قبل از تصمیم گیری راجع به برگزاری هر دوره آموزشی بایستی مسئله عملکرد نیروی انسانی را مورد بررسی قرار داد و دقیقا روشن ساخت که آیا آموزش بهترین راهکار برای کاهش شکاف به وجود آمده در عملکرد میباشد یا خیر؟
به طور کلی وقتی در عملکرد کارکنان ضعفی مشاهده می شود می‌تواند دلایل زیر را برای آن برشمرد :
۱. کارکنان نمی‌توانند عملکرد مناسبی داشته باشند(ضعف در توانایی انجام کار)
۲.کارکنان نمی‌خواهند عملکرد مناسبی داشته باشند (مشکلات انگیزشی)
۳. کارکنان نمی دانند که چگونه عملکرد خوبی داشته باشند (ضعف دانشی)
حقیقت آن است که گاهی مدیران تصور می کند که آموزش، نوش داروی تمامی مشکلات سازمانی بوده و از طریق فرستادن پرسنل به دوره آموزشی تلاش می‌کنند تا فواصل عملکردی را کاهش دهد. که این اقدام نتیجه‌ای جز زوال اعتماد به فعالیتهای آموزشی و نیز صرف هزینه های کلان برای سازمان ها ندارد.
بنابراین در تحلیلی که قبل از اقدام برای آموزش انجام می‌دهیم باید مشخص کنیم که:
شکاف عملکردی موجود به چه عواملی بر می‌گردد و در صورتی که این شکاف بر اثر ضعف مربوط به شایستگی کارکنان باشد اقدام به طراحی فعالیتهای آموزشی نماییم.
نیازهای آموزشی باید بر مبنای تجزیه و تحلیل نیازهای فعلی و نیازهای مورد انتظار سازمان در مقایسه با “شایستگی موجود کارکنان” باشد انجام این مرحله باید به منظور پوشش موارد زیر باشد:
۱. تعیین فاصله بین شایستگی موجود و شایستگی مورد انتظار
۲. تعیین نیازهای آموزش مورد نیاز برای کارکنانی که شایستگی موجود آنها با شایستگی مورد انتظار آنها برای کارهایشان مطابقت ندارد
۳. مستندسازی نیازهای آموزشی
شیما جعفرزاده