احتمالاً با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) آشنا هستید، اما در مورد شاخص‌های کلیدی ریسک (KRI) چطور؟ و چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟ در حالی که KPIها به موفقیت کسب‌وکار کمک می‌کنند، KRIها تهدیدهای بالقوه را قبل از تشدید شدن، برجسته می‌کنند.
درک تفاوت بین شاخص‌های کلیدی ریسک (KRI) و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) زمانی که مسئولیت‌های شما شامل بهبود عملکرد کارکنان و سازمان باشد، مهم است. هر دو KRI و KPI ابزارهای پرکاربردی هستند، اما اهداف متفاوتی را دنبال می‌کنند. دانستن نحوه استفاده صحیح از آنها می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر کمک کند.
برای مثال، هنگام بررسی پیامدهای هزینه‌ای گردش کارکنان، انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) دریافت که استخدام یک کارمند جدید می‌تواند سه تا چهار برابر حقوق آن موقعیت شغلی هزینه داشته باشد. این امر، نظارت بر ریسک گردش (یک KRI) و نرخ گردش (یک KPI) را حیاتی می‌کند.
این مقاله KRIها و KPIها را تشریح می‌کند و به شما نشان می‌دهد که چگونه از آنها برای تقویت استراتژی‌های منابع انسانی خود استفاده کنید.
شاخص کلیدی ریسک (KRI) چیست؟
شاخص‌های کلیدی ریسک (KRI) به عنوان یک سیستم هشدار اولیه عمل می‌کنند که شرکت‌ها را از تهدیدهای بالقوه‌ای که قبل از تبدیل شدن به مشکلات پرهزینه، آنها را تهدید می‌کنند، آگاه می‌سازند. آنها معیارهای قابل اندازه‌گیری هستند که به شناسایی و ارزیابی ریسک‌های بالقوه‌ای که می‌توانند توانایی شرکت را در دستیابی به اهدافش مختل کنند، کمک می‌کنند.
شما می‌توانید از KRIها برای پشتیبانی از اهداف تجاری با شناسایی و رفع آسیب‌پذیری‌هایی که ممکن است ثبات و دوام بلندمدت شرکت را به خطر بیندازند، استفاده کنید. برخلاف KPIها که نتایج عملکرد را اندازه‌گیری می‌کنند، KRIها بر تعیین و مدیریت ریسک‌ها قبل از تبدیل شدن به مسائل مهم تمرکز دارند.
KRIها یا همان شاخص‌های کلیدی ریسک معمولاً به عنوان عملیاتی، مالی یا مرتبط با افراد دسته‌بندی می‌شوند. برای مثال، در امنیت اطلاعات، KRIها می‌توانند ریسک‌های سایبری را برای کمک به شرکت‌ها در پیشگیری و اقدام سریع، نظارت و کمی‌سازی کنند.
مزایای تعیین شاخص‌های کلیدی ریسک (KRI)
پیامدهای مثبت و مزایای تعیین KRIها شامل موارد زیر است:
تشخیص زودهنگام ریسک: توانایی KRIها در تشخیص زودهنگام ریسک، به واحد منابع انسانی اجازه می‌دهد تا تغییرات یا اقدامات پیشگیرانه را پیشنهاد و اجرا کند.
انطباق: KRIها با نظارت بر رعایت الزامات قانونی و مقرراتی، ریسک‌های عدم انطباق را کاهش می‌دهند.
تصمیم‌گیری آگاهانه و مبتنی بر داده: KRIها با کمی‌سازی ریسک‌ها و تأثیر بالقوه آنها، داده‌های حیاتی را فراهم می‌کنند. این به واحد منابع انسانی کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه و مبتنی بر داده در مورد سیاست‌ها و رویه‌های کسب‌وکار بگیرد.
مدیریت ریسک: KRIها از عملکرد و ثبات سازمانی پشتیبانی می‌کنند و بر امور مالی و اعتبار شرکت تأثیر می‌گذارند.
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) معیارهای کمی هستند که پیشرفت به سوی اهداف خاص کسب‌وکار را ردیابی می‌کنند. KPIها می‌توانند به سازمان شما در تعیین اهداف، نظارت بر پیشرفت و دستاوردها و شناسایی زمینه‌های بهبود کمک کنند.
برخلاف KRIها که بر تعیین و مدیریت ریسک‌ها تمرکز دارند، KPIها نتایج عملکرد را بر اساس شاخص‌های از پیش تعیین شده اندازه‌گیری می‌کنند. KPIها می‌توانند بر اساس کسب‌وکار، پروژه، بخش یا صنعت متفاوت باشند.
مزایای تعیین KPIها
گنجاندن KPI ها در رویه‌ها و فرآیندهای منابع انسانی مزایای متعددی مانند موارد زیر را ارائه می‌دهد:
ردیابی عملکرد: KPIها به واحد منابع انسانی اجازه می‌دهند تا عملکرد کارکنان و بهره‌وری سازمانی را ردیابی کند، که می‌تواند به شما در پیشنهاد تغییرات و بهبودها کمک کند.
همسویی استراتژیک: KPIها به همسویی فعالیت‌های منابع انسانی با استراتژی، اهداف و مقاصد بلندمدت سازمانی کمک می‌کنند.
تصمیمات آگاهانه و مبتنی بر داده: KPIها بینش‌هایی را ارائه می‌دهند که به تصمیم‌گیری مبتنی بر داده برای بهبود استراتژی‌های منابع انسانی کمک می‌کنند.
پیش‌بینی و تحلیل روند: KPIها همچنین می‌توانند به ردیابی روندها در طول زمان کمک کنند و به تصمیم‌گیری استراتژیک، برنامه‌ریزی و تعدیلات کمک کنند.
شاخص کلیدی ریسک (KRI) در مقابل شاخص کلیدی عملکرد (KPI)
تفاوت‌های متضاد متعددی بین شاخص‌های کلیدی ریسک و شاخص‌های کلیدی عملکرد وجود دارد. در زیر خلاصه‌ای کلی آمده است:
جنبه | KRI | KPI |
تعریف | معیار برای شناسایی ریسک‌های بالقوه | معیار برای اندازه‌گیری عملکرد |
تمرکز | مدیریت ریسک پیشگیرانه و پیش‌بینی | ردیابی و بهبود عملکرد |
هدف | اقدامات پیشگیرانه | دستیابی به هدف |
بررسی داده‌ها | سیگنال‌های هشدار اولیه | ارزیابی عملکرد |
مثال | ریسک گردش کارکنان | نرخ گردش کارکنان |
هدف شاخص‌های کلیدی ریسک (KRI) در منابع انسانی
شاخص‌های کلیدی ریسک، داده‌هایی را برای کمک به تصمیم‌گیری در زمینه‌هایی مانند ارتقاء شغلی، آموزش داخلی، تغییرات سیاستی، تخصیص منابع و راه‌حل‌های کاهش ریسک فراهم می‌کنند.
KRIها همچنین می‌توانند به اطمینان از انطباق مقرراتی برای سازمان کمک کنند و اثربخشی استراتژی‌های منابع انسانی را ردیابی و بهبود بخشند. در عین حال، آنها به همسو کردن مدیریت نیروی کار با اهداف کسب‌وکار، نظارت بر تعامل، حفظ و بهره‌وری کارکنان کمک می‌کنند.
نحوه استفاده منابع انسانی از شاخص کلیدی ریسک KRIها
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می‌توانید با استفاده منظم از شاخص های کلیدی ریسک KRIها در برنامه‌ریزی کسب‌وکار و فعالیت‌های کاهش ریسک، ارزش افزوده برای شرکت خود ایجاد کنید، از جمله:
ارزیابی ریسک: طرح‌های استراتژیک را برای رسیدگی به ریسک‌های شناسایی شده، تدوین و پیشنهاد دهید. برای مثال، اگر غیبت بیش از حد تشخیص داده شود، می‌توانید پیشنهاد راه‌اندازی طرح‌های سلامتی را بدهید.
تدوین سیاست‌ها: برای پیشگیری و کاهش ریسک‌ها، می‌توانید بر اساس KRIهای شرکت، تدوین یا بازنگری سیاست‌ها و رویه‌های شرکت را پیشنهاد و رهبری کنید.
گزارش‌دهی به مدیریت: داده‌های شاخص ریسک کلیدی KRI را به مدیریت ارشد و سایر ذینفعان کلیدی منتقل کنید تا از پاسخگویی اطمینان حاصل شود و زمینه‌های نیازمند توجه یا سرمایه‌گذاری برجسته شود. بر اساس داده‌های KRI، باید آنچه برای شرکت به خوبی کار می‌کند را نیز اطلاع‌رسانی کنید.
تحلیل روند: تغییرات را در طول زمان برای اصلاح و توسعه استراتژی‌ها و سیاست‌های آگاهانه منابع انسانی، نظارت کنید.
ارزیابی اثربخشی: استراتژی‌های فعلی منابع انسانی، طرح‌های آموزشی، سیاست‌ها و رویه‌ها را ارزیابی کنید تا بتوانید تعدیلات لازم را انجام دهید.
پیش‌بینی عوامل ریسک جدید: ریسکی را که هنوز بر شرکت تأثیر نگذاشته اما پتانسیل آن را دارد، شناسایی کنید و سپس اقدامات پیشگیرانه برای کاهش آنها انجام دهید. این می‌تواند شامل تعدیل یا افزودن نقش‌ها برای اطمینان از آمادگی همه کارکنان برای مقابله با ریسک‌های جدید و بالقوه باشد.
نمونه‌هایی از معیارهای شاخص کلیدی ریسک KRI و شاخص کلیدی عملکرد KPI در منابع انسانی
نمونه‌هایی از معیارهای KRI در منابع انسانی
برخی از نمونه‌های KRI که باید آنها را پیگیری کنید عبارتند از:
ریسک‌های ایمنی: تعداد حوادث، آسیب‌های ناشی از کار یا تخلفات ایمنی. یک محیط کار ناایمن به کارکنان آسیب می‌رساند و شرکت را در معرض ریسک حقوقی قرار می‌دهد.
ریسک‌های انطباق منابع انسانی: انطباق شرکت با قوانین و مقررات استخدامی محلی، ایالتی و فدرال. این مهم است زیرا سطح بالای انطباق به کارکنان آرامش خاطر می‌دهد و از عملیات و اعتبار کسب‌وکار محافظت می‌کند.
ریسک تنوع، برابری، شمول و تعلق (DEIB): ابتکارات DEIB شرکت (یا فقدان آن)، که بر نمایندگی در زمینه‌های ملیت، نژاد، جنسیت، قومیت، گرایش جنسی، سن و پیشینه تحصیلی (از جمله موارد دیگر) تأثیر می‌گذارد.
داده‌های مصاحبه خروج: نرخی که کارکنان از شرکت خارج می‌شوند و اینکه آیا این خروج‌ها بیشتر داوطلبانه یا غیرارادی هستند. حجم بالای استعفا می‌تواند نشان‌دهنده مشکلاتی در مدیریت و فرهنگ باشد، در حالی که اخراج‌های زیاد ممکن است نشان‌دهنده شیوه‌های استخدام ضعیف باشد (یعنی استخدام بهترین فرد برای موقعیت‌های شغلی خالی).
ریسک پایین بودن روحیه نیروی کار: به معیارهایی مانند بازخورد کارکنان، قصد ترک کار و شاخص‌های کلی روحیه توجه کنید. کاهش در این زمینه‌ها می‌تواند نشان‌دهنده ریسک نارضایتی گسترده باشد که می‌تواند بر عملکرد و حفظ کارکنان تأثیر بگذارد.
ریسک برنامه‌ریزی جانشین‌پروری: آمادگی طرح جانشین‌پروری خود را، به ویژه برای نقش‌های حیاتی، پیگیری کنید. اگر موقعیت‌های کلیدی جانشین مشخصی نداشته باشند یا اگر جانشینان شناسایی شده به اندازه کافی آماده نباشند، این امر ریسکی برای ثبات سازمانی ایجاد می‌کند.
نمونه‌هایی از معیارهای شاخص عملکرد کلیدی KPI در منابع انسانی
وقتی صحبت از KPIها می‌شود، در اینجا برخی از معیارهای مهم برای پیگیری آورده شده است:
زمان استخدام: مدت زمانی که سازمان شما برای پر کردن موقعیت‌های شغلی خالی صرف می‌کند، از ارسال آگهی استخدام تا امضای قرارداد استخدام توسط کارمند جدید. زمان‌های بیش از حد طولانی ممکن است نشان‌دهنده یک فرآیند استخدام بیش از حد پیچیده باشد که داوطلبان را از پیوستن به شرکت منصرف می‌کند.
نرخ گردش کارکنان: نرخی که کارکنان در یک بازه زمانی مشخص از شرکت خارج می‌شوند. گردش بالا ممکن است به کاستی‌های سازمانی و مشکلات مکرر در فرهنگ شرکت اشاره داشته باشد.
هزینه گردش به ازای هر کارمند: هزینه‌های مالی که هنگام خروج یک کارمند و نیاز به جایگزینی او متحمل می‌شود. گردش بالا می‌تواند تخلیه قابل توجهی از منابع شرکت، از جمله زمان، آموزش، امور مالی و بهره‌وری باشد.
نرخ غیبت: مقدار زمان یا تعداد روزهایی که کارکنان از کار غایب هستند. نرخ بالای غیبت می‌تواند نشان‌دهنده مشکلاتی در انگیزه، روحیه، تعامل، پویایی محل کار یا فرهنگ شرکت باشد.
تعامل کارکنان: تعامل بالای کارکنان با افزایش بهره‌وری و تعامل، افزایش روحیه، رضایت شغلی و نرخ حفظ کارکنان مرتبط است.
نرخ ارتقاء داخلی: کارایی و به موقع بودن فرصت‌های ارتقاء داخلی را ارزیابی کنید.
امتیاز خالص ترویج‌کننده کارمند (eNPS): چند کارمند سازمان را به عنوان مکانی خوب برای کار به دوستان/خانواده توصیه می‌کنند.
برنامه‌های آموزش و توسعه: اثربخشی، تأثیر، دامنه و دسترسی ابتکارات آموزش و توسعه شرکت.
چه زمانی از شاخص عملکرد کلیدیKPI و ریسک کلیدی KRI استفاده کنیم؟
KRIها و KPIها باید در مراحل مختلف برنامه‌ریزی استراتژیک و فرآیندهای عملیاتی شما، بسته به اهداف خاصی که می‌خواهید به آنها برسید، استفاده شوند – اما می‌توانید از هر دو نوع شاخص به طور ترکیبی نیز استفاده کنید تا دید جامع‌تری به دست آورید. در اینجا یک چک لیست برای کمک به شما در تصمیم‌گیری در مورد زمان استفاده از هر کدام آورده شده است:
چه زمانی از KRI (شاخص‌های کلیدی ریسک) استفاده کنیم:
ارزیابی و کاهش ریسک:
☐ شناسایی ریسک‌های بالقوه در طول برنامه‌ریزی پروژه‌های جدید یا تغییرات سازمانی.
☐ نظارت بر ریسک‌های جاری (به عنوان مثال، انطباق، گردش کارکنان، ایمنی) برای جلوگیری از تشدید مشکلات.
برنامه‌ریزی استراتژیک:
☐ ارزیابی ریسک‌هایی که می‌توانند بر استراتژی‌های بلندمدت منابع انسانی تأثیر بگذارند.
☐ پیگیری ریسک‌های مربوط به توسعه، کمبود استعداد یا جمعیت‌شناسی نیروی کار.
نظارت بر عملکرد:
☐ بررسی منظم KRIها برای شناسایی ریسک‌های نوظهور که ممکن است بر اهداف کسب‌وکار تأثیر بگذارند.
☐ استفاده از شاخص کلیدی ریسک KRIها برای پیش‌بینی و رسیدگی به کاهش احتمالی در تعامل یا روحیه کارکنان.
مدیریت بحران:
☐ تمرکز بر ریسک‌های حیاتی در طول بحران‌ها (به عنوان مثال، رکود اقتصادی، مشکلات روابط عمومی).
☐ تخصیص منابع برای کاهش مهم‌ترین ریسک‌های شناسایی شده توسط KRIها.
چه زمانی از KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) استفاده کنیم:
تعیین و اندازه‌گیری اهداف:
☐ تعریف اهداف SMART منابع انسانی (به عنوان مثال، کاهش گردش کارکنان، بهبود زمان استخدام).
☐ پیگیری پیشرفت به سوی این اهداف با KPIهای مرتبط.
مدیریت عملیاتی:
☐ نظارت بر اثربخشی وظایف منابع انسانی (به عنوان مثال، استخدام، آموزش، توسعه).
☐ اطمینان از کارایی در فرآیندهایی مانند استخدام و جذب با پیگیری KPIهای مرتبط.
بهبود مستمر:
☐ شناسایی زمینه‌های بهبود (به عنوان مثال، تعامل پایین) با استفاده از KPIها.
☐ اجرای ابتکارات و پیگیری تأثیر آنها در طول زمان با KPIها.
گزارش‌دهی به رهبری:
☐ ارائه داده‌های واضح و کمی به رهبری ارشد با استفاده از KPIها.
☐ نشان دادن تأثیر ابتکارات منابع انسانی بر موفقیت سازمانی از طریق پیگیری KPI.
ادغام شاخص کلیدی ریسک KRIها و شاخص کلیدی عملکرد KPIها
☐ استفاده از KPIها برای اندازه‌گیری عملکرد در حالی که از KRIها برای پیش‌بینی و مدیریت ریسک‌ها استفاده می‌شود.
☐ استفاده از KRIها برای شناسایی و مدیریت پیشگیرانه ریسک.
☐ استفاده از KPIها برای اندازه‌گیری عملکرد واکنشی و تعدیل استراتژی.
درک و استفاده مؤثر از هر دو شاخص کلیدی عملکرد KPI و شاخص کلیدی ریسک KRI برای منابع انسانی ضروری است تا به پیشبرد موفقیت سازمانی کمک کند. برای تعیین معیارهای لازم، باید کسب‌وکار را درک کنید و عوامل داخلی و خارجی را با اهداف و مقاصد سازمانی هماهنگ کنید. می‌توانید با آموزش تفاوت‌های بین KRI و KPI به ذینفعان، بیشتر از کسب‌وکار پشتیبانی کنید.
در حالی که KPIها می‌توانند به شما کمک کنند تا بفهمید شرکت در رابطه با برنامه‌های استراتژیک خود چقدر خوب عمل می‌کند، KRIها می‌توانند به شما کمک کنند تا ریسک‌های بالقوه را شناسایی و برای آنها آماده شوید تا شانس نتایج نامطلوب را به حداقل برسانید.
ادغام هر دو در استراتژی سازمان شما می‌تواند تصمیم‌گیری را بهبود بخشد، از انطباق اطمینان حاصل کند و فعالیت‌های منابع انسانی را با اهداف تجاری گسترده‌تر هماهنگ کند. اما به یاد داشته باشید که در حالی که داده‌ها جزء لاینفک هستند، عدم اقدام می‌تواند چالش‌های بیشتری ایجاد کند. می‌توانید با برنامه‌ریزی و پیشنهاد ابتکاراتی برای بهبود نتایج کسب‌وکار، به سازمان خود ارزش افزوده بدهید.
