیروهای جدید را تا ۸۲٪ افزایش دهد.

بهبود مستمر چرخه عمر و تجربه کارمند، نرخ ترک شغل را کاهش می‌دهد؛ زیرا کارکنان احساس ارزشمندی و درگیری بیشتری خواهند داشت.
این رویکرد همچنین به منابع انسانی کمک می‌کند پیش‌بینی کند چه زمانی احتمال ترک کارمندان وجود دارد و پیش از خروج، اقدامات لازم برای حفظ آن‌ها را انجام دهد.

توسعه مهارت‌های لازم برای مدیریت مؤثر چرخه عمر کارمند

✅ ایجاد برند کارفرمایی (Employer Brand) و EVP برای پشتیبانی از استراتژی‌های تأمین استعداد سازمان
✅ یادگیری روش‌های شناسایی، توسعه و درگیرسازی رهبران آینده
✅ آشنایی با شیوه‌های نوین جابجایی و تحرک شغلی (Mobility Practices) برای حفظ و انگیزش استعدادها
✅ تسلط بر بخش‌بندی استعدادها (Talent Segmenting) و پیش‌بینی تقاضا (Demand Forecasting) برای ساخت نیروی کار آینده‌نگر و پایدار

۷ مرحله چرخه عمر کارمند

مدل رایج چرخه عمر کارمند یک فرایند هفت‌مرحله‌ای است که از جذب نامزدها آغاز می‌شود و به خروج کارمند ختم می‌شود. درست مدیریت کردن هر مرحله برای موفقیت کلی سازمان حیاتی است و لازم است بدانید هر مرحله شامل چه عواملی است تا بتوانید آن را بهینه‌سازی کنید.

7 مرحله فرآیند انتخاب (استخدام)

۱. جذب (Attraction)

مرحله جذب جایی است که شما تلاش می‌کنید نامزدهایی را جذب کنید که به فرصت‌های شغلی، شرکت و مأموریت آن علاقه دارند.
نحوه برقراری ارتباط شما تأثیر زیادی بر احساس نامزدها نسبت به سازمانتان دارد. در واقع، ۳ نفر از هر ۴ جویای کار در صورتی برای شغلی اقدام می‌کنند که سازمان، برند کارفرمایی خود را فعالانه مدیریت کند.

نکات کلیدی در این مرحله:

• بدانید چه نوع نامزدهایی می‌خواهید جذب کنید و بر اساس آن پیام‌ها و کانال‌های مناسب انتخاب کنید.

• استراتژی برند کارفرمایی شما باید دقیقاً به کسانی برسد که برای مشاغل شما مناسب‌اند.

🔹 مثال: شرکت زیمنس در تلاش است تا تصویر عمومی خود را از تولیدکننده لوازم خانگی و گوشی‌های موبایل تغییر دهد و به‌عنوان یک شرکت دیجیتالی شناخته شود تا استعدادهای دیجیتال را جذب کند. آن‌ها کمپین‌های داخلی و خارجی مختلفی اجرا کرده‌اند، از جمله هشتگ #FutureMakers که کارکنان می‌توانند داستان‌های خود را با آن به اشتراک بگذارند.

تاکتیک‌های بازاریابی منابع انسانی (HR Marketing) در این مرحله:

• بخش‌بندی مخاطبان هدف

• بازاریابی مبتنی بر عملکرد (Performance Marketing)

• رویکرد چندکاناله برای دستیابی به مخاطبان

برند کارفرمایی چیزی فراتر از انتشار یک آگهی شغلی است. این برند به معنای ایجاد فرهنگی است که افراد درست را جذب کند و آنان را به کارشان درگیر کند تا بهترین عملکرد خود را ارائه دهند.

⚠️ مهم است که در برند کارفرمایی صادق و شفاف باشید. اگر سازمانتان امکان دورکاری یا ساعت کاری منعطف ندارد، آن را به اشتباه به‌عنوان یک مزیت تبلیغ نکنید. باید «همان‌گونه که می‌گویید، عمل کنید» (Walk the talk).

📌 خلاصه مهم‌ترین اقدامات در مرحله جذب:

• دقت در نحوه صحبت برند شما با نامزدها

• داشتن یک برند کارفرمایی قوی و صفحه شغلی (Career Page) متناسب با نیازهای مخاطب هدف

• ایجاد فرهنگی که استعدادهای برتر را جذب کند و نمایش آن در ارتباطات برند کارفرمایی

📊 شاخص‌های ارزیابی در مرحله جذب:

• جمعیت‌شناسی نامزدها (Candidate Demographics): بررسی کنید برند کارفرمایی شما چه نوع نامزدهایی را جذب می‌کند (تنوع، مهارت‌ها، تجربه‌ها).

• تحلیل صفحه فرصت‌های شغلی (Career Page Analytics): تعداد بازدیدکنندگان، منبع ترافیک، مدت زمان حضور و اقداماتی که انجام می‌دهند.

۲. استخدام (Recruitment)

مرحله دوم چرخه عمر کارمند مربوط به یافتن افراد مناسب برای پیوستن به تیم است، در حالی که تجربه‌ای عالی برای متقاضیان فراهم می‌کنید؛ از زمانی که با شغل آشنا می‌شوند تا وقتی پیشنهاد شما را می‌پذیرند.

راهکارهای بهینه‌سازی این مرحله:

الف) آگهی‌های شغلی (Job Postings)

• درک کنید به دنبال چه نوع نامزدهایی هستید و آگهی‌هایتان را متناسب با آن‌ها تنظیم کنید.

• بسته به گروه هدف، سبک و قالب آگهی متفاوت است (برای مثال، جذب افراد جونیور در شبکه‌های اجتماعی با جذب مدیران ارشد تفاوت دارد).

• تمرکز آگهی‌ها باید روی مسئولیت‌ها، فرصت‌ها و ویژگی‌های نامزد ایده‌آل باشد، نه فقط الزامات.

• استفاده از زبان فراگیر (Inclusive Language) حیاتی است.

⚠️ مثال زبان جنسیت‌زده:

• عبارت: You are result-driven → بیشتر مردانه کدگذاری شده است و برای زنان کمتر جذاب است.

• بازنویسی: You are able to achieve results → برای هر دو جنسیت جذابیت بیشتری دارد و به افزایش تنوع جنسیتی کمک می‌کند.

📌 استفاده از ابزارهای نوشتار تقویت‌شده (Augmented Writing Tools) می‌تواند در کاهش سوگیری مؤثر باشد.

ب) فرایند درخواست (Application Process)

• باید ساده و شفاف باشد.

• فقط اطلاعات ضروری برای بررسی صلاحیت اولیه را درخواست کنید.

• فرایند طولانی باعث ریزش متقاضیان می‌شود.

📊 آمارها:

• ۸۳٪ شرکت‌های Fortune 500 الزام به ثبت‌نام پیش از درخواست دارند.

• اما فرایندهای بالای ۱۵ دقیقه موجب می‌شود بیش از ۷۰٪ متقاضیان انصراف دهند.

• نرخ متوسط ریزش (Drop-off rate) به ۹۲٪ می‌رسد!

🔑 راهکار:

• کوتاه‌سازی فرایند

• درخواست اطلاعات ضروری

• در نظر گرفتن گزینه‌هایی مثل ارسال ویدئو کوتاه به‌جای فرم طولانی

امروزه ۶۷٪ درخواست‌ها از طریق موبایل تکمیل می‌شوند. بنابراین فرایند باید کاملاً موبایل‌فرندلی باشد. اگر تاکنون این کار را نکرده‌اید، یک نسخه موبایلی آزمایش کنید و بهینه‌سازی کنید.

ج) فرایند انتخاب (Selection Process)

• باید بین کارایی و اثربخشی توازن برقرار کند.

• هدف: انتخاب سریع نامزد درست بدون قربانی کردن کیفیت.

• معیارهای انتخاب باید شفاف و عینی باشند.

• سوگیری‌ها باید در همه مراحل به حداقل برسند.

برخی از شیوه‌های جذب فراگیر (Inclusive Hiring) که می‌توانید به کار بگیرید:

• استفاده از سامانه ردیابی داوطلبان (ATS) که امکان غربال رزومه‌ها را بدون افشای فوری جنسیت/هویت جنسیتی، وضعیت معلولیت، وضعیت کهنه‌سربازی یا قومیت فراهم کند.

• به‌کارگیری ابزارهای ارزیابی مانند تکالیف خانگی (Take-home assignments) که به شما اجازه می‌دهد مهارت‌های مرتبط با نقش را بسنجید.

• استانداردسازی فرایند مصاحبه و استفاده از برگه‌های امتیازدهی مصاحبه (Interview Scorecards) برای ارزیابی داوطلبان بر اساس شاخص‌های مرتبط با شغل.

• تشکیل پنل‌های مصاحبه متنوع.

استخدام فراگیر همچنین شامل استفاده از زبان فراگیر در شرح شغل و پایش اثر نامطلوب (Adverse Impact) است. این روش‌ها به شما کمک می‌کند تیمی متنوع‌تر را جذب و استخدام کنید.

شفافیت (Transparency)

یکی از مهم‌ترین جنبه‌های شفافیت، صداقت و بازبودن با داوطلبان است. این شامل بیان شفاف انتظارات از فرایند استخدام و مدت زمان آن می‌شود. همچنین شامل به‌اشتراک‌گذاری ارزش‌ها، مزایا، فرهنگ سازمان و دلیل نیاز به جذب نیروی جدید است.

از بیش‌فروشی مزایا و امکاناتی که قادر به ارائه آن نیستید خودداری کنید. این کار فقط به ناامیدی دو طرف منجر می‌شود و حتی ممکن است داوطلبان نسبت به اعتبار شرکت دچار تردید شوند. موضوع جبران خدمات و مزایا نیز همین‌طور است: اگر نمی‌توانید دستمزد یا بسته مزایای مشخصی ارائه دهید، وعده ندهید. چنین وعده‌هایی به ناامیدی می‌انجامد و ممکن است توان شما را برای جذب استعدادهای برتر در آینده تحت‌تأثیر قرار دهد.

جمع‌بندی نکات کلیدی در مرحله استخدام:

• داوطلبان خود را بشناسید و راهبردهای استخدام را متناسب با آن‌ها تنظیم کنید.

• فرایند درخواست را کوتاه، ساده، شفاف و سازگار نگه دارید.

• از قیف استخدامی برای رصد تعداد ورودی‌ها، پیشرفت‌کنندگان و ریزش‌ها استفاده کنید؛ مطمئن شوید راهبردهایتان هماهنگ عمل می‌کنند تا افراد مناسب در هر مرحله قرار گیرند.

• رویکرد دیجیتال در پیش بگیرید و از فناوری برای کارآمدتر کردن عملیات کمک بگیرید.

• مطمئن شوید فرایند انتخاب فراگیر و منصفانه است تا تیمی بسازید که در کنار هم شکوفا شوند.

شاخص‌هایی برای سنجش مرحله «استخدام»:

• شاخص ترویج‌کننده خالص داوطلب (Candidate NPS): روشی عالی برای سنجش رضایت کلی داوطلبان از تجربه‌شان. این امتیاز نشان می‌دهد داوطلبان فرایند استخدام شما را چگونه می‌بینند و روی چه بخش‌هایی باید کار کنید.

• نرخ پذیرش پیشنهاد (Offer Acceptance Rate): درصد داوطلبانی که پیشنهاد شغلی شما را می‌پذیرند. اگر حقوق، مزایا و پرک‌ها رقابتی باشد، این نرخ باید بالا باشد؛ در غیر این صورت زمان بازنگری راهبرد جذب است.

• زمان تا استخدام (Time-to-Hire): مدت‌زمان از لحظه درخواست داوطلب تا دریافت پیشنهاد شغلی. زمان طولانی می‌تواند نشان‌دهنده ناکاآمدی در فرایند باشد.

• نرخ تکمیل درخواست (Application Completion Rate): درصد داوطلبانی که همه مراحل لازم برای درخواست شغل را تکمیل کرده‌اند. اگر این عدد پایین است، فرایند شما باید کوتاه‌تر یا ساده‌تر شود.

۳. آنبوردینگ (Onboarding)

آنبوردینگ به آماده‌سازی نیروهای تازه‌وارد برای آشنایی با سازوکار شرکت و نقش آن‌ها در سازمان گفته می‌شود. مرحله آنبوردینگ جایی است که پایه‌های رابطه کارفرما ـ کارمند شکل می‌گیرد.

فرایند آنبوردینگ باید متناسب با نیاز هر کارمند طراحی شود تا درک روشنی از آنچه باید انجام دهند و چگونه موفق می‌شوند به دست آورند. آنبوردینگ باید پیوسته باشد؛ یعنی کارکنان جدید هنگام ورود به نقش خود حمایت و راهنمایی مستمر دریافت کنند. در عین حال، آنبوردینگ شامل مرتب‌سازی امور اداری و اسنادی نیروهای تازه‌وارد و اطمینان از انطباق‌های منابع انسانی (HR Compliance) نیز هست.

هر چه بتوانید کاری کنید که کارکنان تازه‌وارد احساس خوشامدگویی و حمایت داشته باشند، بهتر است. این امر به آن‌ها کمک می‌کند روابط قوی با همکاران شکل دهند و حس تعلق پیدا کنند؛ چیزی که برای موفقیتشان حیاتی است. در ادامه چند توصیه تخصصی برای درست پیش بردن آنبوردینگ آمده است:

پیش‌ـ‌ورود (Preboarding)

دوره بین امضای قرارداد تا اولین روز کاری «پیش‌ـ‌ورود» نام دارد. این بازه گاهی چند هفته و حتی چند ماه طول می‌کشد.

• از همان لحظه امضا با نیروهای جدید در تماس و درگیر باشید. آن‌ها را (مثلاً) در گروه‌های تیمی واتس‌اپ و رویدادها وارد کنید، مطالب مرتبط و اطلاعات کاربردی برایشان بفرستید و به رویدادهای صنعتی یا سازمانی دعوتشان کنید.

• از آن‌ها بپرسید چه چیزهایی لازم است بدانند؛ مثلاً اینکه مهارت‌هایشان چگونه با الزامات نقش تطبیق دارد و منابع آشنایی با فرهنگ شرکت را کجا بیابند.

اولین روز کاری

• مطمئن شوید تجهیزات کاری (مانند لپ‌تاپ یا گوشی) آماده است.

• با یادداشت خوشامد دست‌نویس و هدایای سازمانی از آن‌ها استقبال کنید.

• یک جلسه معارفه برگزار کنید تا با مدیر و تیم آشنا شوند، نمای کلی از کارها را دریافت کنند و درباره بسته مزایا بیشتر بدانند.

پیگیری و تنظیم (Check-in & Adjust)

وقتی نیروهای جدید آرام‌آرام جا می‌افتند و با نقش خود خو می‌گیرند، به‌صورت منظم در تماس باشید. حفظ پیوند قوی بین نیروهای تازه‌وارد و شرکت مهم است.

• چک‌این‌های منظم انجام دهید تا از رضایت و راحتی آن‌ها مطمئن شوید؛ مدیران را نیز به چک‌این‌های دوره‌ای ترغیب کنید.

• می‌توانید پس از هفته اول، ماه اول و فصل اول جلسه بازخورد بگذارید.

• چک‌این‌های غیررسمی مثل ناهار مشترک یا قدم‌زدن در فضای کار نیز مفید است. صرف وقت در این دوره حیاتی است؛ به شما کمک می‌کند مسائل را زود تشخیص دهید و پیش از بزرگ‌شدن، برطرفشان کنید.

• از نیروهای جدید بپرسید حالشان چطور است و درباره شغل و سازمان چه فکری دارند؛ همچنین درباره آنبوردینگ نظرشان را جویا شوید: آیا چیزی کم است؟

• به سؤالات نقش پاسخ دهید و فرصت بدهید درباره شرکت سؤال کنند. این زمان خوبی است تا اهداف سازمان و انتظارات از عملکردشان را شفاف کنید؛ این کار انگیزه و تمرکز آن‌ها را در شروع کار افزایش می‌دهد.

جنیفر پترسون، مشاور راهبردی منابع انسانی در Patterson Consulting Group، بر اهمیت ارتباطات تأکید می‌کند.

بسیار مهم است که مطمئن شوید نیروهای تازه‌وارد احساس کنند بخشی از تیم هستند. اگر مسئله‌ای پیش بیاید، می‌توانید فوراً آن را برطرف کنید و جلوی تبدیل افراد به ترک‌کنندگان زودهنگام را بگیرید.

ساختاردهی فرایند آنبوردینگ (Structuring Your Onboarding Process)

ابزارهای متعددی برای ساختاردهی آنبوردینگ وجود دارد؛ از چک‌لیست گرفته تا ویدئوهای راهنما یا حتی یک دفترچه سنتی. با این حال، یکی از اثربخش‌ترین راه‌ها، استفاده از نرم‌افزار آنبوردینگ است. این ابزار به شما امکان می‌دهد:

• یک فرایند استاندارد و منسجم برای همه نیروهای تازه‌وارد ایجاد کنید.

• اطلاع‌رسانی‌های به‌موقع برای تکمیل مراحل ارسال کنید.

• وظایف تکراری مثل ارسال پیام خوشامدگویی یا بازبینی اسناد را خودکار کنید.

• مطمئن شوید اطلاعات همیشه به‌روز است.

🔑 هر روشی که انتخاب می‌کنید باید قابل‌اجرا و ساده باشد. هدف این است که ابزارهای لازم برای موفقیت در شغل در اختیار کارکنان قرار دهید، اما نه بیش از حد. حجم زیاد اطلاعات می‌تواند باعث بار شناختی بالا شود و از میزان یادگیری بکاهد.

جمع‌بندی نکات کلیدی در مرحله آنبوردینگ

• یک طرح آنبوردینگ متناسب با کسب‌وکار خود ایجاد کنید.

• فرایند آنبوردینگ را ساده و قابل‌درک طراحی کنید.

• از لحظه امضای قرارداد تا پیش‌ـ‌ورود (Preboarding)، از کارکنان جدید حمایت کنید.

• با ارتباط شفاف، گذار روان از مرحله استخدام به آنبوردینگ را تضمین کنید.

• شاخص‌های آنبوردینگ را رصد کرده و از آن‌ها برای شناسایی نقاط قابل‌بهبود استفاده کنید.

شاخص‌های ارزیابی در مرحله آنبوردینگ

• زمان تا بهره‌وری (Time to Productivity): مدت زمانی که طول می‌کشد تا کارمند تازه‌وارد در کار خود بهره‌ور شود. اگر این زمان طولانی باشد، احتمالاً لازم است آموزش یا حمایت بیشتری ارائه شود.

• رضایت نیروهای تازه‌وارد (New Hire Satisfaction): میزان رضایت کارکنان پس از دوره آنبوردینگ. این شاخص نشان می‌دهد آیا به‌خوبی از آن‌ها استقبال کرده‌اید و حس تعلق ایجاد کرده‌اید یا خیر. همچنین به شناسایی نقاطی برای بهبود فرایند کمک می‌کند.

۴. نگهداشت (Retention)

نگهداشت کارکنان یکی از طولانی‌ترین بخش‌های چرخه عمر کارمند است. شما باید به‌طور مستمر کارکنان را درگیر و مشتاق نگه دارید تا در سازمان بمانند. این کار نه‌تنها باعث ایجاد یک نیروی کار پایدار و بهره‌ور می‌شود، بلکه در زمان و هزینه جذب نیروهای جدید صرفه‌جویی می‌کند.

جیکوب مورگان، نویسنده کتاب The Employee Experience Advantage می‌گوید:
بهترین راه برای نگهداشت کارکنان این است که مطمئن شوید آن‌ها در نقش خود در سازمان شاد و راضی هستند.

او سه عنصر کلیدی در ایجاد تجربه کارمند را معرفی می‌کند:

1. فناوری (Technology): ابزارها و سیستم‌هایی که کار را آسان و کارآمد می‌کنند.

2. فرهنگ (Culture): ارزش‌ها، هنجارها و تعاملاتی که هویت سازمان را می‌سازند.

3. فضای فیزیکی (Physical Space): محیط کاری که بر احساس تعلق، راحتی و عملکرد کارکنان اثر می‌گذارد.

بیایید جزئی‌تر به موضوع نگهداشت (Retention) بپردازیم.

فناوری (Technology)

تجربه دیجیتال کارمند (Digital Employee Experience) مرز جدیدی در زمینه درگیری (Engagement) و تجربه کلی کارمند (EX) است. در گذشته تمرکز اصلی بر محیط فیزیکی کار بود، اما اکنون با افزایش کار از راه دور و هیبریدی، تجربه دیجیتال اهمیت حیاتی یافته است.

🔹 یک مطالعه در Harvard Business Review نشان داد:

• افرادی که در محیط کار از فناوری حمایت‌کننده برخوردارند، ۲۳۰٪ بیشتر درگیر کار می‌شوند.

• و ۸۵٪ کمتر احتمال دارد سازمان را ترک کنند.

این یعنی فناوری باید:

• اطلاعات لازم برای انجام وظایف را در اختیار کارمندان قرار دهد.

• امکان ارتباط و تعلق به یک اجتماع بزرگ‌تر را برای آن‌ها فراهم کند.

• ابزارها و منابع موردنیاز برای انجام مستقل کارها را در زمان درست در دسترس قرار دهد.

در محیط‌های هیبریدی و ریموت، تجربه دیجیتال کارمند جزئی جدانشدنی از تجربه کلی است.

فرهنگ (Culture)

فرهنگ سازمانی یکی از ارکان اصلی درگیری و نگهداشت کارکنان است. فرهنگی که شما ایجاد می‌کنید، تعیین می‌کند کارکنان چگونه با یکدیگر تعامل دارند. به همین دلیل ایجاد فرهنگی شامل و فراگیر حیاتی است.

📊 تحقیقات نشان می‌دهد: کارکنانی که در محیط کار احساس تعلق می‌کنند، تمایل بیشتری به ماندن دارند.

راهکارها:

• ابتدا فرهنگ سازمانی فعلی را درک کنید.

• سپس آن را در راستای اهداف کسب‌وکار تغییر دهید.

• محیط کار باید برای همه افراد، بدون تبعیض خوشایند و پذیرا باشد.

🔑 نقش تنوع، برابری، شمول و تعلق (DEIB) در اینجا کلیدی است.
کارکنان باید احساس کنند ارزشمند و محترم هستند و می‌توانند خود واقعی‌شان باشند.

اگر فرهنگ سازمانی فراگیر نباشد، کارکنان ممکن است احساس کنند نمی‌توانند خودشان باشند و تصمیم به ترک بگیرند.

فضای فیزیکی (Physical Space)

• برای کارکنان میزنشین (Desk Workers)، واقعیت محیط کار پس از همه‌گیری تغییر کرده است: بسیاری به‌صورت ریموت یا هیبریدی کار می‌کنند.

• برای کارکنان غیرمیزنشین (Deskless Workers) که بخش عمده نیروی کار را تشکیل می‌دهند، محیط کار همچنان حضوری است، اما نیازهایشان تغییر کرده است.

🔑 سازمان‌ها باید رویکردی انعطاف‌پذیر نسبت به فضای کاری داشته باشند.
محیط کار باید:

• راحت، خوشایند و امن باشد.

• حس تعلق و بهره‌وری را تقویت کند.

• فرهنگ مثبت و تعامل سازنده را تقویت نماید.

شناخت کارکنان (Understanding Your Employees)

برای نگهداشت مؤثر، باید بازخوردهای کارکنان را از منابع مختلف گردآوری کنید.

جانت کلاری، مدیر در شرکت McLean & Company، توضیح می‌دهد:

• «نظرسنجی‌های مشارکت، نوسانات تجربه کارمند را پنهان می‌کنند و دلیل واقعی ترک افراد را نشان نمی‌دهند.»

• «یکی از عناصر حیاتی در نگهداشت، گفت‌وگو با کارکنان و شناسایی لحظات کلیدی و محرک‌های ترک شغل است. استفاده از داده‌ها و بازخورد کارکنان به شما کمک می‌کند دلایل اصلی ترک را شناسایی و رفع کنید.»

به زبان ساده: ایجاد یک استراتژی شنیدن صدای کارکنان (Employee Listening Strategy) به شما امکان می‌دهد بازخوردها را جمع‌آوری و تحلیل کرده و به‌موقع برای رفع مشکلات اقدام کنید.

جمع‌بندی نکات کلیدی در مرحله نگهداشت

• کارکنان را با ایجاد دلایل ماندن حفظ کنید؛ آن‌ها باید احساس کنند ارزشمندند و آینده‌ای در شرکت دارند.

• نیازها و خواسته‌های کارکنان را بشناسید و برآورده کنید.

• محیطی فراهم کنید که کارکنان بتوانند بهترین عملکرد خود را ارائه دهند.

• فرهنگ سازمانی بسازید که افراد در آن احساس کنند بخشی از چیزی بزرگ‌تر هستند و می‌توانند خود واقعی‌شان باشند.

• بازخورد کارکنان را از منابع مختلف جمع‌آوری کرده و براساس آن اقدام کنید.

شاخص‌های مرحله نگهداشت (Retention Metrics)

ردیابی شاخص‌های نگهداشت کارکنان به شما کمک می‌کند این مرحله از چرخه عمر کارمند را بهینه کنید. نمونه‌هایی از شاخص‌های کلیدی عبارت‌اند از:

• نرخ نگهداشت کارکنان (Employee Retention Rate): درصد کارکنانی که حداقل یک سال در شرکت باقی می‌مانند. سازمان‌هایی با نرخ نگهداشت بالا معمولاً کارکنانی دارند که از شغلشان راضی‌اند و احساس تعلق می‌کنند.

• ترک داوطلبانه (Voluntary Turnover): درصد کارکنانی که به اختیار خود سازمان را ترک می‌کنند. نرخ بالای ترک داوطلبانه نشانه نارضایتی از مدیریت یا کمبود فرصت‌های پیشرفت است.

• شاخص ترویج‌کننده خالص کارمند (eNPS): درصد کارکنانی که شرکت را به‌عنوان محل کار عالی توصیه می‌کنند. نمره بالا بیانگر رضایت و احساس پیشرفت در مسیر شغلی است.

۵. توسعه (Development)

توسعه کارکنان و نگهداشت آن‌ها رابطه‌ای جدایی‌ناپذیر دارند. اگر افراد احساس کنند امکان رشد و پیشرفت ندارند، سازمان را ترک خواهند کرد.

🔎 گزارش مک‌کنزی نشان می‌دهد: نبود فرصت‌های توسعه و پیشرفت شغلی یکی از مهم‌ترین دلایل ترک کار در دوره پساکرونا بوده است.

اقدامات کلیدی در توسعه کارکنان:

• شناخت نقاط قوت کارکنان و استفاده از آن‌ها در مسیر سازمان.

• ایجاد برنامه‌های یادگیری و توسعه (L&D) و مسیرهای پیشرفت شغلی.

• پر کردن شکاف‌های مهارتی با آموزش هدفمند.

📌 مثال: شرکت مخابراتی Bell کانادا با همکاری پلتفرم یادگیری Degreed «آکادمی Bell U» را راه‌اندازی کرد. از ۲۴۱ فارغ‌التحصیل این برنامه، ۹۸٪ در سمت‌های جدید خود باقی ماندند و سطح رضایت و ادراک فرصتشان بالاتر از کارکنانی بود که در این برنامه شرکت نکردند.

روش‌های کم‌هزینه و اثربخش توسعه:

• کوچینگ و منتورینگ همتایان (Peer Coaching & Mentoring): ایجاد رفاقت و افزایش تعامل.

• چرخش شغلی (Job Rotation): جابجایی موقت و افقی کارکنان بین واحدها برای انتقال مهارت‌ها و تجربه‌های تازه.

جمع‌بندی نکات کلیدی در مرحله توسعه:

• طراحی برنامه توسعه فردی و شغلی هماهنگ با نیازهای کارکنان و سازمان.

• توجه ویژه به توسعه رهبری برای آماده‌سازی کارکنان مستعد جهت پذیرش مسئولیت‌های بیشتر.

• پایش پیشرفت کارکنان در برنامه‌های توسعه و تنظیم آن‌ها در صورت نیاز.

شاخص‌های توسعه (Development Metrics):

• بازگشت سرمایه آموزشی (Training ROI): سنجش میزان اثربخشی و ارزش سرمایه‌گذاری روی آموزش.

• عملکرد پس از آموزش (Employee Performance Post-Training): اندازه‌گیری تأثیر آموزش بر عملکرد روزمره کارکنان.

۶. خروج (Offboarding)

مرحله خروج دو هدف دارد:
۱. کمک به سازمان برای یادگیری از تجربه کارکنان و بهبود چرخه عمر کارمند.
۲. شکل‌دادن به آخرین برداشت‌ها و تصویر برند کارفرمایی.

اجزای کلیدی خروج موفق:

• مصاحبه خروج (Exit Interview): گفت‌وگوی ساختاریافته برای شناخت دلایل ترک و دریافت بازخورد.

• تحویل کار و تجهیزات: انتقال وظایف و بازگرداندن دارایی‌ها باید روان و شفاف باشد.

• قدردانی و حفظ ارتباط: ارسال یادداشت یا هدیه تشکر، کمک به یافتن شغل جدید (در صورت تعدیل نیرو)، یا حمایت آموزشی.

⚠️ برداشت کارکنان هنگام ترک، مستقیماً بر اعتبار برند کارفرمایی و حتی برند مصرف‌کننده اثر می‌گذارد.

جمع‌بندی نکات کلیدی در مرحله خروج:

• انجام مصاحبه خروج برای درک تجربه کارکنان.

• ارسال پیام تشکر یا یادداشت شخصی پس از خروج.

• ایجاد فرآیند رسمی خروج و اطلاع‌رسانی به کل تیم.

• حفظ ارتباط با کارکنان پیشین.

شاخص‌های خروج (Offboarding Metrics):

• نرخ تکمیل مصاحبه خروج (Exit Interview Completion Rate): درصد کارکنانی که مصاحبه یا نظرسنجی خروج را انجام می‌دهند.

• امتیاز خروج (Offboarding Score): میزان کیفیت تجربه خروج از دید کارکنان.

۷. ترک رضایتمندانه (Happy Leavers)

هدف نهایی چرخه عمر کارمند این است که افراد حتی پس از ترک سازمان، ارتباط مثبت خود را حفظ کنند.

• کارکنانی که تجربه خوبی داشته‌اند، ممکن است در آینده به‌عنوان کارکنان بازگشتی (Boomerang Employees) برگردند.

• حتی اگر برنگردند، می‌توانند سازمان را به دیگران توصیه کنند.

📊 پژوهش‌ها نشان داده‌اند: از هر ۴ نفری که در «موج استعفاهای بزرگ» شغلشان را ترک کردند، ۱ نفر از تصمیم خود پشیمان شد. این فرصتی است برای بازگرداندن استعدادهای ارزشمند.

ابزارها و راهکارها:

• استفاده از پلتفرم‌های فارغ‌التحصیلان شرکتی (Corporate Alumni Platforms) برای ارتباط با کارکنان سابق.

• ارسال خبرنامه و به‌روزرسانی‌های شرکت برای فارغ‌التحصیلان.

• دعوت آن‌ها به رویدادها و اطلاع‌رسانی فرصت‌های شغلی جدید.

جمع‌بندی نکات کلیدی در مرحله ترک رضایتمندانه:

• ایجاد راه‌های آسان برای حفظ ارتباط با کارکنان سابق.

• ارتباط فعال با شبکه فارغ‌التحصیلان.

• ارسال به‌روزرسانی‌های منظم از وضعیت و پیشرفت شرکت.

شاخص‌های ترک رضایتمندانه (Happy Leavers Metrics):

• ثبت‌نام در شبکه فارغ‌التحصیلان (Alumni Network Registrations): شاخصی از میزان موفقیت در ارتباط با کارکنان پیشین.

• نرخ باز شدن ایمیل‌ها (Email Open Rates): نشان‌دهنده علاقه فارغ‌التحصیلان به حفظ ارتباط با شرکت.

مدیریت چرخه عمر کارمند: نکات کلیدی

برای اینکه بتوانید چرخه عمر کارمند را در سازمان خود به‌طور موفقیت‌آمیز مدیریت کنید و سفری روان برای کارکنان ـ از اولین آشنایی نامزدهای شغلی با کسب‌وکار شما تا بعد از ترک سازمان ـ ایجاد کنید، رعایت مجموعه‌ای از بهترین شیوه‌ها ضروری است:

---

۱. ایجاد برند کارفرمایی جذاب

یک تصویر مثبت از سازمان به‌عنوان کارفرما بسازید. نمایش ارزش‌ها، فرهنگ و مزایا به شما کمک می‌کند استعدادهای برتر را جذب کنید.

۲. پرورش فرهنگ سازمانی مثبت و نمایش آن در شبکه‌های اجتماعی

ایجاد یک محیط کاری حمایتی و فراگیر موجب افزایش رضایت کارکنان می‌شود و انتشار این فرهنگ در فضای عمومی باعث جذب افرادی خواهد شد که با رسالت و چشم‌انداز شما همسو هستند.

۳. تعریف استراتژی تأمین استعداد

برای شناسایی و جذب استعدادها برنامه‌ریزی هدفمند داشته باشید تا یک جریان مستمر تأمین نیرو متناسب با نیازهای سازمان تضمین شود.

۴. طراحی فرایند مصاحبه مبتنی بر شایستگی

مصاحبه‌ها را بر اساس شایستگی‌ها و توانایی‌های مشخص ساختاربندی کنید تا مهارت‌ها و قابلیت‌های داوطلبان به‌درستی سنجیده شود. این کار منجر به تصمیم‌های استخدامی بهتر خواهد شد.

۵. آماده‌سازی مدارک در مرحله پیش‌ـ‌ورود (Preboarding)

کارهای اداری را پیش از اولین روز کاری نیروی جدید تکمیل کنید تا گذار روان و بدون تأخیر به مرحله آنبوردینگ صورت گیرد.

۶. اجرای برنامه آنبوردینگ ۳۰-۶۰-۹۰ روزه

یک برنامه ساختاریافته برای سه ماه اول طراحی کنید تا نیروهای تازه‌وارد با نقش خود و فرهنگ سازمان سازگار شوند. این کار پایه‌ای برای موفقیت بلندمدت آن‌ها خواهد بود.

۷. تمرکز بر درگیری و مشارکت کارکنان (Engagement)

کارکنان را در تصمیم‌گیری‌ها دخیل کنید، دستاوردهایشان را به رسمیت بشناسید و فرصت‌های رشد در اختیارشان قرار دهید. این اقدامات وفاداری، بهره‌وری و نگهداشت را تقویت می‌کند.

۸. استفاده از نظام عملکرد و پاداش برای انگیزش

بر اساس عملکرد کارکنان، قدردانی، پاداش و فرصت‌های توسعه ارائه دهید. این امر انگیزه می‌دهد تا افراد بهترین خود را نشان دهند و متعهد بمانند.

۹. هم‌راستاسازی برنامه‌های توسعه بلندمدت با اهداف کسب‌وکار

استعدادها را طوری توسعه دهید که مهارت‌ها و دانش آن‌ها در خدمت اهداف سازمانی باشد.

۱۰. تمرکز بر توسعه رهبری و مسیر شغلی

برنامه‌های توسعه رهبری و فرصت‌های پیشرفت شغلی فراهم کنید تا کارکنان توان بالقوه خود را شکوفا کنند و برای پذیرش مسئولیت‌های بالاتر آماده شوند.

۱۱. برنامه‌ریزی برای مدیریت ترک داوطلبانه و غیرداوطلبانه

برای مدیریت هر دو نوع جدایی (ارتقا یا تغییر شغل از یک‌سو و تعدیل نیرو از سوی دیگر) استراتژی‌های آماده داشته باشید تا انتقال‌ها با کمترین اختلال انجام شوند.

۱۲. ایجاد قالب مصاحبه و نظرسنجی خروج

از کارکنان در حال خروج بازخورد ساختاریافته بگیرید تا نقاط ضعف فرایندها شناسایی و راهبردهای نگهداشت بهبود یابد.

۱۳. تعامل با کارکنان پیشین (Alumni Engagement)

با فارغ‌التحصیلان سازمانی در ارتباط بمانید. این افراد می‌توانند به‌عنوان منبع ارجاع، بازگشت دوباره (Boomerang Employees) یا ارائه‌دهندگان بینش‌های بازار ارزشمند باشند.

جمع‌بندی

بهینه‌سازی چرخه عمر کارمند یکی از وظایف حیاتی منابع انسانی است. این فرایند به شما کمک می‌کند استعدادهای برتر را شناسایی کنید و با طراحی راهبردهای نگهداشت، نیروی کاری پایدار و بهره‌ور بسازید.

چرخه عمر کارمند سیال و پویا است؛ بنابراین باید همواره آمادگی داشته باشید در مسیر حرکت، تغییرات لازم را اعمال کنید. با تمرکز بر رفاه، انگیزش و رضایت کارکنان، می‌توانید محیط کاری مثبت و سازنده‌ای ایجاد کنید که آن‌ها را شاد، مولد و وفادار نگه دارد.

📌 این استراتژی‌ها را از همین امروز به کار بگیرید و تأثیر آن‌ها را در سراسر کسب‌وکارتان مشاهده کنید.