طراحی مجدد شغل: راهنمای عملی برای بازطراحی مشاغل و نقش‌ها

طراحی مجدد شغل در پنج مرحله ساختاری

در زمینه‌ی طراحی مجدد شغل، معمولاً از رویکردی پنج‌مرحله‌ای استفاده می‌شود که به شما کمک می‌کند این فرآیند را به‌صورت نظام‌مند پیش ببرید.

۱. واقعیت در حال تغییر

اولین مرحله، شناسایی واقعیت در حال تغییر است.

وقتی احساس شود که الزامات شغلی تغییر کرده و نیاز به به‌روزرسانی دارند، طراحی مجدد شغل ضرورت پیدا می‌کند. این امر ممکن است به‌دلیل خودکار شدن وظایف یا نیاز به مهارت‌های جدید باشد.

به عنوان نمونه، نیاز به مهارت‌های دیجیتال در بسیاری از مشاغل افزایش یافته است. در هلند، گزارشی نشان داده که ۵۰٪ از کارکنان نیاز به ارتقای مهارت‌های دیجیتال دارند. این مهارت‌ها بسته به نقش متفاوت‌اند، اما می‌توانند شامل تایپ ده‌انگشتی، استفاده از نرم‌افزارهای اداری، کار با رایانه، استفاده صحیح از شبکه‌های اجتماعی و برنامه‌نویسی باشند. این یافته‌ها احتمالاً در سایر کشورهای توسعه‌یافته نیز صادق‌اند.

در برخی موارد، انگیزه‌ی سازمانی برای طراحی مجدد شغل وجود دارد. مثلاً زمانی که یک شرکت مشاوره‌ای بخواهد تمرکز خود را بر خدمات مشاوره‌ای بگذارد، یا یک فروشگاه زنجیره‌ای سنتی تصمیم بگیرد در قابلیت‌های آنلاین سرمایه‌گذاری کند.

هدف در این مرحله، شناسایی نیاز در حال تغییر و تعیین دسته‌ای از مشاغلی است که بیشترین تأثیر را از این تغییر می‌پذیرند و باید مورد تحلیل قرار گیرند.

۲. تحلیل شغل فردی

در این مرحله، مشاغل منتخب مورد تحلیل دقیق قرار می‌گیرند. روش‌های متعددی برای این کار وجود دارد، از جمله:

• تحلیل کارکردی شغل (Functional Job Analysis)
• فهرست وظایف (Task Inventory)
• روش عناصر شغل (Job Element Method)
• توصیف روایی وظایف یا عملکرد
• تکنیک رویداد بحرانی (Critical Incident Technique)

هر روش با دیدگاهی متفاوت به تحلیل وظایف، اهمیت آن‌ها، زمان صرف‌شده، مهارت‌های لازم و رفتارهای مؤثر می‌پردازد.

نتیجه‌ی این تحلیل‌ها تعیین می‌کند که چه کارهایی اکنون انجام می‌شوند، چقدر اهمیت دارند، و چه مهارت‌هایی برای انجام صحیح آن‌ها لازم است.

۳. تحلیل شایستگی‌های اصلی

بسته به دامنه پروژه، ممکن است نیاز به بازنگری در سطح سازمانی نیز باشد.

بسیاری از سازمان‌ها دارای مجموعه‌ای از شایستگی‌های محوری هستند که برای همه‌ی کارکنان الزام‌آور است، نه فقط برای یک شغل خاص.

برای نمونه، در زنجیره هتل‌های فور سیزنز (Four Seasons) یکی از ارزش‌های اصلی، فرهنگ خدمت‌رسانی است. در وب‌سایت این شرکت آمده است:

«ما باورهایمان را با نحوه‌ی رفتار با دیگران و الگویی که برای هم می‌گذاریم نشان می‌دهیم. در تعامل با میهمانان، مشتریان، همکاران و شرکای تجاری، همان‌گونه رفتار می‌کنیم که دوست داریم با ما رفتار شود.»

این نوع شایستگی‌های سازمانی در طراحی مجدد شغل نیز نقش کلیدی دارند.

۴. بازتعریف شغل

در این مرحله، تمام داده‌های مراحل قبلی برای بازتعریف شغل استفاده می‌شوند. این بازطراحی ممکن است جزئی یا اساسی باشد. در برخی موارد، دو شغل ادغام شده و یک نقش جدید ایجاد می‌شود.

در این مرحله، لازم است ذی‌نفعان (مدیران، کارکنان، HR و …) در جریان یافته‌ها قرار گیرند تا بازطراحی با واقعیت روزمره‌ی سازمان هم‌خوانی داشته باشد.

همچنین باید تناسب بین فرد و شغل (Person-Job Fit) در نظر گرفته شود تا رضایت شغلی افزایش یابد.

۵. اجرای طراحی مجدد

آخرین مرحله، اجرای رسمی تغییرات است.

در اینجا نتایج طراحی مجدد به کارکنان اطلاع داده می‌شود و اقدامات لازم انجام می‌گیرد.

این ممکن است شامل برنامه‌های آموزش و توسعه (L&D) برای ارتقای مهارت‌ها باشد، یا تغییر در معیارهای استخدام، ارتقا، پاداش و تعدیل نیرو.

در برخی موارد، کارکنانی که با نقش‌های جدید سازگار نیستند، به‌صورت داوطلبانه یا غیرداوطلبانه از سازمان خارج می‌شوند.

ارتباطات مؤثر در این مرحله حیاتی است. باید تغییرات به‌صورت شفاف و به‌موقع اطلاع‌رسانی شود و فرصت کافی برای مشارکت کارکنان فراهم گردد. افراد باید دلیل تغییر را درک کنند و انگیزه‌ی همراهی با آن را داشته باشند.

جهان در حال تغییر است و مشاغل نیز با آن تغییر می‌کنند. طراحی مجدد شغل یکی از ابزارهای توسعه‌ی سازمانی است که اگر به‌درستی اجرا شود، می‌تواند میان نیازهای سازمان، محیط بیرونی و مهارت‌های کارکنان تعادل ایجاد کند.

پیش از اجرای طراحی مجدد، مطالعه‌ی مفاهیم مرتبط مانند طراحی شغل، گسترش شغل، غنی‌سازی شغل، چرخش شغلی و ساده‌سازی شغل می‌تواند دید کامل‌تری به شما بدهد.