ساختار ماتریسی : تعارض یا چابکی ؟

ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی گزارش دهی در سازمان است و نشان دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود داشته و نیز حیطه کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص می‌کند. یکی از انواع گروه بندی در سازمان ، گروه‌بندی چند محوری (ترکیبی) است. این گروه‌بندی بدان معنی است که سازمان بصورت همزمان از دو نوع ساختار استفاده کند که این نوع از گروه‌بندی را ساختار ماتریسی نامیده و معمولا برای سازمان های با پراکندگی جغرافیایی و یا بین المللی مورد استفاده قرار می گیرد.

مهمترین ویژگی ساختار سازمانی ماتریسی این است که مفهوم وحدت فرماندهی را ( که براساس آن هریک از کارکنان فقط یک رئیس داشته و فقط به یک رئیس گزارش دهند ) ، نقض می کند. چراکه کارکنان در ساختار ماتریسی دو رئیس دارند.
ساختار ماتریسی یک سلسله مراتب دوگانه دارد. یک سلسله مراتب عمودی داخل هر بخش وظیفه ای وجود دارد که در آن ” وظایف، نحوه انجام آن و ارزیابی عملکرد شغلی ” انجام شده و به نوعی مدیریت محلی و فیزیکی کار بوده و نظارت بر امور اداری را بر عهده دارد .

مزیت های ساختار ماتریسی عبارتند از:
1. افزایش توانایی سازمان برای واکنش سریع نسبت به تغییرات
2. انعطاف پذیری و پویایی ساختار در انجام وظایف پیچیده و تخصصی
3. تمرکز هر یک از مدیران وظیفه ای و ساختاری بر موضوعات تخصصی

معایب عمده آن عبارتند از :
1. سردرگمی، تعارض و بی نظمی بدلیل دوگانگی فرماندهی
2. ایجاد میل به ستیزه جویی بین مدیران و تنازع قدرت
3. افزایش زمان و هزینه شفاف سازی، دوباره کاری و …
به منظور بهره گیری از مزایای فوق الذکر و به حداقل رساندن عوارض معایب ساختار ماتریسی می بایست الزاماتی را در نظر داشته و پیش نیازهایی را فراهم نمود که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
تعریف دقیق ساختار، وظایف، مسئولیت ها و حیطه اختیارات هر یک از مدیران و سرپرستان و مستندسازی آن و همچنین پیش بینی ساز و کار حل تعارض ها
-شفاف سازی در ابلاغ وظایف به کارکنان و همچنین تعیین قوانین دقیق به منظور جلوگیری از بروز ابهام که منجر به تعارض می گردد. بعنوان مثال دقیقا مشخص شود گزارش ها باید به چه شخصی داده شود و یا قوانین تردد پرسنل ماتریسی از کدام بخش و یا واحد تبعیت می نماید. این اقدامات منجر می شود به اینکه رضایتی که دوری از ابهام به ارمغان می آورد ، جای خود را به استرس و فشار عصبی ندهد.
-همکاری نزدیک بین دو مدیر و برگزاری جلسات هم اندیشی برای تبادل اطلاعات و اجتناب از کشمکش و تعارض و افزایش هماهنگی در انجام کار تیمی
-تاکید بر ارزش های سازمانی به منظور حفظ یکپارچگی سازمان علی رغم پر رنگ شدن ساختار فرابعدی و فرابخشی ( به نحوی که اعضای گروه گرایی و وفاداری تیمی منجر به انحراف از اهداف و ارزش های سازمان نشود) .

نکته مهم :

ساختار ماتریسی در شرکت های موفق بین المللی بسیار پرکاربرد بوده و یکی از عوامل موثر بر چابک سازی فرآیندهای سازمان های مذکور می باشد. شیوه کار نیز معمولا بدین گونه است که بخش هایی که بصورت ماتریسی تحت نظارت دو مدیر اداره می شوند( بعنوان مثال پرسنل مالی شعب)، در زمینه استراتژی ها و مقررات سازمانی از مدیریت واحدی که در آن مستقر هستند تبعیت کرده ( بعنوان مثال مدیر منطقه/ ناحیه) و وظایف تخصصی خود را تحت نظارت مدیریت واحد تخصصی ( واحد مالی) به انجام می رسانند.
بنابر این در استخدام و یا جابجایی شغلی پرسنل واحدهایی که بصورت ماتریسی اداره می شوند و تصمیم گیری در مورد قطع همکاری با آنها، اخذ نظر هر دو مدیر الزامی می باشد. در ارزیابی عملکرد شغلی ( تخصصی ) نظر مدیر وظیفه ای ، و در ارزیابی عملکرد سازمانی پرسنل مذکور نظر مدیر واحد و سایر واحدهای مرجع در این خصوص مانند منابع انسانی و … ملاک قرار می گیرد.
در این ساختار چنانچه پرسنل مشکلی در خصوص نحوه انجام وظایف و تکمیل فرآیندهای کاری داشته باشند به مدیر تخصصی مراجعه نموده و در مواردی که مساله ای در ارتباط با سایر امور مانند محیط کار، ارتباط با همکاران، حقوق و مزایا و … داشته باشند موضوع را از طریق مدیر واحد پیگیری می نمایند. از این رو وجود زیرساخت های ارتباطی قوی و قابل اتکا از ملزومات پیاده سازی این ساختار می باشد.

* منابع :

1- ارائه مدلی جهت انتخاب ساختار سازمانی پروژه، مهدی جلیل پور، مهرداد زنجیریان.

2- تاثیر ساختار سازمانی بر عملکرد کارکنان، یوسف کربلایی.

3- CHARACTERISTICS OF MATRIX STRUCTURES, AND THEIR EFFECTS ON PROJECT SUCCESS R. Schnetler, H. Steyn & P.J. van Staden. Department of Engineering and Technology Management Graduate School of Technology Management University of Pretoria, South Africa.

4- The hidden Matrix in your organization, Nicolay Worre