همانطور که جیم ران، کارآفرین و نویسنده، می‌گوید: «انضباط، پلی است بین اهداف و دستاوردها». این جمله برای متخصصان منابع انسانی اهمیت اقدامات انضباطی منصفانه را در هدایت کارکنان به سمت تعالی و موفقیت سازمانی برجسته می‌کند.
اقدام انضباطی ابزاری ضروری برای مدیریت رفتارهای ناخواسته در محل کار است. هرچند ممکن است ناخوشایند باشد، اما جزء لاینفک ساختن محیطی است که افراد تمایل به کار در آن دارند. سیاست‌های اقدام انضباطی، اخراج‌های غیرارادی را توجیه می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا یک محل کار ایمن و سازنده بسازید.
در این مقاله، به بررسی اقدام انضباطی چیست، برخی مثال‌ها و گام‌هایی که برای مدیریت آن به بهترین شکل ممکن باید بردارید، خواهیم پرداخت.
برای شرکت در دوره جامع مدیریت منابع انسانی سرآمد کلیک نمایید.
اقدام انضباطی چیست؟
اقدام انضباطی یک اقدام اصلاحی است که یک شرکت در مواجهه با عدم رعایت انتظارات عملکردی یا الزامات رفتاری تعیین شده توسط سیاست‌ها، رویه‌ها و قوانین سازمان توسط کارمند، انجام می‌دهد. برای مثال، کارمندی ممکن است هنگامی که دیر به سر کار می‌رسد، یک تذکر شفاهی از مدیر خود یا منابع انسانی دریافت کند.
هدف اصلی اقدام انضباطی تنبیه کارمند نیست. هدف، اصلاح رفتار کارمند همراه با مستندسازی موضوعات است تا در صورت تکرار مشکل در آینده، اقدامات لازم وجود داشته باشد.
بسته به سازمان و منابع موجود، نقش منابع انسانی در اقدامات انضباطی محل کار متفاوت است. در برخی شرکت‌ها، منابع انسانی تنها در اقدامات انضباطی جدی‌تر درگیر می‌شود. در سازمان‌های دیگر، ممکن است در تمام جلسات انضباطی حضور داشته باشند. در هر دو حالت، واحد منابع انسانی مسئول ترسیم سیاست اقدام انضباطی و رسمی کردن رویه‌های پاسخگویی به اقداماتی است که مغایر با قوانین شرکت هستند. به طور کلی، این سیاست‌ها در کتابچه راهنمای کارمندان ذکر می‌شوند.
دلایل اقدام انضباطی
اگرچه سازمان شما هنجارهای خاص خود را در مورد رفتار مطلوب و نامطلوب در محل کار دارد، اما برخی مثال‌ها از رفتارهایی وجود دارند که در هر کسب‌وکاری ناخواسته تلقی می‌شوند:
سوء رفتار کارمند (Employee Misconduct)
دو نوع سوء رفتار کارمند وجود دارد: عمومی (General) و فاحش (Gross).
سوء رفتار عمومی: رفتاری است که قصد آسیب رساندن به دیگران یا سازمان را ندارد. مثال‌ها شامل عدم پیروی از دستورات مدیر یا سیگار کشیدن در منطقه غیرسیگار هستند. این نوع سوء رفتارها به اخراج فوری نیاز ندارند.
سوء رفتار فاحش: این رفتارها در بسیاری از موارد منجر به اخراج فوری می‌شود. نمونه‌ها شامل سرقت یا خسارت عمدی به اموال هستند.
آزار و اذیت جنسی (Sexual Harassment)
آزار و اذیت جنسی در محل کار به رفتار جنسی ناخواسته‌ای اطلاق می‌شود که باعث می‌شود فردی احساس ناراحتی، ترس، توهین یا تحقیر کند. در برخی کشورها، آزار و اذیت جنسی غیرقانونی است، اما همیشه منجر به اخراج فرد مرتکب نمی‌شود.
تبعیض (Discrimination)
تبعیض در محل کار زمانی است که با کارمندی به دلیل جنسیت، نژاد، گرایش جنسی، مذهب، بارداری یا سایر ویژگی‌هایش، متفاوت یا نامطلوب‌تر رفتار می‌شود. تبعیض می‌تواند بین کارمندان یا بین کارمندان و کارفرمایان رخ دهد. یک سیاست رسمی عدم تبعیض به مقابله با تبعیض در محل کار کمک می‌کند.
مشکلات غیبت (Absenteeism Issues)
به زبان ساده، غیبت زمانی است که کارمندی در زمانی که باید سر کار حاضر شود، حاضر نمی‌شود. غیبت به دلیل بیماری یا فوریت‌های پزشکی طبیعی است، اما غیبت (Absenteeism) معمولاً برنامه‌ریزی نشده و اغلب بدون اطلاع قبلی اتفاق می‌افتد. این امر زمانی می‌تواند به یک مشکل اساسی تبدیل شود که بر کار سایر کارمندان تأثیر بگذارد. غیبت اغلب نشانه‌ای از مشکلات عمیق‌تر در محل کار مانند مدیریت ضعیف و فرسودگی شغلی (Burnout) است.
عملکرد کاری (Work Performance)
هنگامی که کارمندی در دستیابی یا حفظ معیارهای عملکردی شرکت مرتبط با مسئولیت‌های شغلی خود شکست می‌خورد، می‌تواند منجر به اقدام انضباطی شود. گاهی اوقات، حمایت تیم و مدیران می‌تواند به بهبود عملکرد کمک کند؛ اما در موارد دیگر، مشکلات عملکردی مسائل جدی‌تری مانند کاهش تعهد یا نارضایتی در محل کار را آشکار می‌کنند.
قلدری در محل کار (Bullying in the Workplace)
قلدری در محل کار رفتاری هدفمند است که یک یا چند نفر را هدف قرار می‌دهد. می‌تواند بین کارفرمایان و کارمندان یا فقط بین کارمندان رخ دهد. قلدری می‌تواند کلامی یا فیزیکی باشد و هدف آن توهین، تمسخر یا ارعاب است.
مثال‌هایی از قلدری و زورگویی:
- انتقاد شدید در حضور سایر کارکنان
- نظارت شدید بر عملکرد
- توهین یا استفاده از القاب نامناسب
- حذف عمدی افراد خاص از جلسات یا رویدادهای تیمی.
تأخیر (Tardiness)
برخلاف غیبت، تأخیر زمانی است که کارمند حاضر می‌شود اما به طور مداوم دیر می‌رسد. تأخیر نامنظم به دلیل شرایط پیش‌بینی نشده اجتناب‌ناپذیر است. با این حال، تأخیر مزمن می‌تواند به روحیه تیم آسیب برساند و دلیلی برای اقدام اصلاحی باشد.
مثال‌هایی از اقدامات انضباطی
کارفرمایان گزینه‌های متعددی برای اقدام انضباطی دارند. معمولاً هدف، اصلاح عملکرد یا رفتار ضعیف با شناسایی مشکلات، علل و راه‌حل‌ها است نه تنبیه کارگر.
این امر مستلزم داشتن یک سیاست انضباط تدریجی (Progressive Discipline Policy) است. به این معنی که گام‌های اصلاحی با کمترین شدت شروع می‌شوند و هنگامی که کارمند پس از دریافت فرصت، نتواند وضعیت را اصلاح کند، به تدریج شدیدتر می‌شوند.
تذکر شفاهی (A Verbal Warning)
گامی است که در آن مدیر یا سرپرست با کارمند در مورد مشکلات مربوط به رفتار، عملکرد یا کلیت کار صحبت می‌کند. به طور کلی، اگر اولین تذکر به کارمند باشد یا مسئله جزئی باشد، یک تذکر شفاهی یکباره کفایت می‌کند.
تذکر کتبی (A Written Warning)
این نوع تذکر به صورت یک سند کتبی است که کارمند را از سوء رفتار او در محل کار مطلع می‌کند. به طور کلی، یک نامه توبیخ شامل عواقب احتمالی در صورت عدم اصلاح رفتار توسط کارمند خواهد بود.
محرومیت از امتیازات (Loss of Privileges)
گاهی اوقات، رفتار ضعیف کارمند ممکن است به امتیازات خاصی مرتبط باشد (به عنوان مثال، رانندگی بی‌پروا با خودروی شرکت، مصرف بیش از حد اعتبار کارت اعتباری کسب‌وکار). در این موارد، سازمان ممکن است برای جلوگیری از تکرار مشکلات، حق کارمند از آن امتیازات را سلب کند.
طرح بهبود عملکرد (A Performance Improvement Plan – PIP)
در برخی موارد، PIP ممکن است اولین استراتژی برای کارمند باشد و زمانی رایج‌تر است که کارمند ارزیابی عملکرد ضعیفی دریافت کند. هدف PIP، ترسیم اهداف صریح است که کارمند باید برای جلوگیری از انتقال، تنزل رتبه یا اخراج برآورده کند.
بازآموزی (Retraining)
اگر عملکرد ضعیف کارمند ناشی از عدم درک مسئولیت‌هایش باشد یا اغلب مرتکب اشتباه شود، ممکن است به عنوان یک نوع اقدام انضباطی به بازآموزی نیاز داشته باشد. طرح بازآموزی باید شامل نتایج و اهداف مشخص و به وضوح اعلام شده باشد.
تنزل رتبه (Demotion)
تنزل رتبه، کاهش عنوان شغلی، نقش یا مسئولیت‌های کارمند در سازمان است. این می‌تواند یک تغییر دائمی یا موقت در صورت بهبود عملکرد یا رفتار باشد. این اقدام اغلب به عنوان جایگزینی برای اخراج کارمند استفاده می‌شود. با این حال، تنزل رتبه می‌تواند باعث شود کارمند احساس بی‌اهمیتی و بی‌انگیزگی کند که ممکن است عملکرد ضعیف او را بیشتر تحت تأثیر قرار دهد.
کاهش موقت حقوق (Temporary Pay Cut)
کاهش حقوق، کاهشی در دستمزد کارمند است، مانند حقوق ثابت، مزایا یا ساعات کاری. این کاهش فقط به جبران مالی محدود نمی‌شود. کاهش حقوق یک اقدام انضباطی پیچیده است زیرا باید با قوانین فدرال و محلی همسو باشد.
تعلیق از کار (Suspension)
تعلیق انضباطی زمانی است که سازمان کارمند را حفظ می‌کند اما از او می‌خواهد که سر کار حاضر نشود یا در هیچ فعالیت مرتبط با کار شرکت نکند. مگر اینکه در قرارداد کارگر بندی وجود داشته باشد که کارفرما بتواند او را بدون حقوق تعلیق کند، معمولاً کارمند در این مدت حقوق دریافت می‌کند. این در شرایطی رایج است که فردی تحت تحقیقات منابع انسانی است و از او خواسته می‌شود تا پایان تحقیقات از کار خود کناره‌گیری کند.
خاتمه همکاری (Termination)
خاتمه همکاری آخرین گزینه است اگر اقدامات انضباطی قبلی به نتیجه مطلوب نرسد یا کارمند مرتکب سوء رفتار فاحش شده باشد. هر کشوری رویه‌های اخراج و حمایت‌های متفاوتی دارد که برای اخراج کارمند باید معتبر باشند.
گام‌های فرآیند اقدام انضباطی
یک اقدام انضباطی باید از تعدادی گام خاص پیروی کند تا از انصاف و قانونی بودن آن اطمینان حاصل شود.
۱. شناسایی موضوع (Identify the Issue)
اولین کاری که باید انجام دهید این است که رفتار یا عملکرد کارکنان را به عنوان مشکل‌زا تشخیص داده و به وضوح تعریف کنید. می‌توانید به کتابچه راهنمای کارمندان مراجعه کنید تا بین آنچه قابل قبول است و آنچه رخ داده، مقایسه کنید.
- عینی و خاص باشید: موارد خاص رفتار یا عملکرد مشکل‌زا را مشاهده و مستند کنید.
- جزئیات را ثبت کنید: جزئیاتی مانند تاریخ، زمان و اتفاق رخ داده را یادداشت کنید.
- تمرکز بر حقایق: بر حقایق عینی تمرکز کنید نه تفسیرها یا احساسات.
۲. بررسی موضوع (Investigate the Issue)
اقدام انضباطی نمی‌تواند بدون یک تحقیق رسمی انجام شود. هدف از این مرحله تعیین این است که چه اتفاقی افتاده، کی، کجا، چرا، آیا شخص دیگری درگیر بوده و آیا کسی شاهد حادثه بوده است.
- تحقیق شامل جمع‌آوری اطلاعات و مستندات مرتبط (مثلاً گزارش‌های عملکرد، ایمیل‌ها و سایر ارتباطات) است.
- همچنین ممکن است لازم باشد با شاهدان صحبت کنید.
- این مرحله به ویژه در موارد جدی‌تر سوء رفتار حیاتی است.
۳. برگزاری جلسه رسیدگی انضباطی (Have a Disciplinary Hearing)
موارد کمتر جدی رفتار ناخواسته در محل کار به جلسه رسیدگی رسمی انضباطی نیاز نخواهد داشت. در موارد دیگر، جلسه نباید خیلی طولانی پس از اتمام تحقیقات شما برگزار شود.
دعوت‌نامه بفرستید: باید یک دعوت‌نامه به کارمند ارسال کنید که شامل اطلاعاتی نظیر: سوء رفتار یا مشکل عملکردی ادعایی و نتایج بالقوه، تمام شواهد جمع‌آوری شده، زمان و مکان جلسه، و حق کارمند برای همراهی با یک همکار یا نماینده اتحادیه باشد.
- در طول جلسه، هم کارمند و هم کارفرما فرصت خواهند داشت تا دلایل خود را بیان کنند.
- در پایان جلسه، کارفرما باید به کارمند تخمینی از زمان اعلام نتایج بدهد.
۴. تصمیم‌گیری و اجرای اقدام انضباطی (Decide and Implement Disciplinary Action)
پس از جلسه، با مدیر همکاری کنید تا تصمیم بگیرید که آیا باید اقدامی انضباطی انجام شود و این اقدام چگونه خواهد بود.
- ارزیابی کنید: میزان جدی بودن موضوع و وجود سوابق قبلی مرتبط را ارزیابی کنید.
- ارجاع به سیاست‌ها: برای انتخاب مسیر اقدام مناسب، به سیاست‌های انضباطی شرکت مراجعه کنید.
- شرایط کاهنده: هرگونه شرایط تخفیف دهنده را در نظر بگیرید.
- اجرا و مستندسازی: اقدام و دلایل آن را به وضوح به کارمند ابلاغ کنید. باید حادثه و اقدام انضباطی را برای محافظت از حقوق کارمند و منافع سازمان مستند کنید.
۵. توضیح فرآیند تجدید نظر (Explain the Appeal Process)
فراموش نکنید که کارمند را از حق تجدید نظر در هر تصمیم انضباطی مطلع سازید. باید فرآیند دقیق را برای او توضیح دهید، از جمله اینکه با چه کسی تماس بگیرد و مهلت ارسال درخواست تجدید نظر چقدر است. این به حفظ شفافیت و انصاف کمک می‌کند.
۶. نظارت و پیگیری (Monitor and Follow up)
پس از اعمال اقدام انضباطی، حتماً پیشرفت کارمند را به طور فعال نظارت کنید. می‌توانید جلسات پیگیری منظم برای بحث در مورد عملکرد یا رفتار کارمند، ارائه بازخورد و تنظیم طرح بهبود در صورت نیاز برنامه‌ریزی کنید.
۷. تشدید در صورت نیاز (Escalate when Needed)
در مواردی که رفتار یا عملکرد مشکل‌زا پس از اقدام انضباطی بهبود نمی‌یابد، ممکن است لازم باشد موضوع را تشدید کنید. این امر شامل اقدامات انضباطی جدی‌تر (مانند تذکرات اضافی، تعلیق یا حتی اخراج) است. این اقدامات سختگیرانه هستند، بنابراین مطمئن شوید که موجه بوده و مطابق با سیاست‌های شرکت انجام شده و به خوبی مستندسازی شده‌اند.
نحوه نگارش اقدام انضباطی برای کارمند
صدور اقدام انضباطی یک بخش مهم از فرآیند انضباطی است. در اینجا نکاتی برای کمک به شما در نوشتن یک اقدام انضباطی منصفانه، عینی و واضح آورده شده است:
- خاص باشید: مسئله رفتار یا عملکرد را با جزئیات توصیف کنید.
- تأثیر را شرح دهید: پیامدهای گسترده‌تر رفتار یا عملکرد کارمند بر تیم، بخش یا کل شرکت را توضیح دهید (مثلاً، تأخیر مداوم چگونه می‌تواند جریان کار تیم را مختل کند).
- ارجاع به اقدامات گذشته: جزئیات اقدامات انضباطی قبلی مرتبط با مسائل فعلی را ذکر کنید.
- توقعات و اقدامات اصلاحی را روشن کنید: رفتار یا عملکرد مورد انتظار در آینده را به وضوح ترسیم کرده و اقدامات خاصی را که کارمند باید برای بهبود انجام دهد، مشخص کنید. این کار تعهد شرکت به توسعه کارمند را نشان می‌دهد.
- نتایج احتمالی را مشخص کنید: اگر کارمند بهبود نیابد، عواقب بالقوه، از جمله اقدامات انضباطی بیشتر تا خاتمه همکاری را به وضوح بیان کنید.
دو روش برای صدور اقدام انضباطی وجود دارد: استفاده از فرم اقدام انضباطی (روش ساده‌تر) یا انتخاب نامه اقدام انضباطی (روش رسمی‌تر و مستند).
نامه اقدام انضباطی (Disciplinary Action Letter)
استفاده از نامه اقدام انضباطی تضمین می‌کند که ارتباطی واضح و رسمی از مسائل، انتظارات و عواقب به کارمند صورت گیرد، که بر جدیت موضوع تأکید می‌کند. همچنین شواهد مستندی از گام‌های برداشته شده و آگاهی کارمند از وضعیت ارائه می‌دهد.
(به دلیل طولانی بودن الگوها در اینجا، ترجمه کامل الگوی نامه اصلی، سرقت، و عدم پیروی از دستورالعمل حذف شده است. اصول کلی شامل: ذکر نام شرکت، تاریخ، نام کارمند، موضوع، شرح دقیق مشکل، اشاره به بحث‌های قبلی، انتظارات برای آینده، پشتیبانی شرکت، عواقب عدم بهبود، و امضاهای تأیید)
بهترین شیوه‌های سیاست اقدام انضباطی
اقدام انضباطی کارمند می‌تواند یکی از دشوارترین جنبه‌های منابع انسانی باشد. بهترین راه برای موفقیت تیم منابع انسانی، تعیین انتظارات و مستندسازی همیشگی فرآیند انضباطی از همان ابتدا است:
- انجام تحقیق منابع انسانی: به ویژه هنگام رسیدگی به مسائل جدی مانند قلدری، آزار و اذیت یا سوء رفتار فاحش، تحقیقات را برای رسیدگی مؤثر و اقدام انضباطی مرتبط انجام دهید.
2 .ایجاد یک سیاست انضباط تدریجی شفاف: کارکنان باید بدانند که چه رفتارهایی منجر به اقدام انضباطی می‌شود. مثال‌های عینی را در سیاست خود بگنجانید.
- ابلاغ سیاست انضباطی: سیاست انضباطی را در کتابچه راهنمای کارمندان یا اینترانت قرار دهید و آن را به راحتی در دسترس سازید. گنجاندن آن در فرآیند آنبوردینگ (Onboarding) کارمند جدید ایده خوبی است.
- توضیح نحوه تجدید نظر در تصمیم: کارمندان شما باید بدانند که چگونه می‌توانند در تصمیم انضباطی تجدید نظر کنند و چه گام‌هایی را برای انجام این کار می‌توانند بردارند.
- آموزش مدیران: هر زمان که یک سرپرست کارمندی را با رویه‌هایی متفاوت از سایر اعضای تیم تنبیه کند، شرکت را در معرض اقدام قانونی برای تبعیض و رفتار نابرابر قرار می‌دهد. وظیفه شما به عنوان متخصص منابع انسانی،آموزش مدیران در مورد سیاست انضباطی و نحوه اعمال آن به صورت ثابت و صحیح است.
- مستندسازی اقدامات انضباطی: مستندسازی همه چیز به شما کمک می‌کند تا اقدامات تدریجی مربوط به انضباط کارمند را مدیریت کنید و یک فرآیند قابل دفاع قانونی ایجاد کنید. همه اسناد را در یک پرونده کارمند امن نگهداری کنید.
- به‌روزرسانی سیاست: به طور منظم سیاست اقدام انضباطی خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید همچنان مرتبط است و ببینید آیا باید چیزی اضافه کنید. (به عنوان مثال، مثال‌هایی از قلدری در محیط مجازی/هیبریدی).
اقدام انضباطی برای هیچ یک از طرفین درگیر خوشایند نیست. با این حال، داشتن یک سیاست اقدام انضباطی روشن با رفتارهای ناخواسته تعریف شده و گام‌هایی برای اقدام، به شما کمک می‌کند تا مسائل را منصفانه و شفاف مدیریت کنید.
سوالات متداول
اقدام انضباطی زمانی مورد نیاز است که رفتار یا عملکرد کارمند با استانداردها و سیاست‌های تعیین شده توسط شرکت مطابقت نداشته باشد و او به گفتگوهای غیررسمی یا پیشنهادات بهبود پاسخ نداده باشد. هدف، اصلاح رفتار یا بهبود عملکرد است، نه تنبیه.
انواع مختلفی از اقدام انضباطی وجود دارد که شامل تذکر شفاهی، تذکر کتبی، طرح بهبود عملکرد، تنزل رتبه یا اخراج می‌شود. اینکه کدام اقدام انتخاب شود به شدت سوء رفتار بستگی دارد. به طور کلی، باید از یک سیاست انضباط تدریجی پیروی کرد.
اقدام انضباطی به معنای اخراج خودکار نیست. هدف معمولاً تنبیه کارگر یا حذف کامل او از سازمان نیست. هدف شما اصلاح رفتار ضعیف یا بهبود عملکرد با شناسایی مشکلات، علل و راه‌حل‌ها است. اخراج شدیدترین شکل اقدام انضباطی است که باید تنها زمانی که چاره دیگری ندارید، در نظر گرفته شود.
