پرل ژو، نویسنده کتاب “استاد دیجیتال”، می‌گوید: “راه‌حل تشویق خلاقیت، به حداکثر رساندن استفاده از قدرت مغزی کارکنان است.” چگونه به این مهم دست یابیم؟ از طریق فرآیند مدیریت استعدادی که نقاط قوت را مشخص می‌کند، نقش‌ها را همسو می‌سازد، مهارت‌ها را می‌سازد و نتایج را پاداش می‌دهد.
سازمان‌ها نمی‌توانند از فرآیند مدیریت استعداد غافل شوند. با این حال، تنها یک سوم از نقش‌های حیاتی دارای برنامه جانشین پروری هستند و فقط ۲۶٪ از کارکنان می‌گویند که در طول سال گذشته بازخورد دریافت کرده‌اند. به وضوح هنوز جای زیادی برای شرکت‌ها وجود دارد تا رویکرد خود را نسبت به مدیریت استعداد بهبود بخشند.
این مقاله به بررسی فرآیند مدیریت استعداد و اهمیت آن، بهترین شیوه‌های مدیریت استعداد، مثال‌های عملی و یک راهنمای ۱۲ مرحله‌ای برای فرآیند کارآمد مدیریت استعداد می‌پردازد.
جهت شرکت در دوره استعدادیابی و جانشین پروری کلیک نمایید.
فرآیند مدیریت استعداد چیست؟
مدیریت استعداد کل مسیر شغلی کارمند را هدایت می‌کند — از نحوه جذب افراد تا نحوه توسعه، پاداش‌دهی، ترفیع و در نهایت، خروج آن‌ها. شیوه‌های اصلی شامل استخدام و گزینش، یادگیری و توسعه (L&D)، مشارکت و فرهنگ‌سازی، عملکرد و پاداش‌ها و برنامه ریزی جانشین پروری است.
در اکثر شرکت‌ها، “استعداد” شامل همه کارکنان می‌شود. بسیاری نیز برای یک گروه کوچک با ظرفیت رشد سریع‌تر برای رسیدن به نقش‌های حیاتی، یک برنامه جداگانه برای افراد با پتانسیل بالا اجرا می‌کنند. برای سازمان‌ها، تنظیم یک فرآیند برنامه‌ریزی مدیریت استعداد واضح، چیزی است که آن را ثابت و قابل مقیاس‌گذاری می‌سازد.
اهمیت مدیریت استعداد
مدیریت استعداد در صورت اجرای صحیح، مزایای متعددی دارد، از جمله موارد زیر:
کارکنان شادتر: زمانی که کارکنان احساس می‌کنند به آن‌ها گوش داده می‌شود، به چالش کشیده می‌شوند و آموزش می‌بینند (و موارد دیگر)، احتمال رضایت آن‌ها از شغل و شرکت خود بسیار بیشتر است. در نتیجه، آن‌ها در مجموع متعهدتر، مولدتر و شادتر خواهند بود.
جابه‌جایی کمتر: بهینه‌سازی کل چرخه مدیریت استعداد برای سازمان شما باید نرخ جابه‌جایی کارکنان را به حداقل برساند. هنگامی که افراد مناسب را استخدام می‌کنید و فرصت‌های یادگیری و توسعه‌ای را که به دنبال آن هستند فراهم می‌کنید، احتمال ترک زودهنگام سازمان توسط کارکنان کمتر است.
برند کارفرمایی: یک فرآیند مدیریت استعداد یکپارچه و به خوبی توسعه یافته، تأثیر مثبتی بر *برند کارفرمایی* شما دارد که به تلاش‌های استخدام و حفظ شما نیز کمک می‌کند. به عنوان مثال، شناخته شدن در صنعت به دلیل داشتن یک برنامه گسترده یادگیری و توسعه می‌تواند به شرکت شما در میان نامزدهایی که به دنبال توسعه شغلی هستند، مزیت قابل توجهی نسبت به رقبای خود بدهد.
فرآیند مدیریت استعداد در ۱۲ مرحله
در زیر یک جریان عملی ۱۲ مرحله‌ای آورده شده است که می‌توانید آن را متناسب با نیازهای خاص سازمان خود تنظیم کنید، و هر مرحله شامل یک هدف واضح است:
مرحله ۱: برنامه‌ریزی نیروی کار و پیش‌بینی مهارت‌ها
برنامه استعداد خود را از طریق چارچوب خرید، ساخت، قرض، ربات (Buy, Build, Borrow, Bot) به برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار گره بزنید. تصمیم بگیرید که چه زمانی بخرید (استخدام از خارج)، بسازید (توسعه کارکنان)، قرض بگیرید (کار با فریلنسرها، پیمانکاران، یا سایر کارکنان موقت)، یا ربات کنید (خودکارسازی با هوش مصنوعی) تا اهداف فعلی و آتی را برآورده سازید.
هدف: برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار را با اقدامات استعدادیابی پیوند دهید، تا مهارت‌های مناسب را در زمان مناسب و با هزینه مناسب داشته باشید.
مرحله ۲: تدوین یک استراتژی برند کارفرمایی
یک برند کارفرمایی قوی از هر مرحله بعدی حمایت می‌کند و استعدادها را جذب، درگیر و حفظ می‌نماید. سازمان‌هایی با یک استراتژی برند کارفرمایی به خوبی توسعه یافته، توانایی خود را در تقویت مشارکت و حفظ کارکنان به ترتیب ۷۱٪ و ۶۷٪ ارزیابی می‌کنند، در حالی که سازمان‌هایی با برند کمتر این توانایی را ۳۷٪ و ۲۲٪ ارزیابی می‌کنند.
هدف: به مکانی عالی برای کار تبدیل شوید – و بمانید – تا جذب و حفظ استعداد با گذشت زمان آسان‌تر شود.
مرحله ۳: تعیین معیارهای ضروری شغلی
هرگاه شغل جدیدی ایجاد می‌کنید یا یک شغل موجود را باز می‌کنید، باید آنچه که آن شغل مستلزم آن است را تعریف (یا بازتعریف) کنید. هر بار که یک نقش باز می‌شود، یک تحلیل شغلی سریع اجرا کنید. نتایج، مسئولیت‌ها، و مهارت‌های ضروری را تعریف کنید. از این برای نوشتن شرح شغل و طراحی فرآیند گزینش خود استفاده کنید.
هدف: قابلیت‌های کلیدی را که می‌توانند موفقیت را در هر نقش به بهترین شکل پیش‌بینی کنند، مشخص سازید.
مرحله ۴: منبع‌یابی و جذب استعداد
فقط پست نگذارید و دعا نکنید — استعدادها را به صورت فعالانه منبع‌یابی کنید. از ترکیبی از منبع‌یابی نامزدهای فعال و منفعل برای گرم نگه داشتن یک مجموعه استعداد “موافق” استفاده کنید. جذب افراد واجد شرایط و انتخاب بهترین نامزدها برای شرکت شما یک شایستگی کلیدی منابع انسانی است که می‌تواند به شما در ساخت یک منبع استعداد ارزشمند کمک کند.
هدف: با گروه‌های کارکنان مرتبط ارتباط برقرار کنید تا مناسب‌ترین نامزدها را برای هر شغل جذب نمایید.
مرحله ۵: گزینش استعداد مناسب
هنگامی که متقاضیان علاقه‌مند و واجد شرایط کافی دارید، باید یک گزینش انجام دهید. روش‌هایی با ارزش پیش‌بینی‌کننده اثبات شده مانند مصاحبه‌های ساختاریافته، نمونه‌های کاری، تست‌های توانایی شناختی، و ارزیابی‌های معتبر را انتخاب کنید. سپس، از داده‌ها برای مقایسه عینی و بدون سوگیری نامزدها استفاده کنید.
هدف: از ابزارهای مرتبط برای کمک به یک گزینش مبتنی بر داده استفاده کنید تا مشخص شود چه کسی بهترین عملکرد را در نقش‌هایی که درخواست داده است، خواهد داشت.
مرحله ۶: تدوین پاداش
هنگامی که کسی را استخدام کردید، باید بر حفظ او تمرکز کنید. اطمینان حاصل کنید که سازمان یک بسته جبرانی رقابتی با مزایایی که مردم برای آن‌ها ارزش قائل هستند (مانند مرخصی، کار از راه دور، سلامت، و رفاه) به کارکنان ارائه می‌دهد. علاوه بر این، از پرداخت مبتنی بر عملکرد با احتیاط در جایی که تأثیر قابل اندازه‌گیری است (مانند فروش) استفاده کنید.
هدف: افراد را حفظ کنید و عملکرد را بدون ایجاد انگیزه‌های نامعقول پاداش دهید.
مرحله ۷: پیشبرد مشارکت و فرهنگ مثبت
یک فرهنگ مردم‌محور و عملکرد بالا را که محرک مشارکت کارکنان است، در اولویت قرار دهید. در عین حال، مشارکت باید به طور منظم اندازه‌گیری شود و بر اساس نتایج عمل شود. به گفته گالوپ، کارکنانی که ارتباط قوی با فرهنگ احساس می‌کنند، ۴.۳ برابر بیشتر احتمال دارد متعهد باشند و ۴۷٪ کمتر احتمال دارد به دنبال شغل جدید باشند.
هدف: شرایطی ایجاد کنید که کارکنان را قادر سازد تا بهترین کار خود را برای کسب‌وکار انجام دهند.
مرحله ۸: تضمین حفظ کارکنان
به دلایل قابل پیشگیری برای ترک افراد (مانند رکود شغلی، تعادل کار و زندگی، مسائل مربوط به مدیر) رسیدگی کنید. دلایل قابل پیشگیری ۶۳٪ از خروج‌ها را تشکیل می‌دهند، اما تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده می‌توانند ریسک‌های فرار را زودتر علامت‌گذاری کنند. به عنوان مثال، هیلتون پس از استفاده از بینش‌های مبتنی بر هوش مصنوعی برای تنظیم استراتژی‌های حفظ خود، ۲۵٪ افزایش رضایت را گزارش کرد.
هدف: کارکنان با عملکرد بالا را حفظ کنید تا تداوم کسب‌وکار را تضمین کرده و جابه‌جایی قابل اجتناب کارکنان را کاهش دهید.
مرحله ۹: اصلاح مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد بخش حیاتی فرآیند مدیریت استعداد است. از بررسی‌های سالانه به *مدیریت عملکرد مستمر* روی آورید. در واقع، طبق گفته Betterworks، شرکت‌هایی که از این رویکرد استفاده می‌کنند، نتایج بهتری از جمله عملکرد و حفظ بهتر و تمرکز بیشتر بر اولویت‌ها را گزارش می‌دهند.
هدف: عملکرد را در همه زمینه‌ها با بازخوردها و گفتگوهای منظم و آینده‌نگر بهبود بخشید.
مرحله ۱۰: اولویت‌بندی یادگیری و توسعه
یادگیری و توسعه (L&D) هدفی مشترک با مدیریت عملکرد دارد: بهبود مستمر عملکرد کارکنان با تقویت مهارت‌ها، شایستگی‌ها و دانش آن‌ها. L&D را با الزامات نقش و استراتژی همسو کنید، بر شکاف‌های مهارتی مرتبط با عملکرد و مسیرهای شغلی تمرکز کنید، و تأثیر بر رفتار و نتایج را بسنجید.
هدف: افراد را به مهارت‌ها، دانش و شایستگی‌ها برای عملکرد در سطح بالاتر مجهز کنید.
مرحله ۱۱: توسعه یک فرآیند ترفیع و برنامه ریزی جانشین پروری
بهترین عملکردها تمایل دارند چالش‌ها و مسئولیت‌های جدیدی را برای حفظ تعهد خود دریافت کنند. اینجاست که ترفیعات و برنامه‌ریزی جانشین‌پروری وارد می‌شوند — ترفیع افرادی که ارزش بیشتری اضافه می‌کنند، یک گام کلیدی در مدیریت استعداد است. علاوه بر این، با انتخاب، توسعه و پیگیری جانشینان، ذخیره رهبری (bench strength) برای نقش‌های حیاتی بسازید.
هدف: بهترین افراد را در نقش‌هایی با تأثیر بالاتر قرار دهید و تداوم رهبری را تضمین کنید.
مرحله ۱۲: تدوین یک پروتکل خروج قوی
خروج‌ها می‌توانند مطلوب یا نامطلوب باشند. نوع مطلوب شامل کارکنانی است که به دلیل عملکرد ضعیف یا عدم تناسب فرهنگی ترک می‌کنند، در حالی که نوع نامطلوب شامل کارکنانی است که خروج آن‌ها یک ضرر برای شرکت است. صرف نظر از نوع خروج، باید مصاحبه‌های خروج ساختاریافته‌ای انجام دهید تا الگوها را شناسایی کرده و دلایل اصلی در استخدام، مدیریت، یا فرهنگ را برطرف کنید.
هدف: هر خروج را به ورودی تبدیل کنید که سیستم استعداد را تقویت می‌کند.
فرآیند مدیریت استعداد در مقابل چرخه حیات در مقابل استراتژی
در حالی که برخی ممکن است از اصطلاحات “فرآیند مدیریت استعداد”، “چرخه حیات استعداد” (یا “چرخه حیات مدیریت استعداد”) و “استراتژی مدیریت استعداد” به جای یکدیگر استفاده کنند، اما یکسان نیستند. جدول زیر یک مقایسه ارائه می‌دهد:
فرآیند مدیریت استعداد (Talent management process) | چرخه حیات (مدیریت) استعداد (Talent (management) life cycle) | استراتژی مدیریت استعداد (Talent management strategy) | |
تعریف | مجموعه‌ای از اقدامات منظم که منابع انسانی برای جذب و استخدام نامزدها، و توسعه و حفظ کارکنان اجرا می‌کند. | کل فرآیند جذب و حفظ افراد مناسب، پرورش رشد آن‌ها، و توانمندسازی آن‌ها برای رسیدن به پتانسیل کاملشان. | برنامه اقدام یک شرکت برای بهینه‌سازی عملکرد کارکنان به منظور دستیابی به اهداف کسب‌وکار و موفقیت سازمانی. |
تمرکز کلیدی | اجرای خوب و مستمر گردش کار تکرارپذیر منابع انسانی | سازماندهی یک تجربه کارمند یکپارچه از ابتدا تا انتها در مراحل مختلف. | اولویت‌بندی شرط‌بندی‌های استعدادی که محرک نتایج کسب‌وکار هستند. |
مثال | یک فرآیند استخدام استاندارد شده با مصاحبه‌های ساختاریافته، یک برنامه ورود به کار ۳۰-۶۰-۹۰ روزه، بررسی‌های عملکرد فصلی، و یک چرخه کالیبراسیون سالانه. | نقشه‌برداری و بهبود مراحل مانند جذب ← استخدام ← ورود به کار ← توسعه ← مشارکت ← پیشرفت ← خروج، با حلقه‌های بازخورد در هر مرحله. | یک برنامه دو ساله برای ساخت مهارت‌های هوش مصنوعی در محصول و عملیات، شامل برنامه‌ریزی نیروی کار، تصمیمات ساخت در مقابل خرید، خطوط لوله نقش‌های حیاتی، بودجه‌ها، شاخص‌های کلیدی عملکرد (مانند زمان رسیدن به بهره‌وری، نرخ جابه‌جایی داخلی). |
۳ مثال واقعی مدیریت استعداد
ابتکارات مدیریت استعداد بر اساس اندازه سازمان، اهداف کسب‌وکار و اولویت‌های هر سازمان متفاوت است. بیایید به چند مثال واقعی نگاهی بیندازیم:
مثال ۱: بانک مرکزی اروپا (ECB)
در پاسخ به چندین نظرسنجی از کارکنان، بانک مرکزی اروپا پورتال *مبادله شغل (job swaps portal)* را برای تقویت سازگاری کارکنان از طریق جابه‌جایی داخلی (در میان کانال‌های دیگر) معرفی کرد، زیرا این امر برای حفظ تاب‌آوری بانک مرکزی اروپا ضروری است. ظرف شش ماه، ۱۳۱ نفر از بیش از ۵۰۰۰ کارمند این مؤسسه برای مبادله شغل با یک همکار ابراز علاقه کردند و بیش از ۱۵۰۰ نفر در پورتال شغلی گسترده‌تر بانک مرکزی اروپا “فعال” در نظر گرفته شدند.
مثال ۲: مسترکارت (Mastercard)
مسترکارت می‌خواست توانایی خود را برای توانمندسازی کارکنان برای مشارکت در پروژه‌ها در حوزه‌های اولویت‌دار خود مقیاس‌گذاری کند. به این ترتیب، سیستم عامل نیروی کار چابک خود، Unlocked را راه‌اندازی کرد تا همه در سازمان را توانمند سازد تا افق‌های خود را گسترش دهند و ارزشی را که به کسب‌وکار اضافه می‌کنند به حداکثر برسانند. برخی از نتایج شامل:
- حدود ۹۰٪ از نیروی کار در پلتفرم ثبت نام کردند.
- حدود ۵۵ میلیون دلار بهره‌وری کسب شد.
- حدود ۳۱,۷۴۰ روز کاری در یک سال صرفه‌جویی شد.
مثال ۳: نووارتیس (Novartis)
شرکت داروسازی چندملیتی سوئیسی نووارتیس تصمیم گرفت به یک مدل عملیاتی و برنامه‌ریزی مبتنی بر مهارت روی آورد تا افراد خود را به توانایی لازم برای جلوتر ماندن از نوآوری پزشکی مجهز کند. برای توانمندسازی کارکنان خود برای کسب مهارت‌های جدید فراتر از آنچه برای دامنه شغلی اولیه خود نیاز داشتند، نووارتیس یک بازار استعداد به نام Talent Match راه‌اندازی کرد. در نتیجه:
- این شرکت مهارت‌ها را به ۳۳,۰۰۰ کد شغلی در میان ۱۰۵,۰۰۰ کارمند نقشه‌برداری کرد.
- احتمال ترک شرکت توسط کاربران پلتفرم ۷۳٪ کمتر بود و احتمال ترفیع آن‌ها ۵۱٪ بیشتر.
- این شرکت ۶۷٪ افزایش در مأموریت‌های میان‌وظیفه‌ای (cross-functional assignments) را تجربه کرد.
مدیریت استعداد قوی دیگر اختیاری نیست. با پوشش جانشین‌پروری تنها برای یک سوم نقش‌های حیاتی و دریافت بازخورد تنها توسط ۲۶٪ از کارکنان، اکثر سازمان‌ها شکاف‌های واضحی دارند. مزیت آن آشکار است: استخدام بهتر، فرهنگ قوی‌تر، عملکرد بالاتر، و جابه‌جایی کمتر زمانی که استعداد را به عنوان یک سیستم سرتاسری به جای مجموعه‌ای از فعالیت‌های نامرتبط در نظر بگیرید.
کوچک شروع کنید و سریع حرکت کنید. ۱۲ مرحله خود را ممیزی کنید، ابتدا ضعیف‌ترین حلقه‌ها را اصلاح کنید، و تأثیر آن را بسنجید. یک ریتم عملکرد ساده و مستمر ایجاد کنید، پیشنهاد ارزش کارمند (EVP) خود را تازه کنید، شکاف‌های مهارتی اولویت‌دار را پر کنید، و جانشینان نقش‌های حیاتی را نام ببرید. بینش‌های حاصل از داده‌های خروج و مشارکت را به استخدام، توسعه، و پاداش‌ها بازخورد دهید. این کار را به طور مداوم انجام دهید، و استعداد به یک مزیت رقابتی تبدیل خواهد شد، نه یک ریسک.
