“Orientation” به معنای “جهت‌یابی یک فرد یا شیء نسبت به نقاط قطب‌نما یا موقعیت‌های مشخص دیگر” تعریف می‌شود. در محیط کار، ورود به سازمان (Onboarding) کارکنان جدید نیز هدف مشابهی دارد: راهنمایی نیروهای جدید تا جایگاه خود را در شرکت پیدا کرده و با اطمینان شروع به کار کنند.
فرآیند ورود به سازمان یک شرکت می‌تواند به شدت بر تصمیم فرد برای ماندن در شرکت تأثیر بگذارد. در واقع، تحقیقات BambooHR نشان می‌دهد که ۲۹٪ از نیروهای جدید در همان هفته اول متوجه می‌شوند که آیا شغل برایشان مناسب است یا خیر.
در این مقاله، نگاهی دقیق‌تر به فرآیند ورود به سازمان یا آنبوردینگ کارکنان جدید می‌اندازیم: اینکه چیست، چرا اهمیت دارد و چه مزایایی به همراه دارد. همچنین، بهترین شیوه‌ها، یک چک‌لیست کاربردی و نمونه سوالات برای گنجاندن در نظرسنجی ورود به سازمان را پیدا خواهید کرد.
برای ثبت نام در دوره جامع مدیریت منابع انسانی کلیک کنید.
ورود به سازمان کارکنان جدید چیست؟
ورود به سازمان کارکنان جدید فرآیندی است که به نیروهای جدید کمک می‌کند تا با سازمان، فرهنگ آن، همکاران و نقش خود آشنا شوند. در اصل، این فرآیند سه هدف اصلی را دنبال می‌کند: خوش‌آمدگویی، اطلاع‌رسانی و درگیر کردن کارکنان در آغاز مسیرشان با شرکت.
عناصر معمول یک برنامه ورود به سازمان شامل معرفی به تیم، زمانی برای گفتگوهای یک به یک با مدیر استخدام برای شفاف‌سازی انتظارات و یک بازدید از محیط فیزیکی یا مجازی کار است. هنگامی که این فرآیند با دقت طراحی شود، زمینه را برای یک رابطه قوی و پایدار بین کارمند و سازمان فراهم می‌کند.
ورود به سازمان (Orientation) در مقابل جذب (Onboarding)
اصطلاحات ورود به سازمان نیروی جدید (New Hire Orientation) و جذب کارمند (Employee Onboarding) اغلب به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، و اگرچه این قابل درک است، اما این دو یکسان نیستند.
ورود به سازمان یک فرآیند کوتاه‌مدت است که معمولاً از یک روز تا یک هفته طول می‌کشد. این فرآیند، مرحله مقدماتی از مسیر گسترده‌تر جذب است که بر شکل‌دهی برداشت‌های اولیه نیروی جدید از محل کار تمرکز دارد.
در مقابل، جذب از لحظه‌ای شروع می‌شود که یک نامزد پیشنهاد شغلی را امضا می‌کند و به طور رسمی به یک کارمند آینده تبدیل می‌شود. این فرآیند تا زمانی ادامه می‌یابد که او بتواند با اطمینان و به تنهایی نقش خود را انجام دهد.
به عبارت ساده، ورود به سازمان یک نقطه شروع کوتاه است، در حالی که جذب و استخدام یک فرآیند طولانی‌تر و جامع‌تر است. هر دو هدف کلی یکسانی دارند: کمک به نیروهای جدید برای آشنایی با سازمان، فرهنگ آن، افراد و نقش جدیدشان.
پنج مرحله جذب کارمند
مدل‌های مختلفی مراحل جذب کارمند را به روش‌های کمی متفاوت توصیف می‌کنند، اما یک تقسیم‌بندی رایج و کاربردی شامل پنج مرحله کلیدی است:
۱. قبل از روز اول (پیش‌جذب – Preboarding)
۲. روز اول ← ورود به سازمان
۳. هفته اول ← ورود به سازمان
۴. ۹۰ روز اول
۵. پایان سال اول
این مراحل، مسیر تدریجی از نیروی جدید به یک عضو کاملاً یکپارچه و مطمئن در سازمان را منعکس می‌کنند.
اهمیت ورود به سازمان کارکنان جدید
یک برنامه ورود به سازمان خوب طراحی‌شده به چند دلیل اهمیت دارد:
انتقال روان به سازمان: این فرآیند به نیروهای جدید کمک می‌کند تا از همان ابتدا با فرهنگ شرکت و سیاست‌ها و رویه‌های مختلف آن آشنا شوند.
افزایش مشارکت و ماندگاری: وقتی کارکنان احساس خوش‌آمدگویی و حمایت می‌کنند، احتمال بیشتری دارد که با کار خود درگیر شده و مدت طولانی‌تری بمانند.
کوتاه‌تر شدن زمان دستیابی به بهره‌وری: نیروهای جدیدی که راهنمایی‌های واضحی در مورد نقش‌های خود، انتظارات و منابع در دسترس دریافت می‌کنند، معمولاً سریع‌تر آماده به کار می‌شوند.
بنیان‌گذاری روابط قوی: یک برنامه جامع ورود به سازمان، نیروهای جدید را با افراد مختلف در سازمان، از جمله تیم، همکاران مستقیم و مدیر، مرتبط می‌کند.
ثبات در جذب: یک برنامه رسمی ورود به سازمان تضمین می‌کند که هر نیروی جدید، اطلاعات اصلی یکسانی را دریافت می‌کند و تجربه‌ای استاندارد و عادلانه در سراسر نیروی کار ایجاد می‌شود.
انطباق با سیاست‌ها و مقررات: پوشش دادن الزامات قانونی، ایمنی و سیاست‌ها در همان ابتدا، خطر خطاها یا تخلفات را کاهش می‌دهد.
تقویت برند کارفرما: یک فرآیند ورود به سازمان سازمان‌یافته نشان می‌دهد که شرکت حامی و حرفه‌ای است و یک برداشت اولیه قوی ایجاد می‌کند.
ایده‌های ورود به سازمان کارکنان جدید
راه‌های زیادی برای طراحی یک برنامه ورود به سازمان وجود دارد و رویکرد صحیح به عواملی مانند فرهنگ شرکت، بودجه، اندازه تیم و نوع نقش بستگی دارد.
در ادامه، نمونه‌هایی از فرآیند ورود به سازمان در AIHR در روز اول و هفته اول آورده شده است.
در روز اول
حدود ۹:۰۰ صبح – یک استقبال گرم: نیروی جدید می‌رسد و توسط تیم خود مورد استقبال قرار می‌گیرد. این تعامل اول به شکستن یخ، معرفی کارمند جدید به فرهنگ و تعیین یک لحن مثبت برای روز کمک می‌کند.
حدود ۹:۳۰ صبح – بحث در مورد برنامه روزانه: نیروی جدید با مدیر خود ملاقات می‌کند تا برنامه روز را مرور کند. این کار ساختار ایجاد کرده و انتظارات را از همان ابتدا مشخص می‌کند.
حدود ۹:۴۵ صبح – گشت در دفتر و معرفی‌ها: گشت راهنمایی در دفتر انجام می‌شود. در طول گشت، کارمند با همکاران و تیم خود دوباره معرفی می‌شود.
حدود ۱۰:۳۰ صبح: کارمند جدید برنامه ۹۰ روزه خود را دریافت می‌کند، که شامل توضیحی مفصل از تمام عناصر مختلف است.
حدود ۱۱:۳۰ صبح – زمان برای مستقر شدن: قبل از ناهار، به نیروهای جدید فرصت داده می‌شود تا برداشت‌های اولیه خود را پردازش کنند.
بین ۱۲:۰۰ و ۱۴:۰۰ – ناهار تیمی: ناهار تیمی روز را به یادماندنی‌تر می‌کند و به همکاران اجازه می‌دهد تا در یک محیط آرام با یکدیگر آشنا شوند.
حدود ۱۳:۰۰ – ارائه شرکت: بنیانگذاران ما یک ارائه در مورد ساختار، مأموریت، چشم‌انداز و فرهنگ شرکت ارائه می‌دهند.
۱۴:۰۰ – ساختار هفتگی و ماهانه: مدیر دوباره با نیروی جدید می‌نشیند تا نحوه کار روزمره شرکت را توضیح دهد. این شامل جلسات هفتگی، به‌روزرسانی‌های ماهانه و رویدادهای اجتماعی است.
در هفته اول
- انتخاب یک رستوران: به نیروی جدید فرصت دهید تا یک مکان برای ناهار تیمی انتخاب کند.
- جلسات یک به یک با اعضای تیم: جلسات کوتاهی بین نیروی جدید و اعضای تیم برنامه‌ریزی کنید.
- جلسه با مدیر استخدام: در پایان هفته، زمانی را برای خلاصه‌سازی آنچه که خوب پیش رفته و آنچه که می‌تواند بهبود یابد، اختصاص دهید.
- برنامه برای ارائه شرکت: کارمند جدید را تشویق کنید تا برداشت خود از شرکت را برای همکاران ارائه دهد.
- اضافه کردن به صفحه شرکت: قرار دادن نیروی جدید در صفحه تیم “درباره ما” نشان می‌دهد که آن‌ها به طور رسمی بخشی از سازمان هستند.
- اعلام در لینکدین: به اشتراک گذاشتن یک پست خوش‌آمدگویی در لینکدین، نیروی جدید را به مخاطبان گسترده‌تری معرفی می‌کند.
- برنامه‌ریزی جلسات بررسی برنامه ۹۰ روزه: برنامه ۹۰ روزه را در هفته اول دوباره مرور کرده و جلسات ماهانه تکراری را برای پیگیری پیشرفت برنامه‌ریزی کنید.
- ارسال یک نظرسنجی ورود به سازمان: در پایان برنامه، از نیروهای جدید بازخورد بخواهید.
چک‌لیست ورود به سازمان کارکنان جدید
بر اساس مثال‌های بخش قبلی، در اینجا یک چک‌لیست عملی برای روز اول و هفته اول آورده شده است.
روز اول
خوش‌آمدگویی (عمدتاً برای مدیر استخدام):
یک یادداشت خوش‌آمدگویی شخصی یا یک هدیه کوچک در میز کار (یا ارسال آن در صورت دورکاری) آماده کنید.
- برنامه روز را مرور کنید.
- یک گشت در دفتر (یا بازدید مجازی) انجام دهید.
- نیروی جدید را به همکاران و تیم فوری معرفی کنید.
- برنامه ۹۰ روزه و انتظارات را ارائه دهید.
- یک نمای کلی از شرکت را به اشتراک بگذارید.
- ساختارهای جلسات هفتگی و ماهانه را توضیح دهید.
مبانی عملی (عمدتاً برای منابع انسانی):
- جزئیات دسترسی به وای‌فای و سیستم را به اشتراک بگذارید.
- اطلاعات تماس اضطراری را درخواست کنید.
- فرم‌های مالیاتی و حقوق و دستمزد لازم را جمع‌آوری کنید.
- اطلاعات نیروی جدید را به سیستم حقوق و دستمزد ارسال کنید.
- مدارک شناسایی و مجوز کار را تأیید و بارگذاری کنید.
- یک عکس پروفایل برای استفاده داخلی بگیرید یا درخواست کنید.
نصب و راه‌اندازی و آموزش (معمولاً توسط IT):
- لپ‌تاپ، مانیتور و سایر تجهیزات لازم را تنظیم کنید.
- دسترسی به ابزارهای ارتباطی را فراهم کنید.
- حساب ایمیل و امضا را پیکربندی کنید.
- مبانی امنیت سایبری را توضیح دهید.
هفته اول
تیم (به رهبری مدیر استخدام):
- یک ناهار تیمی ترتیب دهید.
- جلسات یک به یک با همکاران کلیدی را برنامه‌ریزی کنید.
- یک دوست یا منتور برای راهنمایی روزمره تعیین کنید.
- جلسه خلاصه‌سازی پایان هفته با مدیر استخدام برگزار کنید.
کارهای ضروری (منابع انسانی و مدیر استخدام):
- یک پیام خوش‌آمدگویی در لینکدین منتشر کنید.
- جلسات بررسی ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روزه را برنامه‌ریزی کنید.
- فرآیندهای کلیدی منابع انسانی را مرور کنید.
- یک پروژه یا وظیفه کوچک را به نیروی جدید محول کنید.
- قبل از ارسال نظرسنجی رسمی، بازخورد اولیه را درخواست کنید.
- نظرسنجی ورود به سازمان را ارسال کنید.
سوالات نظرسنجی ورود به سازمان کارکنان جدید
نظرسنجی ورود به سازمان ابزاری عالی برای کمک به منابع انسانی است تا بفهمد آیا این فرآیند به اهداف خود یعنی خوش‌آمدگویی، اطلاع‌رسانی و درگیر کردن نیروهای جدید رسیده است یا خیر. در اینجا چند سوال نظرسنجی وجود دارد که می‌توانید در نظر بگیرید:
- تجربه کلی: در مقیاس ۱ تا ۱۰، تجربه کلی خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟ آیا برنامه انتظارات شما را برآورده کرد؟
- وضوح اطلاعات: در مقیاس ۱ تا ۱۰، در مورد نقش و انتظارات خود چقدر شفافیت دارید؟ آیا اطلاعات کافی دریافت کردید؟
- تیم:تجربه ملاقات با تیم خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟ آیا با اعضای تیم جلسات یک به یک داشتید؟
- محیط کار: در مقیاس ۱ تا ۱۰، چقدر با محیط دفتر آشنا هستید؟ آیا همه چیزهایی که برای انجام کارتان نیاز دارید را در اختیار دارید؟
- مدیر: در هفته اول چند بار با مدیر خود ملاقات کردید؟
- سایر موارد: در مقیاس ۱ تا ۱۰، چقدر احتمال دارد که بر اساس تجربه ورود به سازمان خود، این شرکت را به عنوان یک مکان عالی برای کار توصیه کنید؟
ورود به سازمان کارکنان جدید یک زمان هیجان‌انگیز هم برای نیروهای جدید و هم برای سازمان است. یک فرآیند خوب ساختاریافته و با دقت طراحی‌شده که اطلاعات عملی را با جنبه انسانی شروع یک شغل متعادل می‌کند، می‌تواند به ایجاد روابط کاری قوی و بلندمدت کمک زیادی کند.
برای ادامه بهبود برنامه خود، مهم است که بلافاصله پس از پایان فرآیند بازخورد بخواهید. یک نظرسنجی کوتاه به نیروهای جدید اجازه می‌دهد تا آنچه را که خوب پیش رفته و آنچه را که می‌توان بهبود بخشید، به اشتراک بگذارند و اطمینان حاصل شود که فرآیند شما مرتبط و مؤثر باقی می‌ماند.
سوالات متداول (FAQ)
فرآیندی است برای معرفی و آشنا کردن نیروهای جدید با نقش، همکاران و سازمان به طور کلی.
ورود به سازمان یک فرآیند کوتاه‌مدت است، در حالی که جذب از لحظه امضای پیشنهاد شغلی شروع می‌شود و تا زمانی ادامه می‌یابد که کارمند بتواند نقش خود را به طور مستقل انجام دهد.
یک فرآیند مؤثر، استرس و اضطراب را کاهش می‌دهد، تعهد کارمند را افزایش می‌دهد، بهره‌وری را تقویت می‌کند، خطاها را به حداقل می‌رساند، نرخ ترک خدمت را کاهش می‌دهد و روابط قوی‌تری را با همکاران و مدیران تقویت می‌کند.
