چگونه شکاف عملکردی در تیم خود را برطرف کنیم؟
وجود یک شکاف عملکردی در تیم شما می‌تواند تأثیر جدی بر بهره‌وری و عملکرد کسب‌وکار داشته باشد. به همین دلیل، رسیدگی به شکاف‌های عملکردی در اسرع وقت ضروری است. چه عواملی باعث ایجاد شکاف‌های عملکردی می‌شوند و چگونه می‌توانید آنها را برطرف کنید؟ در ادامه این مقاله جهت پاسخ به این سوالات همراه ما باشید همچنین می‌توانید در دوره مدیریت عملکرد کارکنان شرکت نمایید.
شکاف عملکردی چیست؟
میزان اثربخشی یک سازمان می‌تواند با میزان مهارت کارکنان در مدیریت وظایف خود و پذیرش سطوح بالاتر مسئولیت تعیین شود. وجود شکاف در عملکرد کارکنان، مانع از تحقق کامل پتانسیل کسب‌وکار شما می‌شود. به طور خلاصه، شکاف عملکردی به تفاوت بین عملکرد فعلی یک فرد، تیم یا سازمان و عملکرد مطلوب اشاره دارد. شکاف‌های عملکردی باعث کم‌کاری کارکنان می‌شوند که به نوبه خود منجر به نتایجی کمتر از حد انتظار برای سازمان می‌شود.
این شکاف‌ها از منابع مختلفی ناشی می‌شوند که می‌توانید با انجام یک تحلیل شکاف عملکردی، آنها را شناسایی کنید. (در ادامه در مورد نحوه انجام این کار بیشتر توضیح خواهیم داد.)
چالشی که شکاف‌های عملکردی ایجاد می‌کنند این است که می‌توانند در بسیاری از حوزه‌های منابع انسانی ظاهر شوند و ممکن است بلافاصله آشکار نباشند. به عنوان مثال، اگر افراد برای انجام وظایف خود توسط سایر کارکنان آموزش ببینند، ممکن است تمام “عادت‌های بد” همکاران خود را یاد بگیرند و هرگز روش صحیح انجام کار خود را نیاموزند. این امر منجر به عدم تطابق عملکرد کارکنان با انتظارات، از جمله اهداف عملکردی، می‌شود.
مهم است که بدانید صرف نظر از علت شکاف عملکردی، تأثیر منفی بر سودآوری سازمان دارد.
چرا شکاف‌های عملکردی برای یک سازمان مضر هستند؟
شکاف‌های عملکردی باعث کم‌کاری افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها می‌شوند که منجر به از دست دادن درآمد و نوآوری می‌شود. همه اینها به سودآوری سازمان آسیب می‌زند. هنگامی که کارکنان به طور مداوم قادر به دستیابی به اهداف عملکردی خود نیستند، از اهداف جدا می‌شوند زیرا آنها را غیرقابل دستیابی می‌دانند.
برآوردها نشان می‌دهد که شکاف‌های عملکرد روزانه حدود ۲.۹ میلیون دلار برای تمام کسب‌وکارهای ایالات متحده هزینه دارد که صرف جستجوی کارمندان جدید برای جایگزینی افراد از دست رفته یا کسانی می‌شود که دیگر بهره‌ور نیستند. چنین مشکلات عملکردی یک شبه اتفاق نمی‌افتد. آنها ذره ذره در فرهنگ سازمانی نفوذ می‌کنند و در نهایت منجر به فروپاشی تیم می‌شوند. شرکت‌هایی که تعامل کارکنان در آنها پایین است و این موضوع بر عملکرد، خدمات مشتری و طیف وسیعی از اهداف دیگر شرکت تأثیر می‌گذارد، ۲۱ درصد احتمال از دست دادن سود را تجربه می‌کنند.
چه عواملی باعث ایجاد شکاف‌های عملکردی می‌شوند؟
علل شکاف‌های عملکردی می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. با این حال، دلایل اصلی وجود دارد که ممکن است یک سازمان شروع به تجربه این مشکل کند. یکی از مواردی که از همه‌گیری کووید-۱۹ آموختیم این بود که بسیاری از سازمان‌ها انتظارات عملکردی خود را کاهش دادند تا فشار را از روی کارکنان از قبل تحت فشار کم کنند. اکنون که اوضاع به سمت عادی پیش می‌رود، زمان مناسبی است تا نگاهی به وضعیت سازمان خود از نظر ایجاد انگیزه در کارکنان برای انجام بهترین عملکرد خود بیندازیم.
در اینجا فهرستی از برخی از علل رایج شکاف های عملکردی آورده شده است.
رهبری و فرآیندهای ضعیف: اگر کارکنان راهنمایی واضحی نداشته باشند یا اگر مدیریت در درخواست‌ها ناپایدار باشد، به راحتی می‌توانند دچار سردرگمی، ناامیدی و بی‌علاقگی نسبت به نقش خود شوند. این به نوبه خود، عملکرد فردی و تیمی را کاهش می‌دهد.
تعیین نکردن انتظارات منطقی: در حالی که نیت آنها خوب است، گاهی اوقات مدیریت عملکرد، سطح توقعات را برای دستیابی همه کارکنان بیش از حد بالا تعیین می‌کند. این امر به جای ایجاد انگیزه در کارکنان، آنها را دلسرد می‌کند. مشکل دیگر، انتظارات نامشخص است. وقتی کارکنان شما مطمئن نباشند که شما از آنها چه انتظاری دارید، چگونه می‌توانند مؤثر باشند؟
کمبود انگیزه و بی‌علاقگی عمومی: در حالی که اوضاع از سال گذشته کمی آرام‌تر شده است، آخرین نظرسنجی گالوپ نشان می‌دهد که تا ژوئن ۲۰۲۱، تنها حدود ۳۶ درصد از کارکنان در ایالات متحده و ۲۰ درصد در سطح جهانی، فعالانه درگیر کار خود هستند. کارکنانی که بی‌علاقه هستند، کمتر به دنبال دستیابی به معیارهای عملکردی خواهند بود.
شکاف مهارت و استعداد: این یک مشکل رو به رشد است، حتی با وجود افراد زیادی که به دنبال کار هستند. با منسوخ شدن مشاغل بیشتر و ظهور نقش‌های جدید بسیار، حفظ مجموعه‌های مهارتی و استعداد کافی برای پوشش اهداف عملکردی می‌تواند برای شرکت‌ها چالش‌برانگیز باشد.
چگونه یک شکاف عملکردی را برطرف کنیم؟
ممکن است از خود بپرسید: “اگر شکاف‌های عملکردی اینقدر مضر هستند، چگونه می‌توانم آنها را برطرف کنم و سطح بالای عملکرد تیم خود را حفظ کنم؟” پس از انجام یک تحلیل شکاف، باید برنامه‌ریزی برای چگونگی رفع آنها را شروع کنید. در اینجا ده مرحله وجود دارد که به کاهش شکاف بین وضعیت فعلی سازمان شما و جایی که می‌خواهید در آینده نزدیک باشد، کمک می‌کند.
مرحله ۱: شناسایی علل کاهش بهره‌وری
این می‌تواند شامل هر یک از علل ذکر شده در بالا یا موارد خاص دیگر برای سازمان شما باشد. وقت بگذارید و سوابق عملکرد کارکنان را از دو سال گذشته بررسی کنید. به دنبال الگوها یا کاهش در درصدهای عملکرد باشید. این ممکن است از یک بخش، یک مدیر یا منبع دیگری ناشی شود. یک نظرسنجی سریع انجام دهید تا به عنوان بخشی از این بررسی، وضعیت فعلی سازمان را بررسی کنید.
بیایید فرض کنیم که شما مشکوک هستید که عملکرد کارکنان در یک بخش خاص به دلیل افزایش بی‌علاقگی آنها کاهش یافته است. می‌توانید یک گروه متمرکز کارکنان یا یک مصاحبه ترتیب دهید تا بیشتر در مورد چرایی آن تحقیق کنید.
مرحله ۲: نقشه‌برداری از مهارت‌هایی که در حال حاضر در تیم شما وجود دارد
این داده‌ها می‌تواند از رزومه‌ها و سیستم اطلاعات منابع انسانی سازمان شما (HRIS) به دست آید. ایجاد یک فهرست مهارت نیز به شما کمک می‌کند تا یک نمای کلی از مهارت‌هایی که کارکنان شما در حال حاضر دارند، به دست آورید. علاوه بر این، کارکنان می‌توانند به عنوان بخشی از نظرسنجی استخدام جدید خود، خودارزیابی از مهارت‌ها و توانایی‌های خود داشته باشند، یا می‌توانید به سادگی الزامات مهارت شغلی فعلی را با سرپرستان بررسی کنید.
مرحله ۳: انجام تحلیل شکاف عملکرد و شکاف مهارت
شکاف عملکرد به نوسانات در عملکرد کارکنان می‌پردازد. این بر اساس معیارهای عملکرد در سطح تیمی یا فردی است. تحلیل شکاف مهارت بر ارزیابی مهارت‌های موجود در نیروی کار فعلی در مقابل مهارت‌های مورد نیاز در آینده با سازماندهی مجدد یا تغییر مشاغل تمرکز دارد. انجام این تحلیل‌ها به تعیین نوع مداخلاتی که برای رفع شکاف‌ها نیاز دارید، کمک می‌کند.
به عنوان مثال، اگر عملکرد یک تیم خاص به دلیل مدیریت ضعیف آسیب ببیند، ممکن است لازم باشد مدیر را آموزش دهید یا مربیگری کنید. با این حال، اگر متوجه شوید که اعضای تیم به سادگی سطح مهارت کافی برای انجام کار خود را ندارند، ممکن است تصمیم بگیرید یک برنامه آموزشی هدفمند برای بهبود مهارت‌های آنها اجرا کنید.
مرحله ۴: اجرای یک برنامه آموزشی هدفمند
همانطور که در بالا ذکر کردیم، پس از شناسایی اینکه کارکنان شما چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی را ندارند، می‌توانید برنامه‌های آموزشی هدفمند برای رفع این شکاف‌ها تدوین کنید. اجرای مربیگری عملکرد نیز به کارکنان شما کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و در حین کار یاد بگیرند.
اهداف یادگیری را به استخدام‌شدگان جدید اختصاص دهید، اما ساختاری برای آنچه یاد می‌گیرند داشته باشید و بازخوردی در مورد آنچه فکر می‌کنند کم است، دریافت کنید.
مرحله ۵: از همان روز اول انتظارات عملکردی را تعیین کنید
از استخدام‌شدگان جدید خود بخواهید که چند هدف عملکردی برای خود تعیین کنند و شما نیز چند هدف دیگر در سطح آنها برایشان تعیین کنید تا بدانند که شما به عنوان کارفرما از آنها چه انتظاری دارید. این کار به آنها یک نقشه راه برای موفقیت می‌دهد. بازخورد مکرر و سازنده به کارکنان ارائه دهید. اهداف مشخص تعیین کنید، موانع را برطرف کنید و پیشرفت را پیگیری کنید. حداقل هر سه ماه یکبار، بررسی عملکرد انجام دهید.
با تکرار مداوم انتظارات خود، می‌توانید مطمئن شوید که کارکنان شما نه تنها می‌دانند که باید به چه چیزی دست یابند، بلکه چگونه به آنجا برسند.
مرحله ۶: رهبران آینده را پرورش دهید
اهمیت برنامه‌ریزی جانشین‌پروری را دست کم نگیرید. برای حفظ یک تیم قوی، به کارکنان ماهری نیاز دارید که رهبری را بر عهده بگیرند. با خروج کارکنان از نیروی کار پس از همه‌گیری، این موضوع از هر زمان دیگری مهم‌تر است.
کارکنانی را که پتانسیل بر عهده گرفتن نقش‌های مدیریتی و رهبری در آینده را دارند، شناسایی کنید. سپس، با آنها همکاری کنید تا برنامه‌های توسعه رهبری سفارشی ایجاد کنید تا آنها را برای قدم بعدی آماده کنید. به این ترتیب، شما ایجاد افراد با استعداد رهبری قوی را تضمین می‌کنید.
مرحله ۷: تعامل بالای کارکنان را حفظ کنید
کارمندانی که با وظایف کاری با کیفیت و یک محیط مثبت درگیر هستند، تمایل به تولید بیشتر از دیگران دارند و کارمندان دورکار خود را فراموش نکنید، که معمولاً حتی بیشتر از همتایان خود در دفتر تولید می‌کنند. تعامل، به طور جدایی‌ناپذیری با عملکرد مرتبط است.
مرحله ۸: یک برنامه پاداش و قدردانی ایجاد کنید
طبق مطالعه‌ای که در Techjury منتشر شده است، ۳۷ درصد از کارکنان، قدردانی را مهم‌ترین عامل در افزایش بهره‌وری می‌دانند. با قدردانی از مشارکت نیروی کار خود و پاداش منظم به آنها، یک محیط کاری مثبت ایجاد می‌کنید که در آن افراد برای تلاش‌های خود احساس قدردانی می‌کنند. کارکنان خود را تشویق کنید تا دستاوردهای یکدیگر را قدر بدانند. می‌توانید این کار را با اجرای یک برنامه قدردانی همتا انجام دهید.
مرحله ۹: به کار بر روی فرهنگ سازمانی خود ادامه دهید
فرهنگ سازمانی شما باید به کارکنان شما قدرت دهد تا در بهترین حالت خود عمل کنند. شما باید یک محیط فراگیر ایجاد کنید که در آن کارکنان شما بتوانند واقعاً از مهارت‌ها، شایستگی‌ها و دانش خود استفاده کنند.
مرحله ۱۰: پیشرفت عملکرد را نظارت کنید
منابع زیادی برای پیگیری پیشرفت فردی کارکنان، پیشرفت تیم و پیشرفت سازمانی وجود دارد. برخی از نمونه‌ها شامل پیگیری نتایج آموزش در برابر رتبه‌بندی تضمین کیفیت، افزایش نرخ حفظ کارکنان و نتایج مدیریت و بهبود سود ناشی از تلاش برای قدردانی از کارکنان برای تلاش‌هایشان است.
چرا پیگیری داده‌ها در مورد عملکرد مهم است؟
تنها راهی که متوجه می‌شوید آیا در مسیر درستی برای رفع شکاف‌های عملکردی قرار دارید، داشتن داده‌های مشخص برای نشان دادن این موضوع است. این داده‌ها از منابع مختلفی به دست می‌آیند، مانند معیارهایی که در بالا در مورد آنها صحبت کردیم، یا معیارهای عملکرد مشخص کارکنان. می‌توانید داده‌های بیشتری از طریق نظرسنجی‌های کارکنان، جلسات حضوری و گروه‌های متمرکز جمع‌آوری کنید.
مزیت در دسترس بودن داده‌ها این است که می‌توانید به تصمیم‌گیرندگان نشان دهید که سرمایه‌گذاری در کارکنان، بازده معقولی را ارائه می‌دهد. این موضوع به تأیید ایده‌های آینده کمک می‌کند. همچنین به شما نشان می‌دهد که چه چیزی به خوبی کار نمی‌کند تا بتوانید بهبودها یا تغییراتی در رویکرد خود ایجاد کنید.
عملکرد برای موفقیت سازمان شما و تضمین تجربه مثبت برای همه کارکنان بسیار مهم است. داشتن یک رویکرد ساختاریافته برای رفع شکاف عملکردی در سازمان شما حیاتی است، جایی که تعیین می‌کنید برای رسیدگی به آن چه کاری باید انجام دهید و پیشرفت خود را تا زمانی که تیم شما در سطح مطلوب عمل کند، پیگیری کنید.
