برخی از مدیران ممکن است از صدور اخطار کتبی به دلیل ترس از آسیب رساندن به روابط کاری یا ایجاد درگیری خودداری کنند. اما یک اخطار کتبی که با دقت و در زمان مناسب صادر شود، می تواند برای پاسخگویی کارکنان بسیار مهم باشد.
برای حفظ یک فرهنگ سازمانی منصفانه و شفاف، درک زمان مناسب برای صدور اخطار کتبی به یک کارمند مهم است. این بخشی از یک فرآیند منصفانه اخطار کتبی کارکنان است که برای یک محیط کار عادلانه ضروری است. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می‌توانید یک فرآیند دقیق اخطار کتبی را توسعه دهید. این شامل راهنمایی مدیریت در مورد نحوه نوشتن و زمان صدور نامه‌های اخطار کارکنان و ارائه یک الگوی اخطار کتبی است که مدیران می‌توانند از آن پیروی کنند.
این راهنما بهترین شیوه ها، مراحل دقیق و نکات تخصصی برای صدور و مدیریت با اعتماد به نفس و حرفه ای اخطارهای کتبی را بیان می‌کند. همچنین شامل نمونه ها و الگوهای نامه اخطار است.
اخطار کتبی چیست؟
اخطار کتبی (که به عنوان اطلاعیه اخطار کارمند نیز شناخته می شود) یک سند رسمی است که کارفرما برای رسیدگی به یک موضوع خاص مربوط به عملکرد یا رفتار کارمند صادر می کند.
این اخطار به طور رسمی شدت وضعیت را به کارمند اطلاع می دهد تا از آگاهی آنها از مشکلات اطمینان حاصل کند. معمولاً شواهد یا نمونه هایی از رفتار مشکل ساز کارمند یا مسائل عملکردی را ارائه می دهد. همچنین شامل انتظارات و جدول زمانی برای بهبود است. در نهایت، عواقب احتمالی عدم بهبود کارمند در بازه زمانی مشخص را بیان می کند.
اخطار کتبی همچنین به عنوان سندی برای کارفرما و کارمند عمل می کند و مدرکی ارائه می دهد که کارفرما به موضوع رسیدگی کرده و کارمند آن را تأیید کرده است. این می تواند در شرایطی که نیاز به اقدامات انضباطی بیشتری دارد، برای اطمینان از شفافیت و انصاف فرآیند بسیار مهم باشد.
چه کسی باید اخطار کتبی به کارکنان بدهد؟
مسئولیت صدور اخطار کتبی بسته به ساختار سازمانی و ماهیت موضوع مورد نظر می‌تواند متفاوت باشد. در موارد عدم عملکرد، تاخیر یا غیبت، مدیر مستقیم کارمند باید شخصاً با آنها در مورد نگرانی‌های خود صحبت کند. آنها همچنین باید به آنها اطلاع دهند که اگر عملکرد آنها تا تاریخ مشخصی بهبود نیابد، منابع انسانی باید فرآیند اخطار کتبی را آغاز کند.
با این حال، برای تخلفات جدی تر، مانند زمانی که موضوع شامل عدم رعایت سیاست های شرکت و قوانین کار است، ممکن است بخش منابع انسانی نقش فعال تری داشته باشد. بسیاری از مشاغل رویکردی مشارکتی را اتخاذ می کنند که در آن مدیران و منابع انسانی با هم کار می کنند تا مسائل انضباطی را به طور منصفانه، کامل، مؤثر و قانونی رسیدگی کنند.
ارائه فیدبک بازتابی
سازمان‌هایی که “بازخورد بازتابی کارکنان” را به عنوان بخشی از فرآیند اخطار کتبی خود در نظر می‌گیرند، فرصت خوبی برای همکاری منابع انسانی و مدیریت فراهم می کنند. بازخورد بازتابی شامل ارائه اخطار کتبی و سپس درگیر کردن کارمند در گفتگویی است که در آن می‌توانند در مورد رفتار یا مسائل عملکردی خود تأمل کنند.
در طول این گفتگو، منابع انسانی می‌تواند سوالات را مطرح کند که کارمند را تشویق می‌کند تا به طور انتقادی در مورد علل اصلی اقدامات خود فکر کند و راه حل‌های خود را برای بهبود پیشنهاد دهد. این رویکرد به موضوع فوری رسیدگی می‌کند و از فرهنگ خودآگاهی و بهبود مستمر حمایت می‌کند.
با گنجاندن بازخورد بازتابی، منابع انسانی می‌تواند به کارمندان کمک کند تا احساس حمایت و درک بیشتری کنند. سپس آنها این بینش ها را با مدیر کارمند به اشتراک می‌گذارند تا به آنها کمک کند مسائل منجر به رفتار کارمند را بررسی کنند و یک راه حل جامع تر را توسعه دهند.
نکته HR: اخطار کتبی سازنده
اخطارهای کتبی را سازنده بیان کنید. بر پتانسیل بهبود کارمند تأکید کنید و حمایت‌های در دسترس آنها را به وضوح مشخص کنید. این می‌تواند به کاهش حالت تدافعی و تشویق پاسخ فعالانه‌تر از سوی کارمند کمک کند.
چه زمانی باید اخطار کتبی صادر کرد؟
در اینجا برخی از مواردی که ممکن است مستحق اخطار کتبی رسمی باشند، آورده شده است:
مسائل عملکردی: عدم موفقیت مداوم در رعایت استانداردهای عملکرد یا دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده، علیرغم بازخورد غیررسمی قبلی از مدیر آنها.
مشکلات رفتاری: رفتار غیرحرفه‌ای مانند سرکشی، رفتار مخرب یا بی‌احترامی به همکاران.
مسائل حضور و غیاب: غیبت‌های مکرر و بدون عذر موجه/تأیید نشده، تأخیر عادت‌وار یا ترک زودهنگام کار بدون تأیید لازم.
نقض سیاست‌ها: نقض سیاست‌های شرکت، مانند پروتکل‌های ایمنی، توافق‌نامه‌های محرمانه‌گی و کد رفتار.
عدم رعایت یا عدم رعایت مداوم: عدم رعایت الزامات قانونی یا نظارتی مربوط به نقش کارمند.
تخلفات جزئی مکرر: تکرار تخلفات جزئی علیرغم اخطارهای قبلی شفاهی/غیررسمی.
تخلفات جدی: جرایم جدی مانند آزار و اذیت، سرقت یا سایر اقداماتی که ممکن است به شرکت یا کارکنان آن آسیب برساند.
چگونه یک اخطار کتبی بنویسیم؟
بررسی سیاست‌های شرکت:
قبل از نگارش نامه، سیاست‌های انضباطی شرکت را بررسی کنید تا مشخص کنید آیا موضوع مستحق اخطار کتبی است یا خیر. حوادث مشابه قبلی را بررسی کنید تا به شما کمک کند در برخورد با وضعیت فعلی ثبات داشته باشید. این امر تضمین کننده عدالت، یکپارچگی در فرآیند انضباطی و انطباق با دستورالعمل‌های شرکت است.
این کار را انجام دهید:
یک چک لیست از سیاست‌های مرتبط شرکت و مراجع پرونده‌های گذشته ایجاد کنید تا اطمینان حاصل کنید که تمام اقدامات انضباطی احتمالی شما با استانداردهای سازمانی مطابقت دارد.
شناسایی مشکل:
رفتار یا مسئله عملکرد دقیق را که مستحق اخطار کتبی است، مشخص کنید. مشکل را به وضوح تعریف کرده و شواهد یا مثال‌های ملموس و قابل تأیید را برای حمایت از ادعاهای خود ارائه دهید. این ممکن است شامل موارد مستند رفتار کارمند، معیارهای عملکرد یا اظهارات شاهدان باشد.
این کار را انجام دهید:
از یک سیستم ردیابی برای ثبت حوادث در زمان وقوع آنها استفاده کنید و تمام اطلاعات مرتبط را به صورت بلادرنگ مستند کنید. این به حفظ سوابق واضح و دقیق از مسائل مورد نظر کمک می‌کند.
مشورت با طرف‌های ذی‌ربط:
در مورد این موضوع با مدیر مستقیم کارمند و سایر ذینفعان مرتبط، مانند سرپرستان تیم یا همکاران منابع انسانی، صحبت کنید. این به شما کمک می‌کند تا بینش‌های بیشتری کسب کنید و اطمینان حاصل کنید که همه طرف‌های ذی‌ربط در یک صفحه هستند. برای تخلفات جدی‌تر، ممکن است لازم باشد با مشاوران حقوقی نیز مشورت کنید تا پیامدهای قانونی احتمالی را شناسایی کنید.
این کار را انجام دهید:
یک پروتکل مشاوره استاندارد، از جمله یک چک لیست از ذینفعانی که برای تخلفات مختلف باید با آنها مشورت کنید، تنظیم کنید.
تهیه پیش‌نویس نامه اخطار:
با مقدمه‌ای شروع کنید که هدف نامه را بیان می‌کند و به اخطارهای غیررسمی قبلی اشاره می‌کند. سپس، رفتار یا مسئله عملکرد کارمند را به وضوح توصیف کنید و تأثیر آن را بر تیم یا سازمان تشریح کنید. سپس تغییرات مورد انتظار و عواقب عدم بهبود را مشخص کنید. در نهایت، به حمایت یا منابع در دسترس برای کمک به کارمند در بهبود رفتار یا عملکرد خود اشاره کنید.
این کار را انجام دهید:
از یک الگوی اخطار کتبی استفاده کنید که شامل اطلاعات قابل اعمال به همه کارمندان است و آن را برای هر موقعیتی شخصی‌سازی کنید. در تمام نامه‌ها لحنی حرفه‌ای و ثابت حفظ کنید.
بررسی و ویرایش:
از یک همکار یا مدیر منابع انسانی دیگر بخواهید پیش‌نویس را بررسی کند تا به شناسایی هرگونه ابهام یا ناسازگاری کمک کند و اطمینان حاصل کند که نامه واضح، مختصر و بی‌طرف است. قبل از نهایی کردن و صدور نامه، پیش‌نویس را بر این اساس اصلاح کنید.
این کار را انجام دهید:
یک سیستم بررسی همتا را اجرا کنید که در آن اعضای تیم منابع انسانی نامه‌های اخطار یکدیگر را بررسی می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که حرفه‌ای، عینی و مطابق با استانداردهای شرکت است.
برنامه‌ریزی یک جلسه:
یک جلسه خصوصی با کارمند ترتیب دهید تا در مورد نامه اخطار و تسهیل یک بحث باز و صادقانه در مورد مسائل و انتظارات مرتبط صحبت کنید.
ادامه راهنمای اخطار کتبی
تحویل اخطار
یک نسخه چاپی از نامه را در طول جلسه به کارمند ارائه کنید تا برای سوابق خود داشته باشد. در صورت لزوم، آن را با صدای بلند بخوانید تا اطمینان حاصل کنید که واضح است. به آنها اجازه دهید سوال بپرسند و دیدگاه خود را ارائه دهند.
این کار را انجام دهید:
نکات گفتگو را برای جلسه آماده کنید تا اطمینان حاصل کنید که جنبه‌های کلیدی را پوشش می‌دهید و بحث را حرفه‌ای و هدفمند نگه می‌دارید.
مستندسازی فرآیند
جزئیات جلسه (مانند تاریخ، زمان و نکات کلیدی مورد بحث) را ثبت کنید تا سندی رسمی از فرآیند ایجاد شود. از کارمند بخواهید با امضای نامه یا فرم تأیید، دریافت اخطار را تأیید کند.
این کار را انجام دهید:
از یک فرم استاندارد و دقیق برای مستندسازی جلسات انضباطی استفاده کنید. این فرم باید شامل بخش‌هایی برای تاریخ، زمان، نام شرکت‌کنندگان، نکات بحث و امضا باشد.
پیگیری
رفتار یا عملکرد کارمند را در هفته‌های آینده به دقت رصد کنید. بررسی‌های منظم را برنامه‌ریزی کنید تا بازخورد و حمایت ارائه دهید. تمام اقدامات و ارتباطات پیگیری را برای مراجعه آینده مستند کنید تا پیشرفت را پیگیری و بهبود مستمر را تضمین کنید.
این کار را انجام دهید:
یادآوری‌های منظم تقویم را برای جلسات پیگیری و بررسی پیشرفت برای همه طرف‌های درگیر تنظیم کنید.
ارزیابی نتایج
ارزیابی کنید که آیا کارمند پیشرفت‌های لازم را داشته است یا خیر. اگر رفتار یا عملکرد آنها بهبود نیافته است، تصمیم بگیرید که طبق سیاست شرکت چه اقدام دیگری انجام دهید. بر اساس پیگیری‌های مستند و عملکرد کارمند، تصمیم آگاهانه‌ای بگیرید.
این کار را انجام دهید:
یک الگوی طرح بهبود عملکرد (PIP) توسعه دهید که اهداف، جدول زمانی و معیارهای موفقیت خاصی را برای کارمند مشخص می‌کند. این همچنین به هدایت موثر فرآیند ارزیابی کمک خواهد کرد.
چک لیست: چه مواردی را باید در یک اخطار کتبی گنجاند؟
مواردی که شامل می‌شود | متن |
1. مقدمه | هدف نامه اخطار هرگونه بحث یا اخطار قبلی مرتبط با این موضوع |
2. توصیف مسئله | توصیف واضح رفتار یا مشکل عملکرد خاص مثال‌های مشخص، از جمله تاریخ، زمان و سایر جزئیات مرتبط. |
3. تأثیر مسئله | توضیح چگونگی تأثیر مسئله بر تیم، بخش یا شرکت عواقب بالقوه یا واقعی رفتار یا مسئله عملکرد مورد نظر. |
4. انتظارات برای بهبود | طرح کلی واضح تغییرات رفتار یا عملکرد مورد انتظار اهداف یا اقدامات خاص و قابل اندازه‌گیری که کارمند باید درخصوص آنها تلاش کند. |
5. جدول زمانی برای بهبود | بازه زمانی مشخصی که کارمند باید در آن بهبود یابد نشان دهد تاریخ‌های پیگیری برای جلسات بررسی یا ارزیابی پیشرفت. |
6. عواقب عدم انطباق | عواقب مشخص شده عدم بهبود کارمند ممکن است شامل اقدامات انضباطی بیشتر، تا حد اخراج باشد. |
7. حمایت و منابع | اطلاعات در مورد حمایت، آموزش یا منابع موجود برای کمک به بهبود کارمند اطلاعات تماس برای منابع انسانی یا خدمات پشتیبانی مرتبط. |
8. تأیید کارمند | بخشی برای تأیید دریافت نامه اخطار توسط کارمند کارمند می‌تواند خود نامه یا فرم تأیید را امضا کند. |
9. مستندسازی و نگهداری سوابق | یک نسخه از نامه اخطار در پرونده پرسنلی کارمند ثبت و بایگانی مداوم تمام اسناد مرتبط. |
10. اطلاعات تماس | مشخصات تماس نماینده منابع انسانی یا مدیر مربوطه اطلاعات واضح در مورد اینکه کارمند برای پاسخ به سوالات خود با چه کسی تماس بگیرد. |
5 نمونه اخطار کتبی و نامه‌های نمونه
- اخطار کتبی برای سرکشی
موضوع: اخطار کتبی برای سرکشی
جناب/سرکار [نام کارمند]
این نامه به عنوان یک اخطار کتبی رسمی در رابطه با رفتار سرکشانه اخیر شما صادر می‌شود. این پس از بحث‌های قبلی و اخطارهای شفاهی در مورد رفتار مشابه است.
در تاریخ‌های [تاریخ‌های خاص]، شما صریحاً از پیروی از دستورالعمل‌های سرپرست خود، [نام سرپرست]، در مورد [دستورالعمل خاص] خودداری کردید. با وجود درخواست‌های مکرر سرپرست خود، شما از پیروی امتناع کردید و نظرات بی‌احترامانه‌ای را در مقابل تیم خود بیان کردید.
این رفتار غیرقابل قبول است و مغایر با کد رفتار شرکت ما و سیاست‌های مربوط به رفتار محترمانه در محل کار است. اقدامات شما محیطی مختل‌کننده ایجاد کرده و اقتدار سرپرست شما را تضعیف کرده است. چنین رفتاری بر روحیه تیم تأثیر می‌گذارد و مانع از بهره‌وری و همکاری در بخش می‌شود.
از شما انتظار می‌رود که به سرعت و با احترام از تمام دستورالعمل‌های معقول سرپرست خود پیروی کنید. شما باید همیشه رفتاری حرفه‌ای داشته باشید و هرگونه نگرانی یا اختلاف نظر را از طریق کانال‌های مناسب مطرح کنید.
از شما انتظار می‌رود که بهبود فوری و پایدار در رفتار خود نشان دهید. ما رفتار شما را در 30 روز آینده بررسی خواهیم کرد، در طول این مدت باید کاملاً به سیاست‌های شرکت پایبند باشید و از دستورالعمل‌های سرپرست خود پیروی کنید.
عدم نشان دادن بهبود پایدار در رفتار شما در این مدت ممکن است منجر به اقدامات انضباطی بیشتر، از جمله فسخ قرارداد کاری شما با [نام شرکت] شود.
اگر به هرگونه کمک یا پشتیبانی برای رعایت این انتظارات نیاز دارید، لطفاً با بخش منابع انسانی تماس بگیرید. ما اینجا هستیم تا به شما در موفقیت در نقش خود و حفظ محیط کاری مثبت کمک کنیم.
لطفاً در زیر امضا کنید تا دریافت این اخطار کتبی را تأیید کنید و تأیید کنید که شدت این موضوع و انتظارات مشخص شده را درک می‌کنید.
[امضای کارمند]
[تاریخ]
[امضای سرپرست]
[تاریخ]
یک نسخه از این اخطار کتبی در پرونده پرسنلی شما قرار خواهد گرفت.
اگر سوالی دارید یا می‌خواهید بیشتر در مورد این موضوع بحث کنید، لطفاً با [نام نماینده منابع انسانی] به شماره تماس [اطلاعات تماس نماینده منابع انسانی] تماس بگیرید.
با احترام،
[نام مدیر]
[سمت مدیر]
[اطلاعات تماس مدیر]
- اخطار کتبی برای غیبت
موضوع: اخطار کتبی برای غیبت
جناب/سرکار [نام کارمند]
این نامه به عنوان یک اخطار کتبی رسمی در رابطه با الگوی اخیر غیبت شما صادر می‌شود. با وجود بحث‌های قبلی و اخطارهای شفاهی، سوابق حضور و غیاب شما بهبود نیافته است.
از تاریخ [تاریخ خاص]، [تعداد] مورد وجود داشته است که شما بدون اطلاع قبلی یا دلیل موجه از محل کار غایب بوده‌اید. به طور خاص، شما در تاریخ‌های [لیست تاریخ‌های خاص] غایب بودید. شما طبق سیاست‌های شرکت این غیبت‌ها را گزارش نکردید، هیچ دلیل موجهی ارائه نکردید و از سرپرست خود برای این غیبت‌ها درخواست تأیید نکردید.
غیبت‌های مکرر شما به طور قابل توجهی بر بهره‌وری تیم شما تأثیر گذاشته و بار کاری همکاران شما را به طور ناعادلانه افزایش داده است. حضور و غیاب منظم برای حفظ کارایی تیم و دستیابی به اهداف بخش ضروری است.
از این پس، شما باید کاملاً به سیاست حضور و غیاب شرکت پایبند باشید. این شامل اطلاع رسانی قبلی در مورد هرگونه غیبت برنامه‌ریزی شده و اطلاع‌رسانی به سرپرست خود در مورد هرگونه غیبت غیرمنتظره در اسرع وقت است. علاوه بر این، باید اطمینان حاصل کنید که حضور و غیاب شما منظم و به موقع است.
ما حضور و غیاب شما را در 60 روز آینده به دقت رصد خواهیم کرد. انتظار می‌رود در این دوره بهبود فوری و مداوم در سوابق حضور و غیاب خود نشان دهید. عدم انجام این کار منجر به اقدامات انضباطی بیشتر، از جمله تعلیق یا فسخ قرارداد کاری شما با [نام شرکت] خواهد شد.
اگر با هرگونه مشکلات شخصی یا سلامتی مواجه هستید که بر حضور و غیاب شما تأثیر می‌گذارد، لطفاً به بخش منابع انسانی اطلاع دهید. ما متعهد به حمایت از کارمندان خود هستیم و آماده‌ایم در مورد اسکان یا منابع احتمالی در دسترس برای شما بحث کنیم.
لطفاً در زیر امضا کنید تا دریافت این اخطار کتبی را تأیید کنید و تأیید کنید که شدت این موضوع و انتظارات مشخص شده را درک می‌کنید.
[امضای کارمند]
[تاریخ]
[امضای سرپرست]
[تاریخ]
یک نسخه از این اخطار کتبی در پرونده پرسنلی شما قرار خواهد گرفت.
اگر سوالی دارید یا می‌خواهید بیشتر در مورد این موضوع بحث کنید، لطفاً با [نام نماینده منابع انسانی] به شماره تماس [اطلاعات تماس نماینده منابع انسانی] تماس بگیرید.
با احترام،
[نام مدیر]
[سمت مدیر]
[اطلاعات تماس مدیر]
- اخطار کتبی برای تاخیر
موضوع: اخطار کتبی برای تاخیر
این نامه به عنوان یک اخطار کتبی رسمی در رابطه با الگوی اخیر تاخیر شما صادر می‌شود. با وجود بحث‌های قبلی و اخطارهای شفاهی، نظم و انضباط شما بهبود نیافته است.
از تاریخ [تاریخ خاص]، [تعداد] مورد وجود داشته است که شما به طور قابل توجهی دیر به محل کار رسیده‌اید. به طور خاص، شما در تاریخ‌های [لیست تاریخ‌های خاص] بیش از 20 دقیقه دیر کردید. طبق سیاست شرکت، از کارمندان انتظار می‌رود که در زمان شروع برنامه‌ریزی شده در محل کار خود حاضر باشند و آماده شروع وظایف خود باشند.
تاخیر مکرر شما جریان کار را مختل کرده و بر بهره‌وری تیم تأثیر گذاشته است. این فشار اضافی بر همکاران شما وارد می‌کند، زیرا آنها مجبورند تا زمانی که شما برسید، وظایف شما را پوشش دهند. نظم و انضباط مداوم برای حفظ کارایی تیم و دستیابی به اهداف عملیاتی ضروری است.
از شما انتظار می‌رود که کاملاً به سیاست نظم و انضباط شرکت پایبند باشید. این شامل رسیدن به محل کار و آماده شدن برای شروع وظایف خود در زمان شروع برنامه‌ریزی شده [زمان شروع قرارداد] روزانه است. علاوه بر این، باید هرگونه تاخیر اجتناب‌ناپذیر را در اسرع وقت به سرپرست خود اطلاع دهید.
ما نظم و انضباط شما را در 30 روز آینده به دقت رصد خواهیم کرد. در این دوره، انتظار می‌رود که بهبود فوری و مداوم در رسیدن به موقع به محل کار نشان دهید. عدم بهبود نظم و انضباط شما منجر به اقدامات انضباطی بیشتر، از جمله تعلیق یا فسخ قرارداد کاری شما با [نام شرکت] خواهد شد.
اگر با هرگونه مشکلات شخصی یا لجستیکی مواجه هستید که بر توانایی شما در رسیدن به موقع به محل کار تأثیر می‌گذارد، لطفاً به بخش منابع انسانی اطلاع دهید. ما متعهد به حمایت از کارمندان خود هستیم و آماده‌ایم در مورد اسکان یا منابع احتمالی برای کمک به شما بحث کنیم.
لطفاً در زیر امضا کنید تا دریافت این اخطار کتبی را تأیید کنید و تأیید کنید که شدت این موضوع و انتظارات مشخص شده را درک می‌کنید.
[امضای کارمند]
[تاریخ]
[امضای سرپرست]
[تاریخ]
یک نسخه از این اخطار کتبی در پرونده پرسنلی شما قرار خواهد گرفت.
اگر سوالی دارید یا می‌خواهید بیشتر در مورد این موضوع بحث کنید، لطفاً با [نام نماینده منابع انسانی] به شماره تماس [اطلاعات تماس نماینده منابع انسانی] تماس بگیرید.
با احترام،
[نام مدیر]
[سمت مدیر]
[اطلاعات تماس مدیر]
- اخطار کتبی برای عملکرد ضعیف
موضوع: اخطار کتبی برای عملکرد ضعیف کاری
این نامه به عنوان یک اخطار کتبی رسمی در رابطه با مسائل اخیر عملکرد کاری شما صادر می‌شود. با وجود بحث‌های قبلی و اخطارهای شفاهی، عملکرد کاری شما بهبود نیافته است.
در طول [دوره خاص] گذشته، عملکرد کاری شما به استانداردهای مورد انتظار برای نقش شما نرسیده است. به طور خاص، شما به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در زمینه‌هایی مانند [لیست مناطق خاص، به عنوان مثال، ضرب‌الاجل‌های پروژه، کیفیت کار، اهداف فروش] دست نیافته‌اید. به عنوان مثال، در تاریخ‌های [تاریخ‌های خاص]، پروژه‌های شما دیر تحویل داده شدند و به استانداردهای کیفیت مورد نیاز نرسیدند.
مسائل عملکرد کاری شما بر بهره‌وری تیم شما تأثیر گذاشته و ضرب‌الاجل‌های پروژه را به تأخیر انداخته است. این بر توانایی آنها در برآورده کردن انتظارات مشتری و اهداف سازمانی تأثیر می‌گذارد. عملکرد کاری مداوم برای موفقیت بخش شما و شرکت ضروری است.
شما باید به استانداردهای عملکرد زیر عمل کنید: [لیست انتظارات خاص، به عنوان مثال، رعایت ضرب‌الاجل یا دستیابی به اهداف فروش خاص]. لطفاً فوراً اقدامات لازم را برای بهبود عملکرد خود در این زمینه‌ها انجام دهید.
مدیر مستقیم شما عملکرد شما را در 60 روز آینده بررسی خواهد کرد. انتظار می‌رود در این دوره پیشرفت قابل توجه و مداوم در تحقق اهداف عملکرد خود نشان دهید. عدم بهبود عملکرد شما منجر به اقدامات انضباطی بیشتر، از جمله تعلیق یا فسخ قرارداد کاری شما با [نام شرکت] خواهد شد.
اگر برای بهبود عملکرد خود به حمایت یا منابع اضافی نیاز دارید، لطفاً به بخش منابع انسانی اطلاع دهید. ما متعهد به کمک به موفقیت شما هستیم و آماده‌ایم در مورد آموزش، مشاوره یا سایر منابع احتمالی برای کمک به شما بحث کنیم.
لطفاً در زیر امضا کنید تا دریافت این اخطار کتبی را تأیید کنید و تأیید کنید که شدت این موضوع و انتظارات مشخص شده را درک می‌کنید.
[امضای کارمند]
[تاریخ]
[امضای سرپرست]
[تاریخ]
یک نسخه از این اخطار کتبی در پرونده پرسنلی شما قرار خواهد گرفت.
اگر سوالی دارید یا می‌خواهید بیشتر در مورد این موضوع بحث کنید، لطفاً با [نام نماینده منابع انسانی] به شماره تماس [اطلاعات تماس نماینده منابع انسانی] تماس بگیرید.
با احترام،
[نام مدیر]
[سمت مدیر]
[اطلاعات تماس مدیر]
- اخطار کتبی برای سوء رفتار حرفه‌ای
موضوع: اخطار کتبی برای سوء رفتار حرفه‌ای
این نامه به عنوان یک اخطار کتبی رسمی در رابطه با سوء رفتار حرفه‌ای اخیر شما صادر می‌شود. با وجود بحث‌های قبلی و اخطار شفاهی، رفتار کاری شما بهبود نیافته است.
در تاریخ [تاریخ خاص]، شما درگیر رفتاری شدید که طبق سیاست‌های شرکت ما سوء رفتار محسوب می‌شود. به طور خاص، شما [سوء رفتار را توصیف کنید، به عنوان مثال، زبان نامناسبی را به یک همکار خطاب کردید، بدون مجوز به مناطق محدود دسترسی داشتید، و غیره]. [نام(های) شاهد(ان)، در صورت وجود] شاهد این رفتار بودند که در گزارش حادثه پیوست مستند شده است.
اقدامات شما محیط کاری خصمانه و غیرحرفه‌ای ایجاد کرده است که بر روحیه و بهره‌وری همکاران شما تأثیر می‌گذارد. این نوع سوء رفتار، صداقت محل کار ما را تضعیف می‌کند و کد رفتار ما را نقض می‌کند.
شما باید کاملاً به سیاست‌ها و کد رفتار شرکت پایبند باشید. این شامل [انتظارات خاص، به عنوان مثال، احترام به همه همکاران، رعایت محدودیت‌های دسترسی، و غیره] است. ما رفتار شما را در 30 روز آینده به دقت رصد خواهیم کرد، در طول این مدت باید بهبود فوری و مداوم در رعایت سیاست‌های شرکت نشان دهید.
عدم بهبود رفتار شما منجر به اقدامات انضباطی بیشتر، از جمله تعلیق یا فسخ قرارداد کاری شما با [نام شرکت] خواهد شد.
اگر برای رعایت این انتظارات به هرگونه حمایت یا منابعی نیاز دارید، لطفاً به بخش منابع انسانی اطلاع دهید. ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم و محیط کاری مناسب و محترمانه‌ای را تضمین کنیم.
لطفاً در زیر امضا کنید تا دریافت این اخطار کتبی را تأیید کنید و تأیید کنید که شدت این موضوع و انتظارات مشخص شده را درک می‌کنید.
[امضای کارمند]
[تاریخ]
[امضای سرپرست]
[تاریخ]
یک نسخه از این اخطار کتبی در پرونده پرسنلی شما قرار خواهد گرفت.
اگر سوالی دارید یا می‌خواهید بیشتر در مورد این موضوع بحث کنید، لطفاً با [نام نماینده منابع انسانی] به شماره تماس [اطلاعات تماس نماینده منابع انسانی] تماس بگیرید.
با احترام،
[نام مدیر]
[سمت مدیر]
[اطلاعات تماس مدیر]
نکات مهم و نکات ممنوعه اخطار کتبی HR
نکات مهم
- مشخص و دقیق باشید: رفتار یا مسئله عملکرد را با جزئیات مرتبط و مثال‌های ملموس به وضوح توصیف کنید.
- از سیاست‌های شرکت پیروی کنید: اطمینان حاصل کنید که اخطار کتبی با رویه‌های انضباطی شرکت مطابقت دارد.
- حفظ حرفه‌ای‌گری: در سراسر نامه از زبان رسمی، محترمانه و بی‌طرفانه استفاده کنید.
- انتظارات خاص را مشخص کنید: تغییرات مورد انتظار در رفتار یا عملکرد را به وضوح بیان کنید.
- به اخطارهای قبلی اشاره کنید: در صورت امکان، به هرگونه بحث یا اخطار قبلی اشاره کنید.
- یک جدول زمانی ارائه کنید: یک جدول زمانی واضح برای کارمند برای نشان دادن بهبود مشخص کنید.
- پشتیبانی ارائه دهید: به هرگونه منابع یا کمکی که برای بهبود کارمند در دسترس است اشاره کنید.
- همه چیز را مستند کنید: نامه اخطار و تمام ارتباطات مرتبط را ثبت کنید.
- به کارمند اجازه بازخورد دهید: به کارمند فرصت دهید تا به نامه پاسخ دهد و در مورد مسئله بحث کند.
- با مشاوران حقوقی مشورت کنید: برای مسائل جدی، اطمینان حاصل کنید که نامه با استانداردهای قانونی مرتبط مطابقت دارد.
- پیگیری کنید: جلسات پیگیری را برای بررسی پیشرفت کارمند برنامه‌ریزی کنید.
- محرمانه‌گی را رعایت کنید: فرآیند را با احتیاط و حرفه‌ای انجام دهید.
نکات ممنوعه
- کلی‌گویی نکنید: از بیانیه‌های کلی خودداری کنید و تا حد ممکن جزئیات مرتبط را بگنجانید.
- فرض نکنید: بر روی حقایق تمرکز کنید و از حدس زدن انگیزه‌های کارمند خودداری کنید.
- از زبان غیررسمی استفاده نکنید: لحن رسمی را حفظ کنید و از زبان غیررسمی خودداری کنید.
- نظرات شخصی را بگنجانید: به مشاهدات عینی پایبند باشید و از نظرات ذهنی خودداری کنید.
- سیاست‌های شرکت را نادیده بگیرید: اطمینان حاصل کنید که اخطار کتبی از پروتکل‌های شرکت پیروی می‌کند.
- تهدید نکنید: عواقب عدم بهبود را به وضوح بیان کنید اما از استفاده از زبان تهدیدآمیز خودداری کنید.
- اخطار را به تأخیر نیندازید: بلافاصله پس از گزارش موضوع توسط مدیر کارمند، اخطار را صادر کنید.
- امضای کارمند را حذف نکنید: اطمینان حاصل کنید که کارمند با امضای خود دریافت اخطار را تأیید می‌کند.
- از محرمانه‌گی غافل نشوید: فرآیند را با احتیاط و حرفه‌ای انجام دهید.
به یاد داشته باشید که همیشه نامه اخطار کتبی را بر اساس جزئیات خاص مرتبط با کارمند شخصی‌سازی کنید. همچنین، همیشه با یک تیم حقوقی مشورت کنید تا مطمئن شوید که از قوانین و مقررات قانونی کشور خود پیروی می‌کنید.
الگوی نامه اخطار کتبی اول. بهترین شیوه‌های HR برای دادن اخطار کتبی
شفاف و دقیق باشید: هنگام نوشتن نامه اخطار، از بیانیه‌های مبهم خودداری کنید. رفتار یا مسئله عملکرد را با استفاده از مثال‌های ملموس به وضوح توصیف کنید. این اطمینان حاصل می‌کند که کارمند کاملاً مشکل، موارد خاص منجر به اخطار و اقداماتی را که باید برای بهبود انجام دهد، درک می‌کند.
از سیاست‌های شرکت پیروی کنید: اطمینان حاصل کنید که اخطار با رویه‌های انضباطی شرکت شما مطابقت دارد. برای کمک به حفظ ثبات و انصاف در نامه، به دفترچه راهنمای کارکنان یا اسناد سیاستی مراجعه کنید. پایبندی به سیاست‌های تثبیت شده همچنین به محافظت از شرکت در برابر مسائل حقوقی بالقوه و تضمین یک فرآیند انضباطی شفاف کمک می‌کند.
حفظ حرفه‌ای‌گری: در سراسر نامه و در جلسات با کارمند از زبان رسمی و محترمانه استفاده کنید. جدا کردن احساسات شخصی و تعصبات به حفظ حرفه‌ای‌گری و امکان گفتگوی محترمانه و سازنده با کارمند کمک می‌کند.
مستندسازی: برای حمایت از اخطار کتبی، تمام اسناد مرتبط، مانند تاریخ‌ها و توصیف حوادث را بگنجانید. هرگونه اخطار کتبی یا شفاهی قبلی مربوط به این موضوع را ضمیمه کنید تا زمینه را فراهم کنید و نشان دهید که کارمند قبلاً از آن آگاه است. مستندسازی مناسب برای حفظ سوابق واضح از فرآیند انضباطی ضروری است.
انتظارات را مشخص کنید: تغییرات رفتاری یا بهبود عملکرد مورد انتظار شرکت از کارمند را به وضوح بیان کنید. اهداف خاص و قابل اندازه‌گیری را ارائه دهید که واقع‌بینانه و قابل دستیابی باشند. این به کارمند یک مسیر واضح برای بهبود می‌دهد.
یک جدول زمانی تعیین کنید: یک جدول زمانی واضح برای کارمند برای نشان دادن بهبود مشخص کنید و تاریخ‌های پیگیری را برای جلسات بررسی یا ارزیابی پیشرفت تعیین کنید. تعیین یک جدول زمانی دقیق اطمینان حاصل می‌کند که کارمند و مدیریت درک مشترکی از زمان انتظار برای بهبود دارند. این به ردیابی پیشرفت و حفظ پاسخگویی کمک می‌کند.
پشتیبانی ارائه دهید: به هرگونه منابع، آموزش یا سایر کمک‌های موجود برای کمک به بهبود کارمند اشاره کنید. اطلاع‌رسانی به کارمند در مورد اینکه با چه کسی برای حمایت تماس بگیرد، تعهد شرکت به موفقیت آنها را نشان می‌دهد. ارائه حمایت به آنها می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر توانایی آنها در برآورده کردن انتظارات مشخص شده داشته باشد.
مستندسازی فرآیند: نامه اخطار و تمام ارتباطات مرتبط، از جمله جلسات و پیگیری‌ها را ثبت کنید. از کارمند بخواهید رسید دریافت را امضا کند تا سوابق رسمی از اخطار حفظ شود. این تضمین می‌کند که یک رد واضح از اقدامات انجام شده، برای حفاظت قانونی و ردیابی داخلی ضروری است.
ثابت قدم باشید: در برخورد با مسائل مشابه در سراسر سازمان، ثبات را تضمین کنید. با پیروی از فرآیندهای انضباطی مشابه برای تخلفات مشابه، با همه کارمندان به طور منصفانه رفتار کنید. این به حفظ انصاف و جلوگیری از ادراکات تعصب یا تبعیض کمک می‌کند.
به کارمند اجازه بازخورد دهید: به کارمند فرصت دهید تا به اخطار پاسخ دهد و در مورد مسئله بحث کند. گوش دادن به دیدگاه آنها و در نظر گرفتن هرگونه اطلاعات اضافی که ارائه می‌دهند می‌تواند بینش‌های ارزشمندی ارائه دهد و شما را بهتر برای همکاری با کارمند برای رسیدن به یک راه‌حل تجهیز کند.
در صورت لزوم از مشاوره حقوقی بخواهید: برای مسائل جدی با پیامدهای حقوقی بالقوه، از مشاوره حقوقی بخواهید تا اطمینان حاصل کنید که اخطار کتبی با قوانین و مقررات کار مطابقت دارد. این می‌تواند به کاهش ریسک و اطمینان از انطباق فرآیند انضباطی با استانداردهای قانونی کمک کند.
نکات کلیدی
اکنون که ابزارها و الگوهای لازم برای حفظ یک فرآیند اخطار کتبی منصفانه و شفاف را دارید، این نکات کلیدی را در ذهن داشته باشید:
وضوح و مستندسازی: اطمینان حاصل کنید که اخطارهای کتبی واضح، مشخص و به خوبی مستند شده‌اند. مثال‌های ملموس از رفتار یا مسائل عملکرد را ارائه دهید و انتظارات برای بهبود و عواقب عدم تحقق این انتظارات را مشخص کنید.
ثبات و انصاف: به سیاست‌های شرکت پایبند باشید و اقدامات انضباطی را به طور ثابت انجام دهید. برای اطمینان از عادلانه و قانونی بودن فرآیند، با ذینفعان مرتبط مانند مدیران مستقیم و متخصصان منابع انسانی همکاری کنید.
پشتیبانی و پیگیری: برای کمک به بهبود کارمند، پشتیبانی و منابع ارائه دهید و پیگیری‌های منظم را برای نظارت بر پیشرفت برنامه‌ریزی کنید. این رویکرد به موضوع فوری رسیدگی می‌کند و پاسخ مثبت و فعالانه‌ای را از کارمند تشویق می‌کند و فرهنگ بهبود مستمر را تقویت می‌کند.
