«فرمول جادویی» برای افزایش حفظ کارکنان شامل یک ماده اولیه ساده است: آموزش. در واقع، ۷۶٪ از کارکنان تمایل بیشتری دارند نزد کارفرمایی بمانند که به آنها آموزش و فرصت توسعه ارائه میدهد. توسعه طرحهای آموزشی یک شرکت، نقشی حیاتی در رشد سازمان ایفا میکند که شامل تدوین مطالب آموزشی کارکنان نیز میشود.
آموزش، زیربنای افزایش بهرهوری، شایستگی و حتی رضایت شغلی کارکنان را بنا میکند. آموزش با در اختیار قرار دادن ابزارها و منابع لازم، کارکنان را توانمند میسازد تا کار خود را به شکلی کارآمدتر و موثرتر انجام دهند. یک برنامه آموزشی قدرتمند دارای مزایای کوتاهمدت و بلندمدت است، از جمله افزایش نرخ تعامل و حفظ کارکنان، کاهش ریسکهای عدم انطباق (قانونی) و تشویق تفکر خلاق.
طبق گزارش لینکدین، تقریباً ۹۴٪ از کارکنان میگویند اگر سازمانی روی آموزش و یادگیری آنها سرمایهگذاری بیشتری کند، مدت زمان بیشتری در آن سازمان باقی خواهند ماند.
برای مشاهده سرفصلهای آموزشی “دوره نیازسنجی آموزشی” و شرکت در دوره کلیک نمایید.
مطالب آموزشی کارکنان چیست؟
مطالب آموزشی کارکنان، منابعی هستند که برای آموزش، تعلیم و توسعه دانش و مهارتهای یک کارمند استفاده میشوند. این یک اصطلاح گسترده است و انواع روشهای ارائه، ابزارها، منابع و مستندات را شامل میشود.
منابع آموزشی کارکنان میتوانند در قالبهای بسیاری، از جمله مطالب دیجیتالی یا چاپی باشند. هر بخش از محتوا دارای یک هدف یادگیری خاص یا خروجی مطلوب است.
برای کسب اطلاعات درخصوص “نیازسنجی آموزشی در راستای تامین نیازهای سازمان” کلیک کرده و مقاله را بخوانید.
اهمیت مطالب آموزشی کارکنان
ابزارهای آموزشی کارکنان به چندین دلیل ضروری هستند، از جمله:
توسعه مهارتها و شایستگی: مطالب آموزشی برای کمک به کارکنان جهت توسعه مهارتهایشان و اطمینان از اینکه ابزارها و منابع مناسب برای برآورده کردن انتظارات شغلی را دارند، مهم هستند.
حفظ کارکنان: کارکنانی که به طور موثر آموزش دیدهاند، به احتمال زیاد برای مدت طولانیتری نزد کارفرمای خود باقی میمانند. جایگزینی و آموزش مجدد کارکنان جدید برای شرکت هزینهبر است؛ بنابراین، از دیدگاه مالی، ارائه آموزشهای کافی و مرتبط به کارکنان برای شرکت سودمند است.
یکپارچگی و شفافیت: مطالب آموزشی خوشساخت، منبعی یکپارچه و شفاف از اطلاعات را برای کارکنان فراهم میکنند که منجر به تجربه یادگیری یکنواخت برای همه میشود. این یکپارچگی برای حفظ استانداردهای کیفیت، انطباق با مقررات و کارایی عملیاتی حیاتی است. از سوی دیگر، مطالب آموزشی ناهماهنگ میتواند منجر به سردرگمی و عدم درک درست شود که نتیجه آن ممکن است ندانستن نحوه یا زمان استفاده از فرآیندها یا رویههای صحیح توسط کارمند باشد.
منبع مرجع: مطالب آموزشی کارکنان منبع مهمی هستند که کارکنان میتوانند در زمانهایی که نیاز به یادآوری دانش خود دارند، به آنها مراجعه کنند.
مواردی که باید در مطالب آموزشی بگنجانید؟
منابع انسانی (HR) پیش از ایجاد منابع آموزشی، باید در نظر بگیرد که چه محتوایی باید گنجانده شود. HR میتواند با مدیریت یا سایر افراد کلیدی جهت جمعآوری نظرات مشورت کند.
در اینجا برخی از عناصر اصلی که مطالب آموزشی باید پوشش دهند آورده شده است:
اهداف یادگیری: درباره اهداف، نتایج و انتظارات آموزشی مورد نظر، شفاف و دقیق باشید.
فهرست مطالب: فهرستی تهیه کنید که نمای کلی موضوعات پوشش داده شده در آموزش را ارائه دهد. کارکنان میتوانند پس از آموزش از این لیست به عنوان مرجع سریع استفاده کنند.
دستورالعملهای دقیق: مطمئن شوید که دستورالعملهای آموزشی شفاف و دنبال کردن آنها آسان است. در صورت لزوم، دستورالعملهای گامبهگام را بگنجانید.
کمکابزارهای بصری:عکسها، ویدیوها، نمودارها، گرافها یا سایر ابزارهای بصری را که تجربه یادگیری را تقویت میکنند، بگنجانید.
نمودارهای سازمانی (چارت): نمودارهای سازمانی منعکسکننده ساختار و نحوه عملکرد یک بخش هستند. گنجاندن چارتها در ابزارهای آموزشی به کارکنان کمک میکند تا بهتر درک کنند کجای سازمان قرار دارند و کارشان چگونه به اهداف و استراتژی کلی شرکت کمک میکند.
فعالیتهای تمرینی: فرصتهای تعاملی و درگیرکنندهای ایجاد کنید که شامل مثالهای «واقعی» باشد تا کارکنان بتوانند مهارتها و مفاهیمی را که در آموزش یاد گرفتهاند، تمرین و اجرا کنند.
ارزیابیها و سوالات سنجش دانش: در طول آموزش سوالاتی را برای بررسی میزان درک و فهم بگنجانید. این کار به سنجش میزان دستیابی به اهداف کمک میکند. HR میتواند نتایج را در بلندمدت تحلیل کند تا متوجه شود آیا نیازهای آموزشی برآورده شدهاند یا نیاز به بازنگری در آموزش وجود دارد.
واژهنامه اصطلاحات:لیستی از اصطلاحات و تعاریفی که در آموزش استفاده شده است تهیه کنید تا کارکنان بتوانند به آن رجوع کنند.
منابع مرتبط اضافی:پیوندها (لینکها)، آموزشها یا مطالب مرجع اضافی را که مکمل آموزش هستند فراهم کنید تا کارکنان بتوانند دانش خود را حتی بیشتر گسترش دهند.
ملاحظات دسترسپذیری:نسبت به در دسترس بودن مطالب آموزشی برای همه شرکتکنندگان، از جمله افراد دارای معلولیت، با استفاده از قالبهای قابل دسترس و سبکهای یادگیری متنوع حساس باشید.
بهروزرسانی: در نهایت، مطالب آموزشی را بهروز نگه دارید. جاری نگه داشتن مطالب آموزشی ضروری است تا اطلاعاتِ بهروز و مرتبط در اختیار کارکنان قرار گیرد.
نمونههایی از مطالب آموزشی کارکنان
مطالب آموزشی بسته به نیازهای شرکت، میتواند به روشهای مختلفی مانند آموزش تحت هدایت مدرس، یادگیری الکترونیکی (e-learning) یا یادگیری خودگام (self-paced) تولید و ارائه شود. در ادامه چند مثال آورده شده است:
کتابچههای راهنمای کارکنان (Employee handbooks): شامل اطلاعات ساختاریافته در مورد سیاستهای شرکت، رویهها، اطلاعات ایمنی و انطباق، رویههای استاندارد عملیاتی (SOP) و حتی دستورالعملهای گامبهگام برای وظایف خاص یا استفاده از تجهیزات است.
کاربرد: به عنوان یک ابزار مرجع عمل میکند که کارکنان میتوانند به طور منظم به آن مراجعه کنند. ایدهآل برای آموزش کارکنان جدید در طول فرآیند پذیرش (Onboarding).
دستورالعملهای آموزشی (Training manuals): معمولاً نسخه کوچکتری از کتابچه راهنمای کارکنان هستند که شامل اطلاعات یا دستورالعملهایی در مورد یک فرآیند، شغل یا بخش خاصی از کار میشوند.
کاربرد: این دستورالعملها برای آموزش کارکنان در مورد یک موضوع یا وظیفه خاص موثر هستند.
مطالب آموزشی تحت هدایت مدرس: آموزشهای حضوری یا مجازی تحت هدایت مدرس شامل فضای کلاسمانند است که در آن یک تسهیلگر کارکنان را از طریق مجموعهای از درسها، تمرینها و بحثها هدایت میکند. ابزارهای ارائه شده معمولاً شامل ارائههای پاورپوینت، کاربرگها یا کتابهای کار و سایر منابع مرتبط است.
کاربرد:مطالب آموزشی توزیع شده روشی عالی برای انتقال سریع و موثر اطلاعات هستند و کارکنان میتوانند برای مراجعات بعدی از آنها استفاده کنند.
دورههای تعاملی (Interactive courses): ابزارهای آموزشی تعاملی شامل ویدیوها یا دورههای حضوری هستند که کارکنان را با استفاده از شبیهسازیها، سناریوهای نقشآفرینی، کلیپهای ویدیویی کوتاه و غیره درگیر میکنند.
کاربرد: درگیر کردن کارمند در آموزش تعاملی اجازه یادگیری فعال را میدهد و به کارکنان کمک میکند مهارتها و مفاهیم یادگرفته شده را اجرا و حفظ کنند.
چکلیستها (Checklists): معمولاً لیستهای ساده و خوانایی هستند که شامل اقدامات/مراحل ضروری برای انجام وظیفه پیشِ رو میباشند.
کاربرد: چکلیستها به کارکنان کمک میکنند منظم بمانند، پیشرفت خود را پیگیری کنند و مطمئن شوند که تمام مراحل یک فرآیند تکمیل شده است.
آزمونها و سنجش دانش: سنجشهای دانش یا کوییزهایی را در سراسر آموزش بگنجانید. این سنجشها را کوتاه و ساده نگه دارید اما اجازه دهید سطح تسلط بر محتوا اندازهگیری شود.
کاربرد: این ابزارهای ارزیابی به HR و کارمند اجازه میدهد میزان درک و پیشرفت کارمند را بسنجند. HR میتواند از این دادهها برای انجام هرگونه بازنگری یا ارتقای آتی در آموزش استفاده کند.
۷ گام برای ایجاد مطالب آموزشی جذاب برای کارکنان
حالا که به نمونهها نگاه کردیم، بیایید عمیقتر بررسی کنیم که چگونه مطالب آموزشی واقعی را بسازیم:
گام ۱: شناسایی نیازهای آموزشی و اهداف یادگیری
نیازهای آموزشی و اهداف یادگیری دست در دست هم حرکت میکنند و به عنوان زیربنای فرآیند یادگیری و توسعه عمل میکنند. این گام به تعیین نوع محتوای آموزشی مورد نیاز کمک میکند. موارد زیر را در نظر بگیرید:
- مخاطب کیست و این کارکنان تا پایان آموزش باید به چه چیزی دست یابند؟
- کدام شکاف مهارتی باید برطرف شود؟
- کدام اطلاعات خاصِ شرکت یا اطلاعات مربوط به انطباق قانونی باید گنجانده شود؟
- موثرترین روش ارائه برای دستیابی به بهترین نتایج چیست؟
در مورد آنچه از کارکنان انتظار میرود پس از اتمام آموزش بدانند یا بتوانند انجام دهند، شفاف و دقیق باشید. مطالب باید با نقش کلی و مسئولیتهای کارمند مرتبط باشد.
گام ۲: بازبینی مطالب آموزشی موجود
آیا شرکت شما در حال حاضر مطالب آموزشی خاصی در اختیار دارد؟ اگر بله، مطالب موجود را بازبینی کنید تا تعیین کنید آیا محتوا هنوز مرتبط است و چه بخشهایی نیاز به بهروزرسانی دارند. اگر نیاز به تولید کامل از ابتدا نباشد، مطالب موجود به صرفهجویی در زمان و منابع شرکت کمک خواهند کرد.
گام ۳: انتخاب روش ارائه
روش ارائه آموزش بر نوع مطلب آموزشی که باید تدوین شود تأثیر میگذارد. روشهای مختلفی وجود دارد، از جمله:
- آموزش حضوری
- دستورالعملهای آموزشی مکتوب
- آموزش مبتنی بر کامپیوتر غیرهمزمان (Asynchronous)
- وبینارهای زنده
- اسلایدهای ارائه (Slide decks)
- کلاسهای آنلاین
منابع انسانی میتواند بر اساس نیازهای آموزشی و عملیات تجاری در مورد روش ارائه تصمیم بگیرد. برای مثال، یک شرکت کوچک ممکن است آموزش حضوری را انتخاب کند. یک سازمان بزرگتر با شعبههای مختلف ممکن است آموزش آنلاین را موثرتر بداند.
گام ۴: ایجاد طرح آموزشی و جدول زمانی
یک طرح آموزشی و جدول زمانی ایجاد کنید. این کار کمک میکند تعریف کنید آموزش چگونه ارائه خواهد شد، تدوین مطالب چقدر طول میکشد و تاریخ هدف برای شروع و اتمام آموزش تعیین شود. گامهای خاص فرآیند مانند شناسایی منابع مورد نیاز، هزینهها، تعهدات زمانی و ارتباطات مربوط به برنامه آموزشی را شامل شود.
گام ۵: تدوین طرح کلی آموزش (Outline)
پیش از تدوین محتوای آموزشی، یک طرح کلی یا «طرح درس» ایجاد کنید تا به شناسایی تمام موضوعات اصلی کمک کند. این کار به تقسیم محتوا به بخشها و موضوعات لازم کمک میکند.
گام ۶: ایجاد ابزارها و مطالب آموزشی
کارکنان نیاز دارند اطلاعاتی را که در آموزش یاد میگیرند جذب کنند. آموزش باید به گونهای شخصیسازی شود که کارکنان بتوانند به راحتی اطلاعات لازم را بدون اینکه با جزئیات بیش از حد تحت فشار قرار بگیرند یا سردرگم شوند، جذب کنند. پس از تدوین طرح کلی، روی تعریف محتوای آموزشی تمرکز کنید. تصاویر و فعالیتهای تعاملی را اضافه کنید تا یادگیرندگان را درگیر نگه دارید.
گام ۷: انجام ممیزیهای دورهای آموزش
نیازها و روشهای آموزشی به مرور زمان بر اساس نیازهای کسبوکار تغییر میکنند. بنابراین، انجام بازبینیهای آموزشی و تحلیل ارزیابیهای قبلی برای درک آنچه نیاز به بهبود دارد، ضروری است.
نکته منابع انسانی (HR Tip)
پیش از اجرای آموزش در سطح سازمان، آن را با یک گروه نمونه (Pilot group) تست کنید. گروهی از کارکنان را به عنوان «تستر» از بخشهای مختلف شرکت انتخاب کرده و بازخورد آنها را جمعآوری کنید. این کار به شما کمک میکند تا بینش ارزشمندی از دیدگاههای مختلف به دست آورید و مشکلاتی مانند زبان نامفهوم یا سربار اطلاعاتی (Information overload) را شناسایی کنید.
سوالاتی که باید از تسترهای کارمند بپرسید:
- آیا مطالب یادگیری جالب و درگیرکننده هستند؟
- آیا محتوا شفاف و درک آن آسان است؟
- آیا مطالب آموزشی با کارهای روزمره مرتبط هستند؟
- آیا آموزش فرصتهایی برای اجرای آنچه یاد گرفته شد فراهم کرد؟
- چگونه میتوان مطالب آموزشی را بهبود بخشید؟
آموزش و توسعه، بخش ضروری تجربه کارکنان هستند و حتی میتوانند مرز بین حفظ کارکنان و ترک خدمت باشند. تدوین و ارائه مطالب، ابزارها و منابع آموزشی موثر، بخش بزرگی از طرحهای آموزشی یک شرکت است.
کارکنانی که به درستی آموزش دیدهاند، یک وضعیت «برد-برد» هم برای کارمند و هم برای شرکت ایجاد میکنند. وقتی کارکنان احساس کنند شرکت روی آنها سرمایهگذاری میکند، نرخ ماندگاری افزایش مییابد. این امر به نوبه خود به سودآوری شرکت کمک کرده و در ساختن یک محیط کاری قوی و مثبت برای کارکنان در تمام سطوح سازمان نقش دارد.
