افزایش بهره‌وری و انگیزه، ارتقای کیفیت کار، و افزایش درآمد تنها برخی از مزایای طراحی شغل هستند که می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند. اما چگونه می‌توان نقش‌هایی را طراحی کرد که برای کارکنان معنی‌دار باشند و نیازهای تجاری واضح را برآورده کنند؟
با توجه به تغییرات سریع نقش‌های شغلی و ایجاد روزانه موقعیت‌های شغلی جدید، طراحی شغل اهمیت بیشتری پیدا کرده است. در واقع، یک مطالعه نشان داده است که طراحی شغل بر سلامت و تندرستی کارکنان، رضایت شغلی و تعهد، و بهره‌وری و نوآوری کارکنان تأثیر می‌گذارد.
در این مقاله، اصول اولیه طراحی شغل و نقش منابع انسانی در آن را بررسی خواهیم کرد، همچنین نحوه ایجاد مشاغلی که هم برای سازمان ارزش افزوده ایجاد می‌کنند و هم برای کارمند انگیزشی و جذاب هستند را بررسی خواهیم کرد. همچنین یک چارچوب اثبات‌شده و مبتنی بر علم ارائه می‌دهیم که به شما در طراحی مشاغل بهتر کمک می‌کند.
طراحی شغل چیست؟
طراحی شغل فرآیندی است برای ساختاردهی نقش‌ها و مسئولیت‌ها به منظور توانمندسازی سازمان برای دستیابی به اهداف خود در عین افزایش انگیزه و رضایت کارکنان. این فرآیند شامل تعیین وظایف خاص و ترتیب آن‌ها و شناسایی پشتیبانی و منابع مورد نیاز برای کارکنان برای عملکرد مؤثر است. یک طراحی شغلی قوی، نقاط قوت کارکنان را در نظر می‌گیرد و فرصت‌هایی برای توسعه مهارت و رشد ایجاد می‌کند.
مشاغلی که به خوبی طراحی شده‌اند منجر به افزایش بهره‌وری و کار با کیفیت بالاتر می‌شوند. همچنین به افزایش رضایت شغلی، کاهش غیبت و کاهش گردش کارکنان کمک می‌کنند. برعکس، مشاغلی که به خوبی طراحی نشده‌اند می‌توانند کارکنان را برای شکست آماده کنند. هنگامی که افراد در جهات مختلفی کشیده می‌شوند بدون اینکه پشتیبانی لازم را داشته باشند، حتی کارکنان با پتانسیل بالا ممکن است احساس ناامیدی و غرق شدن کنند و در نهایت دچار فرسودگی شغلی شوند.
طراحی شغل در مقابل بازطراحی شغل
طراحی شغل و بازطراحی شغل مفاهیمی مشابه هستند اما تمرکز متفاوتی دارند.
طراحی شغل بر ساختاردهی اجزای یک شغل جدید متمرکز است که شامل تعریف وظایف، مسئولیت‌ها و مهارت‌های لازم و ایجاد مکانیزم‌های بازخورد و ارتباطات می‌شود.
بازطراحی شغل، از سوی دیگر، شامل تغییر اجزای یک شغل موجود برای بهبود، روشن‌سازی یا به‌روزرسانی آن است. این فرآیند می‌تواند به کارفرمایان کمک کند تا شکاف‌های مهارتی در نیروی کار خود را شناسایی کنند و برنامه‌های آموزشی هدفمند برای رفع این مشکل ایجاد کنند.
هر دو فرآیند برای حفظ نیروی کار مؤثر و با انگیزه، حفظ ارتباط شغلی و تعامل بلندمدت ضروری هستند.
منابع انسانی و طراحی شغل
منابع انسانی نقش اساسی در طراحی شغل ایفا می‌کند تا اطمینان حاصل شود که سازمان‌ها می‌توانند به اهداف استراتژیک خود دست یابند و مزیت رقابتی خود را حفظ کنند. طراحی شغل مؤثر به ساختاردهی نقش‌ها برای پشتیبانی از اهداف شرکت با همسو کردن مسئولیت‌های شغلی با نیازهای تجاری کمک می‌کند.
یک چارچوب شغلی خوب طراحی‌شده به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا جذب نامزدهایی که مناسب هستند را تسهیل کند، از توسعه و حفظ کارکنان پشتیبانی کند و عملکرد را پیش ببرد. از طریق طراحی شغل، منابع انسانی باید مهارت‌های خاص مورد نیاز برای نقش‌های مختلف را شناسایی کند و به طور مداوم نیروی کاری بسیار آموزش‌دیده و درگیر را ایجاد کند.
نظریه طراحی شغل
طراحی و بازطراحی شغل به یک چارچوب برای هدایت فرآیند نیاز دارد. شناخته‌شده‌ترین چارچوب، مدل و نظریه ویژگی‌های شغلی هکمن و اولدهام است. در سال 1980، هکمن و اولدهام پیشنهاد کردند که هر شغل باید دارای پنج ویژگی اصلی باشد که فرد را انگیزه دهند و به چالش بکشند. این ویژگی‌ها با گذشت زمان ثابت مانده‌اند و امروزه نیز استفاده می‌شوند
جدول ویژگی‌های شغلی
مشخصه | توضیحات |
تنوع مهارت | درجه‌ای که یک شغل به طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها نیاز دارد. به عنوان مثال، یک کنترل‌کننده مالی که سه بخش مختلف را مدیریت می‌کند، تنوع مهارت بیشتری نسبت به کنترل‌کننده‌ای که یک بخش خاص را مدیریت می‌کند، خواهد داشت. مشاغلی با تنوع مهارت بیشتر چالش‌برانگیزتر هستند و نیازمند صلاحیت بیشتری هستند. |
هویت وظیفه | درجه‌ای که یک فرد یک قطعه کامل کار را تکمیل می‌کند و چگونه این کار با اهداف گسترده‌تر سازمان تناسب دارد. وقتی یک کار دارای آغاز و پایان مشخصی باشد و کارمند بتواند نتایج نهایی تلاش‌های خود را ببیند، مطلوب‌تر و رضایت‌بخش‌تر است. |
اهمیت وظیفه | درجه‌ای که کار بر دیگران تأثیر می‌گذارد. وقتی کار بر دیگران تأثیر می‌گذارد، کار معنی‌دارتر احساس می‌شود و منجر به رضایت بالاتر می‌شود. |
خودمختاری | سطح استقلال و آزادی که یک فرد دارد. سطوح بالاتر خودمختاری باعث می‌شود فرد احساس مسئولیت بیشتری نسبت به کار خود داشته باشد. |
بازخورد | اطلاعاتی که کارکنان در مورد عملکرد خود دریافت می‌کنند. بازخورد می‌تواند از خود کار (مثلاً محصولی کاربردی) و منابع خارجی (مثلاً رضایت مشتری) حاصل شود |
هنگامی که یک شغل دارای این پنج ویژگی باشد، معنی‌دارتر خواهد بود و کارمند احساس مسئولیت بیشتری خواهد داشت و درک بهتری از نتایج کار خواهد داشت. این به نوبه خود منجر به نتایج ذکر شده قبلی می‌شود: انگیزه بالاتر، عملکرد بهتر، رضایت شغلی و غیبت و گردش کار پایین‌تر. به عبارت ساده، وقتی کارمندان مشاغل خود را دوست دارند، بیشتر احتمال دارد که تمام تلاش خود را انجام دهند و برای نتایج بهتر تلاش کنند که هم به نفع کارمند و هم سازمان است.
نمره پتانسیل انگیزشی
مدل ویژگی‌های شغلی اساس طراحی شغل را تشکیل می‌دهد. هکمن و اولدهام سیستمی به نام نمره پتانسیل انگیزشی (MPS) را پیشنهاد کردند. برای محاسبه این نمره، هر یک از ابعاد اصلی شغل باید در مقیاسی از 1 (پایین) تا 7 (بالا) امتیازدهی شود. سپس، این مقادیر می‌توانند به صورت زیر در فرمول قرار گیرند:
طبق فرمول، نمره پایین در خودمختاری یا بازخورد به طور قابل توجهی بر پتانسیل انگیزشی شغل تأثیر می‌گذارد، در حالی که نمره پایین‌تر در تنوع مهارت، هویت وظیفه یا اهمیت وظیفه تأثیر کمتری خواهد داشت.
نظرسنجی تشخیصی شغل
یک نظرسنجی تشخیصی شغل ابزاری برای ارزیابی این جنبه‌های یک شغل است. در مثال ارزیابی نظرسنجی تشخیصی شغل زیر، شغل A در مقایسه با شغل B امتیاز بسیار بالاتری در همه ابعاد انگیزشی کسب می‌کند. از آنجایی که این عناصر انگیزشی ضرب می‌شوند، تفاوت MPS بین دو شغل قابل توجه است (255 در مقابل 40). بنابراین، در صورت امکان، توصیه می‌شود برخی از فرصت‌های خودمختاری یا بازخورد را از شغل A به شغل B منتقل کنید.
رویکردهای دیگر طراحی شغل
نظریه طراحی شغل (همچنین به عنوان طراحی شغل انگیزشی شناخته می‌شود) یکی از چهار رویکرد شناخته‌شده برای طراحی شغل است. در اینجا سه مورد دیگر وجود دارد:
طراحی شغل مکانیکی: این نوع طراحی شغل حول محور تخصص وظیفه، ساده‌سازی مهارت‌ها و تکرار می‌چرخد و مشاغل را کارآمد و آسان برای آموزش می‌کند. این رویکرد اغلب در نقش‌های تولیدی و خط مونتاژ که دقت و تکرار برای بهره‌وری و ثبات ضروری است، استفاده می‌شود.
طراحی شغل بیولوژیکی: این رویکرد هدف دارد محیط کار فیزیکی را برای بدن طراحی کند و فشار فیزیکی بر کارگر را کاهش دهد. این رویکرد در مشاغلی که نیاز به فعالیت فیزیکی یا کار دستی دارند، مانند کار انبارداری، رایج است.
طراحی شغل ادراک-حرکتی: نوعی طراحی شغل است که هدف آن اطمینان از تطابق وظایف با ظرفیت‌های ذهنی کارکنان و ارائه سطح سالمی از چالش بدون غلبه بر آن‌ها است. این نوع طراحی شغل اغلب در نقش‌هایی که شامل تصمیم‌گیری و توجه به جزئیات هستند، مانند اپراتورهای اتاق کنترل، کنترل‌کنندگان ترافیک هوایی و مشاغلی در خدمات مشتری که حفظ تمرکز و جلوگیری از خطا ضروری است، اعمال می‌شود.
استراتژی طراحی شغل و مثال‌ها
استراتژی‌های طراحی شغل
سازمان‌ها از چهار استراتژی رایج طراحی شغل برای افزایش پتانسیل انگیزشی یک شغل استفاده می‌کنند: چرخش شغلی، گسترش شغلی، غنای شغلی و ساده‌سازی شغل. هر استراتژی بر یک یا چند عنصر در فرمول MPS تأثیر می‌گذارد.
در ادامه، این استراتژی‌ها را با جزئیات بیشتری بررسی می‌کنیم.
گردش شغلی
گردش شغلی عملی است که شامل جابه‌جایی کارکنان بین مشاغل در یک سازمان است. این جابه‌جایی‌ها معمولاً افقی (در همان سطح صلاحیت یا استخدام) هستند و نه ارتقاء. گاهی اوقات، چرخش شغلی موقتی است و در موارد دیگر، برخی از کارکنان در چرخش منظم هستند و در طول سال در چندین شغل جابه‌جا می‌شوند.
این امر تنوع مهارت و دانش را افزایش می‌دهد، به کارکنان اجازه می‌دهد از طریق تجربیات مختلف یاد بگیرند و به آن‌ها کمک می‌کند درک کامل‌تری از نحوه کارکرد اجزای مختلف کسب‌وکار به دست آورند. همچنین یک راه مؤثر برای کارکنان است تا بفهمند بزرگ‌ترین مهارت‌های آن‌ها چیست و از انجام چه کاری بیشترین لذت را می‌برند، که به آن‌ها کمک می‌کند تا مسیر شغلی خود را در جهت درست توسعه دهند.
به عنوان مثال، در یک برنامه گردش شغلی منابع انسانی، کارکنان منابع انسانی ممکن است چند ماه را در بخش‌های مختلف این بخش، مانند استخدام، پاداش و مزایا، روابط کارکنان و آموزش و توسعه سپری کنند. این چرخش مهارت‌های آن‌ها را گسترش می‌دهد و بینشی در مورد عملیات مختلف منابع انسانی ارائه می‌دهد. این به آن‌ها کمک می‌کند تا با ارائه درک جامعی از عملکردهای بخش، برای نقش‌های رهبری آینده آماده شوند.
توسعه شغلی
توسعه شغلی نوعی بازطراحی شغل است که در آن مدیران و منابع انسانی وظایف هم‌سطح را ترکیب می‌کنند و دامنه یک نقش موجود را افزایش می‌دهند. به عنوان مثال، یک طراح گرافیک که فقط گرافیک وب‌سایت و بروشورهای فیزیکی شرکت را مدیریت می‌کرد، وظیفه اضافی مدیریت گرافیک برای تمام محتوای رسانه‌های اجتماعی را نیز بر عهده گرفت.
هدف از توسعه شغلی افزایش بهره‌وری در سراسر کسب‌وکار، به حداقل رساندن وظایف تکراری و اطمینان از انگیزه ماندن اعضای تیم در حرفه خود است. این عمل تنوع مهارت و هویت وظیفه را افزایش می‌دهد و به کارگر اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های مشابه بیشتری انجام دهد که یکنواختی را کاهش می‌دهد. همچنین طیف وسیعی از مهارت‌ها، مسئولیت‌ها و خودمختاری را آموزش می‌دهد. توسعه شغلی مؤثر همچنین منجر به افزایش سطح بهره‌وری و روحیه می‌شود.
غنی سازی شغلی
در حالی که توسعه شغلی به افزودن وظایف معطوف است، غنی سازی شغلی بر افزودن انگیزه‌ها به نقش‌های موجود، افزایش نمره پتانسیل انگیزشی (MPS) متمرکز است. نمونه‌هایی از این موارد شامل افزودن فرصت‌های دریافت بازخورد، داشتن آزادی بیشتر برای تکمیل وظایف به روشی که مناسب کارمند است و ایجاد روابط با مشتریان برای افزایش اهمیت وظیفه است. مثال دیگر ایجاد واحدهای کاری طبیعی است که هدف آن گروه بندی وظایف مرتبط با هم برای افزایش هویت وظیفه است.
غنی سازی شغلی شغلی به کارکنان فرصت‌های جدیدی برای یادگیری و توسعه مهارت‌های جدید و کشف پتانسیل خود می‌دهد که می‌تواند احساس موفقیت آن‌ها را افزایش دهد. این امر به تقویت انگیزه و روحیه در محل کار کمک می‌کند که می‌تواند تأثیر مثبتی بر کل محیط کار داشته باشد و فضایی پویا ایجاد کند. غنی سازی شغلی شغلی همچنین فرصت‌های اضافی مبتنی بر عملکرد را برای کارکنان ایجاد می‌کند تا به خاطر کار سخت خود شناخته شده و پاداش بگیرند.
ساده‌سازی شغل
ساده‌سازی شغل – برعکس گسترش شغل – فرآیند حذف وظایف از نقش‌های موجود برای متمرکزتر کردن آن‌ها و به حداکثر رساندن خروجی است. منابع انسانی و مدیران ممکن است در صورتی که یک نقش در طول زمان بیش از حد گسترش یافته باشد و برای یک نفر بیش از حد سنگین شده باشد، تصمیم به ساده‌سازی شغل بگیر
فرآیند طراحی شغل را چگونه شروع کنیم؟
در اینجا چند مرحله ساده برای متخصصان منابع انسانی برای شروع طراحی شغل در سازمان شما وجود دارد.
کاربرد مدل ویژگی‌های شغلی: اطمینان حاصل کنید که هر شغل دارای پنج ویژگی اصلی برای چالش و انگیزه بخشیدن به کارکنان است: تنوع مهارت، هویت وظیفه، اهمیت وظیفه، خودمختاری و بازخورد.
شناسایی مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و شایستگی‌های کلیدی: با مدیران همکاری کنید تا مهم‌ترین موارد در هر شغل را شناسایی کنید. هنگامی که نیازهای اصلی یک نقش یا مهم‌ترین اهداف و وظایف را می‌دانید، می‌توانید هر چیز غیرضروری را حذف کنید و اطمینان حاصل کنید که کارکنان از پشتیبانی و منابع لازم برای عملکرد و رشد در حرفه خود برخوردار هستند.
استفاده از ابزار بهینه‌سازی طراحی شغل (JDOT): با استفاده از این ابزار، می‌توانید تقاضاهای هر شغلی و منابع موجود در سازمان برای انجام آن کار را ارزیابی کنید، تعیین کنید که چه زمانی یک شغل به طور مؤثر یا ضعیف طراحی شده است و تغییرات طراحی را که می‌توانید برای بهبود عملکرد یک شغل انجام دهید، مشاهده کنید.
به آنچه کار را رضایت‌بخش می‌کند فکر کنید: جدا از دستمزد و مزایا، عوامل دیگری مانند شناخته شدن و پاداش گرفتن برای دستاوردها، داشتن یک مدیر پشتیبان، دسترسی به فرصت‌های آموزش و توسعه، وظایفی که از استعدادها و مهارت‌های شما استفاده می‌کنند، داشتن یک مسیر روشن برای رشد و دیدن اینکه چگونه کار شما به دیگران کمک می‌کند و به رشد سازمان کمک می‌کند، می‌تواند به کارکنان کمک کند تا در کار خود احساس رضایت کنند. در فرآیند طراحی شغل به این موضوع فکر کنید.
انعطاف‌پذیری را در نظر داشته باشید زیرا ممکن است طراحی شغل نیاز به تکامل داشته باشد: ما در زمانی جالب زندگی می‌کنیم که فناوری به سرعت در حال تغییر شیوه کار ما است. مشاغل خاصی منسوخ می‌شوند، برخی دیگر در حال تغییر هستند و روزانه مشاغل جدیدی ایجاد می‌شوند.
فضایی برای طراحی شغلی ایجاد کنید: طراحی شغلی به معنای آزادی کارکنان و ابتکار عمل برای شکل دادن به ویژگی‌های شغل خود، به صورت مستقل یا در همکاری با مدیر آن‌ها است. طراحی شغلی را می‌توان از طریق حمایت سازمانی بالاتر، سطوح بالاتر خودمختاری و خودکارآمدی بالاتر، که باور کارمند به توانایی خود در دستیابی به آنچه می‌خواهد، تشویق کرد. طراحی شغلی منجر به سطوح بالاتر رضایت شغلی می‌شود.
طراحی شغل رویکردی سیستماتیک برای ایجاد مشاغلی است که پایدار، انگیزه‌بخش و در جهت اهداف گسترده‌تر سازمانی هستند. هنگامی که طراحی شغل به خوبی انجام شود، نه تنها از رشد حرفه‌ای و انگیزه کارکنان فردی پشتیبانی می‌کند، بلکه عملکرد و موفقیت سازمانی را نیز پیش می‌برد و یک حلقه بازخورد مثبت ایجاد می‌کند که به نفع همه طرف‌ها است.
سوالات متداول
طراحی شغل فرآیند ایجاد شغلی است که به کسب و کار کمک می کند تا به اهداف خود دست یابد و در عین حال کارمند را به چالش بکشد، انگیزه دهد و پاداش دهد.
طراحی شغل مهم است زیرا دنیای کسب و کار شما دائما در حال تغییر است. هر شغلی باید مرتباً تجدید شود تا اطمینان حاصل شود که با اهداف سازمانی هماهنگ است و برای کارمند قابل مدیریت است.
طراحی کار موثر منجر به بهره وری بالاتر، کیفیت کار، رضایت شغلی، انگیزه و مشارکت، و همچنین غیبت کمتر و نرخ جابجایی کمتر کارکنان می‌شود.
چهار نوع متداول طراحی شغل عبارتند از: گردش شغل، توسعه شغل، غنی سازی شغل و ساده سازی شغل.
یک نمونه از طراحی شغل می تواند یک هماهنگ کننده پروژه برای ابتکارات انرژی های تجدیدپذیر باشد. این نقش شامل مدیریت جدول زمانی پروژه، اطمینان از انطباق با مقررات و تسهیل ارتباطات تیمی است. مهارت های کلیدی شامل مدیریت پروژه، سازماندهی و تجربه قبلی در صنعت است. کارمند برای شناسایی ریسک ها، پیشنهاد راه حل ها و بهبود فرآیندهای گردش کار، استقلال خواهد داشت. آن‌ها جلسات را هماهنگ می‌کنند، گزارش‌ها را آماده می‌کنند و در بین تیم‌ها برای رسیدن به اهداف پایداری، تعادل بین مسئولیت‌های روشن و فرصت‌های نوآوری و رشد، همکاری خواهند کرد.
این طراحی شغلی بین مسئولیت‌های تعریف‌شده و آزادی پیشنهاد و اجرای پیشرفت‌ها تعادل ایجاد می‌کند و در عین حال از اهداف استراتژیک بزرگ‌تر شرکت حمایت می‌کند و باعث ایجاد انگیزه برای کارمند می‌شود.
