۸۴% از کارکنانی که بازخورد سازنده را به صورت بیدرنگ دریافت میکنند، گزارش میدهند که مشارکت بیشتری در کار دارند. این موضوع یک مزیت کلیدی جایگزینی ارزیابیهای عملکرد سنتی با بازخورد مستمر را برجسته میکند.
یک چارچوب واضح که شامل *تعیین هدف، ارزیابی عملکرد، بازخورد مستمر و پاداش* باشد، کارکنان را برای ارائه بهترین عملکرد خود ترغیب میکند. در واقع، *۷۷% از کارکنانی که بازخورد مستمر دریافت میکنند، میگویند سیستم مدیریت عملکرد شرکتشان به آنها انگیزه میدهد.*
این مقاله توضیح میدهد که چگونه بازخورد مستمر هم به سازمانها و هم به کارکنانشان سود میرساند، منابع انسانی چگونه میتواند آن را به طور مؤثر پیادهسازی کند، و عناصر کلیدی یک مدل بازخورد مستمر چیست.
بازخورد مستمر چیست؟
بازخورد مستمر فرآیندی مداوم است که در آن کارکنان ورودی بیدرنگ را از مدیران و همکاران خود دریافت میکنند. برخلاف بازخورد سنتی که به صورت سالانه، دوسالانه یا فصلی ارائه میشود، بازخورد مستمر میتواند در هر زمان اتفاق بیفتد. هدف آن بهبود مشارکت، عملکرد و رشد کارکنان است.
این رویکرد ارتباط باز بین کارکنان، همکاران و مدیران را تقویت میکند و به اشتراکگذاری منظم بازخورد را آسانتر میسازد. همچنین انگیزه کارکنان را افزایش میدهد و منجر به عملکرد و بهرهوری بهتر میشود.
مزایای بازخورد مستمر چیست؟
بازخورد مستمر مزایای کلیدی متعددی برای شرکتها ارائه میدهد:
بهبود سریعتر مهارت: بازخورد منظم به کارکنان کمک میکند تا مشکلات را به سرعت برطرف کرده و مهارتها را سریعتر توسعه دهند. به عنوان مثال، مهندسان ارشد نرمافزار میتوانند کدنویسی خود را با ورودی به موقع بهبود بخشند.
مشارکت بالاتر کارکنان: بازخورد مداوم به کارکنان کمک میکند تا احساس ارزشمندی کنند و از نقش خود مطمئن باشند، که باعث افزایش انگیزه، عملکرد، رضایت و حفظ کارکنان میشود.
کاهش اضطراب عملکرد: بازخورد مکرر و واضح با ارائه بهروزرسانیهای منظم در مورد پیشرفت کارکنان و راهنمایی در صورت نیاز، استرس ارزیابیهای سالانه را از بین میبرد.
بهبود کار تیمی: بازخورد مداوم سوءتفاهمات را به سرعت حل میکند و تیمها را همسو و همنظر نگه میدارد.
تمرکز قویتر بر اهداف: بازخورد به کارکنان نشان میدهد که کارشان چگونه به موفقیت شرکت کمک میکند و آنها را با اهداف سازمانی همسو و با انگیزه نگه میدارد.
سوال اصلی منابع انسانی: آیا یک کارمند میتواند از کارفرمای خود به دلیل ایجاد محیط کاری خصمانه شکایت کند؟
آیا یک کارمند میتواند از کارفرمای خود به دلیل ایجاد محیط کاری خصمانه شکایت کند؟
دکتر مارنا ون در مروه، متخصص ارشد AIHR، میگوید: «برای اینکه بازخورد کارکنان منجر به تغییر واقعی شود، باید به آن عمل شود. این بدان معناست که *روشهای واضحی برای کارکنان برای به اشتراک گذاشتن افکارشان، بررسی منظم آنچه میگویند و شناسایی الگوهایی که نیاز به بهبود دارند، ایجاد شود.*»
«چه در حال تنظیم فرآیندها، رسیدگی به نگرانیهای محیط کار، یا تقویت همکاری باشید، رهبران باید آنچه را که در حال تغییر است و چرایی آن را با کارکنان در میان بگذارند. کارکنان زمانی که میبینند بازخوردشان در کار روزانه آنها تفاوت ایجاد میکند، بسیار بیشتر احتمال دارد که در بازخورد شرکت کنند. »
نقش بازخورد مستمر در مدیریت عملکرد
بازخورد مستمر برای مدیریت عملکرد ضروری است و به کارکنان کمک میکند تا رشد کنند، با انگیزه بمانند و اهداف خود را با اهداف کسبوکار همسو کنند.
بازخورد فوری به کارکنان امکان میدهد تا مشکلات را به سرعت شناسایی و برطرف کنند و اطمینان حاصل شود که کار آنها با اهداف شرکت همگام است. به عنوان مثال، یک مدیر فروش میتواند بلافاصله بر اساس بازخورد به موقع، نحوه ارائه خود را برای رسیدن به اهداف تنظیم کند.
ارائه بازخورد سازنده و حمایتی به صورت بیدرنگ همچنین *اعتماد به نفس را افزایش میدهد، عملکرد قوی را تشویق میکند و کارکنان را راحت میکند تا در صورت نیاز درخواست کمک کنند.* بهروزرسانیهای منظم به کارکنان کمک میکند تا بدون انتظار برای ارزیابیهای سالانه، نقاط ضعف خود را برطرف کنند.
بازخورد مستمر در مقابل ارزیابیهای عملکرد سنتی
بازخورد مستمر در چند جنبه کلیدی با ارزیابیهای عملکرد سنتی متفاوت است. در اینجا تفاوتهای اصلی بین این دو آمده است:
بازخورد مستمر | ارزیابیهای سنتی | |
استمرار | بازخورد مداوم و بیدرنگ در طول سال. | به صورت فصلی، دوسالانه یا سالانه انجام میشود. |
نوع بازخورد | فوری، غیررسمی، و تکراری. | رسمی، ساختاریافته، و گذشتهنگر. |
تمرکز | رشد کارکنان، توسعه مهارتها، و بهبود مستمر. | ارزیابی عملکرد گذشته و اندازهگیری نتایج. |
سبک ارتباط | گفتگوی باز، دوطرفه و ترویج همکاری. | از بالا به پایین، ارزیابیهای مدیر محور. |
تأثیر بر عملکرد | تشویق به بهبود فعال، چابکی، و مشارکت بالاتر. | میتواند منسوخ به نظر برسد، منجر به اصلاحات دیرهنگام میشود. |
۶ عنصر کلیدی مدل بازخورد مستمر
در ادامه شش عنصر کلیدی که هر مدل بازخورد مستمر باید داشته باشد، آورده شده است:
فرهنگ بازخورد بیدرنگ: این عنصر، مدیران و کارکنان را تشویق میکند که بلافاصله پس از رویدادهایی مانند تکمیل پروژه یا رسیدن به نقاط عطف، بازخورد بدهند و به این ترتیب اشتباهات کسبوکار در نطفه خفه شوند.
ارتباط دوطرفه: کارکنان این اختیار را دارند که نظرات خود را با مدیران و همکارانشان در میان بگذارند. به این ترتیب، آنها فرصت دریافت و ارائه بازخورد را دارند و مدیران انحصار دانش را در اختیار ندارند.
همراستایی با اهداف: در این سیستم، بازخورد معمولاً به اهداف شخصی و سازمانی گره خورده است. این امر همراستایی نیروی کار با اهداف سازمانی را تضمین میکند و از حفظ بلندمدت کارکنان و موفقیت کسبوکار پشتیبانی میکند.
شناسایی و تقویت: یک مدل بازخورد مستمر، بهترین عملکردها را شناسایی کرده و به آنها پاداش میدهد. این تقویت مثبت، آنها را ترغیب میکند که به ارائه بهترین عملکرد خود ادامه دهند.
تمرکز بر مربیگری و توسعه: در این مدل، مدیران اغلب به عنوان مربی عمل میکنند و بازخورد سازنده آنها میتواند به کارکنان کمک کند تا عملکرد خود را سریعتر و با ثباتتر بهبود بخشند.
ادغام با سیستمهای منابع انسانی: این مدل، بازخورد را با ابزارهایی مانند داشبوردهای منابع انسانی، پلتفرمهای یادگیری و برنامههای شناسایی کارکنان مرتبط میکند و پیگیری پیشرفت را آسانتر میسازد.
ابزارهای بازخورد مستمر برای منابع انسانی
ما لیستی از چندین ابزار مفید برای پیادهسازی بازخورد مستمر در سازمان شما گردآوری کردهایم. اینها شامل ابزارهایی برای ارزیابی عملکرد، مدیریت پروژه، مشارکت کارکنان، پیامرسانی فوری و بازخورد ۳۶۰ درجه هستند.
نرمافزارهای مدیریت عملکرد
15Five: نرمافزار بازخورد مستمر مبتنی بر هوش مصنوعی 15Five به مدیران و کارکنان امکان میدهد بازخورد عینی ارائه دهند. همچنین تبدیل بازخورد به رتبهبندیهای استاندارد را آسان میکند و امکان تصمیمگیری عادلانه در مورد حقوق و ترفیعات را فراهم میآورد.
Lattice: Lattice بازخورد را بین همکاران، بین کارمندان مستقیم و مدیران، و در بین تیمها تسهیل میکند تا به کارکنان بینشهای عملی برای بهبود عملکردشان ارائه دهد. این امر فرهنگ بهبود مستمر و ارتباطات باز را ایجاد میکند.
Betterworks: Betterworks به کاربران امکان میدهد در هر زمان بازخورد بدهند و درخواست کنند، بازخورد تاریخی و ۳۶۰ درجه را مشاهده کنند، قدردانی شخصی را در سیستم بازخورد بگنجانند و از الگوهای بازخورد قابل تنظیم برای گروهها استفاده کنند.
پلتفرمهای نظرسنجی کارکنان
Culture Amp: سیستم بازخورد مستمر Culture Amp، بازخورد ۳۶۰ درجه و جلسات یک به یک را تسهیل میکند تا به مدیران و کارکنان در همکاری و نظارت بر عملکرد کمک کند. همچنین الگوهایی را برای کمک به کاربران در ارائه بازخورد معنادار ارائه میدهد.
SurveyMonkey: SurveyMonkey به شما امکان میدهد نظرسنجیهای لحظهای منظم و نظرسنجیهای بازخورد ۳۶۰ درجه را انجام دهید. همچنین میتوانید از SurveyMonkey برای ایجاد نظرسنجیهای ناشناس استفاده کنید تا کارکنان را به اشتراکگذاری نظرات صادقانه خود تشویق کنید.
برنامههای پیامرسانی فوری تجاری
Slack: مدیران میتوانند کانالهای اختصاصی در Slack ایجاد کنند تا بازخورد باز و شفاف را تسهیل کرده و از کارکنان برجسته در کانالهای عمومی تقدیر کنند. Slack همچنین دارای ویژگی “huddles” است که امکان بازخورد بیدرنگ را بدون نیاز به برنامهریزی جلسات رسمی فراهم میکند.
Microsoft Teams: مایکروسافت تیمز دارای چتهای خصوصی و گروهی است که مدیران و کارکنان میتوانند برای بازخورد فوری از آنها استفاده کنند. مدیران میتوانند راهنمایی بیدرنگ را از طریق چتهای یک به یک ارائه دهند و تیمها میتوانند از چتهای گروهی برای بازخورد سریع پروژه استفاده کنند.
ابزارهای بازخورد ۳۶۰ درجه
Qualtrics: بر اساس بازخورد کارکنان، Qualtrics اقداماتی مانند اعلانهای ذینفعان و منابع آموزشی را آغاز میکند. همچنین دارای ویژگی بازخورد ۳۶۰ درجه با شروع خودکار برای اطمینان از بینشهای مستمر و مرتبط در طول چرخه عمر کارمند است.
Reflektive: Reflektive ویژگیهایی مانند “شروعکنندههای مکالمه” را ارائه میدهد تا به مدیران در مشارکت معنادار کارکنان کمک کند. همچنین به کاربران امکان میدهد سوالات را متناسب با مکالمات مختلف تنظیم کرده و بازخورد و بررسیها را بر اساس بخش و مکان هدف قرار دهند.
ابزارهای مدیریت پروژه با ویژگیهای بازخورد
Asana: آسانا به کارکنان امکان میدهد وظایفی را به طور خاص برای درخواست بازخورد از مدیران و همکاران ایجاد کنند. سپس مدیران و همکاران میتوانند نظرات خود را در مورد این وظایف بگذارند و ورودی بیدرنگ را در مورد کارهای در حال انجام تسهیل کنند.
Trello: گردش کار مبتنی بر بورد Trello راهاندازی یک بورد بازخورد اختصاصی را آسان میکند. کاربران میتوانند کارتها را در ستونهایی مانند “برای بازبینی”، “بازخورد داده شد” و “پیادهسازی شد” اضافه کنند. سپس میتوانند کارتها را به ستونهای مختلف منتقل کنند، همانطور که بازخورد دریافت کرده و به آن رسیدگی میکنند.
Jira: سیستم نظردهی Jira به کاربران امکان میدهد بازخورد را مستقیماً در وظایف بگذارند و دیگران را با ذکر نام (@mention) برای بازخورد مرتبط تگ کنند تا پاسخگویی را تضمین کنند. این سیستم بازخورد را در داخل گردش کار نگه میدارد و نیاز به ایمیلهای رفت و برگشت را به حداقل میرساند.
بهترین شیوههای منابع انسانی برای پیادهسازی بازخورد مستمر
در اینجا برخی از بهترین شیوههایی که باید برای پیادهسازی مؤثر سیستم بازخورد مستمر در سازمان خود رعایت کنید، آورده شده است:
ایجاد فرهنگ اعتماد: کارکنان باید در ارائه و دریافت بازخورد، هم از همکاران و هم از مدیران خود، احساس راحتی کنند. این ایده را که بازخورد چیزی برای ترس یا نگرانی نیست، بلکه فرصتی برای یادگیری و رشد حرفهای است، عادیسازی کنید.
آموزش مدیران برای ارائه بازخورد سازنده: مربیگری کلید بازخورد مؤثر است. بازخورد باید بر بهبود تمرکز کند، نه انتقاد. به عنوان مثال، به جای گفتن: “گزارش شما مبهم بود”، یک مدیر باید بگوید: “دفعه بعد، سعی کنید دادههای بیشتری را در گزارش خود بگنجانید تا آن را جزئیتر و قابلاعتمادتر کنید.”
استفاده از کانالهای بازخورد متعدد: جلسات یک به یک، بررسیهای همکاران و نظرسنجیها را برای برآورده کردن نیازهای کارکنان ترکیب کنید. برخی ممکن است مکالمات حضوری را ترجیح دهند، در حالی که برخی دیگر ترجیح میدهند بازخورد ناشناس ارائه دهند. برای بهترین نتایج، میتوانید جلسات یک به یک بین مدیران و کارکنان، ارزیابی همکاران برای همکاری بین اعضای تیم و نظرسنجیهای ناشناس سالانه برای کل شرکت را پیادهسازی کنید.
تشویق بازخورد همتا به همتا: کارکنان نه تنها از مدیران خود، بلکه از اعضای تیم خود نیز یاد میگیرند. این امر دیدگاه همکاران آنها را به همان اندازه دیدگاه مدیر حیاتی میکند، به ویژه در مورد همکاری در یک پروژه یا تلاش برای حل یک مشکل تکراری.
پیوند بازخورد با عملکرد و رشد شغلی: بازخورد نباید فقط برای رسیدن به اهداف یا ارزیابیهای عملکردی باشد. پیگیری منظم پیشرفت فردی و یادگیری نیز ضروری است. این به شما کمک میکند تا هر گونه مشکلی که کارکنان ممکن است با آن روبرو شوند را شناسایی کرده و به سرعت به آنها رسیدگی کنید. همچنین تضمین میکند که شرکت میتواند ابزارها و منابع مورد نیاز برای کمک به بهبود عملکرد و پیشبرد رشد شغلی را فراهم کند.
استفاده از نرمافزار بازخورد مستمر: نرمافزار بازخورد مستمر به شما کمک میکند تا عملکرد را در زمان واقعی پیگیری کنید، شکافهای مهارتی را زودتر شناسایی کنید و تلاشهای کارکنان را با اهداف شرکت همسو کنید. همچنین بررسیهای عملکرد را ساده میکند و دادههایی را ارائه میدهد که میتواند به شما در تنظیم برنامههای آموزشی و افزایش حفظ کارکنان کمک کند.
نظارت و اصلاح فرآیند بازخورد: به طور مداوم فرآیند بازخورد را ارزیابی و بهبود بخشید. آنچه را که کارآمد است و آنچه نیاز به بهبود دارد را شناسایی کنید و تنظیمات لازم را انجام دهید
7 نکته برای ایجاد فرهنگ بازخورد مستمر در محیط کار
یک مدل بازخورد مستمر مؤثر به فرهنگی نیاز دارد که از آن پشتیبانی کند. هفت نکته زیر به شما کمک میکند تا این فرهنگ بازخورد را ایجاد کرده و موفقیت بلندمدت کسبوکار و نیروی کار را پیش ببرید:
با عمل خود پیشرو باشید: رهبران باید به طور منظم بازخورد بدهند، درخواست کنند و به آن عمل کنند تا ارزش آن را نشان دهند. مشاهده این رفتار توسط مدیریت، کارکنان را پذیراتر به بازخورد میکند.
ارتباطات باز را تشویق کنید: فضایی امن برای بازخورد صادقانه ایجاد کنید، در صورت نیاز از کانالهای ناشناس استفاده کنید. بازخورد را به عنوان فرصتی برای رشد، نه یک تمرین منفی، قاببندی کنید.
آن را به یک عادت منظم تبدیل کنید: کارکنان و مدیران را تشویق کنید که به طور منظم بازخورد دهند و دریافت کنند تا یادگیری تقویت شود. حتی یک پیام سریع نیز میتواند به رفع زودهنگام مشکلات کمک کند.
آموزش مهارتهای بازخورد را فراهم کنید: برای کمک به کارکنان برای اعتماد به نفس و اثربخشی بیشتر در ارائه بازخورد، مدلهای سادهای مانند SBI (Situation, Behavior, Impact) یا Start-Stop-Continue (شروع کن-متوقف کن-ادامه بده) را به آنها آموزش دهید.
از فناوری استفاده کنید: ابزارهایی مانند 15Five و Lattice میتوانند به ثبت بازخورد و نظارت بر پیشرفت کمک کنند. همچنین میتوانید نظرسنجیهای لحظهای را از طریق SurveyMonkey خودکار کنید تا بینشهای بیدرنگ را جمعآوری کنید.
مشارکتها را به رسمیت بشناسید: به کسانی که به طور مداوم بازخورد با کیفیت ارائه میدهند پاداش دهید. ابزارهای شناسایی همتا مانند Bonusly یا Kudos میتوانند در این زمینه مفید باشند.
بازخورد را به رشد شغلی پیوند دهید: نشان دهید که چگونه بازخورد میتواند به کارکنان در پیشرفت شغلیشان کمک کند. این امر آنها را ترغیب خواهد کرد تا فعالانهتر در ارائه و دریافت بازخورد مشارکت کنند.
سوال اصلی منابع انسانی: چگونه میتوان بازخورد مستمر را با ارزیابیهای عملکرد رسمی متعادل کرد؟
چگونه میتوان بازخورد مستمر را با ارزیابیهای عملکرد رسمی متعادل کرد تا انصاف و دقت در مدیریت عملکرد تضمین شود؟
دکتر مارنا ون در مروه، متخصص ارشد AIHR، میگوید: «ادغام بازخورد مستمر با ارزیابیهای عملکرد رسمی تضمین میکند که آنها مکمل یکدیگر هستند. بازخورد مداوم به کارکنان امکان میدهد تا تنظیمات جزئی را انجام دهند، در حالی که بررسیهای ساختاریافته یک نمای کلی جامع از پیشرفت، اهداف و توسعه شغلی را ارائه میدهند.»
«برای حفظ انصاف و دقت، مستندسازی بازخورد مداوم بسیار مهم است و از اینکه بررسیهای عملکرد بیش از حد تحت تأثیر رویدادهای اخیر قرار گیرند، جلوگیری میکند. با ترکیب هر دو رویکرد، سازمانها میتوانند یک سیستم مدیریت عملکرد شفاف و سازگار ایجاد کنند که واقعاً رشد کارکنان را تقویت میکند.»
نمونههای شرکتهای دارای بازخورد مستمر
شرکتهایی که بازخورد مستمر را با موفقیت در سازمان خود پیادهسازی کردهاند عبارتند از:
Adobe:
ادوبی ارزیابیهای عملکرد سالانه خود را با “Check-in” جایگزین کرد، که شامل گفتگوهای رودررو بین مدیران و کارکنان است و در هر زمان قابل دسترسی است. داشبورد Check-in به کارکنان امکان میدهد اهداف خود را ثبت کنند، پیشرفت خود را پیگیری کنند و آموختههای خود را بر اساس بازخورد مدیران و همکارانشان مستند کنند. همچنین دارای ابزار Career Discovery است تا به کارکنان کمک کند فرصتهای جدیدی را در ادوبی کشف کنند، بر اساس مسیرهای شغلی سایر کارکنان در موقعیتهای مشابه. علاوه بر ارائه بازخورد، مدیران همچنین در مورد حمایتی که کارکنان برای پیشرفت در مسیر شغلی خود و انجام بهترین کارشان نیاز دارند، بحث میکنند.
Netflix:
نتفلیکس بازخورد ۳۶۰ درجه را انجام میدهد، که کارکنان و همکارانشان به صورت رودررو انجام میدهند. این شرکت همچنین اصول ۴A بازخورد را رعایت میکند، که بر اساس آن مدیران و اعضای تیم باید به یاد داشته باشند که هر بازخوردی که میدهند باید کمککننده باشد و مشاوره عملی ارائه دهد. در عین حال، هنگام دریافت بازخورد، دریافتکننده باید بینش را تأیید و قدردانی کند و ارزیابی کند که آیا آن را میپذیرد یا رد میکند. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است تصمیم بگیرد به طور موقت بازخوردی را که به شدت با نقش او مرتبط نیست، رد کند و بازخوردی را که میتواند به او در کسب نتایج بهتر در پروژهای که در آن مشارکت دارد کمک کند، بپذیرد.
Typeform:
تایپفرم فرهنگ بازخورد مستمر را از طریق جلسات یک به یک، پاداشها، بازخورد ۳۶۰ و کارگاههای آموزشی ترویج میکند. مدیران به جای تمرکز تنها بر وظایف یا پروژهها، به چالشها و اهداف کارکنان میپردازند. کارکنان همچنین میتوانند از طریق Bonus.ly به یکدیگر “type coins” پاداش دهند، که میتوانند آن را با اعتبار فروشگاه مبادله کنند یا به موسسات خیریه مورد علاقه خود اهدا کنند. این شرکت همچنین از بازخورد ۳۶۰ درجه استفاده میکند که مدیران با هر کارمند در جلسات یک به یک در مورد آن بحث میکنند. در عین حال، کارگاههای بازخورد را برای مدیریت بهتر فرآیند بازخورد، افزایش فراوانی و کیفیت بازخورد و ترویج بازخورد به عنوان بخشی از فرهنگ اعتماد و مالکیت برگزار میکند.
بازخورد مستمر، کارکنان را درگیر نگه میدارد، مهارتهای آنها را بهبود میبخشد و کار تیمی را تقویت میکند. برخلاف ارزیابیهای عملکرد سنتی، ورودی بیدرنگ به کارکنان کمک میکند تا از نظر حرفهای رشد کنند و در عین حال اهداف شرکت را در مسیر درست نگه میدارند.
برای موفقیت آن، شرکتها به ارتباطات باز، مدیران آموزشدیده و ابزارهای مناسب نیاز دارند. زمانی که به درستی انجام شود، بازخورد مستمر، حفظ کارکنان را افزایش میدهد، همکاری را بهبود میبخشد و مدیریت عملکرد را به محرک موفقیت بلندمدت کسبوکار تبدیل میکند.