چگونه بهره‌ وری کارکنان را اندازه‌گیری کنیم؟

نمونه‌هایی از معیارهای رایج بهره‌وری کارکنان

بسیاری از سازمان‌ها با پیگیری چند معیار ساده بهره‌وری شروع می‌کنند. این معیارها یک تصویر کلی سریع از کارایی، تعادل حجم کاری و سلامت محیط کار ارائه می‌دهند. اگرچه این‌ها همه زوایا را پوشش نمی‌دهند، اما یک مبنای مفید را قبل از افزودن روش‌های دقیق‌تر فراهم می‌کنند. در اینجا لیستی از معیارهای رایج بهره‌وری کارکنان آورده شده است:

• خروجی به ازای هر ساعت کار: پیگیری خروجی به ازای هر ساعت کار می‌تواند گلوگاه‌ها یا الگوهای کار بیش از حد و فرسودگی شغلی را آشکار کند. این معیار به شما امکان می‌دهد فرصت‌های بهبود فرآیند را شناسایی کنید.
• درآمد به ازای هر کارمند: این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) نشان می‌دهد که آیا اندازه نیروی کار و خروجی با اهداف کسب‌وکار همسو است تا اثربخشی کارکنان را مشخص کند.
• اهداف تکمیل شده در مقابل اهداف محول شده: این معیار به رهبران کمک می‌کند تا تعیین کنند که آیا حجم کاری با انتظارات مطابقت دارد یا نیاز به تغییر دارد. این امر کارکنان را در قبال عملکردشان پاسخگو نگه می‌دارد و آن‌ها را تشویق می‌کند تا مالکیت آن را بر عهده بگیرند.
• زمان صرف شده برای وظایف در مقابل خروجی تحویل داده شده: این معیار نشان می‌دهد که آیا ساعات کاری به نتایج ملموس تبدیل می‌شود یا هدر می‌رود. به عنوان مثال، مایکروسافت دریافت که ارزشمندترین ساعات کاری کارکنان اغلب به دلیل برنامه‌های دیگران از بین می‌رود، به طوری که هر دو دقیقه یک‌بار—مجموعاً ۲۷۵ بار در روز—توسط جلسات، ایمیل‌ها یا چت‌ها وقفه ایجاد می‌شود.
• کیفیت کار:معیارهای کیفیت تضمین می‌کنند که بهره‌وری فقط به سرعت انجام کارها توسط کارکنان مربوط نمی‌شود. کار باید دقیق و تأثیرگذار باشد تا از هدر رفتن خروجی بالا به دلیل خطاهای متعدد جلوگیری شود.
• نرخ مشارکت و غیبت کارکنان: این شاخص‌های کلیدی عملکرد، سلامت محیط کار را منعکس می‌کنند. بهره‌وری پایدار به انگیزه کارکنان برای حضور در محل کار و ارائه بهترین عملکردشان بستگی دارد.
• شاخص خالص ترویج‌کنندگان کارکنان (eNPS): این شاخص احساسات کلی کارکنان نسبت به محیط کار را منعکس می‌کند. امتیاز بالاتر نشان می‌دهد که کارکنان احساس مثبتی نسبت به تجربه خود دارند که این امر از انگیزه و در نتیجه بهره‌وری حمایت می‌کند.

ابزارهایی برای پیگیری معیارهای بهره‌وری کارکنان

ابزارهای مختلفی برای پیگیری این معیارها وجود دارد. هنگامی که این ابزارها با هم ترکیب شوند، به منابع انسانی کمک می‌کنند تا اعداد خام را به یک گزارش منسجم از بهره‌وری کارکنان تبدیل کنند که نقاط قوت و زمینه‌های بهبود را برجسته می‌کند:

• ابزارهای ردیابی زمان: ابزارهایی مانند Toggl و Clockify به ثبت ساعات کاری و تفکیک وظایف کمک می‌کنند.
• نرم‌افزارهای منابع انسانی: Workday، BambooHR و ADP نمونه‌هایی از ابزارهایی هستند که داده‌های خروجی، غیبت و عملکرد را در گزارش‌های بهره‌وری کارکنان ادغام می‌کنند.
• ابزارهای نظرسنجی: از ابزارهایی مانند Qualtrics و Culture Amp برای جمع‌آوری داده‌های eNPS، مشارکت و بازخورد برای سازمان خود استفاده کنید.

۲۰ روش مفید برای اندازه‌گیری بهره‌وری کارکنان

اندازه‌گیری مؤثر بهره‌وری نیازمند ترکیبی از روش‌هاست. ما قصد داریم نگاهی دقیق‌تر به ۲۰ رویکرد بیندازیم که بر اساس معیارهای رایج معرفی شده در بالا ساخته شده و آن‌ها را با جزئیات، زمینه و دیدگاه‌های جدید گسترش می‌دهند. این روش‌ها در کنار هم، دیدی عمیق‌تر و جامع‌تر از نحوه مشارکت کارکنان، محل بروز چالش‌ها و عوامل حمایت‌کننده از عملکرد بلندمدت ارائه می‌دهند.

۱. ردیابی زمان

ردیابی زمان به مدیران امکان می‌دهد ببینند کارکنان ساعات کاری خود را چگونه صرف می‌کنند. با نظارت بر اینکه چه مقدار زمان به وظایف یا پروژه‌های خاصی اختصاص می‌دهند، کسب‌وکارها می‌توانند گلوگاه‌ها، فعالیت‌هایی که بیش از حد انتظار زمان می‌برند و زمینه‌هایی که می‌توان کارایی را بهبود بخشید، شناسایی کنند. این روش برای تشخیص ناکارآمدی‌ها و بهبود تخصیص کار حیاتی است. هنگامی که به طور شفاف اجرا شود، به تضمین حجم کاری منصفانه و جلوگیری از تأثیر برنامه‌ریزی ضعیف بر بهره‌وری کمک می‌کند.

۲. نرخ تکمیل وظایف

نرخ تکمیل وظایف، نسبت وظایف تمام شده به کل وظایف محول شده را اندازه‌گیری می‌کند. این معیار عملی است زیرا نشان می‌دهد که آیا حجم کاری واقع‌بینانه است و آیا کارکنان می‌توانند به مهلت‌های خود پایبند باشند. به عنوان مثال، اگر یک کارمند ۸ وظیفه از ۱۰ وظیفه خود را تکمیل کند، نرخ تکمیل او ۹۰٪ است. نرخ پایین مداوم ممکن است نشان‌دهنده اهداف غیرواقعی یا نیاز به حمایت بیشتر باشد. از سوی دیگر، نرخ بالا نشان‌دهنده کارایی و قابلیت اطمینان در برآورده کردن انتظارات است.

۳. ارزیابی همتایان (Peer Reviews)

ارزیابی همتایان، بهره‌وری تیمی را برجسته کرده و همکاری و اثربخشی را که اعداد خام نمی‌توانند نشان دهند، ثبت می‌کند. این ارزیابی‌ها اغلب کار تیمی، ارتباطات و همکاری را منعکس می‌کنند—ویژگی‌هایی که مستقیماً بر عملکرد کلی تأثیر می‌گذارند اما اندازه‌گیری آن‌ها دشوار است. با جمع‌آوری نظرات همتایان، سازمان‌ها می‌توانند نقاط کور را کشف کرده، فرهنگ پاسخگویی را تقویت کنند و پویایی تیم را بهبود بخشند.

۴. امتیازات رضایت مشتری

امتیازات رضایت مشتری (CSAT) به طور مستقیم بهره‌وری را به نتایج مشتری مرتبط می‌کند، به ویژه در نقش‌های خدماتی یا رو در رو با مشتری. از آنجا که مشتریان در نهایت موفقیت کسب‌وکار را هدایت می‌کنند، CSAT یک معیار خارجی قوی برای بهره‌وری فراهم می‌کند. امتیازات بالای CSAT نشان می‌دهد که کارکنان به طور مؤثر نیازها را برآورده می‌کنند، مشکلات را حل می‌کنند و تجربیات مثبتی ایجاد می‌کنند. از سوی دیگر، امتیازات پایین می‌تواند شکاف‌ها در کیفیت خدمات یا ارتباطات را برجسته کند.

۵. خودارزیابی

خودارزیابی، پاسخگویی و خودآگاهی را تشویق می‌کند که برای رشد مداوم ضروری هستند. این روش همچنین می‌تواند شکاف بین برداشت فرد و ارزیابی مدیر را آشکار کند. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است معتقد باشد که در مدیریت زمان عالی عمل می‌کند، در حالی که مدیر او فضایی برای بهبود می‌بیند. پرداختن به این تفاوت‌ها منجر به توسعه هدفمندتر می‌شود.

۶. ارزیابی مدیران

ارزیابی مدیران، داده‌های کمی عملکرد کارکنان را با قضاوت کیفی متعادل می‌کند. سرپرستان نه تنها خروجی‌های تکمیل شده، بلکه کیفیت، به موقع بودن و سهم کلی آن‌ها در اهداف تیم را نیز در نظر می‌گیرند. این ارزیابی‌ها ارزشمند هستند زیرا مدیران اغلب دید وسیع‌تری از نحوه همسویی عملکرد فردی با اولویت‌های شرکت دارند. هنگامی که با معیارهای عینی همراه شوند، به ایجاد یک تصویر عملکرد منصفانه و جامع کمک می‌کنند.

۷. پیگیری اهداف (OKRs/KPIs)

پیگیری اهداف، عملکرد را نظارت می‌کند تا اطمینان حاصل شود که خروجی با اولویت‌های کسب‌وکار همسو است. به عنوان مثال، یک تیم فروش ممکن است هدفی برای انجام ۱۵ دمو در هر ماه تعیین کند و پیگیری پیشرفت به سمت آن هدف نشان می‌دهد که آن‌ها نسبت به نیازهای کسب‌وکار چقدر بهره‌ور هستند. این روش کارکنان را بر روی فعالیت‌های با ارزش بالا متمرکز نگه می‌دارد و شفافیت در مورد انتظارات و دستاوردها را فراهم می‌کند.

۸. نرخ تکمیل پروژه

نرخ تکمیل پروژه ارزیابی می‌کند که پروژه‌ها چقدر در محدوده تعیین شده باقی می‌مانند و به مهلت‌های خود پایبند هستند. نرخ تکمیل بالا نشان می‌دهد که کارکنان به طور مؤثر وظایف را مدیریت کرده و برای رسیدن به اهداف هماهنگ هستند. برعکس، تأخیرهای مکرر یا از دست دادن نقاط عطف، نشان‌دهنده مشکلات در برنامه‌ریزی، اجرا یا مدیریت حجم کاری است. این معیار به ویژه برای سازمان‌هایی که به کارهای پروژ محور وابسته هستند، اهمیت دارد.

۹. معیارهای کنترل کیفیت

بهره‌وری فقط به کمیت مربوط نمی‌شود، بلکه به کیفیت نیز بستگی دارد. معیارهای کنترل کیفیت به تشخیص خطاها یا سطح نقص در خروجی‌ها کمک می‌کنند—به عنوان مثال، نرخ خطای پایین نشان می‌دهد که کارکنان ارزش را به طور کارآمد ارائه می‌دهند. از سوی دیگر، نرخ خطای بالا نشان‌دهنده ناکارآمدی‌هایی است که هزینه‌ها را افزایش داده و ارزش را کاهش می‌دهد. پیگیری کیفیت تضمین می‌کند که بهره‌وری به قیمت استانداردهای عملکرد تمام نشود.

10. ارقام فروش یا حفظ مشتری

این معیار نشان‌دهنده درآمد حاصل از فروش یا مشتریان حفظ شده است و بهره‌وری را به نتایج مالی مرتبط می‌کند. به عنوان مثال، یک نماینده فروش که ۱۰۰ هزار دلار کسب‌وکار جدید به دست می‌آورد، مدرک قابل اندازه‌گیری از مشارکت خود ارائه می‌دهد. به طور مشابه، حفظ مشتریان در طول زمان، بهره‌وری مداوم و مدیریت روابط را منعکس می‌کند. این نتایج مالی مستقیماً به عملکرد شرکت مرتبط هستند و آن‌ها را برای ارزیابی بهره‌وری در موقعیت‌های درآمدزا بسیار مفید می‌سازد.

۱۱. حضور و غیبت

پیگیری حضور و غیبت، بینشی در مورد مشارکت کارکنان و قابلیت اطمینان کلی آن‌ها فراهم می‌کند. غیبت‌های غیرمنتظره مکرر می‌تواند نشان‌دهنده فرسودگی شغلی، مشکلات سلامتی یا عدم مشارکت باشد که همگی بهره‌وری را کاهش می‌دهند. از سوی دیگر، حضور مداوم نشان‌دهنده تعهد و ثبات است. اگرچه این یک معیار مستقیم از خروجی کار نیست، اما غیبت به شدت بر عملکرد و برنامه‌ریزی تیم تأثیر می‌گذارد.

۱۲. تعادل حجم کاری

تحلیل تعادل حجم کاری به تضمین توزیع منصفانه وظایف در یک تیم کمک می‌کند. اگر برخی از کارکنان به طور مداوم بیش از حد بار کاری داشته باشند در حالی که دیگران کم‌کار هستند، بهره‌وری کلی آسیب می‌بیند. حجم کاری متعادل از فرسودگی شغلی جلوگیری می‌کند، روحیه را حفظ می‌کند و از مهارت‌های کارکنان بهتر استفاده می‌کند. این معیار به مدیران کمک می‌کند تا وظایف را برای بهینه‌سازی کارایی تیم تنظیم کنند.

۱۳. استفاده از ابزارهای بهره‌وری

استفاده از ابزارهایی مانند Asana، Slack یا Jira نشان می‌دهد که آیا کارکنان منابع مناسبی برای کار مؤثر در اختیار دارند یا خیر. این پلتفرم‌ها ارتباطات، مدیریت وظایف و همکاری را ساده می‌کنند. نظارت بر استفاده از آن‌ها می‌تواند نشان دهد که آیا تیم‌ها از جریان‌های کاری کارآمد استقبال می‌کنند یا فرآیندهای دستی مانع پیشرفت آن‌ها شده است. پذیرش صحیح ابزارها اغلب یک محرک قوی برای افزایش بهره‌وری است.

۱۴. نظرسنجی‌های مشارکت کارکنان

نظرسنجی‌های مشارکت کارکنان بینش‌هایی در مورد انگیزه، رضایت و همسویی کارکنان با فرهنگ شرکت فراهم می‌کنند. مشارکت بالاتر اغلب با بهره‌وری بهتر همبستگی دارد، زیرا کارکنان مشارکت‌جو متعهدتر و فعال‌تر هستند. برعکس، مشارکت پایین می‌تواند خطرات جابجایی کارکنان و کاهش خروجی را آشکار کند. نظرسنجی‌های منظم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا احساسات را پیگیری کرده و قبل از کاهش بهره‌وری، بهبودها را اعمال کنند.

۱۵. نسبت‌های خروجی به ورودی

نسبت‌های خروجی به ورودی اندازه‌گیری می‌کنند که چه مقدار ارزش نسبت به زمان یا منابع سرمایه‌گذاری شده ایجاد می‌شود. به عنوان مثال، اگر یک طراح ۱۰ گرافیک با کیفیت بالا در ۴۰ ساعت تولید کند، نسبت او ۰.۲۵ گرافیک در ساعت است. مقایسه نسبت‌ها در تیم‌های مختلف به تضمین ارزیابی‌های منصفانه بهره‌وری بر اساس نتایج و نه فقط تلاش، کمک می‌کند. این روش شناسایی همزمان افراد با عملکرد بالا و ناکارآمدی‌ها را آسان‌تر می‌کند.

۱۶. توافق‌نامه‌های سطح خدمات (SLAs)

در نقش‌های خدماتی، SLAها اندازه‌گیری می‌کنند که کارکنان با چه سرعتی و به چه شکل مؤثری به نیازهای مشتریان پاسخ می‌دهند. برآورده کردن یا فراتر رفتن از اهداف SLA—مانند حل تیکت‌های IT در یک بازه زمانی مشخص—نشان‌دهنده بهره‌وری قوی است. SLAها ارزشمند هستند زیرا مستقیماً عملکرد کارکنان را به رضایت مشتری و کارایی عملیاتی مرتبط می‌کنند.

۱۷. بازگشت سرمایه آموزش (بهره‌وری یادگیری)

بازگشت سرمایه آموزش ارزیابی می‌کند که آیا برنامه‌های یادگیری منجر به بهبودهای ملموس در بهره‌وری می‌شوند یا خیر. به عنوان مثال، اگر یک نماینده فروش پس از آموزش ۲۰٪ معاملات بیشتری را ببندد، این نشان می‌دهد که برنامه تأثیر قابل اندازه‌گیری داشته است. منابع انسانی می‌تواند این دستاوردها را محاسبه کند تا ارزش سرمایه‌گذاری‌های آموزشی را ارزیابی کرده و مشخص کند کدام برنامه‌ها باید گسترش یافته یا تنظیم شوند.

۱۸. بازخورد ۳۶۰ درجه

بازخورد ۳۶۰ درجه ورودی‌ها را از منابع متعدد—مدیران، همتایان، زیردستان مستقیم و حتی مشتریان—جمع‌آوری می‌کند. این روش جامع، دیدی کامل از بهره‌وری ارائه می‌دهد و هم عملکرد فنی و هم اثربخشی بین فردی را در بر می‌گیرد. این روش به کشف نقاط کور کمک کرده و بازخورد غنی‌تری نسبت به ارزیابی‌های تک منبعی فراهم می‌کند و آن را به ابزاری قدرتمند برای توسعه کارکنان تبدیل می‌کند.

۱۹. ساعات قابل صورت‌حساب (Billable Hours)

در صنایعی مانند مشاوره یا حقوق، ساعات قابل صورت‌حساب مقدار زمانی را که کارکنان مستقیماً به کار مشتری اختصاص می‌دهند، اندازه‌گیری می‌کند. این معیار به طور مستقیم بهره‌وری را به درآمدزایی مرتبط می‌کند و آن را برای برنامه‌ریزی مالی بسیار عملی می‌سازد. پیگیری ساعات قابل صورت‌حساب همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نیازهای نیروی انسانی را در زمان اوج کاری پیش‌بینی کرده و اطمینان حاصل کنند که پروژه‌ها به اندازه کافی منابع دارند.

۲۰. تعداد نوآوری‌ها یا ایده‌های ارائه شده

برای نقش‌های خلاق و فنی، بهره‌وری فقط به حجم خروجی مربوط نمی‌شود، بلکه به نوآوری نیز بستگی دارد. شمارش تعداد ایده‌های جدید، پتنت‌ها یا بهبودهای فرآیندی ارائه شده نشان می‌دهد که کارکنان چگونه به رشد و رقابت‌پذیری بلندمدت کمک می‌کنند. تشویق و اندازه‌گیری نوآوری تضمین می‌کند که بهره‌وری شامل مشارکت‌های آینده‌نگرانه نیز می‌شود که به نفع کسب‌وکار در طول زمان است.