شرکت‌ها ۱۱ برابر بیشتر احتمال دارد نیروهای معرفی‌شده را نسبت به متقاضیان از طریق سایت‌های کاریابی استخدام کنند و ۴۰٪ از ارجاع‌ها به مرحله مصاحبه می‌رسند. واضح است که اگر می‌خواهید فرآیند استخدام سازمان خود را ساده کنید، داشتن یک برنامه ارجاع کارکنان قوی ضروری است.
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، احتمالاً از مزایای برنامه ارجاع کارکنان آگاه هستید. این برنامه نه تنها با ساده‌سازی تلاش‌های جذب نیرو در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌کند، بلکه می‌تواند کیفیت نیروهای جدید را به شدت بهبود بخشد. در واقع، استخدام از طریق ارجاع به طور متوسط ۲۹ روز طول می‌کشد که به طور قابل توجهی کوتاه‌تر از میانگین کلی ۴۴ روز است.
علاوه بر این، برنامه‌های ارجاع کارکنان می‌توانند هزینه‌های استخدام شرکت شما را کاهش داده و نرخ ماندگاری کارکنان را بهبود بخشند. این مقاله توضیح می‌دهد که برنامه ارجاع کارکنان شامل چه مواردی است، چه مزایایی دارد و چگونه می‌توانید یک استراتژی ارجاع کارکنان مؤثر را توسعه دهید.
برنامه ارجاع کارکنان چیست؟
برنامه ارجاع کارکنان یک استراتژی منابع انسانی است که کارکنان را تشویق می‌کند تا افراد واجد شرایطی را که می‌شناسند برای موقعیت‌های شغلی باز در شرکت معرفی کنند.
یک برنامه ارجاع با ارائه پاداش به کارکنان، زمانی که سازمان فرد معرفی‌شده توسط آن‌ها را استخدام می‌کند، کار می‌کند. پاداش‌ها ممکن است بر اساس مدت زمان حضور کارمند معرفی‌شده در شرکت افزایش یابد. این نوع سیستم ارجاع تضمین می‌کند که کارکنان برای توصیه نامزدهای درجه یک به جای صرفاً دوستان یا اعضای خانواده که به دنبال شغل هستند، انگیزه دارند.
کارکنان می‌توانند ارجاعات داخلی را با معرفی افرادی که در حال حاضر در شرکت برای نقش‌های باز کار می‌کنند، انجام دهند. یا می‌توانند نامزدهایی را معرفی کنند که در حال حاضر توسط سازمان استخدام نشده‌اند، اما برای موقعیت‌های شغلی خالی مناسب خواهند بود.
مزایای برنامه‌های ارجاع کارکنان
یک برنامه ارجاع کارکنان چندین مزیت ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، ۴۵٪ از نیروهای استخدام‌شده از طریق ارجاع حداقل چهار سال در شرکت خود می‌مانند، در مقایسه با تنها ۲۵٪ از نیروهای استخدام‌شده از طریق سایت‌های کاریابی. علاوه بر این، این برنامه‌ها می‌توانند فرآیند استخدام را تسریع بخشند، در هزینه‌های آژانس‌های جذب نیرو صرفه‌جویی کنند و ترک خدمت کارکنان را تا ۱۵٪ کاهش دهند.
در ادامه، مزایای برنامه‌های ارجاع کارکنان را بیشتر بررسی می‌کنیم:
افزایش کارایی فرآیند استخدام: با دور زدن نیاز به بررسی تعداد زیادی از درخواست‌های شغلی، می‌توانید به سرعت با نامزدهای مناسب ارتباط برقرار کنید.
دسترسی به نامزدهای واجد شرایط: این برنامه‌ها کارکنان را تشویق می‌کنند تا افرادی را که به نظر آن‌ها در نقش‌های خاص موفق خواهند بود، توصیه کنند.
کاهش هزینه‌های استخدام: با اجتناب از هزینه‌های مرتبط با آژانس‌های جذب نیرو و به حداقل رساندن مدت زمان آگهی‌های شغلی، می‌توانید هزینه‌های غیرضروری را حذف کنید.
افزایش ماندگاری کارکنان: کارکنان معرفی‌شده تمایل دارند مدت طولانی‌تری در یک شرکت بمانند.
همخوانی فرهنگی بهتر: کارکنان بهتر می‌دانند که چه افرادی با فرهنگ شرکت همخوانی دارند.
افزایش مشارکت کارکنان: برنامه‌های ارجاع کارکنان حس مشارکت و الهام را در میان کارکنان تقویت می‌کنند.
معایب برنامه‌های ارجاع کارکنان
در حالی که برنامه‌های ارجاع کارکنان مزایای آشکاری دارند، با چالش‌هایی نیز همراه هستند که سازمان‌ها باید آن‌ها را در نظر بگیرند:
تنوع محدود نامزدها: از آنجا که کارکنان اغلب افرادی از شبکه‌های خود را معرفی می‌کنند، ارجاع‌ها می‌توانند ناخواسته یکنواختی را تقویت کرده و تنوع در محل کار را محدود کنند.
خطر جانبداری و سوگیری: کارکنان ممکن است دوستان یا آشنایان خود را بر اساس روابط شخصی به جای شایستگی حرفه‌ای معرفی کنند که منجر به شیوه‌های استخدام ناعادلانه می‌شود.
اتکای بیش از حد به ارجاع‌ها: وابستگی بیش از حد به ارجاع‌ها می‌تواند دامنه آگهی‌های شغلی را کاهش داده و مجموعه استعدادها را محدود کند.
تنش در روابط کارکنان: اگر عملکرد یک فرد معرفی‌شده خوب نباشد، ممکن است تنشی بین کارمند معرف و شرکت ایجاد شود و از مشارکت‌های آینده جلوگیری کند.
رکود فرهنگی احتمالی: در حالی که همخوانی فرهنگی مهم است، استخدام مداوم در همان حلقه‌ها می‌تواند با محدود کردن مواجهه با دیدگاه‌ها و ایده‌های جدید، نوآوری را کند کند.
۵ نمونه از برنامه‌های ارجاع کارکنان
در اینجا پنج نمونه از برنامه‌های ارجاع کارکنان که شرکت‌ها در زندگی واقعی از آن‌ها استفاده می‌کنند، آورده شده است:
- 1. VNS Health: این ارائه‌دهنده خدمات پرستاری مستقر در نیویورک، برای پرستاران (RNs)، مبلغ ۵,۰۰۰ تا ۶,۰۰۰ دلار پاداش ارجاع می‌دهد.
- 2. MELE Associates: این پیمانکار دولتی مستقر در ایالات متحده، یک پاداش ۶,۰۰۰ دلاری را پس از تکمیل ۹۰ روز اول کاری به معرفی‌کننده پرداخت می‌کند.
- 3. Salesforce: این شرکت با برگزاری “ساعات شاد” که در آن کارکنان می‌توانند نامزدهای بالقوه را برای آشنایی با جذب‌کنندگان در یک محیط غیررسمی بیاورند، این فرآیند را تسهیل می‌کند.
- Miller Industries: این شرکت تولیدکننده، پاداش‌های ارجاع را بین فرد معرف و فرد معرفی‌شده تقسیم می‌کند و به هر یک تا ۲,۵۰۰ دلار پرداخت می‌کند.
- 5. AeroVironment: برنامه ارجاع این شرکت به کارکنان پاداش‌های سخاوتمندانه‌ای بین ۵,۰۰۰ تا ۱۰,۰۰۰ دلار برای هر استخدام موفق ارائه می‌دهد.
۸ مرحله برای طراحی و پیاده‌سازی برنامه ارجاع کارکنان
اگر به دنبال طراحی و پیاده‌سازی یک برنامه ارجاع کارکنان مؤثر هستید، مراحل زیر می‌تواند به شما در ساخت یک سیستم قوی برای سازمانتان کمک کند:
مرحله ۱: اهداف برنامه را تعریف کنید.
به وضوح مشخص کنید که قصد دارید از طریق برنامه ارجاع کارکنان به چه چیزی دست یابید. آیا باید بر جمع‌آوری ارجاع‌ها برای نقش‌های مختلف یا موقعیت‌های خاص تمرکز کند؟ داشتن یک هدف نهایی روشن، ارتباط چشم‌انداز برنامه را بهبود می‌بخشد.
مرحله ۲: ساختار برنامه را تعیین کنید.
برنامه‌های ارجاع کارکنان می‌توانند از گردهمایی‌های غیررسمی تا پلتفرم‌های داخلی اختصاصی برای ارسال و پیگیری متغیر باشند. فرمتی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای شرکت شما سازگار است و کارکنان را به مشارکت درازمدت در برنامه ترغیب می‌کند.
مرحله ۳: پاداش‌های جذاب برای کارکنان ایجاد کنید.
پس از تعریف ساختار و اهداف برنامه، در نظر بگیرید که چه چیزی می‌تواند کارکنان را به مشارکت ترغیب کند. گزینه‌ها شامل پاداش‌های نقدی، وعده‌های غذایی ویژه، زمان تعطیلات اضافی، وسایل شرکت، یا حتی تجارب منحصر به فرد است. همچنین در نظر گرفتن ساختار پاداش رده‌بندی‌شده بر اساس مدت خدمت کارمند نیز ارزشمند است.
مرحله ۴: فرم‌های برنامه لازم را توسعه دهید.
با ایجاد یک سایت یا پلتفرم اختصاصی، تهیه الگوهای ایمیل، برنامه‌ریزی جلسات یا هر ابزار دیگری که برای عملی کردن برنامه شما لازم است، آن را به مرحله اجرا درآورید. علاوه بر این، اطلاعات کلیدی برای جمع‌آوری، معیارهای واجد شرایط بودن و پاداش را تعریف کنید و یک فرمت واضح و کاربرپسند را طراحی کنید.
مرحله ۵: فرآیند را برای به حداقل رساندن سوگیری رسمی کنید.
برنامه‌های ارجاع کارکنان می‌توانند ناخواسته سوگیری‌هایی را در طول فرآیند استخدام ایجاد کنند. برای بررسی دقیق تمام جزئیات فرآیند وقت بگذارید تا هرگونه سوگیری احتمالی را شناسایی کرده و آن را حذف کنید. این کار تضمین می‌کند که برنامه با عدم حذف هیچ گروه خاصی از افراد، از تنوع در استخدام پشتیبانی می‌کند.
مرحله ۶: برنامه را به تمام کارکنان اطلاع‌رسانی کنید.
برای اینکه برنامه مؤثر باشد، کارکنان باید از وجود آن آگاه باشند. آن را در فرآیند ورود به سازمان کارکنان ادغام کنید و با یک اطلاعیه واضح در سراسر شرکت راه‌اندازی کنید. آن را در اینترانت شرکت قابل مشاهده نگه دارید و دسترسی آسان به فرم‌ها و سؤالات متداول را فراهم کنید.
مرحله ۷: به طور مداوم برنامه را برای نیروی کار ترویج دهید.
به طور منظم مزایای برنامه را به کارکنان یادآوری کنید. داستان‌های موفقیت را به اشتراک بگذارید، استخدام‌های اخیر از طریق ارجاع را برجسته کنید و از کارکنانی که پاداش می‌گیرند، تقدیر کنید. علاوه بر این، یادآوری‌های دوره‌ای از طریق خبرنامه‌ها و به‌روزرسانی‌های اینترانت ارسال شود.
مرحله ۸: روش‌هایی برای پیگیری اثربخشی برنامه ایجاد کنید.
اندازه‌گیری پیشرفت و ارزش برنامه بسیار مهم است. معیارهای کلیدی (مانند تعداد ارجاعات دریافتی، نرخ تبدیل ارجاع به استخدام، زمان استخدام و نرخ ماندگاری نیروهای معرفی‌شده) را نظارت کنید. مقایسه این معیارها با استخدام‌های غیرارجاعی، و همچنین اندازه‌گیری صرفه‌جویی در هزینه و سطوح مشارکت کارکنان، تأثیر برنامه و زمینه‌های بهبود را نشان می‌دهد.
بهترین شیوه‌های منابع انسانی برای جذب از طریق ارجاع
از آنجا که اجرای یک برنامه ارجاع کارکنان هم مزایا و هم معایبی دارد، برای بخش منابع انسانی ضروری است که فرآیند را با دقت نظارت کرده و به صورت فعال نگرانی‌ها را کاهش دهد. در اینجا برخی از بهترین شیوه‌ها برای پیروی از آن‌ها برای بهبود برنامه ارجاع کارکنان شما آورده شده است:
ایجاد یک سیاست جامع برنامه: داشتن یک ساختار به خوبی تعریف‌شده، اثربخشی برنامه را تقویت می‌کند.
استفاده از نرم‌افزار جذب و برنامه ارجاع: در حالی که برنامه ارجاع کارکنان به اتصالات انسانی متکی است، استفاده از ابزارهای آنلاین می‌تواند به ساده‌سازی فرآیند کمک کند.
ارائه آموزش در مورد بهترین شیوه‌های ارجاع: درگیر کردن کارکنان برای موفقیت برنامه حیاتی است. سمینارهای منظم می‌توانند آگاهی در مورد برنامه را ایجاد کرده و کارکنان را در مورد نوع افرادی که باید به شرکت توصیه کنند، آموزش دهند.
تأکید بر تنوع، برابری، فراگیری و تعلق (DEIB): یک محل کار متنوع نوآوری را تقویت می‌کند. در واقع، شرکت‌هایی با نیروی کار متنوع، *۳۵٪ بیشتر* احتمال دارد به دستاوردهای مالی قابل توجهی دست یابند.
نظارت و ارزیابی نتایج: برای اطمینان از اثربخشی برنامه، نتایج آن را از نزدیک نظارت کنید.
برنامه‌های ارجاع کارکنان یک راه عالی برای جذب برترین متقاضیان برای یک نقش هستند. کارکنان معرفی‌شده معمولاً واجد شرایط‌تر هستند، مدت طولانی‌تری در شغل می‌مانند و بهتر با فرهنگ شرکت همخوانی دارند. چنین برنامه‌هایی همچنین می‌توانند به کاهش هزینه‌های استخدام و کوتاه شدن زمان استخدام کمک کنند.
با پاداش دادن به کارکنان برای توصیه بهترین افرادی که می‌شناسند برای نقش‌های باز در سازمان، آن‌ها را به مشارکت در فرآیند با تمام توانایی خود ترغیب می‌کنید. در نتیجه، می‌توانید مطمئن‌تر باشید که متقاضیان احتمالاً آنچه را که برای موفقیت در شرکت لازم است، دارند.
سوالات متداول (FAQ)
یک استراتژی است که برای تشویق و ترغیب کارکنان به توصیه افراد واجد شرایطی که می‌شناسند برای موقعیت‌های باز در شرکت، معمولاً از طریق پاداش‌های ویژه یا انواع دیگر پاداش‌ها، استفاده می‌شود.
کارکنان ممکن است یک پاداش پولی مانند پاداش نقدی دریافت کنند، اگرچه برخی شرکت‌ها سفر، زمان تعطیلات اضافی، کارت هدیه و موارد دیگر را ارائه می‌دهند.
راه‌های متعددی برای انجام این کار وجود دارد؛ می‌توانید سمینار برگزار کنید، ایمیل‌های گروهی ارسال کنید، بروشور نصب کنید و برنامه را در فرآیند ورود به سازمان بگنجانید. پس از آگاهی کل نیروی کار از برنامه، می‌توانید به طور منظم مزایای آن را از طریق خبرنامه‌ها و به‌روزرسانی‌های اینترانت یادآوری کنید.
