اعتماد صرف به یک رزومه می‌تواند خطرناک باشد — در واقع، ۷۵٪ از مدیران منابع انسانی در رزومه‌ها دروغ‌هایی را مشاهده کرده‌اند. بررسی پیشینه می‌تواند قبل از اینکه خیلی دیر شود، نشانه‌های هشداردهنده را آشکار کند و شما را از دام یک جذب و استخدام اشتباه رها سازد.
تقریباً ۷۴٪ از شرکت‌ها گزارش داده‌اند که حداقل یک بار کارمند نامناسبی را استخدام کرده‌اند و هر استخدام ناموفق به طور متوسط ۱۷۰۰۰ دلار برای آن‌ها هزینه داشته است.
اولویت دادن به بررسی‌های پیشینه می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا از هزینه‌های غیرضروری جلوگیری کند، ریسک کلی را کاهش دهد، نیروی کار قابل اعتمادی بسازد، محیط کار امنی ایجاد کند و یکپارچگی برند را حفظ کند. این مقاله به نحوه استفاده از فرم بررسی پیشینه برای ساده‌سازی این فرآیند می‌پردازد و یک الگوی رایگان و قابل تنظیم برای کمک به شروع کار شما ارائه می‌دهد.
بررسی پیشینه چیست؟
بررسی پیشینه فرآیندی است که برای تأیید سوابق شخصی، حرفه‌ای یا کیفری فرد استفاده می‌شود. کارفرمایان از آن برای تأیید صلاحیت‌ها، ارزیابی قابلیت اطمینان و شناسایی هرگونه خطرات احتمالی برای تشخیص اینکه آیا یک نامزد برای نقشی که درخواست داده است، مناسب است یا خیر، استفاده می‌کنند.
به طور معمول، بررسی پیشینه شامل سوابق کیفری، سابقه شغلی و تحصیلی، بررسی مراجع و ارزیابی پروفایل‌های رسانه‌های اجتماعی از نظر انسجام و حرفه‌ای بودن است. این بررسی‌ها می‌تواند به اعتبارسنجی مهارت‌ها، حفظ یکپارچگی محیط کار و ارزیابی تناسب فرهنگی نامزدها کمک کند.
اکثر بررسی‌های پیشینه در طول غربالگری قبل از استخدام انجام می‌شود. با این حال، کارفرمایان ممکن است از آن‌ها برای بررسی دوره‌ای کارمندان در موقعیت‌های حساس یا بررسی پیمانکاران و داوطلبان نیز استفاده کنند. در صورت انجام صحیح، آن‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا نیروی کار قابل اعتماد و توانمندی ایجاد کنند و در عین حال از عملیات و شهرت خود محافظت کنند.
استخدام بدون بررسی پیشینه مناسب می‌تواند منجر به خسارات مالی قابل توجهی به دلیل گردش مالی، سرقت، تقلب، اختلاس و نبردهای حقوقی بر سر استخدام سهل‌انگارانه شود. سایر خطرات احتمالی شامل اختلالات عملیاتی و به خطر افتادن ایمنی محیط کار است.
همه این‌ها می‌تواند منجر به آسیب جدی به شهرت شرکت شود، که اعتماد مشتری را از بین می‌برد، روحیه کارکنان را کاهش می‌دهد و جذب استعدادهای برتر را دشوارتر می‌کند.
چرا فرم بررسی پیشینه مهم است؟
فرم بررسی پیشینه (که فرم رضایت بررسی پیشینه نیز نامیده می‌شود) یک سند قانونی است که برای به دست آوردن رضایت کتبی از متقاضیان کار قبل از انجام بررسی پیشینه طراحی شده است.
این فرم به آن‌ها اطلاع می‌دهد که شرکت به چه اطلاعاتی دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را بررسی خواهد کرد (به عنوان مثال، سوابق کیفری، سابقه شغلی یا مدارک تحصیلی). همچنین شفافیت بین سازمان و متقاضی را تضمین می‌کند.
یکی از وظایف اصلی این فرم محافظت از هر دو طرف است. این به شما امکان می‌دهد رضایت داوطلب را – که اغلب از نظر قانونی الزامی است – به دست آورید و به آن‌ها اطمینان می‌دهد که از اطلاعات شخصی آن‌ها فقط برای تصمیمات استخدامی قانونی استفاده خواهید کرد. همچنین انطباق قانونی را تضمین می‌کند و سازمان شما را از خطرات حقوقی احتمالی (به عنوان مثال، ادعای استفاده غیرمجاز از داده‌های شخصی) محافظت می‌کند.
برای منابع انسانی، این فرم فرآیند استخدام را با ارائه یک روش استاندارد برای به دست آوردن رضایت، ساده می‌کند و در زمان صرفه‌جویی کرده و خطاها را به حداقل می‌رساند. همچنین با اعمال قوانین یکسان برای همه متقاضیان، انصاف و ثبات را تضمین می‌کند.
مهم‌تر از همه، این فرم اطلاعات لازم برای اتخاذ تصمیمات آگاهانه در مورد استخدام را فراهم می‌کند و احتمال استخدام فردی نامناسب برای این نقش یا کسی که ممکن است برای سازمان خطرناک باشد را کاهش می‌دهد.
مهم‌ترین سوالات منابع انسانی
بهترین روش‌ها برای ذخیره و مدیریت ایمن فرم‌های تکمیل‌شده بررسی پیشینه به منظور حفظ محرمانگی و انطباق چیست؟
کارشناس ارشد موضوعی AIHR، دکتر مارنا ون در مروه، می‌گوید: «همیشه به الزامات قانونی و مقرراتی پایبند باشید، زیرا این امر مبنای خوبی برای آنچه در برخورد با اطلاعات شخصی قابل قبول یا غیرقابل قبول است، فراهم می‌کند. اطمینان حاصل کنید که هرگونه اسناد دیجیتال یا فیزیکی به طور ایمن ذخیره شده و دسترسی به آن‌ها کنترل می‌شود.
هنگام به اشتراک گذاشتن اطلاعات، باید از پروتکل‌های حفاظت از داده‌های مشابه استفاده شود، به این معنی که تیم منابع انسانی باید به اندازه کافی در مورد نحوه صحیح مدیریت داده‌ها آموزش دیده باشد. در صورت امکان، داده‌ها را برای به حداقل رساندن خطرات، ناشناس یا پنهان کنید. همچنین، با تیم فناوری اطلاعات یا امنیت داده خود همکاری کنید تا فرآیند داخلی خود را ممیزی کنید، آسیب‌پذیری‌ها را شناسایی کرده و یک برنامه پاسخ به نقض داده‌ها را در نظر بگیرید.
عناصر کلیدی فرم بررسی پیشینه
عناصر کلیدی زیر را در فرم بررسی پیشینه خود بگنجانید:
نام کامل و اطلاعات تماس متقاضی: فرم باید شامل نام کامل، آدرس، شماره تلفن و ایمیل متقاضی برای اطمینان از شناسایی دقیق و پیگیری باشد.
هدف از بررسی پیشینه: به وضوح دلیل بررسی را بیان کنید — خواه غربالگری قبل از استخدام، ارزیابی پیمانکار یا بررسی داوطلب باشد.
انواع بررسی‌هایی که انجام خواهید داد: مشخص کنید چه مواردی را بررسی خواهید کرد، مانند سوابق کیفری، سابقه اعتباری، تحصیلات یا تأیید سابقه شغلی. این امر به جلوگیری از غافلگیری و ساده نگه داشتن روند کمک می‌کند.
اظهارات افشا و رضایت: توضیح ساده‌ای در مورد نحوه انجام بررسی و استفاده از اطلاعات به دست آمده ارائه دهید. بخش رضایت باید به متقاضی اجازه دهد تا روند را تأیید کند، که اغلب طبق قانون الزامی است.
امضا و تاریخ متقاضی: در نهایت، باید بخشی برای امضا و تاریخ‌گذاری فرم توسط متقاضی وجود داشته باشد تا رضایت خود را تأیید کرده و یک سابقه قانونی ارائه دهد.
۵ نکته در مورد نحوه استفاده از فرم بررسی پیشینه
در اینجا پنج نکته وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا از فرم بررسی پیشینه به درستی و کارآمد استفاده کنید:
نکته ۱: فرم را در مرحله مناسبی از فرآیند استخدام ارائه دهید
این امر معمولاً پس از پیشنهاد شغلی مشروط و قبل از شروع بررسی پیشینه اتفاق می‌افتد، زیرا به این معنی است که شما رضایت داوطلب را بدون تأخیر در روند غربالگری خواهید داشت.
هنگام ارائه فرم، حرفه‌ای اما صمیمی باشید و توضیح دهید که این یک مرحله استاندارد در فرآیند استخدام است. بسته به گردش کار سازمان شما، می‌توانید فرم را به صورت حضوری، از طریق ایمیل یا از طریق یک پلتفرم آنلاین منابع انسانی ارائه دهید.
نکته ۲: اطمینان حاصل کنید که داوطلبان دلیل بررسی پیشینه را درک می‌کنند
توضیح دهید که چرا سازمان می‌خواهد بررسی پیشینه انجام دهد و چگونه این کار را انجام خواهد داد. داوطلبان باید بدانند که این امر مربوط به تأیید صلاحیت‌های آن‌ها، محافظت از ایمنی محیط کار و اطمینان از انطباق با سیاست‌های سازمانی است.
به وضوح به آن‌ها اطلاع دهید که اطلاعاتی که جمع‌آوری می‌کنید فقط برای تصمیمات استخدامی قانونی استفاده خواهد شد. حفظ سطح بالایی از شفافیت می‌تواند اعتماد ایجاد کرده و به جلوگیری از سوء تفاهم کمک کند.
نکته ۳: فرم را به طور کامل بررسی کنید
فرم را به طور کامل بررسی کنید تا مطمئن شوید که داوطلب تمام فیلدهای مورد نیاز را به درستی تکمیل کرده و آن را امضا کرده است. این شامل تأیید نام کامل، اطلاعات تماس و سایر جزئیات لازم برای روند غربالگری است.
قبل از ارسال فرم به سازمان خود یا بایگانی کردن آن، دوباره بررسی کنید که آیا فرم امضا و تاریخ‌گذاری شده است یا خیر. این بسیار مهم است، زیرا فرم‌های ناقص یا بدون امضا می‌توانند روند بررسی پیشینه را به تأخیر بیندازند یا منجر به مشکلات قانونی شوند.
نکته ۴: اطمینان حاصل کنید که فرم با قوانین و مقررات قابل اجرا مطابقت دارد
فرم‌های درخواست بررسی پیشینه باید با قوانین و مقررات قابل اجرا، مانند قانون گزارش‌دهی اعتباری منصفانه (FCRA) در ایالات متحده یا قوانین حفاظت از داده‌ها مانند GDPR در اروپا، مطابقت داشته باشند.
این قوانین معمولاً مستلزم افشای واضح و رضایت کتبی صریح از داوطلبان هستند. با الزامات قانونی محلی آشنا شوید تا از مسائل عدم انطباق که می‌تواند منجر به چالش‌های قانونی برای سازمان شود، جلوگیری کنید.
نکته ۵: فرم تکمیل شده را به طور ایمن ذخیره کنید
پس از اینکه داوطلب فرم اجازه بررسی پیشینه را تکمیل کرد، آن را به طور ایمن به عنوان بخشی از سوابق خود ذخیره کنید. از یک سیستم ذخیره‌سازی دیجیتال رمزگذاری‌شده (و در صورت امکان، کابینت‌های بایگانی فیزیکی قفل‌شده) برای محافظت از اطلاعات حساس استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که فقط پرسنل مجاز به این فرم‌ها دسترسی دارند و از سیاست‌های نگهداری داده‌ها برای رعایت قوانین حفظ حریم خصوصی پیروی کنید.
مهم‌ترین سوال منابع انسانی
اگر داوطلب از امضای فرم رضایت بررسی پیشینه خودداری کند، چه باید بکنم؟
کارشناس ارشد موضوعی AIHR، دکتر مارنا ون در مروه، توصیه می‌کند مراحل زیر را دنبال کنید:
- درک و رفع نگرانی‌های آن‌ها با ارائه اطلاعات بیشتر
- توضیح هدف از بررسی‌های پیشینه و فرآیندی که برای رفع هرگونه ابهام دنبال خواهید کرد
- در صورت امکان، ارائه یک راه حل جایگزین، با در نظر گرفتن انطباق قانونی و مقرراتی
- شفاف سازی عواقب عدم تکمیل بررسی‌های پیشینه، با تأکید بر لزوم انصاف و ثبات در فرآیند انتخاب
- مستندسازی مکاتبات و اقدامات انجام شده به عنوان بخشی از سوابق داوطلب.
اشتباهات رایج که باید از آن‌ها اجتناب کرد
- استفاده از زبان بیش از حد پیچیده: فرم را ساده و قابل فهم نگه دارید. از اصطلاحات حقوقی یا پیچیدگی‌های غیرضروری که ممکن است متقاضیان کار را گیج یا مرعوب کند، خودداری کنید.
- گنجاندن اطلاعات نامربوط: در مورد اطلاعاتی که درخواست می‌کنید، مشخص باشید و فقط جزئیاتی را درخواست کنید که مستقیماً به بررسی پیشینه مربوط باشد. درخواست اطلاعات غیرمرتبط یا بیش از حد می‌تواند نگرانی‌های مربوط به حریم خصوصی را افزایش دهد.
- عدم وضوح یا شفافیت کافی: اگر داوطلب دلیل بررسی پیشینه یا نحوه استفاده شرکت از اطلاعات آن‌ها را درک نکند، ممکن است به این فرآیند بی‌اعتماد شود یا حتی از دادن رضایت خودداری کند.
- نادیده گرفتن الزامات قانونی: عدم درج افشاهای لازم یا دریافت نادرست رضایت می‌تواند منجر به مسئولیت‌های قانونی جدی شود. حتماً از قوانین مربوطه در منطقه، کشور یا ایالت خود مطلع باشید تا اطمینان حاصل کنید که فرم‌های شما تمام الزامات قانونی را برآورده می‌کنند.
همیشه به یاد داشته باشید که با یک انسان سروکار دارید. دلیل بررسی پیشینه را به طور شفاف بیان کنید و قبل از اقدام، رضایت آگاهانه دریافت کنید. به حریم خصوصی داوطلب احترام بگذارید، نسبت به مسائل یا نگرانی‌های احتمالی حساس باشید و بازخورد در مورد پیشرفت و نتایج ارائه دهید تا آن‌ها را در جریان امور قرار دهید. در نهایت، آن‌ها ذینفع هستند زیرا شما اطلاعات شخصی آن‌ها را پردازش می‌کنید.
فرم بررسی پیشینه روشی ساده برای اطمینان از دریافت مجوز کتبی از داوطلبان قبل از انجام چنین بررسی‌هایی فراهم می‌کند. آن‌ها اطمینان می‌دهند که متقاضیان هدف از بررسی‌های پیشینه، نوع اطلاعاتی که شرکت بررسی خواهد کرد و نحوه استفاده از آن اطلاعات را درک می‌کنند.
استفاده از یک الگوی فرم بررسی پیشینه به استانداردسازی و ساده‌سازی این فرآیند کمک می‌کند. الگوی خود را طوری تنظیم کنید که شامل بررسی‌های خاص مربوط به هر نقش باشد، خواه سوابق کیفری، تأیید تحصیلات یا سابقه اعتباری. یک الگو همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا از ثبات در بین همه داوطلبان اطمینان حاصل کنید، از خطرات قانونی اجتناب کنید و تصمیمات استخدامی آگاهانه‌ای بگیرید.
