مدیریت چرخه عمر منابع انسانی | ابزارهایی برای رهبران منابع انسانی

۱۳ گام در فرآیند چرخه عمر منابع انسانی

چرخه عمر منابع انسانی شامل ۱۳ گام است. بیایید آن‌ها را به تفصیل بررسی کنیم و ببینیم چگونه با یکدیگر ادغام می‌شوند.

برای عملی کردن این مفاهیم، مثالی را ارائه می‌دهیم که نشان می‌دهد چرخه عمر منابع انسانی چگونه در یک سازمان می‌تواند عمل کند. مثال ما شرکتی به نام “Crafted Coffee Co.” است.

• صنعت: رست و فروش خرده‌فروشی قهوه تخصصی
• اندازه: ۴۰۰ کارمند
• دفاتر: دفتر مرکزی + ۲ مرکز رست قهوه + ۵۰ شعبه کافه در ۶ ایالت
• اولویت استراتژیک فعلی: مقیاس‌گذاری عملیات، افزایش فروش دیجیتال و کاهش جابه‌جایی باریستاها.

۱. استراتژی کسب‌وکار (Business strategy)

هر فعالیت منابع انسانی باید با استراتژی کسب‌وکار سازمان آغاز شود. چارچوب‌های رایج برای تعریف این استراتژی، تحلیل SWOT، تحلیل پنج نیروی پورتر و مدل بوم کسب‌وکار (business model canvas) هستند.

استراتژی کسب‌وکار به چندین اولویت استراتژیک تبدیل می‌شود که سپس به استراتژی منابع انسانی ترجمه می‌شوند. یک استراتژی کسب‌وکار خوب تعریف‌شده می‌تواند به یک استراتژی منابع انسانی مؤثر ترجمه شود.

مثال: Crafted Coffee قصد دارد فروش تجارت الکترونیک خود را در دو سال دو برابر کند و جابه‌جایی کارکنان کافه را از ۳۵٪ به ۲۰٪ کاهش دهد. تحلیل SWOT این شرکت، وفاداری بالای مشتریان به محصول و خروج کارکنان را به عنوان نقاط قوت و ضعف اصلی مشخص کرده است.

۲. استراتژی منابع انسانی (HR strategy)

در این مرحله، استراتژی کسب‌وکار به استراتژی نیروی انسانی (People strategy) ترجمه می‌شود. منابع انسانی ممکن است از ابزارهای مشابهی که در مرحله قبل استفاده شده، برای تعریف اولویت‌ها و جهت‌گیری خود استفاده کند. هدف واضح است: استراتژی منابع انسانی باید با اهداف کسب‌وکار همسو باشد تا هر فعالیت منابع انسانی مستقیماً به دستیابی به آن‌ها کمک کند.

مثال: برای همسویی با اهداف کسب‌وکار، تیم منابع انسانی در Crafted Coffee اولویت‌های زیر را تعیین می‌کند:

• ایجاد یک پلتفرم آموزشی داخلی برای باریستاها و مدیران کافه.
• برندسازی کارفرما برای جذب استعدادهای هدفمند.
• یک برنامه قوی برای جابه‌جایی داخلی برای رشد از درون.

۳. طراحی سازمانی (Organizational design)

سپس استراتژی سازمانی و استراتژی منابع انسانی باید به یک طراحی سازمانی بهینه تبدیل شوند که به کسب‌وکار در رسیدن به اهداف و موفقیت کمک می‌کند. این امر می‌تواند به روش‌های مختلفی اتفاق بیفتد. ساده‌ترین راه استفاده از مأموریت، اهداف و استراتژی‌های رقابتی شرکت برای تعریف معیارهای طراحی سازمانی است که سپس برای ترسیم طرح واقعی استفاده می‌شود.

مثال: بر اساس اهداف شرکت، طراحی سازمانی برای Crafted Coffee به صورت زیر خواهد بود:

• طراحی‌شده برای انعطاف‌پذیری، که به شرکت امکان مقیاس‌گذاری عملیات را می‌دهد.
• یک طراحی سازمانی مبتنی بر جغرافیا که تمام کافه‌ها را در هر ایالت در یک بخش خوشه‌ای می‌کند، که توسط تیمی از مدیران نظارت می‌شود، و دفتر مرکزی به عنوان بخش مستقل خود عمل می‌کند.
• توانمندسازی مدیران مرکز رست برای تأیید تغییرات تأمین به جای انتظار برای تأیید مدیران ارشد، که تأخیرها را کاهش داده و فروش را بهبود می‌بخشد.

۴. طراحی شغل و تیم (Job & team design)

هنگامی که ساختار سازمانی در جای خود قرار گرفت، گام بعدی طراحی مشاغل و تیم‌ها است. طراحی شغل شامل ایجاد نقش‌هایی است که از اهداف سازمانی حمایت کرده و در عین حال برای کارمندان انگیزه‌بخش و معنادار باشد. این فرآیند معمولاً شامل تحلیل شغل، تحلیل شایستگی‌ها و (باز)طراحی شغل است.

طراحی تیم بر این پایه بنا شده و گروه‌هایی را تشکیل می‌دهد که می‌توانند به طور مؤثر در چارچوب سازمانی با هم کار کنند. تیم‌های با ساختار مناسب، واحدهای عملیاتی را قادر می‌سازند تا به طور روان کار کنند و به موفقیت کلی استراتژی کمک کنند.

مثال:

تحلیل شغل در Crafted Coffee Co. نشان می‌دهد که جابه‌جایی بالای باریستاها عمدتاً به دلیل آموزش ناکافی است. در پاسخ، منابع انسانی یک برنامه پذیرش قوی‌تر را معرفی کرده و هر کارمند جدید را با یک “دوست” (buddy) برای شش هفته اول، جهت پشتیبانی عملی، همراه می‌کند.

در سطح تیم، کافه‌ها بازسازی می‌شوند تا در هر شیفت کارکنان بیشتری برای کاهش بار کاری داشته باشند. نقش سرپرست جدیدی بین باریستاها و مدیران کافه اضافه می‌شود، که یک نقطه تماس قابل دسترس‌تر برای پشتیبانی روزمره ایجاد می‌کند.

۵. برنامه‌ریزی منابع انسانی (HR planning)

برنامه‌ریزی منابع انسانی بر پیش‌بینی تقاضا و عرضه استعداد تمرکز دارد. تقاضا توسط استراتژی سازمانی، سرمایه‌گذاری‌های فناورانه و نیازهای آینده نیروی کار از نظر اندازه و مجموعه مهارت‌ها شکل می‌گیرد.

از سوی دیگر، عرضه به منابع استعداد داخلی، شرایط بازار کار خارجی، ظرفیت حفظ نیرو و ویژگی‌های نیروی کار فعلی بستگی دارد.

بر اساس این تحلیل، منابع انسانی یک برنامه اقدام پرسنلی تدوین می‌کند. این برنامه ممکن است شامل استخدام، جابه‌جایی داخلی، تلاش‌های بازآموزی، ابتکارات خودکارسازی، یا در برخی موارد، اقداماتی مانند توقف استخدام، گزینه‌های بازنشستگی زودتر از موعد، یا برنامه‌های جبران خدمت باشد.

مثال:

• در Crafted Coffee Co.، جابه‌جایی بالای باریستاها بی‌ثباتی نیروی کار را ایجاد کرده و انتظار می‌رود تقاضای استعداد با رشد شرکت افزایش یابد.
• برای حمایت از گسترش فروش دیجیتال، ابزارهای هوش مصنوعی برای خودکارسازی وظایف، بهبود شخصی‌سازی و تقویت پیش‌بینی از طریق بینش‌های داده‌ای به کار گرفته می‌شوند.
• تحلیل‌های منابع انسانی یک شکاف رهبری بالقوه در دفتر مرکزی را شناسایی کرده که باعث توسعه برنامه‌های جانشین‌پروری می‌شود.
• به باریستاها مسیرهای شغلی واضح و فرصت‌های رشد ارائه می‌شود تا مشارکت، رضایت شغلی و ماندگاری آن‌ها افزایش یابد.

۶. چشم‌انداز و فرهنگ (Vision and culture)

هنگامی که مشاغل و تیم‌ها در جای خود قرار گرفتند، تمرکز به سمت ایجاد فرهنگ معطوف می‌شود. یک فرهنگ سازمانی قوی با یک چشم‌انداز روشن آغاز می‌شود؛ اینکه شرکت چه چیزی را نمایندگی می‌کند و به کدام سمت می‌رود. فرهنگ، نحوه زندگی آن چشم‌انداز در روز به روز است.

ارزش‌های فرهنگی نحوه کار و تعامل افراد را شکل می‌دهند. نتفلیکس یک مثال شناخته‌شده است که فرهنگی را بر اساس آنچه “ارزش‌های واقعی” می‌نامد، به جای ارزش‌های آرمانی، بنا کرده است. یکی از این ارزش‌ها “استخدام، پاداش و تحمل فقط بزرگسالان کاملاً شکل‌گرفته” است که کارمندان را به اتکا به منطق و قضاوت به جای قوانین سخت‌گیرانه تشویق می‌کند.

فرهنگ چیزی نیست که یک بار تنظیم کنید؛ نیاز به تقویت مداوم دارد. همچنین چارچوبی برای مدیران برای رسیدگی به رفتارهایی که با ارزش‌های شرکت همسو نیستند، فراهم می‌کند.

همانطور که پیتر دراکر به طور مشهور گفت: “فرهنگ، استراتژی را صبحانه می‌خورد.” به عبارت دیگر، حتی بهترین برنامه‌ها نیز بدون فرهنگی که از آن‌ها حمایت کند، موفق نخواهند شد.

مثال:

• چشم‌انداز Crafted Coffee Co. این است که به برند پیشرو در رست و فروش خرده‌فروشی قهوه تخصصی در آمریکا تبدیل شود، و تنها قهوه‌های با منبع اخلاقی و پایدار ارائه دهد.
• برای حمایت از این چشم‌انداز، منابع انسانی فرهنگی را ترویج می‌دهد که در آن کارکنان تشویق می‌شوند تا در نقش‌های خود سرآمد باشند و در عین حال به استانداردهای اخلاقی و پایداری شرکت وفادار بمانند.

۷. استخدام و انتخاب (Recruitment & selection)

در مدل چرخه عمر منابع انسانی، اینجا جایی است که چرخه عمر کارکنان آغاز می‌شود. استخدام و انتخاب بر جذب و انتخاب افراد مناسب برای سازمان شما تمرکز دارد.

هدف در این مرحله، جذب کاندیداهایی است که نه تنها مهارت‌ها و تجربه لازم را دارند، بلکه با ارزش‌ها و فرهنگ شرکت شما نیز همسو هستند.

تلاش‌های معمول منابع انسانی در این مرحله شامل *برندسازی کارفرما*، فرآیند انتخاب، ارزیابی‌ها و استراتژی‌های جذب استعداد است.

مثال:

برای کاهش جابه‌جایی باریستاها در Crafted Coffee Co.، تیم جذب استعداد یک سفر استخدام قوی‌تر ایجاد می‌کند و از پرسشنامه‌های شخصیتی و ارزیابی مهارت‌ها برای یافتن کاندیداهایی استفاده می‌کند که بازیکنان تیم هستند، به ارائه خدمات عالی علاقه دارند و قادر به کار تحت فشار در محیطی شلوغ هستند.

برای حمایت از رشد دیجیتال، شرکت یک مدیر بازاریابی جدید از یک رقیب استخدام می‌کند.

برای بهبود برند کارفرمای خود، Crafted Coffee وب‌سایت و صفحه مشاغل خود را به‌روزرسانی می‌کند تا اقدامات اخلاقی و پایدار خود را برجسته سازد.

۸. پذیرش و معرفی (Onboarding and induction)

معرفی کارمند (Employee induction) بر همگام‌سازی کارمندان و ارائه تمام اطلاعات و ابزارهایی که برای انجام کار خود نیاز دارند، تمرکز دارد.

به همین ترتیب، پذیرش کارمند (Employee onboarding) معرفی و ادغام یک کارمند در سازمان است. این سفر از زمانی که کارمند قرارداد استخدام را امضا می‌کند تا زمانی که به سطح بهره‌وری بهینه می‌رسد، ادامه دارد. در این مرحله، کارمند به طور کامل پذیرفته شده و در ۱۰۰٪ بهره‌وری است. این فرآیند معمولاً بسته به پیچیدگی شغل، سه تا نُه ماه طول می‌کشد.

مثال:

• در Crafted Coffee Co.، تمام باریستاهای جدید به محض پذیرش پیشنهاد شغلی، در یک برنامه آموزشی آنلاین ثبت‌نام می‌شوند. این دوره ارزش‌های شرکت و استانداردهای خدمات را پوشش می‌دهد و باید قبل از اولین روز کاری آن‌ها تکمیل شود.
• در روز اول، هر کارمند جدید با یک “دوست” همراه می‌شود که در طول شش هفته اول، راهنمایی‌های عملی را ارائه می‌دهد.
• علاوه بر این، باریستاها در سه ماه اول هر ماه با سرپرستان خود جلسات بررسی غیررسمی دارند تا پیشرفت را مرور کنند، نیازهای آموزشی را شناسایی و هرگونه چالش اولیه را حل کنند.

۹. ارزیابی و بازخورد (Assessment and appraisal)

در این مرحله از چرخه عمر منابع انسانی، مدیریت عملکرد تمرکز اصلی است. مدیران کارمندان را ارزیابی کرده، بازخورد می‌دهند و به همسویی اهداف فردی با اهداف گسترده‌تر کسب‌وکار کمک می‌کنند.

این چرخه شامل تعیین اهداف روشن، پیگیری پیشرفت و اقدام بر اساس نتایج است. اگر اهداف محقق نشوند یا مهارت‌های جدیدی مورد نیاز باشد، کارمندان با مدیران خود برای ایجاد برنامه‌های توسعه همکاری می‌کنند. زمانی که اهداف محقق می‌شوند، عملکرد قوی مورد تقدیر و پاداش قرار می‌گیرد.

مثال:

• در Crafted Coffee Co.، تمام باریستاها در یک برنامه مدیریت عملکرد شرکت می‌کنند که شامل جلسات بررسی فصلی و معیارهای عملکردی به وضوح تعریف‌شده است.
• برای تقویت استانداردهای بالا، باریستایی در هر کافه که بهترین بازخورد خدمات مشتری را در هر ماه دریافت می‌کند، ۱۰۰ دلار پاداش می‌گیرد.

۱۰. آموزش و توسعه (Training & development)

این مرحله بر توسعه کارمندان برای کمک به آن‌ها برای عملکرد بهتر در نقش‌های فعلی، آماده‌سازی برای فرصت‌های آینده یا انطباق با نیازهای مهارتی در حال تحول تمرکز دارد. این شامل *ارتقاء مهارت* (upskilling)، *بازآموزی* (reskilling) و یادگیری‌های مختص نقش است.

یادگیری به کسب دانش، مهارت‌ها و رفتارهای مورد نیاز برای بهبود عملکرد شغلی اشاره دارد. این امر اغلب از طریق سمینارها، تمرین عملی یا یادگیری خودآموز اتفاق می‌افتد. توسعه از رشد بلندمدت پشتیبانی می‌کند و معمولاً از طریق مربی‌گری، منتورینگ یا وظایف چالش‌برانگیز که توانایی‌های گسترده‌تری را می‌سازند، تسهیل می‌شود.

مثال:

• Crafted Coffee Co. در هر ایالت یک کافه ماکت برای ارائه یک برنامه آموزشی جدید برای باریستاها ایجاد می‌کند. این آموزش هم مهارت‌های فنی و هم حوزه‌هایی مانند سازمان‌دهی و مدیریت زمان را پوشش می‌دهد. این آموزش به فرآیند پذیرش نیز اضافه شده و قبل از شروع اولین شیفت باریستا تکمیل می‌شود.
• پس از یک سال کار با شرکت، باریستاهایی که به نقش‌های رهبری علاقه دارند، برای پیوستن به یک برنامه آموزش مدیریتی دعوت می‌شوند تا برای یک جابه‌جایی بالقوه به موقعیت سرپرستی آماده شوند.

۱۱. مشارکت و پاداش (Engagement & reward)

در کنار شکل‌دهی یک فرهنگ قوی، منابع انسانی نقشی کلیدی در ایجاد یک تجربه مثبت کارمندی و تقویت مشارکت ایفا می‌کند. این عوامل اغلب برای کارمندان بیش از حقوق بالا اهمیت دارند، اگرچه جبران منصفانه و رقابتی برای حفظ بلندمدت ضروری است.

مثال:

• در Crafted Coffee Co.، تجربه کارمندی با ارتقاء کامپیوترها و سیستم‌های صندوق در تمام کافه‌ها بهبود می‌یابد، که به کارکنان ابزارهایی را می‌دهد که برای انجام مؤثر کارهایشان نیاز دارند.
• بسته جبران و مزایا نیز به‌روزرسانی می‌شود. حقوق با رقبا همسو شده و مزایای جدیدی از جمله عضویت رایگان در باشگاه ورزشی، بیمه درمانی و دسترسی به جلسات درمانی آنلاین برای حمایت از رفاه کلی معرفی می‌شود.

۱۲. مدیریت مسیر شغلی (Career management)

مدیریت مسیر شغلی و تعیین مسیر شغلی به کارمندان کمک می‌کند تا به صورت حرفه‌ای رشد کنند، در حالی که نشان می‌دهد سازمان در توسعه آن‌ها سرمایه‌گذاری کرده است.

به عنوان مثال، فردی که هدفش تبدیل شدن به مدیر فروش است، ممکن است نیاز به حرکت در چندین نقش تجاری داشته باشد. ترسیم یک مسیر واضح آن‌ها را باانگیزه، متمرکز و مجهزتر برای رسیدن به هدفشان نگه می‌دارد.

این فرآیند همچنین از مشارکت، بهبود حفظ نیرو و تقویت برنامه‌ریزی جانشین‌پروری حمایت می‌کند.

مثال:

در Crafted Coffee Co.، تمام کارمندان در دفتر مرکزی و کافه‌ها به یک ابزار تعیین مسیر شغلی مبتنی بر هوش مصنوعی دسترسی دارند. این ابزار به آن‌ها کمک می‌کند تا یک برنامه توسعه شخصی‌سازی‌شده با شناسایی نقش‌هایی که با مهارت‌ها، علایق و تجربه آن‌ها مطابقت دارد، ایجاد کنند. همچنین شکاف‌های مهارتی را برجسته کرده و منابعی را برای کمک به کارمندان برای رشد در داخل شرکت ارائه می‌دهد.

۱۳. خروج (Exit)

مرحله نهایی در چرخه عمر منابع انسانی زمانی است که یک کارمند سازمان را ترک می‌کند.

در حالت ایده‌آل، کارکنان در حال خروج به حامیانی تبدیل می‌شوند که به طور مثبت در مورد تجربه خود صحبت می‌کنند و حتی کاندیداها یا مشتریان آینده را معرفی می‌کنند. از سوی دیگر، اگر کسی با احساس بی‌ارزشی یا بدرفتاری شرکت را ترک کند، ممکن است به اعتبار شرکت آسیب بزند. به همین دلیل است که یک تجربه کارمندی قوی در مراحل اولیه چرخه عمر منابع انسانی ضروری است—جابه‌جایی ناخواسته را کاهش داده و به حفظ برند کارفرما کمک می‌کند.

البته، برخی از جابه‌جایی‌ها اجتناب‌ناپذیر هستند. آنچه مهم است، یادگیری از آن‌ها است. با پرسیدن سؤالات مناسب در طول فرآیند خروج، سازمان‌ها می‌توانند الگوها را شناسایی کرده و تغییراتی برای حفظ دیگران ایجاد کنند.

مثال:

• در Crafted Coffee Co.، منابع انسانی با هر کارمندی که استعفا می‌دهد، یک مصاحبه خروج ساختاریافته انجام می‌دهد. بازخوردهای جمع‌آوری‌شده در طول این مکالمات بخش مهمی از فرآیند خروج است.
• بازخوردهای مکرر نشان می‌دهد که باریستاها اغلب به دلیل احساس استرس و فشار زیاد، شرکت را ترک می‌کنند. در پاسخ، شرکت سطح کارکنان را در کافه‌ها افزایش می‌دهد تا بار کاری را کاهش داده و تجربه روزانه را بهبود بخشد.