الگوهای نقشها و مسئولیتهایی که در سال ۲۰۲۶ به آنها نیاز خواهید داشت
فقط ۴۶٪ از کارکنان درک روشنی از انتظارات شغلی خود دارند. الگوی نقشها و مسئولیتها به تعیین این انتظارات کمک میکند. هنگامی که کارکنان از محدوده شغلی خود آگاه باشند، تیمها درگیرتر، همسوتر و سازندهتر میشوند که منجر به نیروی کاری قویتر و متعهدتر میشود.
یک الگوی نقشها و مسئولیتها، مبنایی برای نوشتن شرح شغلهای معنیدار، تعریف وظایف تیمی و انتقال مؤثر انتظارات فراهم میکند. این امر حیاتی است زیرا واگذاری وظایف بدون تعیین واضح محدوده و هدف یک نقش، بهندرت منجر به عملکرد بالا میشود.
وقتی کارکنان میدانند چرا شغل آنها وجود دارد و چه انتظاری از آنها میرود، وضوح، جهتگیری و پاسخگویی لازم را برای درگیر ماندن و انگیزه داشتن به دست میآورند. بر اساس نظریه انتظار انگیزش روم (Vroom)، افراد زمانی احتمال بیشتری دارد که عملکرد خوبی داشته باشند که باور داشته باشند تلاشهایشان منجر به نتایج مطلوب خواهد شد.
با استفاده از یک رویکرد ساختاریافته برای تعریف نقشها و مسئولیتهای شغلی، تیمهای منابع انسانی میتوانند فرآیندهای استخدام، آنبوردینگ (پذیرش اولیه) و مدیریت عملکرد را تقویت کرده و به نوبه خود، موفقیت کلی سازمان را افزایش دهند. این مقاله توضیح میدهد که الگوی نقشها و مسئولیتهای شغلی چیست و نمونههایی از نقشهای به خوبی تعریف شده را به اشتراک میگذارد.
برای شرکت در دوره “مدیریت منابع انسانی پیشرفته (ارزشیابی، طبقه بندی و طراحی مشاغل)” کلیک نمایید.
نقشها و مسئولیتها چیست؟
نقشها و مسئولیتها، وظایف، تعهدات و انتظارات خاصی را که با هر جایگاه در یک سازمان مرتبط است، تعریف میکنند. تعریف واضح این مسئولیتها به سادهسازی جریانهای کاری، جلوگیری از سردرگمی و اطمینان از انجام کارآمد هر عملکرد حیاتی کمک میکند. همچنین به کارکنان درک محکمی از انتظارات میدهد و از پاسخگویی، توانمندسازی و ردیابی مؤثر عملکرد پشتیبانی میکند.
برای متخصصان منابع انسانی، داشتن درک عمیق از نقشها و مسئولیتهای منابع انسانی و همچنین نقشهای کل سازمان، ضروری است. این دانش به شما امکان میدهد نامزدهایی با مهارتها و تجربه مناسب را برای هر جایگاه استخدام کنید. هنگامی که یک نقش تکامل مییابد یا مسئولیتهای جدیدی به آن اضافه میشود، مهم است که این تغییرات را به وضوح اعلام کنید و آموزش لازم را ارائه دهید تا کارکنان بتوانند با موفقیت سازگار شوند.
مدیریت نقشها و مسئولیتها همچنین دارای یک بُعد فرهنگی است. هنگامی که منابع انسانی درک میکند که هر جایگاه چگونه در ساختار گستردهتر قرار میگیرد، شناسایی و حل همپوشانیها یا شکافهایی که ممکن است باعث تنش بین اعضای تیم شود، آسانتر میشود. این وضوح به ایجاد یک محیط کاری مشارکتیتر و محترمانهتر کمک میکند که در آن همه افراد از نقش خود در دستیابی به اهداف مشترک آگاه هستند.
اصطلاحات مهمی که باید بدانید
بیایید نگاهی دقیقتر به برخی از اصطلاحات کلیدی مرتبط با نقشها و مسئولیتها بیندازیم.
۱. مسئولیتها (Responsibilities) چیست؟
مسئولیتهای شغلی وظایف و تعهدات اصلی مرتبط با یک جایگاه خاص را توصیف میکنند. آنها تعریف میکنند که چه انتظاری از فرد در نقش او میرود و کار او چگونه به اهداف گستردهتر سازمان کمک میکند.
۲. شرح نقش (Role Description) چیست؟
شرح نقش—که اغلب به آن شرح شغل (Job Description) نیز گفته میشود—جنبههای اصلی یک جایگاه در سازمان را ترسیم میکند. این سند معمولاً شامل موارد زیر است:
- عنوان شغلی
- خلاصه یا هدف که هدف اصلی نقش را توضیح میدهد
- لیست جزئی مسئولیتها و تعهدات
- صلاحیتها و مهارتهای مورد نیاز
علاوه بر این، شرح شغل اغلب ساختار گزارشدهی، اینکه کارمند به چه کسی گزارش میدهد، و اینکه چه کسانی (اگر وجود داشته باشند) به او گزارش میدهند را مشخص میکند. همچنین ممکن است شامل اطلاعاتی در مورد شرایط کاری، جبران خدمت و مزایا باشد.
شرح نقشها نقش حیاتی در استخدام دارند، زیرا به جذب داوطلبان مناسب کمک میکنند. آنها همچنین یک چارچوب واضح برای ارزیابی عملکرد و هدایت توسعه شغلی در سازمان فراهم میکنند.
۳. وظایف شغلی (Job Tasks) چیست؟
وظایف شغلی اقدامات یا فعالیتهای مشخصی هستند که یک کارمند به عنوان بخشی از شغل خود انجام میدهد. آنها عینی، به وضوح تعریف شده و مستقیماً به تکمیل یک پروژه یا دستیابی به یک هدف خاص گره خوردهاند. آنها را به عنوان بلوکهای سازندهای در نظر بگیرید که یک شغل را تشکیل میدهند.
مثالهایی از وظایف شغلی:
- مهندس نرمافزار: نوشتن و تست کد، دیباگ نرمافزار، و انجام بررسیهای کد.
- طراح گرافیک: بررسی خلاصههای مشتری، ایجاد مفاهیم طراحی، انتخاب فونتها و رنگها، و ویرایش تصاویر.
وظایف در مقابل نقشها و مسئولیتها:
در حالی که این اصطلاحات مرتبط هستند، به جنبههای متفاوتی از یک شغل اشاره دارند:
- وظایف (Tasks) فعالیتهای خاصی هستند که کارمند انجام میدهد.
- مسئولیتها (Responsibilities) تعهدات و وظایف گستردهتری هستند که با یک نقش مرتبط هستند و شامل چندین وظیفه میشوند.
- نقشها (Roles) عملکرد یا جایگاه کلی را توصیف میکنند که کارمند در سازمان دارد.
نکته منابع انسانی:
وظایف شغلی اغلب بیشتر از مسئولیتها تغییر میکنند زیرا تمایل دارند با نیازهای پروژه در حال تحول یا اهداف در حال تغییر سازگار شوند. از طرف دیگر، مسئولیتها معمولاً در طول زمان پایدارتر هستند، در حالی که نقشهای شغلی کمترین تغییر را دارند. ممکن است یک کارمند از یک نقش ترفیع یابد، اما خود نقش معمولاً یکسان باقی میماند، اگرچه ممکن است با رشد یا تکامل سازمان گسترش یابد.
۴. تعهدات (Duties) چیست؟
تعهدات شغلی به تعهدات خاصی اشاره دارند که انتظار میرود یک کارمند به عنوان بخشی از نقش خود آنها را انجام دهد. آنها اغلب رسمی هستند و در برخی موارد، حتی از نظر قانونی لازماند. تعهدات جزئیات کمتری نسبت به وظایف دارند اما در محدوده از مسئولیتهای گستردهتر، مشخصتر هستند.
مثالهایی از تعهدات شغلی:
- پرستار: تجویز داروهای تجویزی، نظارت بر علائم حیاتی بیماران، و حفظ سوابق پزشکی دقیق.
- معلم: ارائه دروس، تعیین و نمرهگذاری تکالیف، و شرکت در جلسات والدین-معلمان.
- نگهبان: گشتزنی در محوطه، نظارت بر سیستمهای نظارتی، و گزارش فعالیتهای مشکوک.
تعهدات شغلی در مقابل مسئولیتها:
اگر وظایف شغلی اقدامات جزئی هستند که کارمند برای انجام مسئولیتهای خود انجام میدهد، تعهدات شغلی مجموعهای از وظایف هستند که تحت یک تعهد خاص به کارفرما گروهبندی شدهاند. تعهدات رسمیتر از وظایف هستند اما از نظر محدوده، محدودتر از مسئولیتها هستند.
این اصطلاحات در یک سلسله مراتب وجود دارند که هر کدام بر دیگری بنا شده است:
- وظایف شغلی (Job tasks)
- تعهدات شغلی (Job duties)
- مسئولیتهای شغلی (Job responsibilities)
- نقشهای شغلی (Job roles)
این ساختار نشان میدهد که چگونه فعالیتهای روزمره به عملکردهای سازمانی گستردهتر کمک میکنند.
۵. مهارتهای شغلی (Job Skills) چیست؟
- مهارتهای شغلی به تواناییها و شایستگیهای مورد نیاز برای انجام مؤثر وظایف یا تعهدات خاص اشاره دارند. آنها ممکن است از طریق آموزش، تجربه یا تحصیلات کسب شده باشند. مهارتهای شغلی معمولاً به دو دسته تقسیم میشوند:
- مهارتهای سخت (Hard skills): تواناییهای خاص و قابل اندازهگیری.
- مهارتهای نرم (Soft skills): ویژگیهای بین فردی یا مبتنی بر شخصیت که بر نحوه انجام کار تأثیر میگذارند.
مثالهایی از مهارتهای سخت شغلی:
برنامهنویسی: تسلط بر زبانهایی مانند پایتون، جاوا یا C++.
تجزیه و تحلیل داده: توانایی تجزیه و تحلیل دادهها با استفاده از ابزارهایی مانند اکسل، SQL یا R.
طراحی گرافیک: تسلط بر Adobe Creative Suite برای طراحی گرافیک و چیدمان.
مثالهایی از مهارتهای نرم شغلی:
ارتباطات: بیان واضح و مؤثر ایدهها.
حل مسئله: شناسایی چالشها و یافتن راهحلها.
مدیریت زمان: اولویتبندی وظایف و انجام به موقع ضربالاجلها به صورت کارآمد.
تفاوت بین مهارتها و مسئولیتها:
همانطور که توضیح دادیم، مهارتها تواناییها و شایستگیهای یک فرد هستند که میتوانند ذاتی باشند یا از طریق آموزش و تجربه کسب شوند. از سوی دیگر، مسئولیتها تعهدات و انتظاراتی هستند که با یک نقش شغلی همراه است. آنها شامل طیف وسیعی از تعهداتی هستند که انتظار میرود کارکنان در یک جایگاه خاص انجام دهند. اساساً، مهارتها فرد را قادر میسازد تا مسئولیتهای خود را انجام دهد.
بیایید بررسی کنیم که چگونه مهارتها و مسئولیتها از یکدیگر در دو نقش شغلی پشتیبانی میکنند: توسعهدهنده نرمافزار و مدیر فروش.
مثال ۱: مهارتها و مسئولیتهای توسعهدهنده نرمافزار
- مسئولیتها ممکن است شامل توسعه نرمافزار، دیباگ کردن کد و مشارکت در جلسات تیمی باشد.
- مهارتهای مورد نیاز برای انجام این مسئولیتها میتواند شامل زبانهای برنامهنویسی (مهارتهای سخت)، حل مسئله برای دیباگ کردن (مهارتهای نرم) و مهارتهای ارتباطی برای جلسات تیمی (مهارتهای نرم) باشد.
مثال ۲: مهارتها و مسئولیتهای مدیر فروش
- مسئولیتها ممکن است شامل دستیابی به اهداف فروش، ایجاد روابط با مشتری و گزارش در مورد فعالیتهای فروش باشد.
- مهارتهای مورد نیاز برای انجام این مسئولیتها میتواند شامل مذاکره (مهارت نرم)، دانش ابزارهای CRM (مهارت سخت) و مهارتهای تحلیلی برای گزارشدهی (مهارت سخت) باشد.
مزایای تعریف نقشها و مسئولیتها
تعریف واضح نقشها و مسئولیتها به نفع هم کارکنان و هم سازمان است. این کار ساختار ایجاد میکند، از مشارکت پشتیبانی مینماید و به تیمها کمک میکند کارآمدتر کار کنند. در اینجا برخی از مزایای کلیدی آورده شده است:
- انتظارات واضح: هنگامی که کارکنان دقیقاً میدانند چه انتظاری از آنها میرود، میتوانند انرژی خود را در جایی که بیشترین اهمیت را دارد متمرکز کنند. این وضوح به آنها کمک میکند تا وظایف را اولویتبندی کنند، از تردید اجتناب نمایند و رضایت بیشتری از کار خود کسب کنند. همچنین به آنها اجازه میدهد تا ببینند که مشارکتهایشان چگونه به موفقیت کلی سازمان گره خورده است، که انگیزه و مشارکت را تقویت میکند.
- عملکرد تقویت شده: تحقیقات نشان میدهد که وضوح شغلی تأثیر مستقیمی بر میزان مؤثر بودن کارکنان در انجام مسئولیتهای خود دارد. وقتی افراد نقش و هدف آن را درک میکنند، اعتماد به نفس، عملگرایی و کارایی بیشتری در استفاده از زمان خود دارند. این نه تنها عملکرد فردی را بهبود میبخشد بلکه سازندگی تیم را نیز پیش میبرد.
- پاسخگویی بهبود یافته: هنگامی که مسئولیتها به وضوح تعریف شوند، ردیابی عملکرد و ارزیابی عادلانه نتایج آسانتر است. کارکنان میدانند مسئول چه چیزی هستند، که مالکیت را ترویج کرده و سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول چیست را کاهش میدهد. این شفافیت به تیمها کمک میکند تا روانتر عمل کنند و تعارض ناشی از سوءتفاهمها در مورد مالکیت وظایف یا توزیع حجم کاری را به حداقل میرساند.
- همکاری و کار تیمی قویتر: وضوح پیرامون نقشها به افراد کمک کرده و کار تیمی را بهبود میبخشد. هنگامی که کارکنان مسئولیتهای خود و دیگران را درک میکنند، ارتباط مؤثرتری برقرار میکنند و وظایف را با همپوشانی کمتری هماهنگ میکنند. این کار اعتماد ایجاد کرده و همکاری را تشویق میکند، اصطکاک ناشی از سوءتفاهمها را کاهش میدهد.
- چابکی سازمانی بیشتر: نقشهای مبهم میتوانند در مواجهه با تغییر یا فرصتهای جدید، سازمان را کند کنند. اگر کارکنان ندانند چه کسی باید اقدامی انجام دهد، پیشرفت متوقف میشود. با نقشهای به خوبی تعریف شده، همه مسئولیتهای خود را درک میکنند و میتوانند اولویتهای خود را هنگام تغییر شرایط داخلی یا خارجی تنظیم کنند، که سازمان را سازگارتر و پاسخگوتر میکند.
- آنبوردینگ روانتر: کارکنان جدید هنگامی که با درک واضحی از نقش خود شروع میکنند، عملکرد بهتری دارند. ارائه یک نمای کلی دقیق از مسئولیتهای آنها کمک میکند تا بر آنچه مهمتر است تمرکز کنند، غرق شدن در وظایف را کاهش داده و دوره انطباق را کوتاه میکند. این کار آنها را برای موفقیت از روز اول آماده میکند.
نکته منابع انسانی:
نزدیک به ۳۰٪ از کارکنان در ۹۰ روز اول شغل خود را ترک میکنند و مطالعات نشان میدهد که ۴۱٪ از آنها به این دلیل این کار را میکنند که نقش با انتظارات آنها مطابقت نداشته است. برای کاهش جابجایی زودهنگام، اطمینان حاصل کنید که شرح شغلهای شما به وضوح مسئولیتهای روزمره، نتایج مورد انتظار و نوع فردی که در آن نقش موفق خواهد بود را توضیح میدهد.
نحوه تعریف نقشها و مسئولیتها
مهم است که قبل از تکمیل الگوی نقشها و مسئولیتها، زمینههای لازم را فراهم کنید. استفاده از یک روش ساختاریافته و سرراست، ثبات و دقت را در سراسر سازمان تضمین میکند. در اینجا یک فرآیند گام به گام برای دنبال کردن آمده است:
- هدف نقش را توصیف کنید: با یک بیانیه مختصر شروع کنید که توضیح دهد چرا این نقش وجود دارد. اهداف اصلی آن و اینکه چگونه به موفقیت تیم و مأموریت کلی سازمان کمک میکند را خلاصه کنید.
- وظایف اصلی را لیست کنید: مسئولیتهای کلیدی و فعالیتهای روزمره مرتبط با جایگاه را ترسیم کنید. شرح وظایف را واضح و سرراست نگه دارید؛ به اندازهای خاص که راهنمایی ارائه دهد، اما به اندازهای انعطافپذیر که امکان رشد و خلاقیت را فراهم کند. از عبارات مبهم یا جزئیات غیرضروری که میتوانند باعث سردرگمی شوند، خودداری کنید.
- با ذینفعان مشورت کنید: بازخوردها را از مدیران، اعضای تیم و همکاران بینبخشی جمعآوری کنید. دیدگاههای آنها به شما کمک میکند تا تمام انتظارات مرتبط را ثبت کنید و از شکافها یا همپوشانی در تعهدات جلوگیری نمایید. بررسی جریانهای کاری و مالکیت وظایف در این مرحله تضمین میکند که مسئولیتها به طور مؤثر توزیع شدهاند.
- ساختار گزارشدهی را تعیین کنید: روابط گزارشدهی و اختیارات تصمیمگیری را شفافسازی کنید. کارکنان باید درک کنند که به چه کسی گزارش میدهند، چه کسانی (اگر وجود دارند) به آنها گزارش میدهند، و فرآیند تأیید و ارجاع چگونه کار میکند. این امر پاسخگویی را تقویت کرده و به حفظ یک زنجیره فرماندهی روان کمک میکند.
عناصر کلیدی یک الگوی نقش و مسئولیتها
یک الگوی نقشها و مسئولیتها یک قالب ساختاریافته برای تعریف و انتقال انتظارات از هر جایگاه در سازمان فراهم میکند. این کار درک مشترکی از اهداف نقش، استانداردهای عملکرد و سهم آن در اهداف گستردهتر را به کارمند و کارفرما میدهد.
یک الگوی به خوبی طراحی شده معمولاً شامل موارد زیر است:
- عنوان نقش: یک عنوان شغلی واضح و توصیفی که فوراً هدف اصلی جایگاه را منتقل میکند.
- دپارتمان یا تیم: مشخص میکند که جایگاه در کجای سازمان قرار دارد و زمینه و خط گزارشدهی آن را مشخص میکند.
- ساختار گزارشدهی: ترسیم میکند که چه کسی بر نقش نظارت دارد، آیا شامل گزارشدهی مستقیم میشود و با کدام دپارتمانها یا همکاران ارتباط نزدیکی دارد.
- خلاصه نقش: یک نمای کلی مختصر از هدف و اهداف نقش، که محدوده و نتایج کلیدی آن را روشن میکند.
- مسئولیتهای کلیدی: لیستی از وظایف و تعهدات اصلی که تعریف میکند موفقیت در نقش چگونه به نظر میرسد.
- مهارتها و صلاحیتها: مشخص میکند که چه تواناییهای فنی، مهارتهای نرم، تحصیلات و آموزش برای عملکرد مؤثر مورد نیاز است.
چه زمانی از الگوی نقشها و مسئولیتها استفاده کنیم؟
سناریوهای متعددی وجود دارد که در آنها متخصصان منابع انسانی از الگوی نقشها و مسئولیتها استفاده میکنند:
برای یک جایگاه جدید: هنگام ایجاد یک نقش جدید، یک الگو به تعریف اینکه چرا آن جایگاه وجود دارد و چه انتظاری از فرد پرکننده آن میرود، کمک میکند. این وضوح داوطلبان مناسب را جذب میکند و معیارهای روشنی برای ارزیابی متقاضیان به استخدامکنندگان و مدیران استخدام میدهد.
در طول بازسازی سازمانی: در زمانهای تغییر، مانند ادغامها، همسوسازیها یا جابجاییهای دپارتمانی، نقشها اغلب تکامل مییابند. استفاده از الگوی نقشها و مسئولیتها به منابع انسانی کمک میکند تا انتظارات را بازتعریف کرده و آنها را به وضوح اعلام کند، به ویژه برای کارکنانی که با ساختارهای جدید یا خطوط گزارشدهی سازگار میشوند.
برای آنبوردینگ کارکنان: یک الگوی به خوبی تعریف شده به کارکنان جدید کمک میکند تا نقش خود را از روز اول درک کنند. این کار انتظارات را تعیین میکند، اولویتها را روشن میسازد و آنها را با فرهنگ و فرآیندهای شرکت همسو میکند. همچنین به عنوان یک پایه برای یک برنامه ساختاریافته ۳۰-۶۰-۹۰ روزه عمل میکند و یک نقشه راه واضح برای موفقیت به کارکنان جدید میدهد.
در مدیریت عملکرد: داشتن یک لیست مستند از نقشها و مسئولیتها به مدیران اجازه میدهد تا عملکرد را به طور عینی در طول بررسیها ارزیابی کنند. این کار کمک میکند تا مشخص شود آیا کارکنان انتظارات را برآورده میکنند یا خیر و یک مبنای عادلانه برای بازخورد، تعیین هدف و بحثهای توسعه فراهم میکند.
در برنامهریزی جانشینی: هنگام آمادهسازی کارکنان برای نقشهای رهبری آینده، الگوها معیارهایی را برای آنچه هر جایگاه نیاز دارد ارائه میدهند. این کار به شناسایی شکافهای مهارتی، هدایت تلاشهای توسعه و اطمینان از انتقال روانتر به نقشهای حیاتی یا ارشد کمک میکند.
برای بهبود عملکرد: در مواردی که مسائل عملکردی پیش میآید، الگوی نقشها و مسئولیتها میتواند به عنوان یک نقطه مرجع عمل کند. مقایسه عملکرد یک کارمند با انتظارات مستند شده، شکافهای خاص را برجسته میکند. این الگو، همراه با یک برنامه بهبود عملکرد (PIP)، به ایجاد یک استراتژی هدفمند و گام به گام برای بهبود کمک میکند.
نحوه پُر کردن یک الگوی نقشها و مسئولیتها
پُر کردن مؤثر یک الگوی نقشها و مسئولیتها به معنای ثبت هر جزئیات مهم در مورد نقش و تعهدات آن است که وضوح را به دارنده شغل (آینده)، تیم و سازمان گستردهتر میدهد. در اینجا نحوه انجام آن به صورت گام به گام آمده است:
- گام ۱: از یک عنوان شغلی واضح و مشخص استفاده کنید که به طور دقیق جایگاه را منعکس کند. از عناوین بیش از حد خلاقانه که ممکن است داوطلبان یا همکاران را سردرگم کند، خودداری کنید.
- گام ۲: با صحبت با مدیران، رهبران تیم و دارندگان فعلی نقش، اطلاعات جمعآوری کنید. بینشهای آنها کمک میکند تا اطمینان حاصل شود که شرح شغل دقیق و کامل است.
- گام ۳: یک *خلاصه مختصر بنویسید که هدف اصلی نقش و اهمیت آن برای تیم یا سازمان را توضیح دهد. این کار زمینه را برای اطلاعات جزئیتر که در ادامه میآید، فراهم میکند.
- گام ۴: وظایف اصلی و کارهای روزمره مرتبط با جایگاه را لیست کنید. هم مسئولیتهای کوتاهمدت و هم بلندمدت را شامل شوید، و آنها را به صورت نقطهگذاری شده برای خوانایی آسان قالببندی کنید.
- گام ۵: صلاحیتهای ضروری و ترجیحی، مانند مهارتهای فنی، مهارتهای نرم، تحصیلات و تجربه را تعریف کنید. بین شایستگیهای “باید داشته باشد” و “خوب است داشته باشد” تمایز قائل شوید.
- گام ۶: الگو را به صورت دورهای بررسی و بهروزرسانی کنید تا تغییرات در نقش، ساختار تیم یا اولویتهای کسبوکار را منعکس کند. بهروز نگه داشتن مستندات، وضوح و همسویی را در سراسر سازمان حفظ میکند.
بایدها و نبایدهای پُر کردن یک الگوی نقشها و مسئولیتها
بایدها (Do) | نبایدها (Don’t) |
از زبان واضح، مختصر و بیطرف از جنسیت استفاده کنید. | از اصطلاحات مبهم یا گمراهکننده استفاده کنید. |
مسئولیتها و الزامات را به صورت نقطهگذاری شده برای خوانایی آسان تفکیک کنید. | الگو را با جزئیات غیرضروری بیش از حد پُر کنید. |
با حیاتیترین وظایف و مسئولیتها شروع کنید تا دیده و اولویتبندی شوند. | وظایف مهم را نادیده بگیرید یا شکافهایی ایجاد کنید که ممکن است باعث سردرگمی شود. |
محتوا را برای انعکاس جنبههای منحصربهفرد هر نقش تنظیم کنید—ممکن است برخی نیاز به جزئیات بیشتری نسبت به بقیه داشته باشند. | فرض کنید خوانندگان از وظایف ضمنی مرتبط با یک نقش آگاه هستند؛ همیشه مسئولیتهای کلیدی را به وضوح بیان کنید. |
الگوی نقشها و مسئولیتها در مقابل الگوی RACI
الگوی نقشها و مسئولیتها و الگوی RACI (که مخفف مسئول (Responsible)، پاسخگو (Accountable)، مشورت شده (Consulted) و مطلع شده (Informed) است) اهداف متفاوتی اما مکمل دارند.
الگوی RACI یک چارچوب بیشتر در سطح وظیفه است که برای تعیین پاسخگویی در پروژه مناسب است. الگوی نقشها و مسئولیتها یک تصویر جامع از یک عملکرد خاص در سازمان است که برای فرآیندهای منابع انسانی مستمر به خوبی کار میکند.
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، مهم است که بدانید چه زمانی از کدام الگو برای بهترین نتایج در سازمان خود استفاده کنید.
جنبه | الگوی نقشها و مسئولیتها | الگوی RACI |
هدف | ترسیم تعهدات، انتظارات، خطوط گزارشدهی و صلاحیتهای مرتبط با یک نقش خاص / همسو کردن مشارکتهای فردی با اهداف سازمانی و تضمین وضوح در عملکردهای مستمر | استفاده از یک ماتریس برای تعریف اینکه چه کسی مسئول، پاسخگو، مشورت شده و مطلع شده برای هر وظیفه یا نتیجه پروژه است / جلوگیری از همپوشانی، سردرگمی و عدم انتقالهای انجام نشده |
کاربرد | اعمال بر نقشهای شغلی کلی و مسئولیتهای مستمر | اعمال بر وظایف یا نتایج خاص در یک پروژه |
تمرکز | نقشمحور | وظیفهمحور |
مورد استفاده | | بهترین استفاده هنگام تعریف نقشهای شغلی در طول آنبوردینگ، بازسازی، مدیریت عملکرد یا برنامهریزی جانشینی | معمولاً توسط مدیران پروژه استفاده میشود اما در منابع انسانی نیز ارزشمند است—به عنوان مثال، هنگام پیادهسازی یک سیستم منابع انسانی جدید یا مدیریت ابتکارات بینبخشی که در آنها پاسخگویی واضح ضروری است |
نمونه ۱: کارشناس عمومی منابع انسانی (HR Generalist)
خلاصه شغل (Job Summary)
کارشناس عمومی منابع انسانی مسئول رسیدگی به وظایف متنوع مرتبط با افراد است. او طیف کاملی از چرخه حیات کارمند، شامل استخدام، مدیریت عملکرد و پاداش، و روابط کارکنان را، اغلب با همکاری متخصصان منابع انسانی، مدیریت میکند. او با بر عهده گرفتن نقشهای مختلف، با تمام سطوح سازمان در تعامل است. این نقش یک روز شامل مشاوره به مدیریت ارشد در مورد استراتژیهای کارکنان و روز دیگر شامل پذیرش کارکنان جدید است.
مسئولیتها (Responsibilities)
- پشتیبانی از مدیریت ارشد در تصمیمگیریهای مرتبط با مدیریت افراد.
- مدیریت یا پشتیبانی از فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی.
- مدیریت روابط کارکنان.
- استفاده از تحلیل دادههای افراد (People Analytics) و ابزارهای گزارشدهی برای تصمیمگیری.
- رهبری یا پشتیبانی از فعالیتهای استخدام.
- کمک به توسعه یا بهبود فرآیندها و سیاستهای منابع انسانی.
الزامات شغل (Job Requirements)
- مدرک کارشناسی در رشته منابع انسانی یا رشتههای مرتبط.
- ۲ تا ۵ سال تجربه مرتبط.
- گواهینامه کارشناس عمومی منابع انسانی (HR Generalist) ترجیح داده میشود.
- هوش تجاری قوی و مهارتهای تحلیلی.
- توانایی تفسیر دادههای کارکنان و ارائه بینشهای ارزشمند.
- مهارتهای عالی در حمایت از کارکنان و روابط بین فردی.
نمونه ۲: متخصص منابع انسانی (HR Specialist)
خلاصه شغل (Job Summary)
متخصص منابع انسانی بر وظایف خاص منابع انسانی مانند استخدام، آموزش و توسعه، جبران خدمت و مزایا، و روابط کارکنان تمرکز دارد. او با مدیران استخدام برای تعریف معیارهای شغلی، شناسایی و جذب استعدادهای برتر، حل و فصل مسائل کارکنان، و توسعه برنامههای منابع انسانی که از اهداف سازمانی پشتیبانی میکنند، همکاری مینماید.
مسئولیتها (Responsibilities)
- آگهی دادن برای موقعیتهای شغلی، غربالگری داوطلبان، انجام مصاحبهها و تکمیل بررسیهای پیشینه.
- نوشتن و نگهداری سیاستها و دستورالعملهای کارکنان.
- توسعه و مدیریت برنامههای جبران خدمت و مزایای رقابتی.
- مدیریت مزایا و ردیابی هزینههای مرتبط.
- اجرای و ابلاغ سیاستهای شرکت (مثلاً کد لباس، استفاده از تجهیزات، سیاستهای ضدآزار و اذیت).
- نگهداری سوابق کارکنان به صورت دقیق و بهروز.
- مدیریت شکایات کارکنان و انجام مصاحبههای خروج (Exit Interviews).
الزامات شغل (Job Requirements)
- مدرک کارشناسی در رشته منابع انسانی یا رشتههای مرتبط.
- تجربه کار با نرمافزارهای منابع انسانی، شامل ATS، CRM، HRIS.
- دانش تحلیل دادههای منابع انسانی.
- اتمام دورههای گواهینامه تکمیلی منابع انسانی ترجیح داده میشود.
نمونه ۳: مدیر فروش (Sales Manager)
خلاصه شغل (Job Summary)
مدیر فروش با رهبری تیم فروش، توسعه استراتژیهای فروش و حفظ روابط با مشتریان، نقش کلیدی در دستیابی به اهداف درآمدی شرکت ایفا میکند. او روندهای بازار را تحلیل میکند، اهدافی را تعیین مینماید و فرصتهای جدید برای پیشبرد رشد را شناسایی میکند. موفقیت در این نقش نیازمند رهبری قوی، مهارتهای ارتباطی و درک عمیق از فرآیند فروش است.
مسئولیتها (Responsibilities)
- رهبری و مدیریت تیم فروش برای دستیابی به اهداف درآمدی.
- توسعه و اجرای استراتژیهای فروش برای ترویج محصولات و خدمات.
- ایجاد و حفظ روابط با مشتریان کلیدی و ذینفعان.
- نظارت و تحلیل روندهای بازار برای شناسایی فرصتهای کسبوکار جدید.
- ارائه مربیگری و آموزش به نمایندگان فروش.
- همکاری با تیمهای بازاریابی و توسعه محصول.
- تهیه گزارشهای فروش و پیشبینیها.
- تعیین و پیگیری اهداف عملکرد فروش.
الزامات شغل (Job Requirements)
- مدرک کارشناسی در رشته کسبوکار، بازاریابی یا رشتههای مرتبط.
- حداقل ۵ سال سابقه فروش، شامل ۲ سال سابقه مدیریتی.
- مهارتهای قوی در رهبری و مدیریت تیم.
- سابقه اثبات شده در دستیابی یا فراتر رفتن از اهداف فروش.
- تسلط بر ابزارهای CRM و مجموعه Microsoft Office.
نمونههای شرکتی از نقشها و مسئولیتها
در اینجا چند نمونه واقعی از شرکتهایی آورده شده که نقشها، انتظارات و ارزشها را به وضوح در شرح شغل خود تعریف میکنند:
نمونه ۱. Zerotier: مهندس زیرساخت (Staff Infrastructure Engineer)
چرا این یک نمونه قوی است:
وضوح و جزئیات: این آگهی به وضوح تقسیمبندی میکند که شغل شامل چه مواردی است، چه نوع تجربهای از داوطلبان انتظار میرود و چه صلاحیتهایی برای موفقیت در نقش لازم است. این امر به داوطلبان بالقوه کمک میکند تا ارزیابی کنند که آیا تناسب خوبی برای جایگاه هستند یا خیر.
مهارتهای سخت و نرم مورد نظر: یک نقش شغلی که هم مهارتهای سخت و هم مهارتهای نرم را ترسیم میکند، مانند نیاز به ارتباط، همکاری و مهارتهای رهبری بینبخشی، داوطلبانی را جذب میکند که میتوانند جنبههای فنی شغل را انجام دهند و همچنین به طور مؤثر ارتباط برقرار کرده و در یک تیم کار کنند.
همسویی با مأموریت: معرفی مختصر شرکت، مأموریت و پسزمینه آن به داوطلبان کمک میکند تا ارزشهای اصلی و اهداف شرکت را درک کنند و به آنها اجازه میدهد تا ارزیابی کنند که آیا ارزشهای شخصی و اهداف شغلی آنها با مأموریت شرکت همسو است یا خیر.
نمونه ۲. Preply: مدیر پرداختها (Payments Manager)
چرا این یک نمونه خوب از مسئولیتهای شغلی است:
هدف و تأثیر: این شرح، مدیر پرداختها را به عنوان یک نقش کلیدی معرفی میکند که رشد Preply را از طریق ابتکاراتی برای کاهش هزینهها و افزایش درآمدزایی هدایت میکند. این امر به داوطلبان حسی از اینکه کار آنها چگونه به موفقیت کسبوکار کمک میکند، میدهد.
انتظارات شفاف: بخش “آنچه انجام خواهید داد” مسئولیتهای واضح و مشخصی را مشخص میکند. داوطلبان دقیقاً میدانند که چه انتظاری از آنها به صورت روزمره میرود و موفقیت در بلندمدت چگونه به نظر میرسد.
تمرکز بر فرهنگ و ارزشها: با گنجاندن بخش “اصول ما”، Preply فرهنگ شرکت و ویژگیهایی را که بیشترین ارزش را برای آن دارند، برجسته میکند. این کار به جذب داوطلبانی کمک میکند که این ارزشها را به اشتراک میگذارند و در سازمان پیشرفت خواهند کرد.
نمونه ۳. Slack: متخصص ارشد علم داده (Staff Data Scientist)
چرا این یک نمونه خوب از نقشها و مسئولیتهای شغلی است:
محدوده جامع: شرح نقش توضیح میدهد که متخصص ارشد علم داده چگونه به جنبههای تحلیلی و استراتژیک توسعه محصول کمک میکند. این نشان میدهد که این جایگاه شامل اجرای فنی و همچنین تأثیرگذاری بر تصمیمات گستردهتر است.
زمینههای تأثیر واضح: هر مسئولیت به نتایج قابل اندازهگیری گره خورده است—از شناسایی عوامل رشد تا تعریف معیارهای موفقیت—که به داوطلبان تصویر شفافی از آنچه عملکرد بالا به نظر میرسد، میدهد.
تمرکز مهارت متعادل: صلاحیتها شامل مهارتهای فنی پیشرفته (Python, R, Spark, Airflow) در کنار ارتباطات و همکاری هستند. این تعادل روشن میسازد که موفقیت در نقش نیازمند هم تخصص داده و هم کار تیمی است.
نمونه ۴. Capital One: مدیر کسبوکار – استراتژی EPX (Business Manager – EPX Strategy)
چرا این یک نمونه مؤثر است:
- نمای کلی مختصر: خلاصه یک توضیح سریع اما کامل از هدف نقش، مسئولیتهای کلیدی و پروفایل داوطلب ایدهآل ارائه میدهد. این وضوح اولیه بلافاصله داوطلبان را جذب میکند.
- وضوح عملکردی: با بیان اینکه نقش با چندین تیم از نزدیک همکاری میکند، لیست انتظارات همکاری را روشن میسازد. مسئولیتها با کلمات کلیدی معرفی شده و سپس با توضیحات مختصر گسترش مییابند.
- صلاحیتهای ساختاریافته: تقسیم صلاحیتها به دستههای “اساسی” و “ترجیحی” لیست را جامعتر میکند در حالی که همچنان آنچه داوطلبان را متمایز میکند، برجسته مینماید.
تعریف واضح و شفاف نقشها و مسئولیتها به تعیین انتظارات برای داوطلبان و کارکنان کمک میکند. همچنین مبنایی را برای مدیران جهت ارزیابی عملکرد و اتخاذ تصمیمات آگاهانه با تکامل نیازهای کسبوکار فراهم میکند. یک الگوی نقشها و مسئولیتهای به خوبی ساختاریافته، چارچوب ایدهآل برای مدیریت این فرآیند به طور پیوسته در سراسر سازمان شما است.
پرسشهای متداول (FAQ)
نقشهای شغلی به جایگاهها یا عناوین خاصی اشاره دارند که افراد در یک سازمان دارند. هر نقش شغلی دارای مجموعه تعریف شدهای از تعهدات، صلاحیتها و اهداف است و به عنوان راهی برای سازماندهی نیروی کار عمل میکند. به عنوان مثال، نقشهای شغلی معمول شامل مدیر، مهندس نرمافزار یا نماینده فروش هستند که هر کدام به طور متفاوتی به اهداف سازمان کمک میکنند.
مسئولیتهای شغلی وظایف و تعهدات خاصی هستند که انتظار میرود یک فرد به عنوان بخشی از نقش شغلی خود انجام دهد. این مسئولیتها تضمین میکنند که کارمند به طور مؤثر به اهداف و مقاصد سازمانی کمک میکند. بسته به نقش شغلی، مسئولیتها ممکن است شامل مدیریت یک تیم، کدنویسی نرمافزار یا دستیابی به اهداف فروش باشد.
ترسیم نقشها و مسئولیتها شامل گامهای زیر است:
- توصیف هدف نقش و اینکه چگونه به اهداف سازمان کمک میکند.
- لیست کردن وظایف اصلی و خاص نقش.
- دریافت بازخورد از ذینفعان برای اطمینان از گنجاندن تمام عملکردهای حیاتی.
- ترسیم جریان کاری و ساختار گزارشدهی نقش.
مدیر فروش (Sales Manager)
- نقش: نظارت و مدیریت تیم فروش.
- مسئولیتها: توسعه استراتژیهای فروش، تعیین اهداف فروش، آموزش و مربیگری نمایندگان فروش و نظارت بر عملکرد تیم.
مهندس نرمافزار (Software Engineer)
- نقش: توسعه و نگهداری برنامههای نرمافزاری.
- مسئولیتها: نوشتن کد، عیبیابی مسائل نرمافزاری، همکاری با تیمهای بینبخشی، و تضمین کیفیت و عملکرد نرمافزار.
- دستیار اداری (Administrative Assistant)
- نقش: پشتیبانی از عملکردهای اداری یک دفتر.
- مسئولیتها: برنامهریزی قرار ملاقاتها، پاسخ به تماسهای تلفنی، مدیریت لوازم اداری و کمک در تهیه گزارشها و اسناد.
الگوی نقشها و مسئولیتها یکی از بهترین ابزارها برای ترسیم و سازماندهی واضح مسئولیتها است. این الگو به منابع انسانی و مدیران کمک میکند تا ساختارهای شغلی را تجسم کنند، پاسخگویی را ردیابی کرده و وضوح را در سراسر تیمها حفظ نمایند.
