61 درصد از شرکت‌ها فاقد سیستم‌هایی برای گزارش سوء رفتار هستند، که آنها را مستعد خطرات قانونی می‌کند. یک سیاست انضباطی تدریجی یا همان دیسیپلین انضباطی، چارچوبی واضح برای رسیدگی به مسائل محل کار فراهم می‌کند.
انضباط تدریجی فقط در مورد وضع و اجرای قوانین نیست، بلکه در مورد مسئولیت‌پذیری کارکنان در قبال اقداماتشان است. این یک فرآیند شفاف و منصفانه است که به کارکنان اجازه می‌دهد دلایل اقدامات خود را بیان کنند. متأسفانه، بسیاری از محیط‌های کاری فاقد فضایی هستند که در آن کارکنان احساس شنیده شدن کنند.
در واقع، 78 درصد از شرکت‌ها فاقد فرآیندهایی برای تجدید نظر یا سوال کارکنان از تصمیمات مدیریت هستند، و 63 درصد می‌گویند که روسای آنها به ندرت ارتباطات باز را تشویق می‌کنند. انضباط تدریجی با تقویت شفافیت و اعتماد و تعیین انتظارات واضح، این شکاف‌ها را برطرف می‌کند. این مقاله به مراحل آن و نحوه تدوین سیاست انضباط تدریجی می‌پردازد.
دیسیپلین تدریجی چیست؟
انضباط تدریجی رویکردی ساختارمند است که در مدیریت منابع انسانی برای رسیدگی به سوء رفتار کارکنان از آن استفاده می‌کند. این شامل یک فرآیند گام به گام است که به کارکنان فرصت‌هایی برای بهبود عملکردشان می‌دهد. عدم انجام این کار معمولاً منجر به اقدامات انضباطی سخت‌گیرانه‌تر و در نهایت اخراج می‌شود.
فرآیند انضباط تدریجی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که با همه کارکنانی که مرتکب تخلفات مشابه می‌شوند، به طور مساوی رفتار می‌شود. مستندسازی این فرآیند همچنین برای رعایت سیاست‌های محل کار و استانداردهای قانونی و حفظ انصاف ضروری است.
چرا داشتن سیاست انضباطی یا دیسیپلین تدریجی در مدیریت منابع انسانی مهم است؟
در اینجا مزایای داشتن سیاست انضباطی تدریجی در محل کار آورده شده است:
- فرهنگ مثبت محل کار: اعمال یکسان سیاست‌های محل کار برای همه کارکنان، تبعیض و در نتیجه رنجش را به حداقل می‌رساند. انضباط تدریجی مسئولیت‌پذیری و ثبات را تقویت می‌کند و کارکنان را برای کار در جهت یک هدف مشترک انگیزه می‌دهد.
- کاهش گردش کارکنان: انضباط تدریجی با حمایت از بهبود و رشد کارکنان، اعتماد به تعهد شرکت به انصاف و عینیت را ایجاد می‌کند. این می‌تواند به کاهش گردش کارکنان کمک کند.
- ارتباط واضح انتظارات و پیامدها: انضباط تدریجی با تعیین استانداردهای بهبود، سیاست‌های شرکت را تقویت می‌کند. زمانی که هیچ ابهامی در مورد نحوه موفقیت وجود نداشته باشد، کارکنان عملکرد بهتری دارند.
- محافظت در برابر ادعاهای اخراج غیرقانونی: مستندسازی مناسب حوادث، هشدارها و اقدامات به عنوان بخشی از انضباط تدریجی، یک فرآیند اخراج ثابت و منصفانه را نشان می‌دهد. این امر خطر اختلافات قانونی علیه شرکت را کاهش می‌دهد.
- تقویت خودسازی کارکنان: انضباط تدریجی به کارکنان اجازه می‌دهد اشتباهات خود را اصلاح کنند و با اطمینان از مسئولیت‌پذیری برای ایجاد تغییرات معنادار، آنها را توانمند می‌کند. در نتیجه، کارکنان بیشتر درگیر شده و عملکرد بهتری دارند.
اجزای اصلی دیسیپلین تدریجی در مدیریت منابع انسانی
انضباط تدریجی شامل اجزای کلیدی زیر است:
- سیاست‌های واضح شرکت در مورد رفتار مورد انتظار و استانداردهای عملکرد: کارکنان باید درک کنند که شرکت از نظر عملکرد، رفتار و رعایت قوانین و مقررات شرکت چه انتظاری از آنها دارد. سیاست انضباط تدریجی باید انتظارات، ارزش‌های شرکت و فرآیند انضباطی را پوشش دهد و در کتابچه راهنمای کارکنان گنجانده شود.
- ارائه نمونه‌هایی از رفتارهای قابل قبول و غیرقابل قبول، همراه با معیارهای عملکرد: برای جلوگیری از مسائل مربوط به مسئولیت، اطمینان حاصل کنید که سیاست‌های شما از استانداردهای قانونی و صنعتی پیروی می‌کند و این سیاست‌ها را در جلسات توجیهی و آموزشی به اطلاع کارکنان برسانید. کارکنان را تشویق کنید تا برای شفاف‌سازی، بازخورد ارائه دهند یا سوال بپرسند.
- روش‌های ثابت برای رسیدگی به تخلفات: یک طرح انضباطی تدریجی استاندارد، تصورات مربوط به تعصب یا تبعیض را به حداقل می‌رساند. یک پروتکل گام به گام برای نحوه رسیدگی به انواع مختلف تخلفات تهیه کنید و سطوح مختلف انضباط (یعنی هشدارهای شفاهی، هشدارهای کتبی، تعلیق و اخراج) را تعریف کنید.
- توضیح معیارهای تشدید و تعیین پرسنل منابع انسانی مسئول اجرای و نظارت بر اقدامات انضباطی: روش‌های کاربردی را بررسی کنید تا از ثبات اطمینان حاصل کنید و هرگونه ناهماهنگی یا روزنه‌ای را که ممکن است مشاهده کنید، برطرف کنید.
مستندسازی جامع حوادث و اقدامات انجام شده
مستندسازی، مسئولیت‌پذیری، انصاف و رعایت قوانین را در سیستم انضباط تدریجی شما تضمین می‌کند. اطمینان حاصل کنید که رفتار مورد سوال کارمند، کل فرآیند انضباطی و اقدامات انجام شده برای رسیدگی به وضعیت را ثبت می‌کنید.
همچنین، پایگاه داده فرآیند انضباطی خود را برای اطمینان از محرمانگی و رعایت قوانین حفاظت از داده‌ها، ایمن کنید. در صورت بروز اختلافات، شکایات یا اقدامات قانونی، می‌توانید به سوابق یا شواهد لازم دسترسی داشته باشید. همچنین می‌توانید از مستندسازی برای شناسایی الگوهای رفتاری یا مسائل سیستمی که ممکن است نیاز به مداخله یا تعدیل در سیاست‌های شرکت داشته باشد، استفاده کنید.
آموزش سیاست انضباطی یا دیسیپلین برای مدیران و کارکنان منابع انسانی
مدیران و پرسنل منابع انسانی باید دانش و مهارت لازم برای رسیدگی موثر به فرآیند انضباطی را داشته باشند. این امر همچنین اعتماد به نفس آنها را در رسیدگی به موقعیت‌های حساس ایجاد می‌کند و خطر سوء مدیریت را که می‌تواند پیامدهای قانونی داشته باشد، کاهش می‌دهد.
به آنها مهارت‌های ارتباطی کارکنان، حل تعارض و رعایت قوانین را آموزش دهید. کارگاه‌هایی را برگزار کنید که یادگیری مبتنی بر سناریو را برای شبیه‌سازی موقعیت‌های انضباطی واقعی ارائه می‌دهند. سوابق کارکنان را بررسی کنید تا فرآیند انضباطی موجود را درک کنید و آموزش را به طور منظم به‌روزرسانی کنید تا تغییرات در سیاست‌های شرکت، قوانین کار و بهترین شیوه‌ها را منعکس کند.
4 مرحله سیاست انضباطی یا دیسیپلین در مدیریت منابع انسانی
انضباط تدریجی به طور معمول شامل چهار مرحله زیر است:
مرحله 1: هشدار شفاهی
این مرحله شامل رسیدگی غیررسمی به تخلفات جزئی یا تخلفات بار اول است، اگرچه منابع انسانی معمولاً آن را مستند می‌کند. نمونه‌هایی از رفتارهای کارکنان که مستحق هشدار شفاهی است عبارتند از:
- گاهی اوقات بدون اطلاع مدیر، دیر رسیدن به محل کار یا جلسات
- تحویل کار ناقص یا نامرغوب
- استفاده از لحن یا زبان نامناسب در طول بحث تیمی (غیرتهدیدآمیز یا غیرتوهین‌آمیز).
هشدار شفاهی مستلزم توضیح واضح مسئله رفتاری یا عملکردی و مراحل مربوط به دیسیپلین یا سیاست انضباطی تدریجی است. به طور خصوصی با کارمند صحبت کنید و منابعی را در اختیار او قرار دهید تا به او در اصلاح مشکل کمک کند. تاریخ، زمان و مکالمه را برای مراجعات بعدی مستند کنید.
مرحله 2: هشدار کتبی
در این مرحله، شرکت اطلاعیه رسمی در مورد مسائل مکرر یا نگرانی‌های جدی‌تر به کارمند ارائه می‌دهد. این اطلاعیه همچنین عواقب ادامه یا بدتر شدن وضعیت را تشریح می‌کند. نمونه‌هایی از رفتارهای کارکنان که مستحق هشدار کتبی است عبارتند از:
- به طور مداوم علی‌رغم دریافت هشدار شفاهی قبلی، دیر رسیدن به محل کار یا جلسات
- به طور مکرر عدم رعایت مهلت‌ها یا تولید کار با کیفیت قابل قبول
- نادیده گرفتن سیاست‌های محل کار، مانند استفاده از دستگاه‌های غیرمجاز در مناطق محدود یا بی‌توجهی به پروتکل‌های ایمنی.
هنگام تهیه هشدار کتبی، سیاست انضباط تدریجی شرکت را به کارمند یادآوری کنید. شرح جامعی از مسئله (شامل تاریخ‌ها، زمان‌ها و اقدامات یا رفتارهای خاص) ارائه دهید و سیاست‌ها یا استانداردهای خاص شرکت را که کارمند نقض کرده است، بیان کنید.
بهبود مورد نیاز را توضیح دهید، اهدافی را برای دستیابی به آن تعیین کنید و کارمند را از اقدامات انضباطی احتمالی در صورت تکرار تخلف مطلع کنید. از کارمند بخواهید هشدار را برای تأیید دریافت آن امضا کند.
اطمینان حاصل کنید که از زبان حرفه‌ای و بی‌طرفانه برای جلوگیری از تشدید استفاده می‌کنید. به کارمند اجازه دهید خود را توضیح دهد و نظرات او را در مستندات خود بگنجانید. در نهایت، یک نسخه از هشدار را به او ارائه دهید و یک نسخه را در پایگاه داده شرکت نگه دارید. همچنین می‌توانید از فرم اقدام انضباطی استفاده کنید یا نامه اقدام انضباطی را برای کارمند ارسال کنید.
مرحله 3: هشدار نهایی یا تعلیق
برای مشکلات مداوم، صدور هشدار کتبی نهایی یا در نظر گرفتن تعلیق موقت ممکن است ضروری باشد. نمونه‌هایی از رفتارهای کارکنان که مستحق هشدار نهایی یا تعلیق است عبارتند از:
- تأخیر یا غیبت مزمن که بر عملکردها تأثیر منفی می‌گذارد و علی‌رغم هشدارهای قبلی ادامه دارد.
- عدم رعایت مداوم سیاست‌های شرکت علی‌رغم هشدارهای قبلی، مانند سیاست‌های حضور و غیاب، رویه‌های ایمنی یا پروتکل‌های امنیت فناوری اطلاعات.
- غفلت در مسئولیت‌های شغلی که منجر به اشتباهات پرهزینه، فرصت‌های از دست رفته یا خطرات ایمنی می‌شود.
هشدار قبلی را خلاصه کنید و توضیح دهید که این آخرین مرحله قبل از خاتمه احتمالی است. طرح انضباط تدریجی را ترسیم کنید و یک جدول زمانی برای اقدام اصلاحی ارائه دهید و به صراحت بیان کنید که عدم بهبود منجر به خاتمه خواهد شد. در صورت لزوم، کارمند را با حقوق یا بدون حقوق برای مدت مشخصی تعلیق کنید و از این زمان برای بررسی بیشتر موضوع استفاده کنید.
به طور خصوصی با کارمند ملاقات کنید تا در مورد موضوع بحث کنید و هشدار نهایی یا تعلیق (شامل دلایل و پیامدهای احتمالی) را مستند کنید. در صورت لزوم، منابع یا پشتیبانی مرتبط را در اختیار کارمند قرار دهید.
مرحله 4: خاتمه
این آخرین راه حل برای شدیدترین تخلفات قانونی یا سیاستی یا پس از شکست تمام مراحل دیگر است. نمونه‌هایی از رفتارهای کارکنان که مستحق خاتمه است عبارتند از:
- تحت تأثیر مواد مخدر یا الکل در محل کار، به ویژه در نقش‌هایی که ایمنی در اولویت است.
- درگیر شدن در رفتارهایی مانند آزار و اذیت جنسی، استفاده از توهین‌های نژادی یا سایر اقدامات تبعیض‌آمیز که سیاست‌ها و قوانین محل کار را نقض می‌کند.
- نافرمانی مداوم، به ویژه زمانی که بر عملکردها تأثیر می‌گذارد.
هنگام خاتمه دادن به کارمند، مطمئن شوید که تمام هشدارها و اقدامات قبلی را مستند کرده‌اید و آنها با فرآیند انضباط تدریجی سازگار هستند. برای کاهش خطرات قانونی، از قوانین کار و رویه‌های شرکت پیروی کنید و تصمیم را به شیوه‌ای حرفه‌ای به کارمند اطلاع دهید.
فرآیند خاتمه را برای کارمند توضیح دهید، از جمله حقوق نهایی، مزایا و رویه‌های خروج. جلسه خاتمه را به طور خصوصی و محترمانه، با حضور نماینده منابع انسانی، برگزار کنید. در صورت لزوم، پشتیبانی ارائه دهید، مانند خدمات جایابی یا نامه مرجع.
تدوین یک سیاست انضباط تدریجی موثر
برای ایجاد یک سیاست انضباط تدریجی که برای سازمان شما کارآمد باشد و با همه کارکنان به طور منصفانه رفتار کند، این مراحل را دنبال کنید.
تعیین اهداف کلیدی
هدف از انضباط تدریجی را در سازمان خود توضیح دهید. هنگام تعیین اهداف، مشخص کنید که چگونه طرح انضباط تدریجی، برابری را ترویج می‌کند، کارکنان را به بهبود تشویق می‌کند و با ارزش‌های شرکت همسو می‌شود. تاکید کنید که انضباط تدریجی در مورد اصلاح مسائل است، نه مجازات سوء رفتار. برجسته کنید که چگونه این سیاست از خطراتی مانند خاتمه غیرقانونی جلوگیری می‌کند.
به عنوان مثال، می‌توانید بیان کنید: “هدف از این سیاست، رسیدگی سازنده به نگرانی‌های عملکردی و رفتاری، تضمین انصاف و در عین حال حمایت از کارکنان در خودسازی و برآورده کردن استانداردهای سازمانی است.”
ترسیم فرآیند
سیستم انضباط تدریجی شرکت را با مثال‌هایی از تخلفات و اقدامات متناسب شرح دهید: هشدارهای شفاهی، هشدارهای کتبی، هشدارهای نهایی یا تعلیق، و خاتمه. مسائل رایج عملکردی یا رفتاری مانند تأخیر، سوء رفتار یا نقض سیاست‌های محل کار را دسته‌بندی کنید و هر کدام را با اقدامات مربوطه مطابقت دهید.
در مرحله بعد، توضیح دهید که شرکت چگونه و چه زمانی اقدام انضباطی را تشدید می‌کند. به یاد داشته باشید که مشخص باشید. به عنوان مثال، می‌توانید بیان کنید: “سه مورد تأخیر در یک ماه ممکن است منجر به هشدار کتبی شود.”
اطمینان از رعایت قوانین
قوانین فدرال، ایالتی و محلی مربوط به حقوق کارکنان، خاتمه غیرقانونی و تبعیض در محل کار را مطالعه کنید و اطمینان حاصل کنید که سیاست انضباط تدریجی شما با آنها همسو است. باید فرآیند قانونی، رفتار برابر و مستندسازی مناسب را پوشش دهد. از تیم حقوقی خود بخواهید سیاست شما را بررسی کند تا هرگونه مشکل مربوط به رعایت قوانین را شناسایی کند.
به یاد داشته باشید که سیاست را به طور منظم به‌روزرسانی کنید تا تغییرات در قوانین را به موقع منعکس کند. این سیاست همچنین باید شامل بندهای ضد تلافی باشد تا از کارکنانی که نگرانی‌هایی را در مورد فرآیند انضباطی مطرح می‌کنند، محافظت کند.
آموزش مدیران
برای اطمینان از اجرای صحیح سیاست، آموزش انضباط تدریجی را ارائه دهید. این شامل آموزش منابع انسانی و مدیران در مورد مراحل انجام انضباط تدریجی، الزامات مستندسازی و تکنیک‌های حل تعارض است. این امر آنها را برای موقعیت‌های واقعی، مانند ارائه هشدارها یا رسیدگی به مخالفت کارکنان، آماده می‌کند.
علاوه بر این، آموزش سوگیری ضمنی را برای رسیدگی و به حداقل رساندن سوگیری ناخودآگاه ارائه دهید و به طور دوره‌ای آموزش‌های بازآموزی را برای رفع شکاف‌های دانش یا به‌روزرسانی‌های سیاست ارائه دهید.
اطلاع رسانی سیاست
این سیاست را در کتابچه راهنمای کارکنان قرار دهید و آن را به کل نیروی کار اطلاع دهید. سوالات و بازخوردها را تشویق کنید تا در صورت لزوم بتوانید تغییراتی در سیاست ایجاد کنید. مشارکت کارکنان در این فرآیند همچنین می‌تواند تعامل را افزایش دهد و آنها را با سیاست آشنا کند.
فراموش نکنید که کارکنان جدید را به طور مناسب مطلع کنید. در طول هر جلسه توجیهی و دوره آشناسازی استخدام جدید، مراحل و انتظارات سیاست را توضیح دهید و به هر سوالی که ممکن است داشته باشند پاسخ دهید.
سیاست انضباط تدریجی یا دیسیپلین در مدیریت منابع انسانی به طور منصفانه و واضح به مسائل محل کار رسیدگی می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد عملکرد یا رفتار خود را اصلاح کنند. به جای مجازات ناعادلانه کارکنان، اعتماد ایجاد می‌کند و به رشد کارکنان کمک می‌کند و در عین حال از شرکت در برابر خطرات قانونی محافظت می‌کند.
هنگامی که به درستی انجام شود، انضباط تدریجی از بهبود کارکنان حمایت می‌کند. این امر همچنین می‌تواند منجر به افزایش تعامل، حفظ و عملکرد شود و به نفع نیروی کار و سازمان باشد.
