یک سیاست مرخصی قوی برای سازمان شما ضروری است تا بتواند به طور کافی نیازهای کارکنان به زمان مرخصی را برآورده کند. یک سیاست مرخصی استعلاجی عادلانه و سازگار می‌تواند به کارمندانی که به دلیل پزشکی، خانوادگی یا دلایل شخصی نیاز به مرخصی دارند کمک کند. از سوی دیگر، می‌تواند اطمینان حاصل کند که کارمندان از سهل گیری سوء استفاده نمی کنند تا از کار غیبت کنند.
این مقاله بهترین شیوه ها و ملاحظات برای ایجاد سیاست مرخصی را که نیازهای سازمان و کارگران شما را برآورده می‌کند، پوشش خواهد داد. برای کمک به شما در ایجاد یک سیاست موفق، ما در مورد واجد شرایط بودن، اشکال مرخصی، کاغذبازی و ارتباطات بحث خواهیم کرد.
سیاست مرخصی
کارمندان ممکن است گاهی نیاز داشته باشند که برای تجدید قوا یا رسیدگی به امور شخصی، در حالی که وضعیت شغلی خود را حفظ می کنند، از کار مرخصی بگیرند. اینجاست که مرخصی با حقوق وارد عمل می شود. این مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و رویه ها است که تعیین می‌کند کارمندان چگونه می‌توانند مرخصی بگیرند و به چه دلایلی.
بنابراین، یک سیاست مرخصی انواع مرخصی باحقوق، معیارهای واجد شرایط بودن، الزامات مستندات و مراحل لازم برای درخواست مرخصی را مشخص می‌کند.
رایج‌ترین انواع مرخصی
مرخصی وظیفه هیئت منصفه: در اکثر موارد، کارفرمایان باید به کارگران اجازه دهند برای انجام خدمت هیئت منصفه که یک خدمت شهروندی آنان است مرخصی با حقوق بگیرند. کارمندان ممکن است در این مدت حقوق دریافت کنند یا نکنند و مدت زمان غیبت به مدت زمان دادرسی در د ادگاه بستگی دارد.
مرخصی رای گیری: در برخی مکان ها، شرکت ها باید به کارگران در روز انتخابات مرخصی بدهند تا بتوانند رای خود را بدهند. بسته به ایالت و سیاست کارفرما، این زمان ممکن است جبران شود یا جبران نشود.
مرخصی سوگواری: کارمندانی که با مرگ یکی از اعضای نزدیک خانواده مواجه شده‌اند اغلب واجد شرایط این نوع مرخصی هستند. مدت زمان مرخصی بسته به شرکت و رابطه کارمند با متوفی متفاوت است.
مرخصی تعطیلات: کارمندان می‌توانند در طول دوره‌های تعطیلات برای تفریح از کار مرخصی بگیرند.
مرخصی استعلاجی: کارمندانی که بیمار یا مجروح هستند برای بهبودی مرخصی می‌گیرند.
مرخصی زایمان: چه کودکی متولد شود، به فرزندی پذیرفته شود یا به سرپرستی گذاشته شود، مرخصی زایمان به کارمندان اجازه می‌دهد تا برای مراقبت از فرزند جدید خود از کار مرخصی بگیرند.
مرخصی سالانه: مانند مرخصی تعطیلات، مرخصی سالانه به کارمندان اجازه می‌دهد برای تفریح و استراحت مرخصی بگیرند.
مرخصی استعلاجی: مرخصی استعلاجی به کارگران اجازه می‌دهد تا برای رسیدگی به یک مشکل جدی سلامتی که خودشان، یکی از اعضای خانواده یا فرد دیگری تحت مراقبت آنها تجربه می‌کنند، مرخصی بگیرند.
مزایای داشتن سیاست مرخصی
سازمان‌ها و کارگران از سیاست‌های مرخصی بهره مند می‌شوند. یک سیاست مرخصی خوب دارای چندین مزیت است:
خطوط راهنمای واضح: یک سیاست مرخصی فرآیندهای مرخصی کارکنان را مشخص می‌کند. این با تعیین انتظارات از سوء تفاهم جلوگیری می کند.
انطباق با قوانین و مقررات: یک سیاست مرخصی تضمین می‌کند که شرکت با تمام قوانین و مقررات مربوط به مرخصی کارکنان، مانند FMLA در ایالات متحده، مطابقت دارد. این به شما کمک می کند از پیچیدگی های قانونی و جریمه ها اجتناب کنید.
افزایش روحیه و بهره وری: کارمندان زمانی که کارفرمای آنها از نیازهای شخصی آنها حمایت می کند، احساس ارزش و انگیزه می کنند. این باعث افزایش رضایت شغلی، بهره وری و ماندگاری می شود.
به حداقل رساندن خستگی کارکنان: اجازه دادن به کارمندان برای مرخصی گرفتن در صورت نیاز به کاهش فرسودگی کمک می کند. این استرس را کاهش می دهد و سلامت روان را بهبود می بخشد و عملکرد شغلی را بهبود می بخشد.
عدالت و ثبات: یک سیاست مرخصی عدالت و ثبات را در درخواست های مرخصی کارکنان تضمین می کند. این می تواند از تعصب جلوگیری کند.
صرفه جویی در هزینه: یک سیاست مرخصی مدیریت شده به خوبی می‌تواند هزینه‌های غیبت و گردش کار را به حداقل برساند. شرکت ممکن است با حمایت از درخواست‌های مرخصی، استرس، فرسودگی و گردش کار کارکنان را کاهش دهد.
حتی بدون مزایا، نداشتن سیاست مرخصی ممکن است به شرکت و کارکنان آن آسیب برساند. بدون استانداردهای واضح، کارمندان ممکن است احساس سردرگمی و ناامیدی کنند و ممکن است از نظر قانونی مسئول باشید. عدم ثبات در درخواست های مرخصی ممکن است گاهی منجر به تعصب یا تبعیض شود.
در نهایت، بدون سیاست مرخصی ، غیبت، بهره وری و گردش کار ممکن است افزایش یابد و به سود شرکت آسیب برساند. با همه اینها، سازمان شما با خطراتی مانند موارد زیر مواجه است:
خطرات قانونی: بدون سیاست، یک تجارت ممکن است توسط کارگران غایب که احساس می‌کنند مورد سوء رفتار قرار گرفته‌اند، تحت پیگرد قانونی قرار گیرد. تبعیض، اخراج غیرقانونی و تخلفات قوانین کار نمونه‌هایی هستند.
کاهش ماندگاری کارکنان: کارمندانی که در مواقع نیاز احساس حمایت نمی‌کنند ممکن است شرکت را ترک کنند و باعث افزایش گردش کار و هزینه ها شوند.
رفتار ناهموار کارکنان: مدیران ممکن است بدون یک دستورالعمل مشخص، درخواست‌های مرخصی را متفاوت مدیریت کنند و منجر به اختلاف و تعصب شوند.
اختلال در کسب و کار: قوانین مرخصی نامشخص ممکن است باعث اختلال در شرکت شود.
نحوه تدوین سیاست مرخصی استعلاجی
هر شرکتی که به کارگران خود اهمیت می‌دهد و از قانون پیروی می‌کند، باید یک سیاست مرخصی استعلاجی کامل داشته باشد. منابع انسانی باید برای ایجاد یک سیاست مرخصی استعلاجی که نیازهای سازمان را برآورده می کند و از بهترین شیوه ها پیروی می‌کند، مراحل زیر را دنبال کند.
بررسی الزامات قانونی و انطباقی
منابع انسانی باید قبل از ایجاد یک سیاست مرخصی استعلاجی، الزامات قانونی و نظارتی را درک کنند. در حین انجام این کار، اطمینان حاصل کنید که سیاست های مرخصی استعلاجی فدرال، ایالتی و شهری را پوشش می‌دهید. برخی از چارچوب هایی که باید بررسی کنید عبارتند از FMLA و ADA.
در حالی که تیم منابع انسانی شما برای توسعه سیاست‌ها تلاش می‌کند، اطمینان حاصل کنید که با بخش حقوقی خود همکاری می‌کند تا تأیید کند که این سیاست قانونی است و با آخرین تحولات قانونگذاری مطابقت دارد. منابع انسانی همچنین باید اطمینان حاصل کند که سیاست آنها با استانداردهای شرکتی مانند ضد تبعیض و ضد آزار و اذیت مطابقت دارد.
نکته منابع انسانی
برای به حداقل رساندن مسائل قانونی، با استانداردهای قانونی و نظارتی به روز باشید. ارزیابی مکرر معیارهای قانونی و انطباقی می‌تواند به حفظ قانونی بودن و به روز بودن سیاست مرخصی استعلاجی کمک کند.
تعیین انواع مرخصی های تحت پوشش سیاست
همانطور که گفته شد، مقررات حکم می‌کند که سازمان ها انواع مختلفی از مرخصی را به کارکنان ارائه دهند. این گزینه‌های مرخصی عبارتند از:
- مرخصی استعلاجی
- مرخصی سوگواری
- مرخصی تعطیلات
- مرخصی هیئت منصفه
- مرخصی رای گیری
- مرخصی زایمان
- مرخصی سالانه
- مرخصی استعلاجی
نکته منابع انسانی
در هنگام انتخاب انواع مرخصی سیاست، نیازهای کارمند و کسب و کار را در نظر بگیرید. نیازهای کارمند و شرکت را متعادل کنید.
تعریف معیارهای واجد شرایط بودن
ارائه انواع مورد نیاز مرخصی یکی از بهترین راه های مراقبت از کارکنان شماست. با این حال، شما نیاز به معیارهای صلاحیت از پیش تعیین شده دارید. این با اطمینان از اینکه کارکنان تعهدات مرخصی را درک می کنند، از سوء تفاهم و اختلاف جلوگیری می کند.
هنگام تعیین واجد شرایط بودن مرخصی استعلاجی، موارد زیر را در نظر بگیرید:
مدت زمان خدمت: چندین شرکت درخواست می‌کنند که کارگران برای مدت معینی کار کنند قبل از اینکه مرخصی بگیرند.
وضعیت تمام وقت در مقابل پاره وقت: واجد شرایط بودن مرخصی ممکن است با توجه به موقعیت متفاوت باشد.
طبقه بندی شغلی: برخی از شرکت‌ها مرخصی را به دسته‌های شغلی یا بخش‌های خاصی محدود می‌کنند.
دلیل مرخصی: مرخصی پزشکی یا زایمان نیز ممکن است واجد شرایط بودن را تعیین کند.
نکته منابع انسانی
منابع انسانی باید الزامات واجد شرایط بودن سیاست را به کارگران توضیح دهد. این معیارها همچنین باید با محدودیت‌های قانونی و نظارتی مطابقت داشته باشند.
4. تشریح رویه های درخواست و تصویب
منابع انسانی باید پس از تعیین دسته بندی‌ها و واجد شرایط بودن، رویه های درخواست و تصویب مرخصی را تعیین کنند. این شامل فرآیند درخواست مرخصی، دوره اطلاع رسانی و اسناد مرتبط است. فرآیندهای واضح و ساده از سردرگمی جلوگیری می کند.
همچنین می‌توانید با استفاده از سیستم های مدیریت مرخصی برای خودکارسازی درخواست‌های مرخصی، این فرآیند را بهبود بخشید. چنین سیستمی به شما کمک می‌کند درخواست‌ها و تصویب مرخصی را سرعت بخشید و در عین حال تعصب انسانی را از بین ببرید. علاوه بر این، منابع انسانی ممکن است از یک سیستم مدیریت مرخصی برای ردیابی مانده مرخصی کارکنان و جلوگیری از استفاده بیش از حد استفاده کند.
منابع انسانی همچنین باید برای درخواست های مرخصی ناگهانی، از جمله بیماری یا فوریت های خانوادگی، برنامه ریزی کند. استانداردهای واضح برای این موارد می‌تواند به جلوگیری از اختلالات محل کار کمک کند.
نکته منابع انسانی
مدیران و سرپرستان را برای رسیدگی به درخواست های مرخصی و اجرای سیاست مرخصی استعلاجی آموزش دهید. این می تواند به ساده سازی این روش در سراسر شرکت کمک کند.
تعیین جبران خدمات مرخصی
در مورد مسائل مربوط به مرخصی، جبران خدمات یکی از اصلی ترین زمینه های اختلاف است. بسته به ماهیت، دلیل و مدت زمان مرخصی، ممکن است مجبور باشید یا انتخاب کنید که به کارمندان غرامت بدهید. با این حال، غرامت ارائه شده نباید بر اساس هر درخواست تعیین شود.
اگر تصمیم به جبران خدمت کارمندان دارید، دستورالعمل های روشنی در مورد نحوه انجام آن و عوامل مورد بررسی داشته باشید. البته هنگام تعیین این موضوع باید به امور مالی سازمان نیز توجه داشته باشید.
نکته منابع انسانی
به کارمندان مرخصی اجازه دهید تا زمان مرخصی با حقوق (PTO) یا زمان تعطیلات خود را با غیبت بدون حقوق ترکیب کنند تا فشار مالی را کاهش دهند. با بیان صریح گزینه های پرداخت در سیاست، از اختلافات کارکنان جلوگیری کنید.
سیاست را به کارمندان اطلاع رسانی کنید
اطلاع رسانی سیاست به کارمندان بسیار مهم است. این مرحله با اطلاع رسانی حقوق و مسئولیت های سیاستی کارمندان، به حداقل رساندن سوء تفاهم ها و اختلافات آینده کمک می کند.
در اینجا چند نکته ارتباطی وجود دارد:
سیاست را در دفترچه راهنمای کارکنان قرار دهید: کارمندان از دفترچه راهنما برای درک قوانین شرکت، از جمله مرخصی استفاده می‌کنند. اطمینان حاصل کنید که سیاست قابل دسترسی است و به وضوح بیان شده است.
جلسات آموزشی برگزار کنید: مدیران و کارکنان را برای درک و استفاده از سیاست آموزش دهید. این از سوء تفاهم در مورد سیاست جلوگیری می‌کند و ثبات را تضمین می‌کند.
از چندین کانال ارتباطی استفاده کنید: از طریق ایمیل، اینترانت شرکت، پوسترها و خبرنامه ها برای اطلاع رسانی به همه کارکنان در مورد سیاست ارتباط برقرار کنید.
یک نقطه تماس بدهید: کارگران باید یک تماس شرکت داشته باشند تا به سوالات سیاستی رسیدگی کنند. این ممکن است منابع انسانی یا یک مدیر باشد.
به طور دوره‌ای بررسی کنید: سیاست باید به طور مرتب بررسی و اصلاح شود تا با آخرین تحولات قانونی و شرکتی مطابقت داشته باشد.
نکته منابع انسانی
منابع انسانی باید سیاست را به وضوح برای کارگران توضیح دهد تا جو کاری سالم را ترویج کند و مسائل قانونی را کاهش دهد.
بررسی و به روز رسانی
مقررات مربوط به مرخصی کارکنان از زمانی به زمان دیگر تغییر می‌کند. هنگامی که این اتفاق می‌افتد، نیازهای سازمانی و ورودی کارکنان نیز تغییر می‌کند. بنابراین، پس از اطلاع رسانی سیاست مرخصی استعلاجی به کارمندان، اطمینان حاصل کنید که آن را در صورت نیاز بررسی و به روز رسانی می‌کنید.
نکاتی برای بررسی و اصلاح یک سیاست مرخصی:
تغییرات قانون مرخصی خانواده و پزشکی (FMLA) و قوانین مرخصی ایالتی را کنترل کنید.
از کارمندان در مورد اثربخشی سیاست و زمینه‌های بهبود سوال کنید.
ارزیابی کنید که چگونه تغییرات تجاری یا صنعتی یا بسته‌های مزایای کارمندی رقیب ممکن است بر سیاست تأثیر بگذارد.
برای حفظ انطباق و اثربخشی سیاست، با متخصصان حقوقی یا منابع انسانی مشورت کنید.
نکته منابع انسانی
منابع انسانی باید به طور مداوم سیاست مرخصی استعلاجی را بررسی و به روز رسانی کند تا با نیازهای کسب و کار و کارگران آن مطابقت داشته باشد و الزامات نظارتی را رعایت کند.
نمونه‌های شرکتی از سیاست‌های مرخصی کارکنان
هنگام توسعه سیاست مرخصی استعلاجی خود، باید از شرکت هایی که در این زمینه برتری دارند بیاموزید. برخی از شرکت‌هایی که سیاست‌های مرخصی خوبی دارند عبارتند از:
مایکروسافت: مایکروسافت 12 هفته مرخصی والدین با حقوق برای هر دو والدین و چهار هفته مرخصی مراقبتی با حقوق برای اعضای خانواده نزدیک با شرایط بهداشتی جدی ارائه می‌دهد. آنها تا چهار هفته مرخصی عزا، گزینه‌های کار انعطاف پذیر و مرخصی شخصی می‌دهند.
پاتاگونیا: پاتاگونیا 16 هفته مرخصی خانواده با حقوق برای تولد یا فرزندخواندگی فرزند و 12 هفته برای مراقبت یا دلایل پزشکی شخصی ارائه می‌دهد. آنها همچنین تا دو هفته مرخصی سوگواری با حقوق و مرخصی شخصی بدون حقوق می‌دهند.
Salesforce: هر دو والدین 26 هفته مرخصی والدین با حقوق و حداکثر 6 هفته برای مراقبت از یکی از اعضای خانواده با بیماری شدید دریافت می‌کنند. آنها همچنین حداکثر 3 روز مرخصی عزا با حقوق و مرخصی شخصی بدون حقوق می‌دهند.
این شرکت‌ها سیاست‌های مرخصی رقابتی ارائه می‌دهند و از رفاه کارکنان حمایت می‌کنند. همانطور که می‌بینید، تیم منابع انسانی شما باید هنگام ایجاد سیاست، نیازهای کارمندان و هنجارهای صنعت را در نظر بگیرد.
نکات کلیدی
حفظ سلامت و تندرستی کارکنان شما برای رشد بلندمدت سازمانی ضروری است. به همین دلیل تدوین یک سیاست مرخصی استعلاجی حیاتی است. این به شما امکان می‌دهد تا نیازهای آنها را برآورده کنید و در عین حال از سوء استفاده از حسن نیت شرکت جلوگیری کنید. در اینجا برخی از نکات کلیدی وجود دارد.
هر شرکتی برای محافظت از کارکنان و رعایت قوانین به یک سیاست مرخصی نیاز دارد.
منابع انسانی باید الزامات قانونی و انطباقی را بررسی کند، انواع مرخصی های تحت پوشش را تعیین کند، معیارهای واجد شرایط بودن را تعریف کند، جبران خدمات را تعیین کند، رویه های درخواست و تصویب را مشخص کند، سیاست را به کارمندان اطلاع رسانی کند و سیاست را به طور مرتب بررسی و به روز رسانی کند تا یک سیاست مرخصی جامع ایجاد شود.
شرکت ها می‌توانند ترتیبات مرخصی خود را بر اساس دیگران مدل سازی کنند.
یک سیاست مرخصی خوب طراحی شده می‌تواند نگرانی‌های قانونی را به حداقل برساند، انطباق را ارتقا دهد، روحیه و بهره وری کارکنان را بهبود بخشد و خستگی کارکنان را کاهش دهد.
