تنها ۲ درصد از مدیران ارشد منابع انسانی (CHRO) در فهرست Fortune 500 بر این باورند که استراتژی‌های مدیریت عملکرد سازمان‌هایشان مؤثر است. مشکل واضح است: موفقیت کسب‌وکار به عملکرد کارکنان وابسته است، اما بدون یک استراتژی خوب مدیریت عملکرد، شرکت‌ها برای رقابتی ماندن با مشکل مواجه می‌شوند.
استراتژی‌های مدیریت عملکرد کارکنان برای دستیابی به نتایج حیاتی هستند. با این حال، شرکت‌ها اغلب از آنها چشم‌پوشی می‌کنند و منابع کافی را به توسعه آنها اختصاص نمی‌دهند.
یافته‌های گالوپ و SHRM نشان می‌دهد که کمتر از ۲۰ درصد از کارکنان، بازبینی عملکرد خود را الهام‌بخش می‌دانند و ۹۵ درصد از مدیران از سیستم‌های بازبینی سازمان‌های خود ناراضی هستند. با این وجود، ۶۰ درصد از شرکت‌هایی که سیستم‌های مدیریت عملکرد مؤثری دارند، گزارش می‌دهند که عملکردی بهتر از رقبای خود داشته‌اند.
واضح است که مدیریت عملکرد مؤثر است. بیایید بررسی کنیم که مدیریت عملکرد چیست، چرا اهمیت دارد و چه استراتژی‌های مؤثر مدیریت عملکردی را می‌توانید امروز در سازمان خود پیاده کنید.
مدیریت عملکرد چیست؟
فرآیند مدیریت عملکرد، هدفش تسهیل گفتگوی باز بین منابع انسانی، مدیران و کارکنان است. بحث در مورد مسئولیت‌های شغلی، انتظارات، عملکرد و اهداف به روشن شدن این موضوع کمک می‌کند که یک کارمند در حال حاضر در کجا قرار دارد، چگونه می‌خواهد رشد کند و چگونه می‌تواند توسعه خود را با اهداف تجاری هماهنگ کند.
به طور سنتی، مدیریت عملکرد یک بار در سال، معمولاً از طریق یک جلسه رسمی بین کارمند و مدیرش انجام می‌شد. امروزه، اکثر سازمان‌ها از ترکیبی از استراتژی‌های رسمی و غیررسمی در طول سال برای ارائه بازخورد مداوم استفاده می‌کنند.
در واقع، سازمان‌های مشهور بین‌المللی مانند ادوبی، دلوییت، جنرال الکتریک و مایکروسافت، فرآیند سنتی ارزیابی عملکرد را به طور کامل حذف کرده‌اند.
۴ مرحله مدیریت عملکرد کدامند؟
چهار مرحله کلیدی در مدیریت عملکرد وجود دارد:
برنامه‌ریزی: این مرحله شامل تعیین انتظارات و اهداف عملکرد و تعریف معیارهای موفقیت فردی است.
نظارت: منابع انسانی و مدیران، عملکرد کارکنان را در رابطه با اهداف تعیین‌شده پیگیری می‌کنند و بازخورد منظم ارائه می‌دهند.
توسعه و بازبینی: در این مرحله، منابع انسانی و مدیران، داده‌های عملکرد را برای کمک به کارکنان در اصلاح عملکرد ضعیف، تجزیه و تحلیل می‌کنند. به کارکنانی که عملکرد فوق‌العاده‌ای دارند، ممکن است پروژه‌های اضافی محول شود تا بتوانند بیشتر پیشرفت کنند.
رتبه‌بندی و پاداش: منابع انسانی و مدیران به طور منظم عملکرد کارکنان را پیگیری و رتبه‌بندی می‌کنند. کارکنانی که به طور مداوم عملکرد ضعیفی دارند، ممکن است با اخراج مواجه شوند، در حالی که سازمان از بهترین عملکردها قدردانی و به آنها پاداش می‌دهد.
استراتژی‌های مدیریت عملکرد کدامند؟
استراتژی مدیریت عملکرد، یک رویه سیستماتیک است که سازمان‌ها برای اطمینان از دستیابی به اهداف تجاری خود از آن استفاده می‌کنند. استراتژی‌های مدیریت عملکرد در درجه اول بر تیم‌ها و بخش‌ها (افراد) درون سازمان متمرکز هستند.
روش‌های مدیریت عملکرد معمولاً شامل تعیین هدف، بازخورد مداوم، توسعه کارکنان و ارزیابی عملکرد است. برای مثال، تعیین اهداف SMART به کارکنان کمک می‌کند تا انتظارات خود و نحوه مشارکت کارشان در اهداف سازمانی را درک کنند و آنها را برای دستیابی به این اهداف، انگیزه می‌دهد.
سپس مدیران به طور منظم با کارکنان ملاقات می‌کنند تا در مورد عملکرد و اهداف بحث کنند، بازخورد لحظه‌ای ارائه دهند و از پاسخگویی اطمینان حاصل کنند. این امر به حل مسائل قبل از تشدید آنها، بهبود روابط و ارتباطات بین منابع انسانی، مدیران و کارکنان و ایجاد فرهنگ رشد که به کارکنان کمک می‌کند تا پتانسیل خود را به حداکثر برسانند، کمک می‌کند.
کارفرمایان همچنین ممکن است آموزش و مربیگری ارائه دهند تا به توسعه مهارت‌ها و دانش کارکنان کمک کنند تا بتوانند به اهداف خود برسند و در حرفه خود پیشرفت کنند. سپس مدیران رفتار، تلاش و نتایج کارکنان را برای جشن گرفتن موفقیت‌های آنها، شناسایی نقاط قوت و ضعف آنها و کمک به پیشرفت بیشتر آنها ارزیابی می‌کنند.
چرا استراتژی‌های مدیریت عملکرد مهم هستند؟
مدیریت عملکرد استراتژیک به دلایل زیادی برای موفقیت سازمانی حیاتی است. مزایای اصلی مدیریت عملکرد مؤثر عبارتند از:
افزایش تعهد، انگیزه و روحیه کارکنان: مدیریت عملکرد به کارکنان کمک می‌کند تا نقش و اهمیت خود را در موفقیت سازمانی درک کنند، که می‌تواند منجر به افزایش انگیزه و تعهد شود.
بهبود عملکرد سازمانی: هنگامی که هر فرد در راستای اهدافی که با اهداف کلان کسب‌وکار هماهنگ هستند، تلاش می‌کند، عملکرد کلی سازمان بهبود می‌یابد.
فرصت‌های بیشتر برای توسعه شغلی: بررسی‌های منظم و بازخورد به کارکنان کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف خود را درک کنند، برای بهبود دانش و مهارت‌های خود آموزش ببینند و در حرفه خود در داخل سازمان پیشرفت کنند.
افزایش حفظ استعدادها: کارکنانی که در محل کار خود متعهدتر و با انگیزه‌تر هستند، به احتمال زیاد در سازمان باقی می‌مانند.
داده‌های جامع برای تصمیم‌گیری آگاهانه: استراتژی‌های مدیریت عملکرد، داده‌های کمی و کیفی را برای پیگیری عملکرد کارکنان جمع‌آوری می‌کنند و به منابع انسانی اجازه می‌دهند تا تصمیمات مبتنی بر شواهد در مورد آموزش، مربیگری و پیشرفت شغلی بگیرند.
آمادگی بیشتر برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری: نظارت منظم بر عملکرد، درک بهتری از شکاف‌های مهارتی به شرکت‌ها می‌دهد. سپس آنها می‌توانند کارکنان را برای ارتقاء زودهنگام آموزش دهند تا اختلالات کسب‌وکار را به حداقل برسانند.
۱۳ مثال از استراتژی‌های مدیریت عملکرد
بیایید چند نمونه از استراتژی‌های رایج مدیریت عملکرد را بررسی کنیم تا به شما در توسعه استراتژی خود برای سازمانتان کمک کند.
۱. تعیین اهداف SMART
اهداف SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و دارای محدودیت زمانی) می‌توانند ارتباط واضح با کارکنان را تسهیل کنند، انتظارات و مسئولیت‌ها را روشن کنند و اطمینان حاصل کنند که اهداف واقع‌بینانه و دست‌یافتنی هستند.
آنها همچنین معیارهای واضحی برای ارزیابی عملکرد ارائه می‌دهند، مهلت‌های مشخص تعیین می‌کنند و تکمیل به موقع وظایف را تشویق می‌کنند. این امر انگیزه و تعهد کارکنان را افزایش می‌دهد و فرهنگ بهبود مستمر را ایجاد می‌کند.
۲. اطمینان از بازخورد و بررسی‌های مداوم
حفظ ارتباط باز منظم با کارکنان و ارائه بازخورد سازنده می‌تواند به حل سریع مشکلات و پیشبرد رشد و پیشرفت کمک کند.
با این حال، لازم نیست جلسات رسمی تک‌نفره برنامه‌ریزی کنید. گفتگوهای غیررسمی در حین کار می‌تواند به راهنمایی کارکنان در مورد کارهایی که به خوبی انجام می‌دهند و آنچه باید در کار روزانه خود بهبود بخشند، کمک کند.
به مدیران یادآوری کنید که گفتگوی دوطرفه مداوم با تیم خود را حفظ کنند. به این ترتیب، کارکنان می‌توانند به راحتی سؤال بپرسند و مدیران می‌توانند بازخورد مؤثری ارائه دهند که از توسعه حرفه‌ای کارکنان پشتیبانی می‌کند.
۳. ایجاد برنامه‌های توسعه فردی کارکنان
برنامه‌های توسعه فردی کارکنان تشخیص می‌دهند که هر کارمند نیازهای آموزشی و توسعه‌ای منحصر به فردی دارد. چنین برنامه‌هایی به منابع انسانی و مدیران اجازه می‌دهد تا شخصاً با کارکنان ارتباط برقرار کنند و توسعه حرفه‌ای آنها را کارآمدتر شکل دهند.
این نشان می‌دهد که سازمان در رشد آنها سرمایه‌گذاری کرده است و رابطه قوی‌تری بین کارمند و کارفرما ایجاد می‌کند و روحیه و انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد.
۴. اجرای بازخورد ۳۶۰ درجه
بازخورد ۳۶۰ درجه شامل جمع‌آوری بازخورد از مدیر، سرپرست، ذینفعان مربوطه، همکاران و هر کارمندی است که آنها مدیریت می‌کنند. می‌توانید یک فرم آنلاین برای پاسخ‌دهندگان توزیع کنید تا بتوانند به راحتی بازخورد ارائه دهند.
این به شما و مدیرانی که با آنها کار می‌کنید کمک می‌کند تا به جای تکیه بر دیدگاه یک نفر، یک نمای کلی جامع‌تر و دقیق‌تر از عملکرد یک کارمند به دست آورید.
۵. انجام ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد بر معیارهای ارزیابی از پیش تعیین شده برای ارزیابی عملکرد هر کارمند در یک دوره زمانی مشخص (معمولاً شش ماه تا یک سال) متکی است. از نمونه‌های خاص عملکرد برای برجسته کردن دستاوردهای کارکنان و زمینه‌های بهبود استفاده کنید.
کارکنان باید در طول این ارزیابی‌ها بتوانند آزادانه و صادقانه با مدیر خود صحبت کنند. منابع انسانی همچنین باید به مدیران آموزش دهد که فعالانه به نظرات کارکنان گوش دهند. ارزیابی عملکرد عینی و بی‌طرفانه می‌تواند توسعه کارکنان را بیشتر کند.
۶. معرفی برنامه‌های تقدیر و پاداش
تقدیر و پاداش برای کار برجسته، بخش جدایی‌ناپذیر مدیریت عملکرد است. خواه پاداش‌های نقدی یا غیرنقدی دریافت کنند، نشان دادن اینکه شما برای تلاش‌های آنها ارزش قائل هستید، به عنوان تقویت مثبت حیاتی عمل می‌کند.
این می‌تواند انگیزه، عملکرد و حفظ کارکنان را افزایش دهد. برای انجام این کار تا یک ارزیابی عملکرد رسمی صبر نکنید – پاداش دادن به کار سخت به موقع در ایجاد حس ارزشمندی در کارکنان بسیار مؤثرتر است.
۷. استفاده از نرم‌افزار مدیریت عملکرد
نرم‌افزار مدیریت عملکرد می‌تواند به خودکار کردن جنبه‌های خسته‌کننده‌تر مدیریت عملکرد کمک کند. این موارد شامل به‌روزرسانی برگه‌های بررسی عملکرد، پیگیری معیارهای عملکرد و یادآوری به مدیران برای تنظیم جلسات با کارکنان است.
نرم‌افزار مناسب می‌تواند وظایف دستی و تکراری را کاهش دهد و زمان را برای تمرکز بر سایر وظایف بیشتر مبتنی بر افراد یا استراتژیک آزاد کند.
۸. ایجاد مدیریت مبتنی بر شایستگی
مدیریت مبتنی بر شایستگی، عملکرد را بر اساس شایستگی‌های خاص که بین نقش‌ها متفاوت است، اندازه‌گیری می‌کند. هر شایستگی را به مجموعه‌ای از رفتارهای مرتبط تقسیم می‌کند که سپس از آنها برای ارزیابی استفاده می‌کند.
۹. تعریف واضح OKRها (اهداف و نتایج کلیدی)
OKRها شامل اندازه‌گیری اهداف شرکت و کارکنان از طریق مجموعه‌ای خاص از نتایج مطلوب (معیارهای کمی) است.
برای مثال، یک هدف منابع انسانی می‌تواند کاهش گردش مالی کارکنان از ۱۵٪ به ۵٪ تا پایان سه ماهه چهارم باشد. برخی از نتایج کلیدی در این مورد می‌تواند توسعه یک برنامه توسعه فردی برای هر کارمند و راه‌اندازی سیستمی برای جلسات منظم تک‌نفره بین مدیران و کارکنان باشد.
OKRها وضوح و تمرکز را فراهم می‌کنند، اهداف استراتژیک را به برنامه‌ها تبدیل می‌کنند، همسویی در سراسر سازمان را تضمین می‌کنند و نتایج کمی ارائه می‌دهند که پیگیری پیشرفت را آسان‌تر می‌کند.
۱۰. کارت امتیازی متوازن (Balanced Scorecard)
کارت امتیازی متوازن، عملکرد را از دیدگاه‌های مالی، مشتری، کسب‌وکار داخلی و یادگیری – که همگی به هم مرتبط هستند – اندازه‌گیری می‌کند. این ابزار عملکرد جنبه‌های مختلف کسب‌وکار، مانند کیفیت محصول/خدمت، رضایت مشتری و ارقام فروش را پیگیری می‌کند.
کارت‌های امتیازی متوازن، دید واضحی از اهداف سازمانی به کارکنان می‌دهند تا همسویی را بهبود بخشند. از آنجا که یک کارت امتیازی بر شناسایی علل ریشه‌ای مشکلات موجود (در مقابل یک معیار واحد) تمرکز دارد، بهبود در زمینه‌های عملکرد خاص به قیمت از دست دادن سایر زمینه‌ها نیست.
۱۱. نظرسنجی‌های تعهد کارکنان
نظرسنجی‌های تعهد کارکنان با تکمیل پرسشنامه‌های ناشناس توسط کارکنان، قصد اندازه‌گیری تعهد در سراسر کسب‌وکار را دارند. این نظرسنجی‌ها به شما کمک می‌کنند تا درک بهتری از نحوه تفکر، احساس و رفتار کارکنان خود در محیط کار داشته باشید.
آنها همچنین بازخوردی را که کارکنان ممکن است از ترس از پیامدهای منفی در اشتراک مستقیم با مدیران مردد باشند، تسهیل می‌کنند. علاوه بر این، آنها به کارکنان کمک می‌کنند تا احساس شنیده شدن کنند – فقط به یاد داشته باشید که بر اساس داده‌های نظرسنجی عمل کنید تا به کارکنان نشان دهید که نظرات آنها واقعاً مهم است.
۱۲. برنامه‌های مربیگری و منتورینگ
منتورینگ می‌تواند به کارکنان کمک کند تا مهارت‌ها و رفتارهایی را که برای پیشرفت در کار نیاز دارند، توسعه دهند. مربیگری و منتورینگ به پرورش فرهنگ بهبود مستمر، ایجاد مهارت‌ها و شایستگی‌هایی که بهره‌وری و نوآوری را افزایش می‌دهند و افزایش تعهد و اعتماد در بین نیروی کار کمک می‌کند.
۱۳. بازبینی استعدادها و برنامه‌ریزی جانشین‌پروری
برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به شما کمک می‌کند تا شکاف‌های استعدادی را پیش‌بینی کنید، کارکنان با پتانسیل بالا را که می‌توانند در نقش‌های رهبری عالی باشند، شناسایی کنید و آموزش و توسعه استراتژیک را برای پرورش رهبران آینده به کار بگیرید.
این به پیشرفت شغلی کمک می‌کند و استعداد شما را تقویت می‌کند. با پیگیری منظم عملکرد کارکنان و سرمایه‌گذاری در توسعه آنها، سازمان‌ها می‌توانند حفظ کارکنان را افزایش دهند و اطمینان حاصل کنند که پرسنل مورد نیاز برای دستیابی به اهداف و حفظ مزیت رقابتی را دارند.
تکنیک‌های مدیریت عملکرد برای متخصصان منابع انسانی
مقیاس‌های مشاهده رفتاری (BOS): این مقیاس‌ها به اندازه‌گیری رفتارهایی که می‌خواهید کارکنان در یک مقیاس رتبه‌بندی پرورش دهند، کمک می‌کنند.
مدیریت بر مبنای اهداف (MBO): مدیران الزامات یک نقش خاص را به تفصیل شرح می‌دهند، تعیین می‌کنند که چگونه این الزامات با اهداف سازمانی همسو هستند و سپس اهداف دست‌یافتنی را برای کارمند تعیین می‌کنند. سپس منابع انسانی داده‌ها را برای اندازه‌گیری پیشرفت جمع‌آوری می‌کند و به کارکنان بازخورد می‌دهد.
تکنیک رویداد بحرانی: مدیران رویدادهای بحرانی (رفتارهای مرتبط با عملکرد برجسته یا نامطلوب) را مشاهده و گزارش می‌کنند و سپس به کارکنان بازخورد می‌دهند تا بدانند چه کاری انجام دهند و چه کاری در محل کار انجام ندهند.
مراکز ارزیابی: مراکز ارزیابی که معمولاً بین نصف روز تا یک روز کامل طول می‌کشند، از کارکنان می‌خواهند تا طیف وسیعی از تمرین‌ها را برای آزمایش مهارت‌هایی که سایر روش‌های مدیریت عملکرد نمی‌توانند، انجام دهند.
۷ گام برای توسعه یک استراتژی مؤثر مدیریت عملکرد
در اینجا چند گام ساده وجود دارد که می‌توانید برای پیاده‌سازی مدیریت عملکرد استراتژیک در سازمان خود دنبال کنید.
گام اول: ارزیابی نیازها و اهداف سازمانی
ابتدا نیازها و اولویت‌های منحصر به فرد سازمان خود را تعیین کنید. می‌خواهید به چه چیزی دست یابید؟ مهم‌ترین مسائل در کسب‌وکار در حال حاضر چیست؟ انجام این کار به تعیین جهت و طراحی استراتژی مدیریت عملکرد شما کمک می‌کند.
گام دوم: مشارکت ذینفعان
لیستی از ذینفعان اصلی که به تأیید آنها نیاز دارید تهیه کنید و جلساتی را برای انتقال برنامه خود ترتیب دهید. برای ذینفعان توضیح دهید که چرا این استراتژی مهم است و مزایای اجرای آن برای سازمان چه خواهد بود. همچنین، در مورد نقش‌هایی که آنها در راه‌اندازی و اجرا ایفا خواهند کرد، بحث کنید.
گام سوم: تعریف اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) واضح
به یاد داشته باشید که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای بهبودهایی که می‌خواهید ایجاد کنید، تعیین کنید. اهداف و KPIهای واضح به شما کمک می‌کنند تا موفقیت خود را اندازه‌گیری کنید تا بتوانید ببینید چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند و رویکرد خود را بر اساس آن تغییر دهید.
گام چهارم: طراحی چارچوب مدیریت عملکرد
یک چارچوب مدیریت عملکرد، استراتژی‌های پیشنهادی، منابع مورد نیاز، اهداف فردی مرتبط با اهداف سازمانی و داده‌های عملکرد فعلی را مشخص می‌کند. این سند به همه کمک می‌کند تا اهداف کلیدی و نقش خود را در کمک به دستیابی به آنها درک کنند و شانس موفقیت سازمان را افزایش می‌دهد.
گام پنجم: اجرای استراتژی
گام بعدی، راه‌اندازی استراتژی شماست. مطمئن شوید که این کار را در مراحل مختلف انجام می‌دهید تا از تحت فشار قرار دادن کارکنان با اطلاعات زیاد یا وظایف زیاد برای انجام همزمان جلوگیری کنید. یک جریان منطقی از یک مرحله به مرحله دیگر نیز به آنها کمک می‌کند تا بهتر با تغییرات سازگار شوند.
گام ششم: انتخاب استراتژی‌ها و ابزارهای مناسب
چالش‌ها، نقش‌ها، تیم‌ها و صنایع مختلف به روش‌ها و ابزارهای مختلف مدیریت عملکرد نیاز دارند. از استفاده از یک رویکرد یکسان برای همه خودداری کنید و در عوض استراتژی‌های خود را برای هدف قرار دادن نیازها، اهداف و چالش‌های خاص شرکت خود تنظیم کنید.
گام هفتم: نظارت و ارزیابی
گام نهایی، نظارت بر پیشرفت به سوی اهدافی است که تعیین کرده‌اید. تعیین کنید که کدام معیارها را پیگیری کنید (به عنوان مثال، معیارهای عملکرد کارکنان، رتبه‌بندی تعهد، اثربخشی رهبری). اینها تصویر واضحی از آنچه کار می‌کند و آنچه کار نمی‌کند به شما می‌دهد. پس از به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز، استراتژی خود را بر اساس آن تنظیم کنید.
بهترین روش‌ها برای توسعه یک استراتژی مدیریت عملکرد
در اینجا چند بهترین روش مدیریت عملکرد وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:
ارائه آموزش: آموزش و پشتیبانی مداوم را برای کارکنان و مدیران فراهم کنید تا به آنها کمک کند تا نقاط قوت خود را تقویت کنند و نقاط ضعف خود را بهبود بخشند. ارتقاء مهارت‌های خود را فراموش نکنید. یک دوره در مدیریت عملکرد بگذرانید تا استراتژی خود را اصلاح کنید. برای مثال، AIHR یک دوره آنلاین مدیریت عملکرد خودآموز ارائه می‌دهد.
ارتباط واضح: هدف استراتژی مدیریت عملکرد خود، نحوه عملکرد آن و نحوه تأثیر آن بر ارزیابی عملکرد آنها را برای کارکنان توضیح دهید. اگر می‌خواهید استراتژی شما موفق شود، باید همه کارکنان را درگیر و مشارکت دهید.
استفاده از بیش از یک روش: ترکیبی از جلسات رسمی با مدیران، خودارزیابی‌ها و بازخورد تیمی می‌تواند دیدگاه جامع‌تر و کامل‌تری از عملکرد ایجاد کند که تعصب را نیز کاهش می‌دهد.
استراتژی‌های صحیح مدیریت عملکرد می‌تواند تعهد و روحیه را افزایش دهد، عملکرد سازمانی را بهبود بخشد، شما را برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری آماده کند و فرصت‌های توسعه شغلی بهتری را به کارکنان بدهد. سپس آنها می‌توانند در داخل شرکت رشد کنند و آینده‌ای را در آن تصور کنند و در نتیجه حفظ کارکنان را بهبود بخشند.
کارکنان مهم‌ترین منبع در هر سازمانی هستند. ایجاد یک محیط کاری که از توسعه مداوم آنها حمایت و تشویق می‌کند، به آنها کمک می‌کند تا در دستیابی به اهداف، پیگیری پیشرفت و پیشرفت حرفه‌ای پاسخگو باشند.
