سوالات به ترتیب خاصی فهرست نشده اند. یک کارمند شرکت شما را ترک می کند و شما می خواهید از بازخورد آنها برای بهبود تجربه سایر کارمندان خود یاد بگیرید. بنابراین منطقی است که با مهمترین بخش شروع کنیم:
سؤالات مصاحبه خروج
29 سوال برای بهبود تجربه کارکنان
آرمین خوشوقتی – مشاور منابع انسانی
شیما جعفرزاده – سرپرست اجرایی توسعه منابع انسانی
در مصاحبه خروج چه بپرسیم؟
سوالات مصاحبه خروج به اشکال مختلفی وجود دارند. پرسیدن سوالات پس از خروج کارکنان بسیار مهم است زیرا پاسخ ها می توانند اطلاعات زیادی را در اختیار شما قرار دهند.
همانطور که می دانید، سه عامل کلیدی برای ایجاد تجربه کارمند نقش مهمی ایفا میکنند:
- تکنولوژی (هم سخت و هم نرم افزار)
- فرهنگ
- محیط (فضای فیزیکی)
بنابراین، در طول مصاحبه خروج، خوب است که سوالاتی را بپرسید که این سه حوزه را پوشش می دهند – و البته کارمند و نقش خاص او را نیز در بر می گیرد.
درباره مصاحبه خروج
در حالت ایده‌آل، یک مصاحبه خروج ساختار یافته بخشی از فرآیند خروج کارکنان است. از نقطه نظرعملی، خوب است به خاطر داشته باشید که:
بهترین رویکرد این است که مصاحبه‌گر یک شخص ثالث بی طرف، مانند فردی از بخش منابع انسانی، برای برگزاری مصاحبه خروج انتخاب شود، زیرا ممکن است کارمندان خارج شده همیشه رابطه خوبی با مدیرسابق خود نداشته باشند و البته که شما نمیخواهید زمانی که میتوانید بازخورد ارزشمند و صادقانه ای از کارمند منفک شده دریافت کنید، آنها از ارائه پاسخ خودداری کنند و یا بیش از اندازه مثبت باشد.
کارمندان همیشه اولین روز کاری خود را به یاد می آورند و آخرین روز کاری خود را نیز به یاد دارند. بنابراین، مصاحبه خروج بخش با اهمیتی از نحوه به خاطر آوردن کارفرما توسط کارکنان است، بنابراین سعی کنید همه بازخوردها را جدی بگیرید!
ما سوالات مصاحبه خروج را به 5 دسته اصلی تقسیم کرده ایم:
درباره کارمندی که سازمان را ترک کرده است.
درباره کار
درباره فرهنگ شرکت
درباره محیط کار
درباره تکنولوژی
البته ممکن است برخی از سوالات به طور همزمان در چند دسته قابل جایگیری باشند همچنین برخی از سوالات ممکن است برای سازمان شما مناسب نباشند. به عنوان مثال، اگر نیروی کار شما کاملاً دور کار است، سؤالات مربوط به دفتر را نخواهید پرسید. به عبارت دیگر: این یک انتخاب و انتخاب با توجه به نیاز سازمان شما است.
سوالات مصاحبه خروج درباره کارمندی که سازمان را ترک کرده است.
از سوالات مصاحبه در مورد کارمندی که سازمان را ترک کرده است:
- چرا اقدام به جست و جو برای پیدا کردن فرصت شغلی دیگری کردید؟
پاسخ هایی که به این سوال می گیرید بسیار متفاوت خواهد بود. از این گذشته، مردم شروع به ارائه دلایل مختلف می کنند. آنها ممکن است یک چالش حرفه ای جدید، یک رفت و آمد کوتاه تر، جابجایی شهرها به دلیل خانواده و … را عنوان کنند.
با این حال، با گذشت زمان، با افزایش داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنید، میتوانید مضامین رایج را در پاسخ‌ها تشخیص دهید – و بر اساس بینش‌هایی که به شما می‌دهند، اقدام نمائید.
- چه شد که تصمیم گرفتید سازمان را ترک کنید؟
این سوال ممکن است شبیه سوال قبلی به نظر برسد ولی اصلا اینطور نیست! دلیل اینکه کسی شروع به تغییر شغل می کند لزوماً دلیلی برای ترک کار نیست.
کاندیداهای منفعل به طور خاص برای شروع فعالانه به دنبال شغل جدید نیستند. با این حال، وقتی یک استخدام‌کننده با پیشنهاد جالبی به او نزدیک میشود، ممکن است شغل شان را ترک کنند. دلایل آن می تواند یک پیشنهاد پاداش و مزایای بهتر، یک پروژه هیجان انگیز، فرهنگ سازمانی مورد علاقه، دیدگاه های شغلی عالی و … متفاوت باشد.
- رابطه شما با مدیرتان چگونه بود؟
ضرب المثلی وجود دارد که می گوید کارمندان شغل خود را ترک نمی کنند بلکه مدیر خود را ترک می کنند. فراموش نکنید برای آنکه کارکنان خارج شده، بتوانند آزادانه صحبت کنند خوب است که فردی غیر از مدیر سابقش، مصاحبه خروج را انجام دهد.
اگر با گذشت زمان مشخص شد که کارمندان مدیران (بعضی) را در سازمان شما ترک می کنند، می توانید مستقیماً با آن مدیران خاص، به این موضوع بپردازید.
از سوی دیگر، اگر بازخوردی که در مورد برخی از مدیران دریافت می‌کنید بسیار مثبت است، میتوانید از آنها به عنوان نمونه‌های رهبری خوب برای بقیه مدیران استفاده کنید.
- وقتی برای اولین بار به عضویت سازمان در آمدید، چه فکری درباره حضورخود داشتید؟
به طور خلاصه به اهمیت اولین و آخرین برداشت یک کارمند از شرکت اشاره کردیم. دوره عضویت در سازمان زمانی است که پایه‌های روابط کارمند و کارفرما گذاشته میشود. اگر این کار را به خوبی انجام دهید و کارمندان شما برای یک سفر پایدار و مثبت آماده می شوند،و اگر این کار را اشتباه انجام دهید و در نهایت زودتر از موعد کار را ترک خواهند کرد.
مصاحبه خروج لحظه خوبی است تا از افراد در مورد تجربه حضورشان بپرسید زیرا کارمندان معمولا احساس راحتی می کنند که بازخورد صادقانه ای ارائه دهند.
- چه کسی واقعاً در شرکت اشتباه میکند /چه کسی را تحسین می کنید؟
به عنوان مثال، اگر داده ها نشان می دهد که مردم تمایل دارند در اینجا به «مدیر من» پاسخ دهند، می توانید رهبری این مدیر را در شرکت ارتقا دهید. علاوه بر این، میتوانید مطمئن شوید که به مدیر – یا هر کارمند دیگری که مردم آن را تحسین میکنند – به رسمیت می‌رسانید که شایسته آن است (اگر قبلاً آن را دریافت نکرده‌اند).
- آیا شرکت ما را به دوستان جویای کار توصیه می کنید؟ چرا که نه)؟
این یک سوال مهم برای برند کارفرمای شما است. کارمندان سابق می توانند اعتبار سازمان شما را به عنوان یک کارفرما ایجاد کنند یا از بین ببرند.
جویندگان کار، کارمندان سابق را به عنوان یک منبع بسیار قابل اعتماد می بینند، زیرا آنها شرایط کار برای شرکت شما را تجربه کرده اند. به همین دلیل است که می‌خواهید آنها «ترک کار کرده های خوشحال» باشند. اگر مردم به یک یا چند دلیل خاص به طور مداوم به این سؤال «نه» پاسخ می‌دهند، می‌دانید که باید مسائل را اصلاح کنید.
- آیا هرگز به این فکر می کنید که دوباره برای ما کار کنید؟
مردم لزوما نمی خواهند شرکت را ترک کنند. آنها فقط ممکن است احساس کنند که در این لحظه از زمان، هیچ فرصتی برای پیشرفت شغلی ندارند – و بنابراین سازمان را ترک می کنند. با این حال، این بدان معنا نیست که آنها نمی خواهند در آینده، زمانی که اوضاع تغییر کرده است، دوباره به سازمان بازگردند.
پرسیدن این سوال و به دنبال آن “چه شرایطی باید تغییر کند تا شما برگردید” می تواند به شما کمک کند نگهداشت کارکنان خود را بهبود ببخشید.
2. سوالات مصاحبه خروج درباره شغل / کار
- آیا شغل انتظارات شما را برآورده کرد؟ چرا؟
این سوال بسیار مهم است، به خصوص اگر با خروج بالای کارکنان جدید الاستخدام مواجه هستید (تعداد کارمندانی که در سال اول شرکت را ترک می کنند). باید اطلاعات جالبی در مورد فرآیند استخدام به شما بدهد.
اگر کارمندان با «نه» پاسخ دهند، پس کجای کار اشتباه شده است؟ در آگهی استخدام یعنی از همان ابتدا؟ یا در طول دورهای مصاحبه که در آن مدیری تصویری بسیار زیبا از واقعیت ترسیم کرد؟ یا در تهیه شرح شغل و وظایف؟
اطمینان حاصل کنید که بازخوردی را که دریافت می کنید به تیم استخدام خود یا هر کسی که مسئول فرآیند استخدام شما است منتقل کنید تا آنها بتوانند شروع به بهبود امور کنند.
- آیا احساس می کنید که شرح شغل شما از زمان استخدام تغییر کرده است؟ اگر چنین است، پس چگونه؟
برای از بین بردن انتظارات غیرواقعی در ابتدای راه، خوب است این سوال را از کارمندانی که در حال خروج هستند بپرسید. اگر واقعاً شرح شغل آنها اکنون متفاوت است، باید هر چه سریعتر به روز شود تا از استخدام های جدید و ایجاد ناامیدی در آنان جلوگیری شود.
تغییرات می‌تواند شامل مهارت‌ها، شایستگی‌ها، وظایف و مسئولیت‌های مختلف باشد.
- ما باید به طور مطلق به دنبال چه ویژگی هایی در جایگزین شما باشیم؟
باز هم پاسخ به این سوال می تواند به شما در بهینه سازی فرآیند آگهی شغلی و استخدام کمک کند. اگر پاسخ سوال شماره 9 “بله” بود، احتمالاً باید معیارهای نامزد مورد نظر خود را تغییر دهید.
علاوه بر این، کارمندی که ترک میکند، در مورد ویژگی‌های ضروری برای شغل در وضعیت فعلی آن، متخصص موضوع است.
- بهترین بخش شغل شما چه بود؟
همه افراد متفاوت هستند و افراد طبیعتاً جنبه های مختلف شغل خود را دوست دارند. با گذشت زمان، با این حال، در اینجا نیز، پاسخ های خاصی را خواهید دید که مدام ظاهر می شوند. میتوانید از این اطلاعات برای تأکید بر بخش‌های جالب کار استفاده کنید.
- بدترین قسمت کار شما چه بود؟
باز هم، با جمع آوری داده های بیشتر، می توانید روندهای نوظهور را تشخیص دهید. این نه تنها به شما کمک میکند تا «قسمت‌های بد» کار را به حداقل برسانید، بلکه به شما کمک میکند تصویری واقعی‌تر از نحوه کار در طول فرآیند استخدام ارائه دهید.
- آیا به اهداف و مقاصد روشنی دست یافتید؟
این سوال چیزی در مورد نحوه مدیریت افراد به شما می گوید. اگر کارمند واقعاً اهداف روشنی را دریافت کرده است، می توانید مدیر را تحسین کنید و از او به عنوان نمونه ای از رهبری خوب استفاده کنید.
اگر نه، این روند باید تغییر کند، زیرا داشتن اهداف و مقاصد به کارکنان کمک می کند تا ببینند که در دستیابی به ماموریت سازمان نقش دارند.
- آیا می توانستیم کاری کنیم که شما بمانید؟ اگر چنین است، چه کاری؟
در حالی که افراد می توانند در اینجا به هر چیزی که می خواهند پاسخ دهند، این سوال عمدتاً به شغل واقعی مربوط می شود. آیا اگر کارمند بخش‌های خاصی از کارش خودکار بود، می‌ماند؟ یا به دنبال تنوع بیشتر در وظایف و مسئولیت های خود بودند؟
اگر داده ها نشان می دهد که مورد دوم اغلب وجود دارد، ممکن است بخواهید به عنوان مثال غنی سازی شغل یا افزایش تنوع در وظایف شغل را در نظر بگیرید.
3. سوالات مصاحبه خروج درباره فرهنگ شرکت
- فرهنگ موجود در شرکت را چگونه توصیف می کنید؟
اینکه چگونه کارمندان به این سوال پاسخ می دهند به شما در فعالیت های برندسازی کارفرما کمک می کند. بر اساس مضامین تکرار شونده، میتوانید از نتایج خوبی که از پاسخ‌ها بیرون می‌آید برای ارائه بهتر شرکت خود به جویندگان کار استفاده کنید.
از سوی دیگر، اگر کارمندان در حال خروج مدام به مواردی خاص اشاره میکنند، باید به موارد نه چندان خوب توجه شود.
- چه کارهایی را انجام نمی دهیم که باید انجام دهیم؟
در اینجا نیز، پاسخ ها می توانند بسیار متفاوت باشند. موضوعات تکراری برای تبدیل شرکت شما به مکان بهتری برای کار بسیار مفید خواهد بود. نه تنها برای کارمندان فعلی شما بلکه برای استخدام های آینده.
- آیا احساس کردید در سازمان ارزشمند هستید و کار شما به رسمیت شناخته میشود؟
همه افراد دوست دارند تلاشهایشان به رسمیت شناخته شود. اگر شرکت شما در ایجاد احساس ارزشمندی در افراد و به رسمیت شناختن شایستگی های آنها خوب عمل میکند، این امر تأثیر مثبتی بر مشارکت و بهره‌وری افراد خواهد داشت.
از سوی دیگر، عدم قدردانی می‌تواند افراد را وادار کند که به سازمان دیگری نقل مکان کنند. اینها دلایل محکمی هستند که حتما از این سوال استفاده نمائید.
- اگر می توانستیم به هر طریقی پیشرفت کنیم، چگونه می توانیم آن را انجام دهیم؟
در اینجا، مردم تقریباً می توانند هر چیزی را بگویند. از تغییر سلسله مراتب شرکت گرفته تا ارائه تنقلات رایگان در دفتر و …
- چه چیزی از کارکردن در این شرکت جالب نیست؟
هیچ شرکت یا شغلی فقط بخش های خوبی ندارد و این امرهیچ اشکالی ندارد. با این حال، اگر داده‌ها نشان می‌دهد که اکثریت افرادی که خارج شده اند احساس میکنند که فرهنگ شرکت سمی است، می‌دانید که باید شروع به کندوکاو و تغییر کنید.
4. سوالات مصاحبه خروج درباره محیط کار
- چه چیزی را در دفتر ما بیشتر دوست دارید؟
سؤالات مصاحبه خروج در مورد محیط کار فیزیکی افراد، طبیعتاً ماهیت عملی تری دارند. خوبی این موضوع این است که می توان مسائل را نسبتاً آسان حل کرد.
پاسخ‌هایی که به سؤال «چه چیزی را در دفتر ما بیشتر دوست دارید» می‌گیرید، میتوانید در ارتباطات برندسازی کارفرما و فرآیند استخدام استفاده کنید.
- چه چیزی را در دفتر ما کمتر دوست دارید؟
به عنوان مثال، اگر معلوم شد که بسیاری از کارکنانی که سازمان را ترک کرده اند این واقعیت را دوست ندارند که مدیر آنها در یک فضای باز با آنها نمی‌نشیند، باید این موضوع را تغییر دهید.
در حالی که اینها اغلب وضوعات ساده ای هستند، اما می توانند تأثیر زیادی بر زندگی روزمره افراد و در نتیجه تجربه کارکنان آنها داشته باشند.
- به نظر شما باید حتما چه چیزی را تغییر دهیم یا اضافه کنیم؟
البته، چه چیزی ممکن است و چه چیزی نیست، به بودجه شما بستگی دارد. اما خوب است که بازخورد مردم را جمع آوری کنیم زیرا انتظارات اداری در طول زمان تغییر می کند و کارمندان امروز ترجیحات متفاوتی نسبت به ده سال پیش دارند.
علاوه بر این، در حالی که محیط کار شما عامل شماره یک در تصمیم یک نامزد برای پیوستن به شرکت شما نخواهد بود، مطمئناً می تواند تعیین کننده باشد.
- 23. آیا از خط مشی زمان انعطاف پذیری/کار از خانه راضی بودید؟ اگر نه، پس چه چیزی را تغییر می دهید؟
برای بسیاری از کارمندان، به ویژه در طول همه گیری اخیر COVID-19، محیط کار آنها ترکیبی از دفتر و خانه آنها بوده است.
از نظر ظاهری، کار از خانه به طور فزاینده ای به بخشی جدایی ناپذیر از زندگی کاری افراد تبدیل می شود. حتی بیشتر و بیشتر کارمندان و جویندگان کار انتظار دارند که این امکان را داشته باشند که از خانه کار کنند.
از کارکنان خارج شده از سازمان بپرسید که آیا از خط‌مشی فعلی شما راضی هستند یا خیر و اگر داده‌ها نشان می‌دهد جای پیشرفت وجود دارد، بررسی کنید چه اقدامی میتوانید انجام دهید.
- 24. رفت و آمد شما به سازمان چگونه بود ؟
حتی با وجود گزینه کار از خانه، مردم اغلب هنوز نیاز دارند که به دفتر بیایند. دانستن نحوه رفت و آمد کارمندان (وسایل نقلیه عمومی، ماشین، دوچرخه و … ) و مدت زمانی که رفت و آمد شان طول میکشد به شما کمک می کند تا زندگی آنها را در این زمینه آسان تر کنید.
برای مثال، اگر کارمندان زیادی دارید که از مترو استفاده میکنند، میتوانید یک نوع طرح دوچرخه‌سواری تا محل کار را برای کسانی که دوچرخه‌سواری را به قطار شلوغ ترجیح می‌دهند، بررسی کنید.
5. سوالات مصاحبه خروج درباره فناوری
- 25. آیا احساس کردید که ابزار و منابع کافی برای انجام درست کار خود در اختیار دارید؟ اگر نه، چه چیزی کم بود؟
اینکه آیا افراد احساس میکنند برای انجام کارشان کاملاً مجهز هستند یا نه، تأثیر مستقیمی بر تجربه آنها دارد و بر میزان عملکرد خوبشان.
بنابراین، پاسخ‌هایی که به این سوال می‌گیرید، در بهینه‌سازی فناوری مورد استفاده کارکنانتان بسیار مفید است.
- 26. زمانی که برای اولین بار برای ما شروع به کار کردید، پیمایش در سیستم ها و برنامه های مختلف چقدر آسان بود؟
این سوال چیزی در مورد تجربه کاربری که افراد بدست می آورند به شما می گوید.
- 27. از ابزارهایی که هنگام کار از راه دور برای برقراری ارتباط با همکاران خود استفاده می کردید چقدر رضایت داشتید؟ (تماس های تصویری، سیستم های چت، اسناد مشترک و غیره)
هیچ چیز ناامید کننده‌تر از این نیست که برای تماس ویدیویی با همکاران خود مجبور شوید تا در ده دقیقه اول به مسائل فنی رسیدگی کنید. به خصوص از آنجایی که کار از راه دور بخشی از شیوه کاری جدید است، ابزارهایی که کارکنان شما برای حفظ ارتباط با یکدیگر (و با مشتریانتان) در اختیار دارند تا به آرامی کار کنند.
- 28. استفاده از چه نرم افزار/ابزاری را فوراً متوقف کنیم؟
همه ما آن سیستم یا ابزاری را داریم که ترجیح می‌دهیم اصلاً از آن استفاده نکنیم (اغلب مربوط به سرپرست). اگر این چیزی است که کارمندان فقط یک یا دو بار در سال از آن استفاده می کنند، ممکن است بتوانید به خوبی بگویید هیچ کس کامل نیست.
با این حال، اگر این سیستمی است که افراد شما باید به صورت روزانه (تقریباً) از آن استفاده کنند، مطمئناً تأثیر منفی بر تجربه کارمندان آنها خواهد داشت و باید به طور جدی گزینه های دیگر را در نظر بگیرید.
- 29. آیا از سخت افزار ارائه شده توسط شرکت (لپ تاپ، گوشی و …) راضی بودید؟
برخی از شرکت ها به همه کارکنان جدید یک مک بوک ارائه می دهند در حالی که برخی دیگر به افراد خود یک دستگاه Dell می دهند. باز هم، اگر کارمندان مجبور باشند از سخت افزار به صورت روزانه استفاده کنند و از آن راضی نباشند، این به تجربه کلی کارمند شما کمکی نمی کند.
نکته حرفه ای: به یاد داشته باشید که از همه بازخوردها با گشودگی استقبال می شود. بنابراین فراموش نکنید که همیشه از کارکنان بپرسید که آیا چیز دیگری وجود دارد که می‌خواهند با شما در میان بگذارند و در طول مصاحبه خروجی به آن پرداخته نشده است؟
فراتر از مصاحبه خروج
جمع‌آوری داده‌ها از سؤالات مصاحبه خروج تنها زمانی به هدفی می‌رسد که با بینش‌هایی که به دست می‌آورید، اقدامی انجام می‌دهید.
الگوهایی که از داده‌ها بیرون می‌آیند به شما می‌گویند که در کجا به بهبود نیاز است: برای مثال در فرآیند جذب یا استخدام، برنامه آموزش و توسعه، یا سیاست‌های پاداش و مزایا.
مهم است که این اطلاعات با تصمیم گیرندگان درست در سازمان به اشتراک گذاشته شود. یکی از راه‌های انجام این کار این است که رهبران منابع انسانی، برای مثال، جلسات به‌روزرسانی فصلی با مدیران سازمان برگزار کنند و طی آن داده‌ها و روندهای مصاحبه خروجی را ارائه کنند.
البته ایده این است که پس از آن اقداماتی انجام دهیم که به نفع کارکنان – و در نتیجه شرکت – باشد.