روزانه صدها درخواست شغلی دریافت می‌شود، با این حال داده‌ها نشان می‌دهند که کمبود استعدادها برای بیش از یک دهه رو به افزایش بوده است. یک سفر داوطلب کارآمد و جذاب ممکن است به سادگی این معما را برای سازمان شما حل کند.
طبق گزارش Pinpoint، میانگین زمان استخدام حدود ۳۱ روز است. این به وضوح مشکلات را در نقاط تماس سفر داوطلب نشان می‌دهد. یافتن راه‌هایی برای حرکت کارآمدتر داوطلبان در مراحل مختلف به شما کمک می‌کند تا نامزدهای مناسب را قبل از انصراف از فرآیند شناسایی کنید.
این گزارش برخی از چالش‌های رایج در فرآیند طولانی جذب و استخدام را نشان می‌دهد، از جمله گیر افتادن در بررسی درخواست‌ها، صرف زمان زیاد برای بررسی در دسترس بودن برای مصاحبه‌ها و مراحل بیش از حد در ارسال یا امضای پیشنهادات.
کلید ایجاد یک سفر داوطلب قوی، شناسایی نقاط احتمالی شکاف ها در فرآیند شماست. این مقاله به بررسی چگونگی بهینه سازی هفت نقطه تماس می‌پردازد تا اطمینان حاصل شود که استعدادهای مناسب را برای سازمان خود جذب، پیدا و استخدام می‌کنید.
سفر داوطلب چیست؟
سفر داوطلب، که به عنوان قیف استخدام نیز شناخته می‌شود، مجموعه‌ای از مراحل و تعاملاتی است که یک متقاضی شغل در طول فرآیند استخدام طی می‌کند. این فرآیند معمولاً هفت مرحله دارد، از زمانی که یک داوطلب برای اولین بار با شرکت شما آشنا می‌شود تا زمانی که پیشنهاد شغلی شما را می‌پذیرد یا رد می‌کند. در برخی موارد، این سفر شامل فرآیند جامعه‌پذیری پس از استخدام به عنوان بخشی از تجربه کلی استخدام می‌شود.
چرا سفر استخدام داوطلب مهم است؟
استخدام فقط پر کردن یک شغل نیست؛ بلکه ایجاد برداشت‌های قوی، برقراری ارتباطات و پیشبرد موفقیت است. هر مرحله از سفر داوطلب—از درخواست تا جامعه‌پذیری—آینده سازمان را شکل می‌دهد.
برای شما، به عنوان یک استخدام‌کننده، این فراتر از یک وظیفه است؛ این فرصتی است برای ایجاد یک تفاوت واقعی هم برای داوطلبان و هم برای شرکت.
در اینجا چگونگی بهره‌مندی متخصصان منابع انسانی و سازمان‌ها از بهینه‌سازی این تجربه آورده شده است:
- بهبود برند کارفرمایی: تجربه مثبت متقاضیان، شهرت شما را به عنوان یک کارفرما افزایش می‌دهد. داوطلبان راضی بیشتر احتمال دارد شرکت شما را توصیه کنند، که باعث تقویت برند شما و ایجاد تبلیغات دهان به دهان مثبت می‌شود.
- افزایش کارایی: جزئیات کوچک، مانند برنامه‌ریزی روان مصاحبه‌ها، اهمیت دارند. ۴۸٪ از داوطلبان در صورت عدم مدیریت مناسب برنامه‌ریزی، احتمال کمتری دارد که یک کارفرما را توصیه کنند یا با آن تعامل داشته باشند.
- جذب استعدادهای برتر: یک سفر داوطلب برنامه‌ریزی‌شده به شما کمک می‌کند تا فرد مناسب برای نقش خود را شناسایی کنید و به استعدادهای برتر نشان می‌دهد که شما برای مهارت‌ها و مشارکت‌های آن‌ها ارزش قائل هستید.
- کاهش هزینه‌های استخدام: شکاف‌ها در فرآیند استخدام شما می‌تواند پرهزینه باشد. بهبود تجربه داوطلب به شما کمک می‌کند تا استخدام‌های مناسب را سریع‌تر و کارآمدتر پیدا کنید.
۷ نقطه تماس سفر داوطلب و نحوه بهینه‌سازی آن
شهرت شرکت شما توسط هفت لحظه کلیدی شکل می‌گیرد—خواه به آن‌ها توجه کنید یا نه. در زیر، این نقاط تماس حیاتی را با مثال‌ها و نکات عملی شرح می‌دهیم:
۱. آگاهی
مرحله آگاهی جایی است که داوطلبان بالقوه برای اولین بار با شرکت شما و فرصت‌های شغلی که ارائه می‌دهید آشنا می‌شوند. این فرصت شماست تا با برقراری ارتباط واضح در مورد ارزش‌ها، فرهنگ و مزایای کار با شما، تأثیر قوی بگذارید. یک شرح شغل جذاب همراه با برندسازی کارفرمایی گیرا می‌تواند به جذب استعدادهای مناسب کمک کند و پایه‌ای برای یک فرآیند استخدام موفق ایجاد کند.
صفحه مشاغل Columbia Sportswear نمونه‌ای عالی از نحوه جذب داوطلبان بالقوه است. این صفحه به وضوح ارزش‌ها، فرهنگ و تعهد شرکت به کارکنان خود را نشان می‌دهد و به جویندگان کار درک درستی از چگونگی کار در آنجا می‌دهد. این صفحه شامل فرصت‌های شغلی فعلی، یک ابزار جستجوی آسان و توصیفات واقعی کارمندان است که فرآیند درخواست را ساده و جذاب می‌کند. Columbia با برجسته کردن مأموریت و اشتیاق خود به ماجراجویی، برای داوطلبانی که دیدگاه و ارزش‌های آن‌ها را به اشتراک می‌گذارند، جذاب است.
نقاط تماس کلیدی برای بهینه‌سازی:
- برند خود را به نمایش بگذارید: فرهنگ، ارزش‌ها و داستان‌های موفقیت کارمندان خود را به صورت آنلاین از طریق تکنیک‌های نوآورانه مانند معرفی هفتگی کارمندان، ویدیوهای نشان‌دهنده ارزش‌ها در عمل و داستان‌های رشد شغلی برجسته کنید. به عنوان مثال، HubSpot از پست‌های وبلاگی مانند “یک روز زندگی یک HubSpotter” برای نمایش فرهنگ خود استفاده می‌کند.
- در رسانه‌های اجتماعی دیده شوید: به طور استراتژیک فرهنگ شرکت خود را در لینکدین، اینستاگرام و X—جایی که داوطلبان ایده‌آل شما واقعاً حضور دارند—به نمایش بگذارید. فرصت‌های شغلی جذاب را به اشتراک بگذارید و فرهنگ محل کار خود را آشکار کنید.
- صفحه مشاغل خود را بهبود بخشید: با بهینه‌سازی استراتژیک کلمات کلیدی، دید صفحه مشاغل خود را در نتایج جستجوی شغل گوگل افزایش دهید. عباراتی با قصد بالا مانند “مشاغل در [نام شرکت شما]،” “فرصت‌های شغلی [نام شرکت شما]” و “پوزیشن‌های [نقش] در [نام شرکت شما]” را هدف قرار دهید.
۲. جذب
رقابت برای استعدادهای برتر از همیشه سخت‌تر است. داوطلبان اکنون انتظار یک فرآیند درخواست آسان، ارتباط سریع و تعاملات متفکرانه را دارند. شرکت‌هایی که تجربه استخدام عالی ارائه می‌دهند، متمایز می‌شوند.
به عنوان مثال، شرکت خرده‌فروشی آنلاین Zappos به دلیل شرح شغل‌های مشتری‌محور خود که بر فرهنگ شرکت تأکید دارند، مشهور است.
آن‌ها همچنین به دلیل رویکرد غیرمعمول خود در شناخت داوطلب و شرکت شناخته شده‌اند. به عنوان مثال، Zappos به هر کسی که علاقه‌مند باشد، فرصتی برای رزرو یک تور در دفتر یا یک جلسه پرسش و پاسخ برای آشنایی با فرهنگ شرکت، ارزش‌های اصلی و تعامل کارکنان ارائه می‌دهد.
نقاط تماس کلیدی برای بهینه‌سازی:
- شرح شغل‌های خود را متناسب کنید: ۷۱٪ از جویندگان کار می‌گویند که گنجاندن جزئیات مربوط به فرهنگ شرکت در شرح شغل‌ها “بسیار” یا “فوق‌العاده” مهم است.
- واضح و شفاف باشید: ابهام را از فرآیند استخدام خود حذف کنید. مهارت‌های ضروری و مهارت‌های ترجیحی را مشخص کنید. این آگهی استخدام آمازون، صلاحیت‌های “اساسی” و “ترجیحی” را جدا می‌کند تا استعدادهایی را جذب کند که در غیر این صورت ممکن است درخواست ندهند.
- به داوطلبان کمک کنید تا آینده خود را ببینند: نشان دهید که چگونه آن‌ها می‌توانند به صورت حرفه‌ای و شخصی در شرکت شما رشد کنند. مجموعه YouTube “Beyond the Wheel” از Grubhub کار بسیار خوبی در برجسته کردن آرزوهای مدیران تحویل خود انجام می‌دهد.
علاقه (Interest)
نقطه تماس “علاقه” بخش کلیدی فرآیند استخدام است. در این مرحله، داوطلبان نگاهی دقیق‌تر به سازمان شما می‌اندازند تا تصمیم بگیرند آیا اینجا مکانی است که دوست دارند در آن کار کنند یا خیر. آن‌ها فرهنگ سازمانی، ارزش‌ها و شهرت شرکت شما را از طریق کانال‌هایی مانند نظرات Glassdoor، پست‌های LinkedIn و حتی تعاملات تیمی در پلتفرم‌هایی مانند X (توییتر سابق) بررسی می‌کنند. در این مرحله، اعتماد و شفافیت برای حفظ تعامل داوطلبان و تشویق آن‌ها به درخواست دادن ضروری است.
برای متمایز شدن، استخدام‌کنندگان باید محتوای واضح، جذاب و صادقانه‌ای را به اشتراک بگذارند که به سؤالات احتمالی کارمندان پاسخ دهد. این می‌تواند شامل جزئیاتی در مورد مزایا، محیط کار، فرصت‌های رشد شغلی یا نحوه تصمیم‌گیری در مورد مواردی مانند ارتقاء و حقوق باشد.
یک مثال عالی، “ماشین حساب جبران خدمات” GitHub است که به داوطلبان اجازه می‌دهد محدوده حقوق را بر اساس نقش، تجربه و موقعیت مکانی مشاهده کنند. GitHub با ارائه آشکار این اطلاعات، اعتماد ایجاد می‌کند و تعهد خود را به عدالت و شفافیت نشان می‌دهد.
نقاط تماس کلیدی برای بهینه‌سازی:
محتوای شخصی‌سازی‌شده به اشتراک بگذارید: به داوطلبان اجازه دهید با ثبت‌نام از طریق ایمیل خود ابراز علاقه کنند، سپس از آن برای ارسال به‌روزرسانی‌های متناسب با کار شما و فرصت‌های شغلی مشابه استفاده کنید.
یک صفحه “پرسش‌های متداول داوطلبان” ایجاد کنید: فهرست‌های شغلی را ساده و آسان برای پیمایش کنید. یک صفحه پرسش‌های متداول ایجاد کنید که به سؤالات واقعی استخدام‌شدگان اخیر پاسخ دهد و آن را به طور منظم به‌روزرسانی کنید. برای الهام گرفتن، مثال BlackRock را بررسی کنید که همه چیز از آمادگی برای مصاحبه تا توصیه‌های روز اول را پوشش می‌دهد.
جلسات گپ و گفت دوستانه با اعضای تیم را تسهیل کنید: از ابزارهایی مانند Calendly یا HubSpot برای ترتیب دادن جلسات سریع 10-15 دقیقه‌ای بین داوطلبان بالقوه و اعضای تیم استفاده کنید. این مکالمات مستقیم و غیررسمی می‌تواند یک عامل تغییردهنده در جذب استعدادهای برتر باشد.
درخواست دادن (Applying)
زمانی که داوطلبان به این مرحله از فرآیند درخواست می‌رسند، آماده حرکت به جلو هستند. آن‌ها در مورد شرکت شما تحقیق کرده‌اند، شرح شغل را بررسی کرده‌اند و تصمیم گرفته‌اند که می‌خواهند به تیم شما بپیوندند. با این حال، حتی با انگیزه‌ترین متقاضیان نیز اگر روند کار بیش از حد پیچیده یا ناامیدکننده باشد، ممکن است علاقه خود را از دست بدهند. با توجه به اینکه بسیاری از داوطلبان برای چندین شغل درخواست می‌دهند، این تجربه باید ساده و کارآمد باشد.
تحقیقات Recruiter.com نشان می‌دهد که 89.4 درصد از داوطلبان به دلیل پیچیدگی غیرضروری، درخواست‌های شغلی را رها می‌کنند. نادیده گرفتن این موضوع می‌تواند منجر به از دست دادن استعدادهای برتر شود. برای رقابتی ماندن، شرکت‌ها باید فرآیند درخواست را ساده کنند. ابزارهایی مانند HireVue می‌توانند به ساده‌سازی هر مرحله از سفر داوطلب کمک کرده و در عین حال حجم کار استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام را کاهش دهند.
نقاط تماس کلیدی برای بهینه سازی:
- درخواست را ساده کنید: فقط اطلاعات ضروری را در ابتدا درخواست کنید. سؤالات مفصل را برای بعد ذخیره کنید و ویژگی‌های صرفه‌جویی در زمان مانند تکمیل خودکار یا وارد کردن پروفایل LinkedIn را اضافه کنید.
- دستورالعمل‌ها را واضح کنید: به داوطلبان اطلاع دهید که چه انتظاری داشته باشند. برای مثال، Spotify از یک نمودار ساده برای توضیح فرآیند استخدام خود در یک نگاه استفاده می‌کند.
- به طور مداوم ارتباط برقرار کنید: داوطلبان را در تاریکی رها نکنید. از پاسخ‌های خودکار برای تأیید درخواست‌ها و به اشتراک گذاشتن جدول زمانی مراحل بعدی استفاده کنید.
ارزیابی (Evaluating)
در این مرحله، استخدام‌کنندگان درخواست‌ها را بررسی می‌کنند تا واجد شرایط‌ترین داوطلبان را پیدا کنند. این معمولاً شامل فهرست‌بندی بر اساس مدارک و تجربه و استفاده از آزمون‌ها یا ارزیابی‌ها برای بررسی مهارت‌های کلیدی مورد نیاز برای این نقش است.
ارتباط واضح و به موقع در این مرحله مهم است. به‌روز نگه داشتن داوطلبان در مورد وضعیت درخواست، مراحل بعدی و جدول زمانی، اعتماد و شفافیت ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، ارسال یک ایمیل خودکار برای تأیید دریافت درخواست، و به دنبال آن به‌روزرسانی در مورد جزئیات فهرست‌بندی یا ارزیابی، می‌تواند عدم اطمینان را کاهش داده و تجربه داوطلب را بهبود بخشد.
نقاط تماس کلیدی برای بهینه‌سازی:
فرآیند را جذاب کنید: فقط درخواست مدارک بی‌پایان نکنید—سعی کنید از گیمیفیکیشن استفاده کنید. برای مثال، Marriott از بازی‌های مبتنی بر علوم اعصاب برای ارزیابی ویژگی‌های داوطلبان استفاده کرد. ابزارهایی مانند Testlify و Test Gorilla این کار را آسان می‌کنند.
شفاف و صادق باشید: نقش را بیش از حد تبلیغ نکنید یا وعده‌های دروغین ندهید—این می‌تواند منجر به عدم تعامل شود.
پیشینه‌های متنوع را در نظر بگیرید: با استفاده از معیارهای عینی برای فهرست‌بندی، از سوگیری اجتناب کنید. ابزارهایی مانند Applied و Harver از استخدام کور برای حذف اطلاعات شناسایی و تمرکز بر ارزیابی‌ها استفاده می‌کنند.
مصاحبه (Interviewing)
مرحله مصاحبه زمانی است که شرکت و داوطلبان ملاقات می‌کنند تا ببینند آیا با هم تناسب دارند یا خیر. این معمولاً شامل مصاحبه‌های یک به یک یا گروهی است و ممکن است شامل وظایف یا چالش‌هایی برای ارزیابی مهارت‌ها و تجربه داوطلب باشد.
مصاحبه‌های ساختاریافته برای حفظ روند عادلانه و یکنواخت کلیدی هستند. معیارهای ارزیابی واضحی را در اختیار مدیران استخدام قرار دهید تا به آن‌ها کمک کند بر مهم‌ترین موارد برای این نقش تمرکز کنند.
نقاط تماس کلیدی برای بهینه‌سازی:
مصاحبه‌شوندگان را تشویق کنید تا داستان‌های خود را به اشتراک بگذارند: Airbnb از داستان‌گویی در مصاحبه‌های خود برای انعکاس فرهنگ خود استفاده می‌کند. داوطلبان تجربیاتی را به اشتراک می‌گذارند که با ارزش‌های Airbnb همسو است و ارتباطات معناداری را تقویت می‌کند.
با یک راهنمای مصاحبه، داوطلبان را راحت کنید: سازمان‌های هوشمند فرآیند استخدام خود را سفارشی می‌کنند. Atlassian دفترچه‌های راهنمای خاص نقش را ارائه می‌دهد، بنابراین متقاضیان می‌دانند چه انتظاری داشته باشند.
تیم خود را آموزش دهید: استخدام‌کنندگان را در مورد تکنیک‌های مصاحبه مؤثر آموزش دهید و اطمینان حاصل کنید که آن‌ها نقش را درک می‌کنند و یک تجربه داوطلبانه روان و حرفه‌ای ایجاد می‌کنند.
استخدام (Hiring)
مرحله استخدام جایی است که هیجان به اوج خود می‌رسد. داوطلب پیشنهاد شغلی را پذیرفته است و هر دو طرف برای این انتقال آماده می‌شوند. با این حال، این مرحله اغلب جایی است که شرکت‌ها شتاب خود را از دست می‌دهند—پردازش کند قرارداد، عدم ارتباط، یا یک تجربه پیش از ورود (preboarding) نامنظم می‌تواند عدم اطمینان ایجاد کند.
یک فرآیند استخدام خوش‌ساختار تضمین می‌کند که داوطلبان همچنان درگیر، به تصمیم خود مطمئن و برای روز اول کاری خود هیجان‌زده باقی بمانند. همچنین یک تجربه روان و خوشایند را تقویت می‌کند و پایه‌ای برای حفظ بلندمدت نیروها ایجاد می‌کند.
نقاط تماس کلیدی برای بهینه‌سازی:
فرآیند ورود (onboarding) را بلافاصله شروع کنید: فرآیند ورود به محض اینکه آن‌ها “بله” می‌گویند آغاز می‌شود. مطالعه BambooHR نشان داد که 44 درصد از کارمندان در هفته اول در مورد پیشنهاد شغلی خود تردید می‌کنند. فرآیند ورود را بلافاصله پس از پذیرش پیشنهاد با دستورالعمل‌های واضح، دسترسی به ابزارها و یک خوشامدگویی گرم برای ایجاد لحن مناسب آغاز کنید.
فرآیند پذیرش پیشنهاد را ساده کنید: پذیرش پیشنهادات را برای داوطلبان آسان کنید. از ابزارهای دیجیتال مانند پلتفرم‌های امضای الکترونیکی برای امضای سریع و ایمن استفاده کنید. مراحل بعدی را به وضوح توضیح دهید و یک مخاطب برای هرگونه سؤال به اشتراک بگذارید تا یک تصور مثبت و منظم ایجاد کنید.
یک چک‌لیست پیش از ورود ایجاد کنید: مراحلی مانند به اشتراک گذاشتن دفترچه راهنمای کارمند، برنامه‌ریزی معرفی تیم، ارسال پیام خوشامدگویی از طرف رهبری و ارائه دسترسی به مواد آموزشی یا راهنمای تنظیمات را برای اینکه استخدام‌شدگان جدید قبل از روز اول کاری خود احساس آمادگی و ارزشمندی کنند، در نظر بگیرید. به عنوان مثال، گوگل یک چک‌لیست الکترونیکی ساده با یادآوری‌های به‌موقع در مورد فرآیند ورود کارمندان جدید برای مدیران ارسال کرد.
6 گام برای ترسیم سفر داوطلب
قبل از بهبود نقاط تماس ذکر شده در بالا، ممکن است بخواهید یک قدم به عقب بردارید و تجربه داوطلب را ترسیم کنید. این کار کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که هر تعامل انتظارات را برآورده می‌کند، برند کارفرمایی شما را تقویت می‌کند و استخدام را بهبود می‌بخشد. در اینجا شش گام برای ایجاد و اصلاح یک نقشه سفر داوطلب قوی آورده شده است.
تعریف پرسونای داوطلب: با ایجاد پرسونا‌هایی که نماینده استعدادهای هدف شما هستند شروع کنید. جزئیاتی مانند جمعیت‌شناسی، اهداف شغلی، ترجیحات ارتباطی و سبک‌های کاری را در نظر بگیرید.
مثال: “مهندس نرم‌افزار سطح متوسط (5-8 سال تجربه)، ارزش کار از راه دور را می‌داند، به دنبال رشد شغلی است، ارتباط واضح را ترجیح می‌دهد و از همکاری غیرهمزمان لذت می‌برد.”
ترسیم مراحل سفر: سفر داوطلب معمولاً این مراحل کلیدی را دارد: آگاهی ← ملاحظه ← درخواست ← انتخاب ← ورود. هر مرحله را با در نظر گرفتن اقدامات داوطلبان و انتظارات آن‌ها ترسیم کنید.
شناسایی نقاط تماس و کانال‌ها: نقاط تماس مهم (مانند وب‌سایت کاریابی شما، فرآیند درخواست یا مصاحبه‌ها) را ترسیم کنید و ارزیابی کنید که آیا انتظارات را برآورده می‌کنند یا خیر. کانال‌های کلیدی مانند ارتباطات ایمیلی، ارتباط استخدام‌کنندگان و فرآیندهای پیگیری را برای بهبود تجربه بهینه کنید.
جمع‌آوری بازخورد از داوطلبان: از بازخورد برای بهبود فرآیند استخدام استفاده کنید. ابزارهایی مانند نظرسنجی‌های پس از درخواست، مصاحبه‌های خروج یا پلتفرم‌هایی مانند Jive Insights و Lattice می‌توانند بینش‌های عملی ارائه دهند.
شناسایی و رفع شکاف‌ها: از بازخورد و معیارها برای شناسایی و رفع مشکلات موجود در فرآیند استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر داوطلبان در طول فرآیند درخواست انصراف می‌دهند، فرآیند را با استفاده از ابزارهایی مانند HireVue یا ویژگی درخواست با یک کلیک LinkedIn ساده کنید. به طور منظم معیارهایی مانند نرخ انصراف، زمان استخدام و نرخ پذیرش پیشنهاد را برای اطمینان از عملکرد روان پیگیری کنید.
بهبود و اصلاح مستمر: نقشه سفر داوطلب ایستا نیست—باید با گذشت زمان تکامل یابد. اعضای تیم خاصی را برای نظارت بر حوزه‌های کلیدی تعیین کنید. به عنوان مثال، منابع انسانی می‌تواند کیفیت مصاحبه را مدیریت کند، در حالی که بازاریابی از تجربه دیجیتال و برند کارفرمایی مراقبت می‌کند. موفقیت را با پیگیری نرخ تبدیل در هر مرحله و نظارت بر حفظ کارمندان جدید برای اطمینان از بازدهی تلاش‌های خود اندازه‌گیری کنید.
برند کارفرمایی شما، برداشت‌های داوطلبان را مدت‌ها قبل از اولین تعامل شما تعیین می‌کند. از طریق ارزش‌های شرکتی واضح، داستان‌های معتبر کارمندان و کانال‌های اجتماعی ، یک حضور دیجیتالی قانع‌کننده ایجاد کنید. مشکلات استخدام را حذف کنید و شاهد جریان طبیعی داوطلبان بااستعداد در سازمان خود باشید.
