افت عملکرد در تیم شما می تواند تأثیر جدی بر میزان بهره وری تیم و عملکرد کسب و کار داشته باشد. به همین دلیل ضروری است که خلاء‌های عملکردی هر چه زودتر بهبود یابند. ارتقای وضع موجود در هر فعالیتی نیازمند شناسایی عوامل موثر بر بهبود، اولویت بندی آن و اقدام متناسب با آن است. اولويت بندی فعاليت‌هايی كه در سازمان‌ها نياز به بهبود دارند، ازجمله مسائل مهم در تصميم گيری است.
پيچيدگی‌های محيط فعاليت سازمان‌ها از يكسو و تعدد و گستردگی فعاليت‌های درون سازمانی از سوی ديگر، ضرورت تمركز مديران را بر مسائل و مشكلات بر حسب اولويت آنها اجتناب ناپذير ساخته است. مطلب ديگری كه مؤيد ضرورت تمركز می‌باشد، محدوديت منابع سازمان است.
چنانچه اين منابع به طور مساوی در بخش‌های مختلف تخصيص يابد و نحوه تخصيص بر اساس اولويت‌ها انجام نشود، الزاماً موفقيتی همسو با اهداف سازمان محقق نخواهد شد. همانگونه كه گلدرات بيان می‌كند «بخش‌های مختلف يک سازمان مانند حلقه‌های يک زنجير هستند و مديران بايد با شناسايی ضعيف‌ترين حلقه‌ها، اقدامات مناسب را در جهت تقويت و استحكام كل زنجيره به كار بندند» واضح است كه توجه يكسان به تمام بخش‌ها اگر چه به تقويت همه آنها منجر می‌شود، اما بهبود ناكافی در حلقه‌های ضعيف كه در اولويت بهبود قرار دارند، كل زنجیره را از ضعيف‌ترين حلقه دچار آسيب و گسست خواهد كرد، به همین دلیل در مدیریت عملکرد ابتدا در صدد هستیم تا تاثیر عملکرد مشاغل را در عملکرد کل سازمان به تصویر بکشیم تا بتوانیم ضعیف‌ترین عملکردها را شناسایی نموده و در جهت بهبود آنها اقدام نماییم.
شکاف عملکرد چیست؟
اثربخشی کارکنان را می‌توان با میزان مهارت کارکنان در مدیریت وظایف خود و بر عهده گرفتن سطوح فزاینده مسئولیت تعریف کرد. وجود شکاف در عملکرد کارکنان مانع از آن می‌شود که فرآیندهای کسب و کار شما با ظرفیت کامل عمل کنند و نهایتا کسب و کار به اهداف خود نائل گردد. در یک کلام، شکاف عملکرد به تفاوت بین عملکرد فعلی یک فرد، تیم یا سازمان در مقایسه با عملکرد مطلوب آن اشاره دارد به همین دلیل شاخص‌های وظیفه‌ای ارزیابی عملکرد کارکنان، می‌بایستی از شرح وظایف هر شغل استخراج گردد تا ارتباط دقیق و جامعی بین انتظاراتی که از هر شغل وجود دارد (به عنوان وضع مطلوب) و عملکرد شاغلین آن شغل (وضع موجود) برقرار شود . شکاف های عملکرد باعث می‌شوند کارمندان ضعیف عمل کنند، که در نتیجه منجر به اثربخشی سازمانی پایین و عدم دستیابی به اهداف می‌شود.
این شکاف ها از دلایل زیادی نشات می‌گیرند که میتوانید با تجزیه و تحلیل شکاف عملکرد آنها را شناسایی کنید. آنچه که شکاف های عملکرد را چالش برانگیز می‌کند این است که می‌توانند در بسیاری از حوزه های منابع انسانی ظاهر شوند و در برخی از موارد ممکن است به سرعت ظاهر نشوند. به عنوان مثال، اگر کارکنان برای انجام وظایف خود توسط سایر کارکنان آموزش ببینند، ممکن است تمام “رفتارهای نامطلوب” همکاران خود را بیاموزند و حتی ممکن است روش صحیح انجام کار را نیز یاد نگیرند.
این امر باعث می‌شود که کارکنان به دلیل بی اطلاعی از انتظارات سازمان، از دستیابی به اهداف عملکردی باز بمانند لذا در یک مدل مدیریت منابع انسانی جامع، می بایستی تعیین شرح وظایف هر شغل توسط خبره آن شغل تعیین گردد تا امکان دستیابی به اهدافی که کسب و کار از آن شغل انتظار دارد، مهیا گردد. درک این نکته مهم است که عدم عارضه یابی و عدم توجه به علت ایجاد شکاف عملکرد، تأثیر منفی بر عملکرد سازمانی دارد.
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد مجموعه‌ای از سیستم‌هایی است که با هدف توسعه کارمندان به گونه‌ای که کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند، برنامه‌ریزی و انجام می‌شود.
چرا شکاف های عملکرد برای یک سازمان مضر هستند؟
شکاف های عملکرد باعث می‌شوند کارکنان، تیم‌ها و سازمان‌ها عملکرد ضعیفی داشته باشند که منجر به کاهش سودآوری و نوآوری می‌شود. همه این‌ها به عملکرد سازمان آسیب می‌زند. هنگامی که کارکنان به طور مداوم قادر به دستیابی به اهداف عملکرد مطلوب خود نباشند، با اهداف قطع ارتباط می‌کنند، چرا که رسیدن به آنها را غیرممکن می‌دانند.
بررسی‌های گالوپ نشان می‌دهد که شکاف های عملکرد کسب‌وکارها حدود 2.9 میلیون دلار در روز برای جستجوی کارمندان جدید برای جایگزینی کارکنان بی انگیزه یا کارکنانی که عملکرد مناسبی ندارند، هزینه دارد. چنین مسائل عملکردی یک شبه اتفاق نمی افتد. آنها به طور موذیانه در فرهنگ شرکت و فرهنگ هر یک از کارکنان نفوذ می کنند، که در نهایت منجر به شکست تیم می‌شود. شرکت‌هایی را در نظر بگیرید که کارکنان در آنها مشارکت پایینی دارند. مشارکت کم کارکنان بر عملکرد شرکت، کیفیت خدمات مشتریان و اهداف شرکت تأثیر می‌گذارد.
به همین دلیل برای تعیین حدود کنترل عملکرد کارکنان، ابتدا می‌بایستی زمینه‌های عملکرد نامطلوب (برای هر یک از شاغلین به طور مجزا و مستقل از سایر شاغلین آن شغل) شناسایی شده و سپس اهداف عملکردی قابل دستیابی (با در نظر داشتن توانمندی های کارکنان) برای هر یک از کارکنان تعیین می‌گردد.
چه چیزی باعث افت عملکرد می‌شود؟
علل افت عملکرد می‌تواند از یک سازمان به سازمان دیگر و از یک شاغل به شاغل دیگر متفاوت باشد. با این حال، دلایل عمده‌ای وجود دارد که ممکن است یک سازمان افت عملکرد تیم‌ها را تجربه کند. یکی از مواردی که ما از شیوع بیماری کووید-19 آموختیم این بود که بسیاری از سازمان‌ها انتظارات عملکردی خود را کاهش دادند تا از میزان فشار بر کارکنانی که به دلیل دورکاری استرس داشتند، بکاهند. اما اکنون که شرایط (دستکم در کشور ما) تقریبا عادی شده است زمان مناسبی است که نگاهی به موقعیت سازمان خود از لحاظ ایجاد انگیزه در کارکنان برای به کارگیری بهترین عملکردهای آنان، بیندازید.
خلاصه‌ای از برخی علل رایج افت عملکرد به شرح زیر است:
رهبری و فرآیندهای ضعیف:
اگر کارکنان دستور کار شفاف و مشخصی نداشته باشند یا شیوه مدیریت آنان مناسب نباشد، به راحتی می‌توانند گیج، ناامید و از نقش خود دور شوند. این به نوبه خود عملکرد فردی و تیمی را کاهش می‌دهد.
یکی از ویژگی‌های این مدل، شفافیت در تدوین شرح وظایف و تعیین نحوه انجام وظایف است. در تدوین شرح وظایف، اغلب به چیستی وظایف مورد انتظار از شاغل پرداخته می‌شود لیکن برای ایجاد شفافیت می‌بایستی به چگونگی نیل به اهداف وظیفه‌ای پرداخته شود و به کارکنان ابلاغ گردد.
توقعات نامعقول:
گاهی اوقات در ارزیابی عملکرد، هدف ها طوری تعیین می‌شوند که کارکنان نتوانند به آنها دست یابند. این کار به جای الهام بخشیدن به کارکنان، روحیه آنها را تضعیف می‌کند. یکی دیگر از مشکلات، عدم شفافیت در بیان انتظارات است. وقتی کارکنان شما در مورد انتظارات شما از خودشان مطمئن نیستند، چگونه می‌توانند موثر باشند؟
فقدان انگیزه و عدم مشارکت عمومی:
هر چند از سال گذشته ، با همه گیری کووید -19 ، اوضاع کمی آرام شده است، با این حال جدیدترین نظرسنجی گالوپ نشان می‌دهد که از ژوئن 2021 تنها حدود 36 درصد از کارمندان به طور فعال در ایالات متحده و تنها 20 درصد در سطح جهانی مشغول به کار هستند و کارکنان دورکار که عملا از کار جدا هستند، کمتر به معیارهای عملکرد اهمیت می دهند.
شکاف مهارت و استعداد:
با وجود اینکه افراد زیادی در جستجوی کار هستند اما هنوز هم کمبود مهارت و استعداد، یک مشکل فزاینده است. با منسوخ شدن برخی از مشاغل و ظهور بسیاری از نقش های جدید، حفظ مجموعه مهارت‌ها و استعداد کافی برای پوشش اهداف عملکرد می‌تواند چالش بزرگی برای کسب و کارها و بنگاه‌ها باشد.
8 مدل مدیریت منابع انسانی در سال 2023
مدل های منابع انسانی به تعریف و توضیح نقش منابع انسانی در کسب وکار کمک می کنند.
چگونه در ۱۰ گام ، افت عملکرد را بهبود دهیم؟
ممکن است از خود بپرسید، “اگر افت عملکرد اینقدر مضر است، چگونه می‌توانم آن را بهبود دهم؟” هنگامی که تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دادید، باید برنامه ریزی کنید که چگونه می‌خواهید آن را بهبود دهید.
گام اول: شناسایی علل افت عملکرد:
این امر می‌تواند شامل هر یک از دلایل پیش گفته، یا سایر دلایل خاص سازمان شما باشد. برای بررسی سوابق عملکرد کارکنان در دو سال گذشته وقت بگذارید و در جستجوی الگوهای افت میزان عملکرد باشید. علت افت عملکرد ممکن است تنها معطوف به یک شاغل، یک بخش، یا یک مدیر باشد. به عنوان بخشی از این بررسی، میتوانید یک نگرش سنجی (Pulse Survey) بین کارکنان انجام دهید تا بررسی کنید که برداشت کارکنان ، نسبت به شغل آنها، سرپرست بلافصل آنها و سازمان چیست.
بیایید فرض کنیم که شما احساس میکنید که عملکرد کارکنان در یک بخش خاص افت داشته و آنها به میزان قابل توجهی از عملکرد مطلوب فاصله دارند یا روند عملکرد آنها نزولی است. میتوانید یک گروه متمرکز (Focus Group) از کارکنان یا یک جلسه بازخورد پویا و دو طرفه ترتیب دهید تا بیشتر در مورد علت آن بررسی کنید.
گام دوم: مهارت‌هایی را که در حال حاضر در سازمان شما هستند را شناسایی کنید:
این داده‌ها می‌توانند از رزومه کارکنان یا سیستم اطلاعات واحد منابع انسانی سازمان شما به دست آیند. ایجاد مخزن مهارت‌ها همچنین به شما کمک می کند تا یک دیدگاه کلی از مهارت های فعلی کارکنان داشته باشید. علاوه بر این، کارکنان می‌توانند مهارت‌ها و توانمندی‌های خود را به عنوان بخشی از ارزیابی اولیه استخدام جدید خود در اختیار داشته باشند یا می‌توانند به سادگی الزامات مهارت‌های شغل فعلی را با سرپرست خود بررسی نموده و فاصله خود را با وضع مطلوب مشاهده کنند.
گام سوم: تجزیه و تحلیل شکاف عملکرد و شکاف مهارت ها:
شکاف عملکرد به بررسی روند عملکرد کارکنان می‌پردازد. این بررسی بر اساس شاخص‌های عملکرد در سطح واحدی یا فردی است. تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها بر ارزیابی مهارت های فعلی نیروی کار در مقابل مهارت های مورد نیاز در آینده، با بازطراحی شغل یا تغییر ماهیت مشاغل متمرکز است. انجام این تحلیل ها به تعیین نوع اقداماتی که برای از بین بردن شکاف ها نیاز دارید کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر عملکرد یک تیم خاص به دلیل نامتناسب بودن شیوه مدیریت، افت کرده باشد، احتمالا نیاز است مدیر آن تیم دوره های آموزش رهبری با مربیگری را بگذارند یا در این زمینه منتور داشته باشد. با این حال، اگر متوجه شدید که اعضای تیم، از سطح مهارت کافی برای انجام وظایف خود برخوردار نیستند، ممکن است تصمیم بگیرید که یک برنامه آموزشی هدفمند را برای ارتقاء مهارت‌های آنها اجرا کنید.
گام چهارم: طرح ریزی یک برنامه آموزشی هدفمند:
همانطور که قبلا گفته شد، هنگامی که تشخیص دادید کارکنان شما کدام مهارت ها و شایستگی ها را ندارند، میتوانید برنامه‌های آموزشی هدفمندی را برای رفع این شکاف مهارتی ایجاد کنید. اجرای کوچینگ عملکرد همچنین به کارمندان شما کمک می کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و در هنگام کار یادگیری داشته باشند. اهداف یادگیری را روی کارکنان جدیدالاستخدام متمرکز کنید، اما برنامه مدونی برای آنچه باید بیاموزند، داشته باشید و درباره آنچه که تصور می‌کنند از یاد رفته است، از آنها بازخورد دریافت کنید.
گام پنجم: تعیین انتظارات عملکرد و ایجاد توافق نامه عملکردی:
شاخص های ارزیابی عملکرد دقیق و مشخص را با استفاده از تجزیه و تحلیل هر شغل استخراج نموده و تعیین نمائید، شاخص‌ها باید اولا کاملا شفاف باشند تا کارکنان بدانند شما به عنوان کارفرما از آنها چه انتظاری دارید، ثانیا از وظایف شغلی کارکنان استخراج شده باشند تا با راهبرد‌ها یا اهداف سازمان همسو باشند. توافق نامه عملکردی به آنها یک نقشه راه، برای دستیابی به موفقیت می‌دهد تا بتوانند عملکرد خود را ظرف مدت زمان تعیین شده بهبود دهند. به مدیران و سرپرستان بلافصل کارکنان آموزش دهید تا در طی دوره های عملکردی، بازخورد مکرر و سازنده به کارکنان ارائه دهند، اهداف مشخصی را تعیین کنند، موانع را از بین ببرند و با مهیا کردن ملزومات و تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری، مسیر پیشرفت آنها را دنبال نمایند.
تلاش کنید تا طول دوره های عملکردی را کوتاه نمایید و حتی الامکان هر سه ماه یکبار بررسی عملکرد را انجام دهید. با تکرار مداوم انتظارات خود، میتوانید مطمئن شوید که کارمندان شما نه تنها می‌دانند که به چه چیزی باید برسند، بلکه می‌دانند چگونه ، با چه لوازم و ملزوماتی ، و از چه مسیری می‌توانند به آن دست یابند.
بنابراین در مدل‌های بومی مدیریت عملکرد لازم است که در توافق نامه عملکردی، نه تنها به اهداف مورد انتظار پرداخت شود، بلکه می بایستی در توافق نامه‌های عملکردی به طور کاملا شفاف به نحوه دستیابی به اهداف، مدت زمان مورد انتظار جهت بهبود عملکرد، ابزار و تجهیزات و نرم افزارها و زیرساخت های لازم جهت ارتقاء سطح کمی و کیفی عملکرد کارکنان و ضریب اهمیت هر یک از اهداف نیز پرداخته شود.
گام ششم: توسعه رهبران آینده: اهمیت برنامه ریزی برای جانشین پروری را دست کم نگیرید.
برای ایجاد و حفظ یک تیم قوی، به کارکنان ماهر و مستعد نیاز دارید که انجام امور را بر عهده بگیرند. کارکنانی را که پتانسیل ایفای نقش‌های کلیدی مدیریتی و رهبری در آینده را دارند، شناسایی کنید. سپس، با کمک آنان میتوانید برنامه های توسعه رهبری خاص سازمان خود را طرح ریزی کنید تا آنها را برای ایفای نقش های آینده آماده نمائید. به این ترتیب، شما مسیر جانشین پروری را تضمین میکنید.
گام هفتم: ایجاد و حفظ سطح بالایی از مشارکت کارکنان:
تعامل و حفظ ارتباط با کارکنان ، ارتباط مستقیم با ارتقاء عملکرد آنها دارد بنابراین ارتباط خود را با کارکنانی که درگیر مشاغل (خصوصا مشاغل کلیدی) هستند را حفظ کنید . با شیوع کووید، در کشور ما نیز بسیاری از کارکنان دورکار شده‌اند که نباید از حفظ ارتباط مستقیم با آنها نیز غفلت شود . بنابراین می بایستی کانال های ارتباطی (متناسب با تمایلات شخصیتی کارکنان) توسعه داده شوند.
گام هشتم: طراحی برنامه جبران خدمت:
بر اساس مطالعه‌ای که توسط تکجوی انجام شد، 37 درصد از کارمندان “به رسمیت شناخته شدن” را مهمترین عامل در افزایش بهره وری می‌دانند. با به رسمیت شناختن سهم کارکنان در دستیابی سازمان به موفقیت و اعطای پاداش مبتنی بر عملکرد به آنها، جریانی را فراهم می سازید که بر اساس آن، کارکنان احساس می‌کنند نقش آنها در نیل به اهداف سازمانی دیده می‌شود و از تلاش هایشان قدردانی می‌شود. این برنامه ریزی می‌تواند به صورت پرداخت پاداش نقدی و یا جبران خدمت غیر نقدی باشد.
از آنجایی که مقررات مربوط به جبران خدمت کارکنان جزء قواعد آمره قانون کار می باشد لذا در یک برنامه جبران خدمت مبتنی بر عملکرد، می‌بایستی ضوابط قانونی نیز منظور گردد تا عدم رعایت الزامات قانونی، موجب ایجاد هزینه‌های مضاعف برای سازمان‌ها نگردد.
گام نهم: توسعه فرهنگ سازمانی:
فرهنگ سازمانی شما باید کارکنان شما را به سوی بهترین عملکرد سوق بدهد. شما باید محیطی فراگیر بسازید که در آن کارکنان شما بتوانند از تمام مهارت‌ها، شایستگی‌ها و دانش خود، بدون محافظه کاری و نگرانی استفاده کنند.
بررسی تجارب جاریسازی نظام‌های مدیریت عملکرد در سازمان‌های کشورمان (به ویژه در بخش خصوصی) حاکی است که کارکنان در اغلب موارد، برای استفاده از تمام توانمندی‌های خود با ملاحظاتی روبرو هستند.
گام دهم: پایش مداوم عملکرد:
منابع زیادی برای پایش کردن پیشرفت فردی کارکنان، پیشرفت تیم‌ها و پیشرفت سازمانی وجود دارد. به عنوان مثال میتوانید از ردیابی نتایج اثربخشی آموزشی در برابر رتبه‌بندی تضمین کیفیت، افزایش نرخ ماندگاری کارکنان و نتایج مدیریت و بهبود سود ناشی از تلاش برای شناسایی تلاش‌های کارکنان استفاده نمایید.
مدیریت عملکرد کارکنان بر اساس مدل TTM
از آنجایی که مدیریت عملکرد فرآیندی است که هدف آن همسویی اهداف فردی با اهداف گروهی و سازمانی است، فرآیندی راهبردی و رسمی است.
چرا ردیابی داده‌ها در مورد عملکرد مهم است؟
تنها راهی که متوجه خواهید شد که آیا در جهت درستی برای از بین بردن شکاف های عملکرد حرکت می کنید این است که داده‌های مشخصی برای نشان دادن این موضوع داشته باشید. این داده‌ها از منابع متعددی به دست می‌آیند، به عنوان مثال میتوانید از شاخص‌هایی که در ۱۰ گام به آنها اشاره کردیم، بهره بگیرید یا شاخص‌هایی برای پایش عملکرد کارکنان تعیین نمایید. همچنین میتوانید داده‌های بیشتری را از طریق نگرش سنجی از کارکنان (به صورت غیر حضوری یا در جلسات حضوری یا گروه های متمرکز) جمع آوری نمایید.
مزیت در دسترس بودن داده‌ها این است که میتوانید به تصمیم گیرندگان نشان دهید که سرمایه گذاری روی کارکنان، موجب ایجاد ارزش افزوده برای کسب و کار خواهد شد . این تدابیر، موجب اعتبار بخشی به اقدامات بهبود در حوزه مدیریت منابع انسانی خواهد شد و به شما کمک خواهد کرد تا در آینده بتوانید تائید تصمیم گیرندگان را به سهولت دریافت نمایید همچنین به شما این امکان را می‌دهد که بدانید کدامیک از اقدامات شما، موجب بهبود عملکرد نشده است .
اوضاع پیچیده اقتصادی امروز کشورمان، محدودیت منابع، رقابت‌های بسیار فشرده و شیوع کووید، سازمان‌ها را به سوی اتخاذ راهبردهای اثربخش تر سوق داده است. برنامه های تغییر و بررسی شکاف‌های عملکرد از لایه‌های بالای سازمان شروع می‌شود و به لایه های پایین تسری می یابد و چنانچه به طور مناسب در سازمان به کار گرفته شود موجب ارتقاء انعطاف پذیری سازمان، افزایش مشارکت کارکنان، کاهش هزینه‌ها، افزایش رضایت مشتریان و کارکنان و در نهایت تعالی کسب و کار می‌شود.
داشتن یک رویکرد ساختاریافته برای از بین بردن شکاف عملکرد در سازمان‌ها بسیار حیاتی است، جایی که شما تعیین می کنید برای رسیدگی به آن چه کاری باید انجام دهید و پیشرفت خود را تا زمانی که تیم شما در سطح مورد نظر عمل کند، پیگیری کنید.
در این بین آن چه بیش از گذشته نیازمند آن هستیم، لزوم استفاده از یک مدل بومی برای مدیریت منابع انسانی است، مدلی که برای شرایط پیچیده اقتصادی فعلی، با در نظر داشتن فرهنگ کار در سازمان‌های بخش خصوصی و منطبق با قوانین و مقررات بالادستی طراحی شده باشد.