هرچه عملکرد منابع انسانی شما کارآمدتر و بهینه‌تر باشد، کسب‌وکار روان‌تر پیش خواهد رفت. «ناب‌سازی» می‌تواند کارایی فرآیندهای منابع انسانی و ارائه خدمات آن را به سطح بعدی برساند و از رقبا پیشی بگیرد.
منابع انسانی ناب (Lean HR) شبیه تنظیم یک موتور با عملکرد بالاست؛ شامل حذف اصطکاک‌های غیرضروری، بهبود کارایی و اطمینان از روان‌بودن همه چیز است. این رویکرد می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندهای مختلف منابع انسانی را بهینه کرده و منجر به افزایش بهره‌وری و اثربخشی شود.
منابع انسانی ناب چیست، چه مزایایی در مدیریت منابع انسانی دارد و چگونه می‌توانید آن را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید؟ بیایید نگاهی بیندازیم.
متدولوژی ناب چیست؟
متدولوژی ناب یک رویکرد مدیریت چابک است که هدف آن ایجاد نتایج با ارزش‌تر از طریق اصلاح گردش کار است. این رویکرد با سنجش کیفیت در هر مرحله، اقدامات زائد یا اضافی را حذف می‌کند تا هر بخش از سازمان تا حد امکان کارآمد عمل کند.
در سازمان‌هایی که از متدولوژی ناب برای مدیریت عملیات خود استفاده می‌کنند، ذی‌نفعان به خوبی در فرآیند تصمیم‌گیری مشارکت دارند و فرهنگی از بهبود مستمر ایجاد می‌کنند که فرآیندها را بهینه کرده و از استعدادها بهره می‌گیرد.
استفاده از اصول ناب برای مدیریت کسب‌وکار، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا اصلاحات را به سرعت و به آرامی انجام دهند. تنظیمات جزئی برای دستیابی آسان‌تر و برای کارکنان قابل تحمل‌تر از اجرای تغییرات گسترده است. سازمان‌هایی که به شیوه ناب عمل می‌کنند، می‌توانند بهبودهای قابل توجهی را تقویت کرده و آنها را نوآورتر و مؤثرتر سازند.
آیا می‌دانستید؟
نظریه ناب با «تولید ناب» آغاز شد. شرکت خودروسازی ژاپنی تویوتا این رویکرد را برای نوآوری در فرآیند تولید خودروی خود توسعه داد. هدف این است که سطح موجودی تنها به اندازه نیاز برای مدت کوتاهی نگهداری شود و سپس در صورت لزوم مجدداً سفارش داده شود. تولید ناب همچنین کارکنان را به عنوان منبع اصلی برای بهبود گردش کار ارزشمند می‌داند. مدیریت اطلاعات کسب‌وکار را به طور آشکار با کارکنان در میان می‌گذارد و آنها را به ارائه پیشنهاداتی برای افزایش اثربخشی تشویق می‌کند.
عناصر متدولوژی ناب
فلسفه ناب دارای سه رکن اصلی و پنج اصل کلیدی است. ارکان آن بهبود مستمر، حذف اتلاف، و احترام به مردم است. فرض اصلی متدولوژی ناب، هدف قرار دادن فعالیت‌های بی‌فایده (اتلاف) برای حذف است. اتلاف هر رویه‌ای است که به ارزش محصول یا خدمت نهایی کمک نمی‌کند.
مدیریت ناب نیازمند بررسی هر مرحله از یک فرآیند کسب‌وکار برای تمایز بین ارزش و اتلاف با به‌کارگیری پنج اصل ناب است:
تعریف ارزش: تعیین آنچه از دیدگاه مشتری ارزشمند است تا تلاش‌ها در جایی که بیشترین اهمیت را دارند متمرکز شوند.
نقشه‌برداری جریان ارزش: شناسایی تمام فعالیت‌هایی که به ارزش مشتری کمک می‌کنند و حذف آن‌هایی که به آن اضافه نمی‌کنند.
ایجاد جریان: اطمینان از روان بودن گردش کار با حذف ناکارآمدی‌ها و جلوگیری از تأخیرها.
ایجاد کشش (Pull): حفظ منابع کافی برای کارآمد نگه‌داشتن فرآیندها بدون اضافه بار غیرضروری.
پیگیری کمال: گنجاندن بهبود مستمر در فرهنگ سازمان، تبدیل آن به یک طرز فکر اساسی.
بدون شک، حذف هر گامی که ارزشی ارائه نمی‌دهد، ساده‌ترین راه برای طراحی مجدد فرآیندها و بهبود گردش کار و نتیجه است.
منابع انسانی ناب چیست؟
منابع انسانی ناب (Lean HR) اصول ناب – متدولوژی متمرکز بر کارایی و بهبود مستمر – را در حوزه منابع انسانی به کار می‌گیرد. این رویکرد در مورد بهینه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی، کاهش اتلاف، و اطمینان از اینکه خدمات منابع انسانی ارزش واقعی برای کارکنان و سازمان ایجاد می‌کنند، است.
هدف نهایی منابع انسانی ناب، *حذف مداوم کارهای تکراری و اتلاف در فرآیندهای منابع انسانی و بهبود ارائه خدمات* است. برای دستیابی به این هدف، دپارتمان‌های منابع انسانی باید با رهبری همکاری کنند تا طرز فکر ناب را برای کل سازمان ترویج دهند. در عین حال، آنها باید خدمات خود را تا حد امکان کارآمد اداره کرده و برای بهبود مستمر فرآیندها تلاش کنند.
حتی اگر منابع انسانی محصول فیزیکی تولید نمی‌کند، خدمات آن – مانند استخدام، استقرار کارکنان جدید، حقوق و دستمزد، و پشتیبانی از کارکنان – می‌توانند برای ارائه خدمات بهتر به کارکنان و کسب‌وکار بهینه شوند. بنابراین سؤال اینجاست که چگونه می‌توانیم متدولوژی ناب را در منابع انسانی به کار گیریم تا موفقیت بلندمدت را تضمین کنیم؟
مدیریت منابع انسانی ناب با پرسیدن سوالاتی مانند موارد زیر، ارزش محیط خدمات خود را ارزیابی می‌کند:
- آیا برای وظایف هر سرویس فرآیندی وجود دارد؟
- آیا فرآیند در حال پیگیری است؟
- آیا راه‌هایی برای تغییر آن یا مراحلی وجود دارد که می‌توانند حذف شوند تا کارآمدتر شود؟
به عنوان مثال، مفاهیم ناب را می‌توان در عملکردهای منابع انسانی زیر به کار برد:
- استخدام و جذب: آیا در حال حاضر مستقیم‌ترین مسیر را برای یافتن نامزدها و استخدام کارکنان جدید دنبال می‌کنیم؟
- استقرار کارکنان جدید (Onboarding): آیا می‌توانیم فعالیت‌های مربوط به کارهای اداری و جهت‌گیری را ساده‌تر کنیم تا کارکنان جدید زودتر عملیاتی شده و آماده کار شوند؟
- جبران خدمات و مزایا: آیا کارکنان به خوبی از مزایای خود و نحوه واجد شرایط شدن برای افزایش حقوق و پاداش آگاه هستند؟ آیا ارتباط مؤثرتر می‌تواند به روشن شدن موضوع پاداش‌ها کمک کند؟
- مدیریت عملکرد: آیا مدیران و کارکنان در حال حاضر زمان زیادی را صرف تعیین اهداف، اندازه‌گیری پیشرفت و ارزیابی عملکرد می‌کنند؟ آیا می‌توانیم این فرآیند را فشرده‌تر کنیم؟
اقدامات منابع انسانی ناب در عمل
فرض کنید اصول ناب را در منابع انسانی به کار می‌گیرید. در این صورت، عناصر به اصطلاح “بدون ارزش افزوده” چگونه به نظر می‌رسند؟
در اینجا هشت مثال از اتلاف وجود دارد که متخصصان منابع انسانی می‌توانند با پیروی از متدولوژی ناب شناسایی و حذف کنند:
موجودی (Inventory)
در بستر منابع انسانی، موجودی می‌تواند به معنای ذخیره داده‌های اضافی یا منسوخ باشد. به عنوان مثال، داده‌های نامزدها و کارکنان سابق (حقوق و دستمزد) را در نظر بگیرید. به دنبال راه‌هایی برای حذف مؤثر اطلاعات منقضی‌شده و کاهش نیاز به نگهداری نسخه‌های چاپی پرونده‌های کارمندان/نامزدها و غیره باشید. همچنین، راهی برای حذف خودکار پرونده‌های کارکنان اخراج شده پس از گذشت دوره قانونی نگهداری آن سوابق پیدا کنید.
انتظار (Waiting)
در کجا هنوز افراد برای اطلاعات یا اقدامات خاصی از دیگران در سازمان منتظر می‌مانند تا بخش خود از فرآیند را تکمیل کنند که منجر به توقف کار می‌شود؟
امضاها و تأییدیه‌های مورد نیاز را بررسی کنید تا فقط موارد ضروری استاندارد شوند. همچنین، آموزش متقابل کارکنان را در نظر بگیرید تا بتوانند جایگزین یکدیگر شوند و گردش کار را حفظ کنند.
راه حل دیگر افزایش سطح خودمختاری در محیط کار است. به عنوان مثال، در ریتز-کارلتون، کارکنان می‌توانند تا 2000 دلار برای هر مهمان برای حل مستقل مسائل مشتری بدون دخالت (و انتظار برای) مدیر هزینه کنند.
استخدام حوزه دیگری است که اغلب در آن تأخیر رخ می‌دهد و زمان می‌برد تا متقاضیان از یک مرحله فرآیند انتخاب به مرحله بعدی منتقل شوند. به عنوان مثال، به جای تلاش برای هماهنگی دستی زمان‌های مصاحبه، شرکت‌ها می‌توانند از ابزارهای برنامه‌ریزی خودکار استفاده کنند که به نامزدها امکان می‌دهد مصاحبه‌ها را در زمان‌های موجود خودشان رزرو کنند. این امر ارتباطات غیرضروری را کاهش می‌دهد و به حرکت کارآمدتر نامزدها در فرآیند استخدام کمک می‌کند.
پردازش بیش از حد (Excess processing)
به عنوان یک دپارتمان منابع انسانی، آیا هنوز وظایف یا داده‌هایی را مدیریت می‌کنید که برای سازمان یا کارکنان آن ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند؟ مثال‌ها شامل داده‌های اضافی (کارکنان) یا انتظار غیرضروری برای دیگران است که در بالا به آنها اشاره کردیم. اگر چنین است، آنها را شناسایی کنید و سپس به دنبال راه‌هایی برای اجتناب از لایه‌های تأیید، گزارش‌ها و ورود مجدد داده‌ها باشید.
حرکت (Motion)
حرکت فیزیکی عنصر دیگری است که در رویکرد منابع انسانی ناب باید بهینه شود. این به جابجایی بی‌مورد افراد، کالاها یا اشیاء اشاره دارد. قرار دادن تجهیزات ارگونومیک، یک سیستم فایل و لوازم مصرفی با قابلیت دسترسی آسان، و نگه داشتن اعضای تیم در نزدیکی (مجازی) می‌تواند در صرفه‌جویی در زمان افراد بین وظایف بسیار مؤثر باشد.
حمل و نقل (Transportation)
کدام فرآیندهای منابع انسانی شامل عبور از اتصالات بیش از حد است؟ به عنوان مثال، در کجا هنوز نسخه‌های چاپی ارائه می‌دهید یا اسناد زیادی را به ایمیل‌های خود پیوست می‌کنید؟
به عنوان یک تیم منابع انسانی و به عنوان یک سازمان، می‌توانید با بهینه‌سازی مسیر گزارش‌دهی، حذف یا کاهش توزیع نسخه‌های چاپی، یا کاهش پیوست‌های ایمیل، از این نوع اتلاف جلوگیری کنید.
استعداد (Talent)
در این زمینه، استعداد به استفاده کمتر از توانایی‌های کارکنان اشاره دارد. گفتن چیزی مفید در مورد شناسایی و بهینه‌سازی این موضوع تنها در یک مثال کوتاه دشوار است، بنابراین ما به اصول مطلق بسنده می‌کنیم.
ابزارها، آموزش‌ها و منابعی را که افراد برای انجام خوب وظایفشان نیاز دارند، در اختیارشان قرار دهید. به آنها خودمختاری لازم را برای اجرای بهبود فرآیندها در محدوده مسئولیت‌هایشان بدهید، و اطمینان حاصل کنید که می‌دانند شما همیشه برای دریافت نظرات و بازخوردهایشان در مورد بهبود بیشتر مسائل، آماده هستید.
عیوب (Defects)
چه خطاهایی در فرآیندهای مختلف منابع انسانی خود با آنها روبرو می‌شوید؟ آیا پیامدهای منفی ساختاری وجود دارد که نیاز به بازنگری دارند؟ به عنوان مثال، فقدان رویه‌های کاری استاندارد که منجر به خطاهای ورود داده‌ها می‌شود یا یک روش استخدام نامناسب که منجر به نرخ بالای جابجایی غیرضروری می‌شود و نیاز به بازنگری دارد.
تولید بیش از حد (Overproduction)
آیا گردش کارهای منابع انسانی وجود دارد که اطلاعات غیرضروری یا هرگز استفاده نشده تولید می‌کنند؟ آیا فرآیندهایی وجود دارد که بیش از حد نیاز یا قبل از نیاز چیزی را ارائه می‌دهند؟ اگر پاسخ به هر یک از این سوالات مثبت است، شما با تولید بیش از حد سروکار دارید.
برای شناسایی (و حذف) این نوع اتلاف، می‌توانید:
- استفاده و ارزش تمام اطلاعات و گزارش‌هایی را که دپارتمان منابع انسانی تولید و توزیع می‌کند، ارزیابی کنید.
- روش‌های عملیاتی استاندارد را برای هر فرآیند ایجاد کنید.
مزایای منابع انسانی ناب (Lean HR) چیست؟
استفاده از متدولوژی ناب (Lean) برای ایجاد فرآیندهای منابع انسانی ناب، مزایای قابل توجهی برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد. این رویکرد به تیم‌های منابع انسانی امکان می‌دهد تا تنگناها را شناسایی کرده و سپس راه‌هایی برای حذف یا کاهش آنها بیابند. مزایای دیگر عبارتند از:
تجربه کارمندی بهتر: وقتی فرآیندها به طور مداوم پالایش و بهینه می‌شوند، کار برای کارمندان آسان‌تر و لذت‌بخش‌تر خواهد شد. در یک فرهنگ سازمانی که بهبود مستمر را ترویج می‌کند (یکی از ستون‌های ناب)، رهبری گفتگوی باز را تشویق می‌کند. این امر به کارمندان اجازه می‌دهد تا تغییرات را پیشنهاد دهند و نارضایتی ناشی از یک مشکل را به فرصتی برای ایجاد یک راه‌حل تبدیل کنند.
فرآیندهای کارآمدتر: منابع انسانی ناب، وفادار به فلسفه‌ای که بر آن بنا شده است، به دنبال حذف مداوم ضایعات، بهبود شیوه‌ها و احترام به افراد سازمان در این فرآیند است. در نتیجه، فرآیندها باید کارآمدتر شوند. به عنوان مثال، بر اساس بازخورد نه چندان مطلوب از تازه‌واردان اخیر، یک تحلیل جامع از فرآیند فعلی جذب و استخدام شما نشان می‌دهد که استخدام‌شدگان جدید باید 54 وظیفه را در طول جذب و استخدام خود انجام دهند. پس از اعمال پنج اصل ناب ذکر شده در بالا، فرآیند جذب و استخدام شما اکنون بیش از 32 وظیفه ندارد و آن را به طور قابل توجهی کارآمدتر و جذاب‌تر برای استخدام‌شدگان جدید می‌کند.
کاهش هزینه: کاهش ضایعات ذاتاً باعث صرفه‌جویی در هزینه می‌شود. به مثال قبلی فکر کنید که افراد مجبور بودند منتظر بمانند تا همکارانشان جلو بروند. زمان به معنای واقعی کلمه در یک محیط تجاری پول است، بنابراین حذف هرچه بیشتر این “زمان انتظار” باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه سازمان خواهد شد.
پرورش فرهنگ یادگیری: مشهورترین (یا پرکاربردترین) مثال از یک شرکت که “نایب” شده و این چه شکلی می‌تواند باشد، از شرکت تویوتا می‌آید که قبلاً ذکر شد. در تویوتا، کارمندان می‌توانند خط تولید را به معنای واقعی کلمه متوقف کنند اگر متوجه نقصی شوند. این امر باعث ایجاد می‌شود:
- محیطی که در آن افراد تفکر خود را بر جستجوی تغییر برای بهتر شدن متمرکز می‌کنند.
- محیطی که در آن افراد از صحبت کردن، به اشتراک گذاشتن نظرات خود و ارائه بازخورد نمی‌ترسند.
- محیطی که در آن برای پیشرفت باز هستند و به اضافه کردن ارزش با کار خود افتخار می‌کنند.
افزایش چابکی: فرآیندهای منابع انسانی کارآمد و ساده‌سازی شده، یک عملکرد منابع انسانی پاسخگوتر ایجاد می‌کنند که می‌تواند بهتر با نیازهای در حال تغییر کسب‌وکار سازگار شود.
افزایش کیفیت: ذهنیت “کجا هنوز جای پیشرفت می‌بینیم” به بهینه‌سازی گردش کار و کاهش خطاها کمک می‌کند. این امر تجربه کارمندی بهبود یافته‌ای را ایجاد می‌کند که به نوبه خود منجر به محصولات یا خدمات با کیفیت بهتر برای مشتریان سازمان می‌شود.
پیاده‌سازی منابع انسانی ناب در سازمان شما
ما تئوری و فلسفه متدولوژی ناب را بررسی کرده‌ایم، اما برای پیاده‌سازی منابع انسانی ناب در سازمان شما چه چیزی لازم است؟ برای شروع، مراحل زیر را در نظر بگیرید:
فرآیندهای کلیدی منابع انسانی را شناسایی کنید
با هدف قرار دادن فرآیندهای منابع انسانی که اعمال اصول ناب در آنها قابل اندازه‌گیری و منطقی‌ترین است، شروع کنید. به طور معمول، این موارد شامل فرآیند استخدام و انتخاب، یادگیری و توسعه، جذب و استخدام (Onboarding) و مدیریت عملکرد می‌شود.
دانش اصول ناب را در تیم منابع انسانی خود ایجاد کنید
قبل از اینکه بتوانید اصول ناب را در بخش منابع انسانی خود به کار بگیرید، تیم منابع انسانی باید بفهمد که این اصول چه هستند و درک اساسی از نحوه استفاده از آنها در عمل داشته باشند.
روش‌های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد که بسته به بودجه در دسترس شما، متفاوت است. گزینه‌ها عبارتند از:
- دعوت از یک همکار از شرکتی که قبلاً از منابع انسانی ناب استفاده می‌کند تا جلسه‌ای در مورد اینکه منابع انسانی ناب چیست و چگونه از آن استفاده می‌کنند، برای تیم منابع انسانی شما برگزار کند.
- گذراندن یک دوره آموزشی، به عنوان مثال، مدیریت ناب در برنامه گواهینامه مدیر منابع انسانی AIHR.
- استخدام یک مشاور منابع انسانی ناب برای یک جلسه (یا شاید چندین جلسه) در مورد منابع انسانی ناب، نحوه کار آن و نحوه شروع.
یک مدل حل مسئله را به کار بگیرید
برای اجرای اصول ناب که قبلاً ذکر کردیم، از یک برنامه ساختاریافته پیروی کنید. دو مورد زیر به طور معمول استفاده می‌شوند:
چرخه برنامه‌ریزی، اجرا، مطالعه، اقدام (PDSA)
این روش فرآیند فعلی را بررسی می‌کند، روی آن بیشتر فکر می‌کند، تجدید نظر می‌کند و چرخه را تکرار می‌کند.
برای اجرای اصول ناب از یک برنامه ساختاریافته پیروی کنید. در اینجا دو مورد که معمولاً استفاده می‌شوند، آورده شده است:
مرحله | چه کاری باید انجام داد | مثال |
برنامه‌ریزی (Plan) | مشکل را شناسایی کرده و آنچه را که نیاز به تغییر دارد ارزیابی کنید. اهداف، مقاصد و استراتژی‌ها را برای ایجاد تغییر ترسیم کنید. نتایجی را که به معنای موفقیت هستند، تعریف کنید. تیمی از بازیکنان کلیدی را گرد هم آورید. یک برنامه عملیاتی تدوین کنید. | بازخورد استخدام‌شدگان جدید نشان می‌دهد که جذب و استخدام به دلیل وظایف زیاد، طاقت‌فرسا به نظر می‌رسد. برای بهبود رضایت از 30% به حداقل 50% در سه ماهه آینده، هدف را کاهش وظایف جذب و استخدام تا 20% با معرفی فاز پیش‌جذب (preboarding) تعیین می‌کنید. موفقیت از طریق یک نظرسنجی کوتاه اندازه‌گیری خواهد شد. مدیران استخدام، استخدام‌کنندگان و استخدام‌شدگان اخیر را برای شناسایی مسائل کلیدی و توسعه برنامه‌ای که برخی وظایف را به پیش‌جذب منتقل می‌کند، گرد هم می‌آورید تا جذب و استخدام روان‌تر و قابل مدیریت‌تر شود. |
اجرا (Do) | برنامه عملیاتی را شروع کرده و داده‌ها را جمع‌آوری کنید. مشاهدات و مشکلات را مستند کنید. منابع و ابزارهای لازم برای تغییرات را طراحی کنید. | به محض آماده شدن برنامه پیش‌جذب و نسخه بهبود یافته و کم‌حجم‌تر برنامه جذب و استخدام، استخدام‌شدگان جدید این تجربه جدید را طی می‌کنند. داده‌های اولیه از نظرسنجی رضایت استخدام‌شدگان جدید نشان می‌دهد که رضایت از جذب و استخدام افزایش یافته و تأیید می‌کند که کاهش تعداد وظایف گامی در جهت درست بوده است. |
مطالعه (Study)* | در مورد داده‌های جمع‌آوری شده، به دنبال روندها تأمل کنید. ارزیابی کنید که آیا برنامه کار می‌کند. هر گونه عوارض جانبی ناخواسته را تشخیص دهید. تنگناها را شناسایی کرده و راه‌هایی برای حذف آنها پیدا کنید. | در پایان سه ماهه بعدی، رضایت از جذب و استخدام از 30% به 40% افزایش یافت. استخدام‌شدگان جدید نیز از پیش‌جذب خود راضی هستند؛ 87% می‌گویند که آنها را بهتر برای روز اول خود آماده می‌کند و انتقال را کمتر ناگهانی می‌کند. |
اقدام (Act) | نتیجه‌گیری کنید که آیا برنامه کار کرده است. اگر برنامه موفقیت‌آمیز است، فرآیند جدید را استانداردسازی کرده و گسترش آن را به سایر ظرفیت‌ها در نظر بگیرید. اگر برنامه نیاز به تغییر دارد، به مرحله اول بازگردید و تنظیمات یا اصلاحات را انجام دهید. فرآیند را در زمان دیگری برای بهبودهای بیشتر بازبینی کنید. | پس از دو سه ماهه کامل داده در مورد برنامه پیش‌جذب و جذب و استخدام جدید شما، رضایت از جذب و استخدام 46% است. به نظر می‌رسد همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود. برای پیگیری وضعیت، شما همچنان از استخدام‌شدگان جدید در مورد تجربه و پیشنهاداتشان برای بهبودها سؤال می‌کنید. |
استراتژی دیگری که اغلب استفاده می‌شود، مدل *تعریف، اندازه‌گیری، تحلیل، بهبود، کنترل (DMAIC)* است. به طور رسمی، این بخشی از ابتکار Six Sigma است، اما اغلب در رویکرد ناب نیز استفاده می‌شود.
در اینجا، فرآیند به شرح زیر است:
مرحله | چه کاری باید انجام داد |
تعریف (Define) | مشکلی که باید حل شود، مشتریان و انتظارات آنها را تعریف کنید. توقف، شروع و دامنه فرآیند را تعریف کنید. یک نقشه از جریان فرآیند با تمام ورودی‌ها و خروجی‌ها ایجاد کنید. |
اندازه‌گیری (Measure) | معیارهایی را برای اندازه‌گیری پیشرفت جستجو کنید. داده‌های مربوطه را برای نشان دادن نحوه کار فرآیند و آشکار کردن نقص‌ها جمع‌آوری کنید. |
تحلیل (Analyze) | ناهماهنگی‌ها بین عملکرد فعلی و هدف را تشخیص دهید. مشکلات احتمالی و فرصت‌ها برای بهبود را شناسایی کنید. به دنبال علل ریشه‌ای مشکلات باشید. |
بهبود (Improve) | راه‌هایی را برای پیکربندی مجدد فرآیند برای حل مشکل و یافتن مدل‌های پیشگیری بررسی کنید. یک برنامه برای راه‌حل را آزمایش و پیاده‌سازی کنید. |
کنترل (Control) | راه‌حل را مستند کنید. سیستمی را برای نظارت بر فرآیند به‌روز شده و نگه داشتن آن در مسیر خود ایجاد کنید. |
موفقیت منابع انسانی ناب را اندازه‌گیری کنید
همانطور که در هر دو مدل حل مسئله که در بالا بحث شد، دیدیم، اعمال اصول ناب شامل تعیین معیارهایی برای اندازه‌گیری پیشرفت و ردیابی این داده‌ها است.
بالاخره، چگونه می‌توانید ارزیابی کنید که تلاش‌های شما موفقیت‌آمیز بوده و آیا واقعاً ضایعات را حذف کرده و فرآیندهای منابع انسانی را بهینه کرده‌اید؟
استخدام یک مشاور منابع انسانی ناب را در نظر بگیرید
پیاده‌سازی ابتکارات ناب در بخش منابع انسانی شما می‌تواند پیچیده باشد، به خصوص اگر این برای سازمان شما کاملاً جدید باشد. به همین دلیل ممکن است از استخدام یک مشاور بهره‌مند شوید که می‌تواند بر تلاش نظارت کند یا به شما در تدوین برنامه کمک کند، حداقل برای اولین بار.
یک مشاور می‌تواند به هدایت تحول ناب در عملکرد منابع انسانی سازمان شما کمک کند و تیم منابع انسانی شما را در توسعه رفتارها و صلاحیت‌های لازم برای حرکت در محیط ناب یاری رساند.
ابزارهای منابع انسانی ناب
متدولوژی ناب از ابزارهای خاصی برای تسهیل فرآیند به صورت روزانه استفاده می‌کند. نمونه‌ها عبارتند از:
بردهای کانبان (Kanban boards):برد کانبان ابزاری است که تیم‌ها را قادر می‌سازد تا وظایف مختلف مربوط به یک پروژه را بصری کنند و مدیریت کنند. وظایف توسط کارت‌ها (یا یادداشت‌های چسبان) که در ستون‌ها قرار می‌گیرند، نمایش داده می‌شوند و با تکامل پروژه، آنها از مراحل مختلف عبور می‌کنند: در حال انجام، در حال پیشرفت و انجام شده.
استندآپ‌های روزانه (Daily standups): استندآپ روزانه یک جلسه کوتاه است، ایده آل است که بیش از پانزده دقیقه طول نکشد. ایده این است که اعضای تیم اطلاعات و به‌روزرسانی‌های مربوطه را در مورد پروژه‌هایی که روی آنها کار می‌کنند، تبادل کنند. اگر هر مشکلی آنها را از پیشرفت باز می‌دارد، استندآپ زمان مناسبی برای به اشتراک گذاشتن این موضوع و درخواست حمایت است. بررسی‌های سریع تیم به منابع انسانی کمک می‌کند تا در مورد اولویت‌ها همسو بمانند، موانع را برطرف کنند و پاسخگویی را بهبود بخشند.
نقشه‌برداری جریان ارزش (Value Stream Mapping – VSM): این فرآیند مربوط به شناسایی ساختاریافته ناکارآمدی‌ها در فرآیندهایی مانند استخدام، حقوق و دستمزد و مدیریت عملکرد برای حذف زمان و تلاش هدر رفته است. در منابع انسانی ناب، کارکنان “مشتریان” خدمات منابع انسانی در نظر گرفته می‌شوند. با ترسیم هر مرحله از یک فرآیند از دیدگاه آنها، تیم‌های منابع انسانی می‌توانند تشخیص دهند که کدام فعالیت‌ها ارزش واقعی اضافه می‌کنند – مانند ارتباط واضح و پاسخ‌های به موقع – و کدام فعالیت‌ها تأخیرها یا افزونگی‌های غیرضروری ایجاد می‌کنند. مراحلی که به یک تجربه روان‌تر و مؤثرتر کمک نمی‌کنند (مانند تأییدهای بیش از حد یا ورود دستی داده) را می‌توان ساده‌سازی یا حذف کرد تا کارایی بهبود یابد.
مستندسازی کار استاندارد: ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی مستلزم استانداردسازی مستندات کاری با استفاده از الگوها، چک‌لیست‌ها و SOPهای منابع انسانی است. به عنوان مثال، یک رویه عملیاتی استاندارد (SOP) منابع انسانی، دستورالعمل‌های واضح و گام به گام را در مورد فرآیندهایی که باید دنبال کنند، به تیم منابع انسانی ارائه می‌دهد. این امر تضمین می‌کند که کل تیم وظایف منابع انسانی را به طور مداوم، قانونی و مطابق با اهداف شرکت انجام می‌دهد.
متدولوژی 5S: متدولوژی 5S به دلیل توانایی خود در ایجاد یک فضای کاری کارآمدتر و سازمان‌یافته‌تر شناخته شده است. این روش در ابتدا توسط تویوتا در دهه 1950 برای بهبود چابکی در تولید توسعه یافت، اصول 5S به همان اندازه در منابع انسانی نیز کاربرد دارد و به ساده‌سازی فرآیندها، کاهش آشفتگی و بهبود بهره‌وری کلی کمک می‌کند. پنج S به معنای و آنچه می‌توانند در منابع انسانی ترجمه شوند:
Seiri (مرتب‌سازی): حذف اسناد قدیمی، سیاست‌های زائد و وظایف غیرضروری منابع انسانی برای تمرکز فقط بر آنچه ارزش می‌افزاید.
Seiton (سازمان‌دهی): سازمان‌دهی سوابق کارکنان، فایل‌های دیجیتال و گردش کار برای اطمینان از دسترسی آسان و عملیات روان.
Seiso (پاکیزگی): حفظ یک فضای کاری دیجیتال و فیزیکی تمیز و ساختاریافته، بهبود کارایی و وضوح.
Seiketsu (استانداردسازی): ایجاد SOPهای واضح برای فرآیندهایی مانند استخدام، حقوق و دستمزد و جذب و استخدام برای اطمینان از ثبات و کاهش خطاها.
Shitsuke (پایداری): بررسی و به‌روزرسانی منظم سیستم‌ها، سیاست‌ها و عادات کاری منابع انسانی برای حفظ کارایی و بهبود بلندمدت.
تأثیر رویکرد منابع انسانی ناب
با توجه به تأثیر فرآیندهای منابع انسانی سازمان شما بر عملکرد سایر بخش‌های شرکت، ساده‌سازی و کارآمدتر کردن آنها باید اولویت اصلی شما باشد. اتخاذ رویکرد منابع انسانی ناب می‌تواند گام عالی در این مسیر باشد.حتی اگر مدیریت ارشد هنوز اصول ناب را پذیرفته نباشد، منابع انسانی می‌تواند به عنوان نمونه‌ای برای کل سازمان پیشتاز باشد.
