اصول مدیریت منابع انسانی

۱. جذب و گزینش

جذب و گزینش، قابل‌دیدترین عناصر منابع انسانی هستند. چه کسی اولین مصاحبه کاری خود را فراموش کرده است، درست است؟ هدف فرآیند جذب و گزینش، پیدا کردن و استخدام بهترین کاندیدا برای شغل است، که اولی بر جذب کاندیداهای بالقوه برای درخواست نقش و دومی بر ارزیابی و انتخاب بهترین کاندیدا از بین متقاضیان تمرکز دارد.

فرآیند جذب معمولاً شامل مراحل زیر به شکلی یا دیگری است:

آماده‌سازی:

• دریافت اطلاعات شغری خالی از مدیر استخدام
• نوشتن شرح شغل
• ایجاد آگهی‌های شغلی

جستجو:

• جستجوی کاندیداها
• بررسی استخر استعدادهای موجود
• اطلاع‌رسانی به مدیر استخدام

غربالگری:

• غربالگری رزومه‌ها
• مصاحبه تلفنی
• ارائه پیش‌نمای واقعی شغل

آخرین مرحله از مرحله جذب با فرآیند گزینش همپوشانی دارد که به شرح زیر ادامه می‌یابد:

• مصاحبه شغلی
• ارزیابی
• بررسی سوابق و مراجع
• تصمیم‌گیری برای استخدام
• پیشنهاد شغلی و قرارداد
• (پیش‌ورودی و ورود به کار)

۲. مدیریت عملکرد

همانطور که قبلاً ذکر کردیم، شیوه‌های مدیریت عملکرد یک سازمان نقش مهمی در ایجاد یک محیط کار پربازده و مثبت و حفظ انگیزش کارکنان دارد. طبق گزارش موسسه تحقیقات منابع انسانی، ۶۷ درصد از سازمان‌های پیشرو در مدیریت عملکرد، افزایش عملکرد کارکنان را تجربه کردند، در مقایسه با تنها ۱۶ درصد از سازمان‌های عقب‌مانده در این زمینه.

مدیریت عملکرد دومین سنگ بنای مدیریت منابع انسانی است. این مجموعه ای از فرآیندها و سیستم‌ها است که با هدف توسعه کارکنان به گونه‌ای طراحی شده است که آن‌ها بتوانند وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. کارمندانی که به پتانسیل کامل خود توانمند می‌شوند، بهره‌وری، پایداری و حاشیه سود یک کسب‌وکار را بهبود می‌بخشند.

هدف از مدیریت عملکرد سه‌گانه است:

• کمک به کارکنان برای تقویت مهارت‌هایی که به آن‌ها امکان می‌دهد در نقش‌های خود بهتر عمل کنند.
• رسیدن به بالاترین پتانسیل آن‌ها
• افزایش موفقیت آن‌ها در عین دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان.

مدیریت عملکرد موثر بر اساس گفت‌وگوی مداوم بین کارکنان، مدیران و منابع انسانی است.

یک فرآیند مدیریت عملکرد استراتژیک و سیستماتیک شامل اجزای شفاهی و کتبی است که در طول سال انجام می‌شود. این شامل اقدامات زیر است:

• تعیین انتظارات واضح
• تعیین اهداف و مقاصد فردی که با اهداف تیم و سازمان همسو است
• ارائه انواع مختلف بازخورد
• گفتگوهای عملکردی منظم، مانند بررسی عملکرد و ارزیابی عملکرد
• ارزیابی نتایج

تصمیمات مهم در مورد حرفه یک کارمند، مانند ارتقاء، پاداش و اخراج، باید به فرآیند مدیریت عملکرد سازمان مرتبط باشد.

۳. آموزش و توسعه

آموزش و توسعه (L&D) یکی دیگر از اصول بنیادی منابع انسانی و بخش مهمی از استراتژی توسعه کلی نیروی انسانی یک سازمان است. به زبان ساده، L&D یک فرآیند سیستماتیک است که مهارت‌ها، دانش و شایستگی‌های افراد را برای بهبود عملکرد کاری آن‌ها افزایش می‌دهد. یادگیری شامل کسب دانش، مهارت، رفتار و نگرش‌هایی است که منجر به عملکرد بهتر شغلی می‌شود. نمونه‌هایی از فعالیت‌های یادگیری می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• خواندن وبلاگ‌ها، مقالات یا کتاب‌ها
• آزمایش عملی
• یادگیری همتابه‌همتا
• جلسات ناهار و یادگیری
• شرکت در سمینارها، کنفرانس‌ها یا وبینارها

توسعه حول گسترش و تعمیق دانش یک فرد مطابق با اهداف حرفه‌ای بلندمدت فردی او می‌چرخد. ایده اینجا رشد توانایی‌های مرتبط با شغل و گسترش پتانسیل فرد برای فرصت‌های آینده است.

فعالیت‌های متمرکز بر توسعه شامل موارد زیر است:

• کوچینگ
• سایه‌کاری شغلی
• آموزش رهبری
• مشاوره

یاد گیری و توسعه L&D به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را دوباره کسب کنند و ارتقا دهند. معمولاً توسط منابع انسانی هدایت می‌شود و یک برنامه یادگیری و توسعه قوی می‌تواند در پیشبرد سازمان به سمت اهداف بلندمدت بسیار مفید باشد.

این رویکرد به کارکنان اجازه می‌دهد تا شکاف‌های مهارتی را پر کنند و به سمت رهبری رشد کنند. یک چارچوب شناخته شده که مدیریت عملکرد را با فعالیت‌های L&D مرتبط می‌کند، شبکه ۹ خانه‌ای است. بر اساس رتبه‌بندی عملکرد و پتانسیل افراد، منابع انسانی و مدیر می‌توانند در مشاوره با کارمند، برنامه‌های توسعه مختلفی را توصیه کنند.

۴. برنامه‌ریزی جانشینی

برنامه‌ریزی جانشینی شامل برنامه‌ریزی برای موارد اضطراری در صورت ترک سازمان توسط کارمندان کلیدی است. این درباره شناسایی پیشگیرانه افراد برتر و رهبران بالقوه و آماده‌سازی آن‌ها برای پر کردن سمت‌های (بالا) به محض ترک کسی است. در حالی که برای تداوم و گاهی حتی بقا کسب‌وکار ضروری است، بسیاری از شرکت‌ها در همه اندازه‌ها هنوز برنامه جانشینی جامعی ندارند. برنامه‌ریزی جانشینی فرآیند پیچیده‌ای است و اگر می‌خواهید با موفقیت آن را مدیریت کنید، سه نکته زیر را در نظر داشته باشید:

نقش‌های حیاتی تنها: برنامه‌ریزی جانشینی بر روی نقش‌هایی تمرکز می‌کند که برای رقابت‌پذیری و تداوم سازمان حیاتی هستند، به ویژه نقش‌های رهبری ارشد.

استعداد کلیدی: جای تعجب نیست که برای این نقش‌های حیاتی، تنها افراد برتر و رهبران بالقوه (معمولاً کاندیداهای داخلی) برای مشاوره و توسعه انتخاب می‌شوند.

تداوم: هدف نهایی برنامه‌ریزی جانشینی این است که اطمینان حاصل شود که فرد دیگری برای تصاحب فوری پس از ترک کسی آماده است تا تداوم کسب‌وکار حفظ شود.

حقایق برنامه‌ریزی جانشینی

۷۰ درصد از کسب‌وکارهای خانوادگی انتقال از نسل اول به نسل دوم را پشت سر نمی‌گذارند. دلیل اصلی این امر نبود برنامه‌ریزی جانشینی است. طبق گزارش HBR، انتقال ضعیف مدیرعامل سالانه تقریباً ۱ تریلیون دلار فقط برای شرکت‌های  S&P ۱۵۰۰ هزینه دارد.

۵. پاداش و مزایا

یکی دیگر از اجزای اساسی مدیریت منابع انسانی، پاداش و مزایا است که اغلب به اختصار comp & ben نامیده می‌شود. پاداش عادلانه در جذب، انگیزه دادن و حفظ کارکنان بسیار مهم است.

پاداش و مزایا شامل تمام پاداش‌های پولی و غیرپولی است که کارکنان در ازای کار خود از کارفرما دریافت می‌کنند. نمونه‌هایی از آن عبارتند از:

• حقوق
• پاداش
• بیمه
• مشارکت بازنشستگی
• مزایای مراقبت از کودک
• گزینه‌های کار انعطاف‌پذیر
• و غیره

درست کردن comp & ben به دو دلیل اصلی مهم است.

از یک طرف، ارائه یک پیشنهاد جذاب و قوی برای جذب بهترین استعدادها کلیدی است. از سوی دیگر، comp & ben و مالیات‌های مرتبط می‌توانند تا ۷۰ درصد از هزینه‌های کسب‌وکار را تشکیل دهند، که اهمیت تعادل آن با بودجه و حاشیه سود سازمان را نشان می‌دهد. بنابراین، منابع انسانی باید وضعیت پاداش و مزایا را در سازمان خود به دقت رصد کند.

نکته آخر این است که رضایت کارکنان عمدتاً توسط آنچه که آن‌ها به‌عنوان عادلانه درک می‌کنند هدایت می‌شود تا اینکه چقدر به کسی پرداخت می‌شود. اینکه کارکنان در مورد فلسفه و فرآیند پرداخت شرکت چه احساسی دارند، بیشتر بر دیدگاه آن‌ها تأثیر می‌گذارد تا خود پرداخت واقعی.

بنابراین، علاوه بر ارائه پاداش مناسب، تیم‌های منابع انسانی ممکن است بخواهند توجه بیشتری به نحوه عملکرد شفافیت پرداخت و نحوه مدیریت درک‌های پاداش در شرکت خود داشته باشند.

۶. سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)

دو اصل پایه‌ای نهایی مدیریت منابع انسانی، خود روش‌های منابع انسانی نیستند، بلکه ابزارهایی برای بهبود منابع انسانی هستند. اولین مورد سیستم اطلاعات منابع انسانی یا HRIS است.

بیشتر راهکارهای HRIS از تمام فرآیندها و روش‌های منابع انسانی که در بالا مورد بحث قرار گرفت، پشتیبانی می‌کنند. با این حال، گاهی اوقات مدیریت این عملکردها در سیستم‌های مختلف منابع انسانی پخش می‌شود. به عنوان مثال:

• متخصصان منابع انسانی اغلب از سیستم ردیابی متقاضیان یا ATS برای جذب و گزینش استفاده می‌کنند تا متقاضیان و کارمندان جدید را پیگیری کنند.
• برای مدیریت عملکرد، از سیستم مدیریت عملکرد برای پیگیری اهداف فردی و وارد کردن رتبه‌های عملکرد استفاده می‌شود.
• در L&D، سازمان‌ها از سیستم مدیریت یادگیری (LMS) برای توزیع محتوای آموزشی داخلی استفاده می‌کنند و از سیستم‌های دیگر منابع انسانی برای پیگیری بودجه‌ها و تأیید آموزش استفاده می‌شود.
• متخصصان پاداش اغلب از سیستم حقوق و دستمزد استفاده می‌کنند.
• ابزارهای دیجیتالی وجود دارد که برنامه‌ریزی جانشینی موثر را امکان‌پذیر می‌سازد.

طبق گزارش سالانه ارزیابی تجربه دیجیتال کارمند، ۳۰ درصد از شرکت‌ها هنوز از بیش از ده سیستم مختلف منابع انسانی استفاده می‌کنند. در اینجا نکته اصلی این است که یک عنصر دیجیتالی قابل توجه برای کار در منابع انسانی وجود دارد، به همین دلیل است که هنگام صحبت در مورد اجزای اساسی HRM باید HRIS را ذکر کنیم.

۷. داده‌ها و تحلیل‌های منابع انسانی

آخرین اصل بنیادی منابع انسانی حول محور داده‌ها و تحلیل‌ها می‌چرخد. در دهه گذشته، منابع انسانی جهش قابل توجهی به سمت داده‌محور شدن داشته است.

سیستم اطلاعات منابع انسانی که در مورد آن صحبت کردیم، اساساً یک سیستم ورود داده است. از داده‌های موجود در این سیستم‌ها می‌توان برای تصمیم‌گیری بهتر و آگاهانه‌تر استفاده کرد.

یک روش آسان برای پیگیری داده‌های حیاتی از طریق معیارهای منابع انسانی و یا KPIهای منابع انسانی است. این‌ها اندازه‌گیری‌های خاصی هستند که نشان می‌دهند عملکرد یک شرکت در یک شاخص مشخص چگونه است. این به عنوان گزارش‌دهی منابع انسانی شناخته می‌شود.

این نوع گزارش‌دهی بر وضعیت فعلی و گذشته سازمان تمرکز دارد. با استفاده از تحلیل‌های منابع انسانی و افراد، منابع انسانی همچنین می‌تواند پیش‌بینی کند. نمونه‌ها شامل نیازهای نیروی کار، قصد ترک کار کارکنان، تأثیر تجربه کارمند بر رضایت مشتری و بسیاری موارد دیگر است.

منابع انسانی می‌تواند با اندازه‌گیری فعال و نگاه کردن به این داده‌ها، تصمیمات داده‌محور بیشتری اتخاذ کند. این تصمیم‌ها عینی‌تر هستند، که یافتن حمایت مدیریت برای آن‌ها را آسان‌تر می‌کند.